Minijob: Das müssen Sie bei der Einstellung von Minijobbern beachten

Um zu klären, was ein Minijob ist, müssen zu Beginn einige Rahmenbedingungen bekannt sein. Denn für die Beschäftigung von Minijobbern gelten besondere Regeln. Hierzu zählen beispielsweise, wie viel man als Aushilfe verdienen darf oder welche Rechte und Pflichten mit dem Minijob für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbunden sind. Nicht zu vergessen, welche Kosten Arbeitgebern für Minijobs entstehen.

Hier die wichtigsten Aspekte und Vorgaben für Beschäftigte auf 603 Euro-Basis im Überblick:

• Als Aushilfe verdienen Minijobber regelmäßig höchstens 603 Euro pro Monat. Darüber hinaus dürfen Minijobber maximal 7.236 Euro pro Jahr verdienen.
• Wenn Sie als Arbeitgeber Minijobber bzw. Aushilfen anmelden, darf die 603 Euro-Grenze in manchen Monaten überschritten werden, solange Sie die jährliche Gesamtgrenze einhalten.
• Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer werden pauschal berechnet und vom Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale abgeführt. Alternativ kann die Lohnsteuer bei einem Arbeitsverhältnis als Minijob auch mit der individuellen Lohnsteuerklasse des Mitarbeiters abgerechnet werden. Ist der Minijob die einzige Beschäftigung, gilt Steuerklasse 1 bis 5, je nach der individuellen Versteuerung des Mitarbeiters.
• Durch einen Minijob entstehen Arbeitgebern auch Kosten: 2026 fallen Pauschalabgaben in Höhe von 31,40 % an:
  • 13 % für die Krankenversicherung
  • 15 % für die Rentenversicherung
  • 2 % für Lohnsteuerpauschale (diese können auch auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden)
  • Insgesamt 1,2 % für die Umlagen U1 (Entgeltfortzahlung 0,8 %), U2 (Mutterschaft 0,22 %) sowie 1,6 %  für die gesetzliche Unfallversicherung
  • Beiträge für die Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung entfallen
  • Anders ausgedrückt: Bei einem Minijob entstehen Arbeitgebern Kosten in Höhe von rund 186 Euro pro Monat – zusätzlich zum Bruttolohn.
• Minijobber zahlen in diesem Arbeitsverhältnis einen Eigenanteil zur Rentenversicherung, sofern sie sich nicht ausdrücklich von diesem Pflichtbeitrag befreien lassen. Der Minijob selbst ist steuerfrei für den Arbeitnehmer, sodass diese ihren Verdienst „Brutto für Netto“ ausbezahlt bekommen. Ausnahme: Der Arbeitgeber wälzt die Pauschalsteuer in Höhe von 2 % auf den Mitarbeiter ab. In dem Fall wird der entsprechende Betrag vom Bruttolohn abgezogen.

Als Unternehmer sind für Sie zwei Faktoren besonders wichtig:

1. Sie möchten zum einen so viele Aufträge wie möglich abarbeiten.
2. Sie versuchen zum anderen, die Betriebsausgaben niedrig zu halten. 

Mit Blick auf die Personalkosten liegt es nahe, Mitarbeitende auf Basis eines Minijobs einzustellen. Bei den oben gelisteten Pauschalzahlungen von ungefähr 31 % stellt sich die Frage, welche Kosten durch einen Minijobber für Sie als Arbeitgeber tatsächlich entstehen.

Hierbei sollten Unternehmer Folgendes beachten:

• Minijobber bzw. Aushilfen sind für Arbeitgeber nicht zwangsläufig günstiger als Teilzeitkräfte. Die Lohnnebenkosten sind zwar geringer, Minijobber haben aber auch in diesem Arbeitsverhältnis Anspruch auf Mindestlohn.
• Melden Sie einen Minijob offiziell an, entstehen Kosten für Sie als Arbeitgeber: Für den Minijob zahlen Sie Abgaben als Arbeitgeber. Zudem haben Aushilfen bzw. Minijobber gesetzlich festgelegten Anspruch auf bezahlten Urlaub.
• 603 Euro-Kräften steht darüber hinaus eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu. 

