Wie stelle ich eine Rechnung richtig?

Wenn Sie ein Produkt verkaufen oder eine Leistung erbringen, müssen Sie spätestens nach 6 Monaten Ihre Rechnung stellen. Der Leistungsmonat wird nicht mitgerechnet. Wenn Sie beispielsweise im Januar das Bad eines Kunden sanieren, müssen Sie ihm spätestens im Juli die Rechnung schicken. Dabei sollten Sie einige Punkte beachten.

1. Pflichtangaben einer Rechnung

• Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers,
• Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers,
• Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Ihre vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.),
• Ausstellungsdatum der Rechnung,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung,
• Netto-Entgelt und gegebenenfalls die im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (Nachlass, Skonto),
• anzuwendender Umsatzsteuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag,
• bei Steuerbefreiung: einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

► Wichtig:
Buchen Sie die Umsatzsteuer, sobald Sie die Rechnung erstellen. Sie gelangt damit automatisch in die richtige Umsatzsteuer-Voranmeldung.

2. Übermitteln Sie die Rechnung richtig

Rechnungen können in Papierform, per Fax und auch elektronisch versandt werden. Ganz gleich, welchen Übermittlungsweg Sie wählen: Alle Rechnungen werden umsatzsteuerlich nur dann anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Rechnung ist echt (s. u.).
• Der Rechnungsinhalt ist unversehrt, das heißt er ist offenkundig nicht geändert worden.
• Die Rechnung muss lesbar sein.

► Tipp:
Bis vor Kurzem galten für elektronische Rechnungen einige Sonderbestimmungen, wie etwa ein besonderes Signaturverfahren. Diese Sonderbestimmungen wurden im September 2011 rückwirkend zum 1. Juli 2011 abgeschafft. Seitdem sind elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich den Papier- und Faxrechnungen gleichgestellt.

3. Beachten Sie die Kleinunternehmerregelung

Für Kleinunternehmer und Gründer, die geringe Umsätze erzielen, gibt es einige Erleichterungen. Nach der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung zählen Sie als Kleinunternehmer, wenn

• der Umsatz (inkl. Umsatzsteuer) im Vorjahr nicht größer als 17.500 EUR war und
• der Umsatz (inkl. Umsatzsteuer) im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 EUR nicht übersteigen wird.

Existiert – beispielsweise bei Gründern – kein Umsatz aus dem Vorjahr, wird der Umsatz des laufenden Jahres geschätzt und im Betriebseröffnungsbogen vom Finanzamt erfasst.

Wenn Sie unterhalb dieser Grenzen liegen, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit und werden wie ein Verbraucher behandelt. Sie müssen also keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sofern Sie folgende Punkte bei Ihren Rechnungen beachten:

• Sie weisen keine Umsatzsteuer aus.
• Sie weisen auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hin (Formulierungsbeispiel: "Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“)
• Sie geben keine Steuer-Identifikationsnummer an.

► Wichtig:
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Option und muss nicht angewandt werden. Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und stattdessen monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

4. Sonderregelung bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU

Zwischen den EU-Staaten gelangen gewerblich gelieferte Waren zunächst unversteuert über die Staatsgrenzen. Die Umsatzsteuer wird erst im Bestimmungsland fällig. Neben den oben genannten allgemeinen Rechnungsangaben muss Ihre Rechnung dann folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Es liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor (Beteiligung zweier EU-Staaten).
• Sie geben Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die USt-IdNr. des Rechnungsempfängers an.
• Sie  weisen keine Umsatzsteuer aus, sondern nur den Nettobetrag, da Ihr Kunde die Umsatzsteuer in seinem Heimatland abführt. Diesen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld auf den Rechnungsempfänger können Sie so formulieren: „Die Umsatzsteuer schuldet gemäß § 13b UStG der Leistungsempfänger“ oder „VAT due to the recipient.“

► Wichtig:
Nur Kleinunternehmer sind von dieser Regelung (dem sogenannten Reverse-Charge-Verfahren) ausgenommen.