Elektronische Rechnung: schneller, einfacher, günstiger

Die 3 wichtigsten Erleichterungen auf einen Blick

Seit 1.7.2011 muss der Nachweis über die „Echtheit der Herkunft“ und der „Unversehrtheit des Inhalts“ nicht mehr derart aufwendig belegt werden wie bisher. Eine Rechnung gilt als echt, wenn der Versender der Rechnung bei Ankunft der Rechnung immer noch derselbe ist. Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass sich der Inhalt einer elektronischen Rechnung auf dem Übermittlungsweg nicht verändern darf.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die 3 wichtigsten Erleichterungen für Sie vor:

1. Vielfältige Übermittlungswege möglich

Die Übermittlung elektronischer Rechnungen kann auf verschiedensten Wegen erfolgen. Sie können als E-Mail mit und ohne PDF- oder Textanhang, über Computer-Fax, über Fax-Server oder per Web-Download übermittelt werden. Auch die neuen Übertragungswege wie De-Mail oder E-Post sind geeignet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu erhalten.

Rechnungen von Standard- oder Computer-Fax an Standard-Faxgeräte gelten nicht als elektronische, sondern als Papierrechnungen. Dies ist für die Form der Aufbewahrung relevant. Umsatzsteuerlich werden elektronische und Papierrechnungen gleich behandelt.

► Achtung: Zustimmung des Empfängers einholen
Wie auch bisher muss der Empfänger der elektronischen Rechnung zustimmen. Die Zustimmung kann allerdings auch durch eine stillschweigende Willenserklärung, also durch Bezahlung, erfolgen. Besser ist es aber, die Zustimmung vorab – am besten schriftlich – einzuholen.

2. Verlässlicher Prüfpfad in der Regel bereits vorhanden

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren muss sicherstellen, dass ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung vorhanden ist. Das bedeutet eine Kontrolle vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung. Solche Prüfungsstrukturen sind in der Regel in jedem Unternehmen enthalten. Wenn kein kaufmännisches Rechnungswesen im Unternehmen vorhanden ist, geschieht dies im einfachsten Falle manuell durch Abgleich der Rechnung/des Lieferscheins mit dem Zahlungseingang.

3. Keine elektronische Signatur mehr erforderlich

Für das Versenden elektronischer Rechnungen ist keine elektronische Signatur mehr erforderlich. Wenn Sie bislang die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts mit einer solchen qualifizierten elektronischen Signatur belegt haben, können Sie dieses Verfahren auch künftig weiter verwenden.

► Tipp: Erleichterung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens
Wenn Sie (weiterhin) eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden, entfällt die Anforderung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens mit verlässlichem Prüfpfad.