Inklusive bezahltem Urlaub und potenziellen Krankheitstagen kann eine angemeldete Aushilfe das 1,5-Fache ihres Lohns kosten.

Für Ihren Minijobber kann sich der Eigenbeitrag durchaus lohnen, z. B. um Lücken in der Rentenversicherung aufzufüllen. Beurteilen kann das nur ein Rentenfachmann im Einzelfall. Möchte der Minijobber in diesem Arbeitsverhältnis keinen Eigenanteil zahlen, kann er sich von dieser Beitragspflicht befreien lassen.

So geht's:

• Ihr Minijobber reicht einen schriftlichen Antrag zur Befreiung bei Ihnen ein.
• Sie informieren innerhalb von sechs Wochen die Minijob-Zentrale und melden den geringfügig Beschäftigten dort an. Bei der Sozialversicherungsmeldung der Rentenversicherung geben Sie die Beitragsgruppe 5an.
• Den Antrag nehmen Sie – versehen mit dem Eingangsdatum zu Ihren Abrechnungsunterlagen. Sie benötigen diesen Beleg für zukünftige Sozialversicherungsprüfungen. Auch wenn Sie Aushilfen anmelden, gilt es, sämtliche Personaldaten vollständig zu führen.

Arbeitnehmer, die einen Minijob ausüben, können sich auch im laufenden Arbeitsverhältnis noch von der Beitragspflicht befreien lassen.

In Punkto Arbeitsrecht gelten im Minijob die gleichen Rechte und Pflichten: Laut Minijob-Regelung sind geringfügig Beschäftigte genauso zu behandeln wie jeder andere Mitarbeiter. Angemeldete Minijobber und Aushilfen haben in diesem Arbeitsverhältnis anteilig dieselben Anrechte auf Urlaub, Weihnachtsgeld, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Feiertagszuschlag.

Einziger Unterschied: Wenn sie länger als sechs Wochen krank sind, erhalten sie kein Krankengeld von der Krankenkasse. Für Mitarbeiter auf 603 Euro-Basis gelten zudem die ganz normalen Regeln für die Kündigung, auch hinsichtlich des Kündigungsschutzes. Bezahlen Sie nach Tarif, bekommt auch der Minijobber Tariflohn.

Die Kosten, die Arbeitgebern durch einem Minijob entstehen, sind nicht zwangsläufig günstiger als bei Teilzeitkräften. Denn Minijobber oder Aushilfen sind keine billigen Arbeitskräfte:

• Der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro gilt auch für sie.
• Ausnahmen bestehen nur für wenige Personengruppen, wie bestimmte Praktikanten und Schüler.
• Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, genaue Stundenaufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Minijobber zu führen.
• Wie viele Stunden ein Mitarbeiter im Minijob arbeitet, bleibt Ihnen überlassen, solange er dabei die geltende Verdienstobergrenze nicht überschreitet.

Bei einem Monatsgehalt von 603 Euro und eine, Stundenlohn von 13,90 Euro darf ein Minijobber im Rahmen dieses Arbeitsverhältnisses rein rechnerisch gesehen 43,38 Stunden im Monat arbeiten.

Hier gibt es einen klaren Grundsatz: Wenn Sie als Unternehmer regelmäßig eine Aushilfe im Minijob-Arbeitsverhältnis beschäftigen und die Arbeit monatlich mit 603 Euro oder 7.236 Euro im Jahr vergüten, müssen Sie den Mitarbeiter bzw. die Aushilfe anmelden. 

• Die klassische Haushaltshilfe, die Kinderbetreuung oder die Pflege alter und kranker Menschen – das sind klassische Minijobs, die auch von Privathaushalten angemeldet werden können.
• Im gewerblichen Bereich gehen die Möglichkeiten weit darüber hinaus. Hier kann für jede erdenkliche Arbeit ein Minijobber bzw. eine Aushilfe eingestellt werden. Egal, ob es ums Kellnern, die Buchhaltung oder Unterstützung in der Projektarbeit geht.

Damit Sie die Anmeldung von Aushilfen bei den Behörden ordnungsgemäß durchführen, müssen Sie bestimmte Informationen abgeben. Daher sollten Sie wissen, was bei der Anmeldung eines Minijobs wichtig ist. Als grundsätzliche Voraussetzung gelten die folgenden Unterlagen:

• die Betriebsnummer Ihrer Firma
• den ausgefüllten Personalbogen der Minijob-Zentrale
• Meldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung

Wenn Sie als Arbeitgeber klassische 603 Euro-Aushilfen anmelden, müssen Sie folgende Angaben machen: 

• An- und Abmeldungen: also wann die Tätigkeit aufgenommen oder beendet wurde. Beides kann auch gleichzeitig gemacht werden, beispielsweise wenn die Aushilfe nur einen Tag angemeldet werden muss. Das ist maximal sechs Wochen rückwirkend möglich.
• Jahresmeldungen und Unfallversicherung (UV)-Jahresmeldungen
• Unterbrechungsmeldungen
• Meldung in Insolvenzfällen

Bei der Variante von Aushilfen mit kurzfristiger Anstellung müssen Sie bei der Anmeldung folgende Informationen weitergeben:

• An- und Abmeldung
• UV-Jahresmeldung

Sie können dabei auch die An- und Abmeldung zusammen abgeben, wenn die Spanne der Beschäftigung sechs Wochen oder darunter beträgt.

Bei einem Minijob spielt die Verdienstgrenze eine zentrale Rolle. Sobald diese überschritten wird, gelten Minijobber nicht länger als geringfügig beschäftigt, sondern als reguläre, sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer. Daneben gibt es weitere Besonderheiten, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer kennen sollten.

Bei einem fixen Monatsentgelt ist die Rechnung einfach: Der Mitarbeiter auf Minijob-Basis darf durchschnittlich höchstens 603 Euro pro Monat und höchstens 7.236 Euro  im Jahr verdienen. Für die 603 Euro-Grenze sind alle Zahlungen relevant, die Sie einem Minijobber in einem Kalenderjahr voraussichtlich zahlen. Dazu gehören auch Weihnachts- oder Urlaubsgeld.

Wird diese Grenze eingehalten, darf das Monatsentgelt auch mal höher als 603 Euro sein. Steht von vornherein fest, dass der Minijobber keine 12 Monate beschäftigt wird, müssen Sie die Jahresgrenze anteilig herunterrechnen.

Beispiel: Weihnachtsgeld einrechnen
Ihr Mitarbeiter verdient jeden Monat 603 Euro. Wie alle Mitarbeiter erhält er ein Weihnachtsgeld in Höhe eines halben Monatseinkommens. Da der Mitarbeiter durch das Weihnachtsgeld regelmäßig mehr als 603 Euro pro Monat verdient, handelt es sich nicht mehr um einen Minijob. Stattdessen rutscht der Arbeitnehmer in einen Midijob.

Fällt das monatliche Einkommen voraussichtlich unterschiedlich aus, weil der Minijobber je nach Arbeitsaufkommen mehr oder weniger arbeiten soll, müssen Sie das durchschnittliche Entgelt schätzen.

Ihr neuer Minijobber soll je nach Arbeitsaufkommen unterschiedlich eingesetzt werden. Von April bis Oktober soll er auf je 300 Euro, von November bis März auf 500 Euro kommen. Liegt ein Minijob vor?

Antwort: Ja, es handelt sich um einen Minijob. Von April bis Oktober verdient Ihr Mitarbeiter insgesamt 2.100 Euro (300 Euro x 7). Von November bis März kommen 2.500 Euro (500 Euro x 5) dazu. Damit beträgt sein Aushilfslohn in 12 Monaten 4.600 Euro. Er bleibt damit unter der Jahresgrenze von 7.236 Euro.

Alternative: Ihr Minijobber soll nur von August bis Dezember beschäftigt werden und in dieser Zeit 700 Euro monatlich verdienen. Handelt es sich hierbei um einen Minijob?

Antwort: Nein. Da die Beschäftigung von vornherein auf weniger als 12 Monate ausgerichtet ist, müssen Sie von einer anteiligen Jahresgrenze ausgehen. Für die fünf Beschäftigungsmonate beträgt sie 3.015 Euro (603 Euro x 5). Diese ist in diesem Fall mit 3.500 Euro eindeutig überschritten (700 Euro x 5).

Minijobs finden sich in zahlreichen Konstellationen. Nachfolgend ein paar typische Beispiele, wie Sie in Ihrem Unternehmen Minijobber in einem solchen Arbeitsverhältnis beschäftigen können. 

Hat der Minijobber keine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, darf er grundsätzlich mehrere Minijobs verrichten bzw. bei mehreren Arbeitgebern als Aushilfe angemeldet sein. Das Gesamteinkommen aus allen Minijobs darf jedoch 603 Euro pro Monat bzw. 7.236 Euro pro Jahr nicht überschreiten. Ist dies der Fall werden alle Jobs versicherungspflichtig und dürfen nicht mehr als Minijob abgerechnet werden.

Eine sogenannte kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber hat keine Auswirkung auf den Minijob bei Ihnen.

Hat der Minijobber bei einem anderen Arbeitgeber eine reguläre Hauptbeschäftigung oder einen Midijob, darf er bei Ihnen als Minijobber arbeiten. Ein Minijob bzw. ein Aushilfsjob neben der regulär angemeldeten Hauptbeschäftigung ist erlaubt. Weitere Minijobs sind in diesem Fall aber nicht gestattet.

Einer Ihrer angestellten Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit kann bei Ihnen keinen Minijob annehmen –  auch nicht in einem anderen Ihrer Betriebe. Übernimmt z. B. Ihr Produktionshelfer neben seiner Hauptbeschäftigung für Ihren Betrieb die Hausmeistertätigkeiten, können Sie ihn nicht als Minijobber für diese Arbeit anmelden.

Wer Arbeitslosengeld oder Bürgergeld bezieht, darf mehrere Nebenjobs bis zur 603 Euro-Grenze haben. Allerdings wird den Empfängern der Aushilfslohn, der über die Verdienstgrenze hinausgeht, auf das Arbeitslosengeld angerechnet. Arbeitnehmer in Elternzeit dürfen ebenfalls neben dem Bezug des Elterngeldes einen Minijob ausüben. In diesem Fall dürfen sie sogar eine geringfügige Beschäftigung bei ihrem Hauptarbeitgeber haben.

Für den Minijob während des Studiums gelten die ganz normalen Minijob Rechte und Pflichten.

Wenn Sie in Ihrem Betrieb für einen kurzen Überbrückungszeitraum eine Aushilfe anmelden wollen, ist grundsätzlich die Rede von einer „Aushilfe mit kurzfristiger Beschäftigung“, was nicht das gleiche wie ein Minijob ist. Auch in diesem Rahmen müssen Sie einige elementare Punkte beachten:

• Zeitraum: Es besteht eine maximale Beschäftigungsdauer von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen.
• Bezahlung: Sie müssen sich an das Mindestlohngesetz halten.
• Versicherung: Auch wenn Sie Aushilfen kurzzeitig anmelden, müssen diese im Fall eines Unfalls abgesichert sein.
• Sozialabgaben: Der Beschäftigte ist sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber muss lediglich die Umlagen 1 und 2 abführen.

Es gibt verschiedene Varianten, wie sich Arbeitnehmer in einer geringfügigen Beschäftigung krankenversichern können: 

Minijobber müssen eigenständig keine Krankenversicherungsbeiträge zahlen, wenn sie über Eltern oder Ehepartner familienversichert sind. Hier müssen Sie jedoch auch sicherstellen, dass sie die 603 Euro-Grenze nicht überschreiten. 

Beschäftigen Sie Arbeitnehmer, die ausschließlich auf 603 Euro-Basis arbeiten, keinen sozialversicherungspflichtigen Hauptberuf ausüben und nicht mehr Teil der Familienversicherung sind, müssen diese sich freiwillig bei einer Krankenversicherung anmelden. Dabei haben sie die Wahl, sich gesetzlich oder privat versichern zu lassen.

• Die gesetzliche Krankenversicherung: Minijobber, die sich freiwillig bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichern, müssen für den gesamten Beitragssatz selbst aufkommen. Das bedeutet, dass Sie als Arbeitgeber anteilig nicht für die Krankenversicherung aufkommen müssen.
• Die private Krankenversicherung zum Minijob: Für 603 Euro-Kräfte, die sich bei einer privaten Krankenkasse versichern, entfällt der Pauschalbetrag für Arbeitgeber grundsätzlich.

Wenn Sie Studenten als Minijobber einstellen bzw. als studentische Aushilfe anmelden, müssen Sie ihr Alter berücksichtigen. Unter 25 Jahren sind sie in der Regel bei den Eltern familienversichert. Ab 25 Jahren fallen Studenten aus der Familienversicherung heraus und müssen sich zu einem Studenten-Tarif selbst versichern. Hierbei haben auch Studenten die Wahl zwischen einer gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung. 

Wenn Sie Rentner als Minijobber anstellen, sparen Sie sich als Arbeitgeber die Abgaben für die Krankenversicherung. Diese läuft entweder weiterhin über den Rentenversicherungsträger der gesetzlichen Krankenkasse oder aber über die private Krankenversicherung. 

Wenn ein Minijobber bei Ihnen ein maximales Einkommen von 603 Euro erhält und einer Hauptbeschäftigung nachgeht, über die er auch krankenversichert ist, so fallen für ihn keine weiteren Kosten für die Krankenversicherung an. 

Für Minijob-Verträge bzw. Anmeldungen von Aushilfen, die schon vor dem 01.01.2014 bestanden haben, gilt altes Recht. Diese Minijobber haben eine Versicherungsfreiheit bei der Rentenversicherung, wenn ihr Entgelt 400 Euro im Monat nicht übersteigt. Wenn doch, können sie sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen.

Wer auf der Suche nach einem Minijob ist, findet diese Art des Arbeitsverhältnisses entweder in einem gewerblichen Bereich oder auch in Privathaushalten. Wenn Sie als private Person einen Minijobber beschäftigen wollen, gelten hinsichtlich Entgeltgrenze, Urlaubsanspruch, Arbeitstage usw. im Wesentlichen die gleichen Bestimmungen wie für Minijobber im gewerblichen Umfeld. Wenn Sie für Ihren privaten Haushalt eine 603-Euro-Kraft einstellen, sollten Sie genau wissen, was bei einem Minijob zu beachten ist.

Deshalb sollten Sie als Privatperson einige Aspekte berücksichtigen:

• Minijobs in Privathaushalten stellen eine besondere Art der geringfügigen Beschäftigung dar.
• Gesetzlich ist diese Art des Aushilfsjobs unter § 8a SGB IV geregelt.
• Der Arbeitgeber, der im privaten Umfeld einen Minijobber anstellt, zahlt geringere Pauschalbeiträge. Insgesamt beläuft sich der Beitragsanteil auf zirka 15 %. Diese teilen sich auf in:
  • 5 % Krankenversicherung
  • 5 % Rentenversicherung
  • 2 % Lohnsteuer
  • 1,6 % Unfallversicherung
  • 0,8 % Umlage bei Krankheit
  • 0,22 % Umlage bei Mutterschutz
• Wenn Sie in Ihrem Privathaushalt einen Minijobber einstellen, sind Sie verpflichtet, die Person auch anzumelden. Ist die Erwerbstätigkeit des Minijobbers nicht angemeldet, gilt dies als Ordnungswidrigkeit. Diese kann mit einer Geldstrafe von 5.000 Euro geahndet werden.
• Passiert einem nicht angemeldeten Minijobber in Ihrem privaten Haushalt ein Unfall, müssen Sie auch mit einem Regress der Berufsgenossenschaft rechnen.
• Angemeldet wird der Minijobber im Privathaushalt über das Haushaltsscheckverfahren, das von der Minijob-Zentrale betrieben wird. Hiermit wird Ihnen eine Steuererstattung zugesichert.

Neben der Beschäftigung in privaten Haushalten oder in einem gewerblichen Umfeld können Arbeitnehmer einen Mibijob auch von zuhause ausüben.

• Ob es gestattet ist, die Arbeit im Homeoffice zu erbringen, hängt von den Regelungen des Arbeitgebers ab.
• Handelt es sich bei dem Minijob um eine Tätigkeit, die zum Beispiel rein mit der Hilfe eines Computers oder Laptops ausgeführt werden kann, spricht nichts dagegen, dass der Minijobber seinen Nebenjob auch von zu Hause aus verrichten kann.

Nachdem sämtliche Regelungen und Ausnahmen erläutert wurden, gilt es abschließend noch zu klären, von welchen Vorzügen Sie als Arbeitgeber profitieren, wenn Sie Minijobber bzw. Aushilfen anmelden. Ob es sich lohnt 603 Euro-Kräfte einzustellen, hängt von der wirtschaftlichen Lage und Ihren betriebsinternen Konditionen ab:

• In der schnelllebigen Wirtschaftswelt müssen Sie heutzutage häufig flexibel sein und angemessen auf Marktschwankungen reagieren können.
• Sprengt ein Auftrag beispielsweise Ihre eigenen Kapazitäten, ist es hilfreich, wenn Sie Minijobber bzw. Aushilfen angemeldet haben, die einspringen, die unvorhersehbare Auftragsspitze abfedern können und somit zur Prozessoptimierung beitragen.
• Das erhöht gerade bei kleinen Unternehmen die Flexibilität immens.
• Durch die Einstellung von Minijobbern bzw. Aushilfen fallen in der Regel dennoch geringere Sozialkosten an.
• Außerdem ist die Anmeldung einer Aushilfe vergleichsweise mit einem geringen bürokratischen Aufwand für Sie verbunden.

Zusätzlich können Sie mit Minijobbern dem Fachkräftemangel vorbeugen oder diesen beseitigen. Kompensieren Sie beispielsweise den Abgang eines Mitarbeiters durch einen Minijobber. Haben Sie jemanden eingestellt, können Sie sich zunächst ein Bild von seiner Arbeit machen. Erledigt die Person ihre Aufgaben mit guten Ergebnissen, wäre dies eine potenzielle Option auf eine Festanstellung in Teil- oder Vollzeit.

Für Berufseinsteiger, Menschen mit Lücken im Lebenslauf oder Quereinsteiger ist ein Arbeitsverhältnis im Minijob also eine vielversprechende Chance, sich zu beweisen. Dazu sollten Unternehmen Minijobber als vollwertige Beschäftigte anerkennen und wertschätzen – nicht nur als Lückenbüßer. So kann aus einem Minijob eine Teil- oder Vollzeitstelle werden, die beiden Parteien Vorteile bringt.

Denn eines ist sicher: Machen Sie keinen Unterschied zwischen Minijobbern, Vollzeit- und Teilzeitkräften, profitieren Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit von der Arbeitsmoral und Zuverlässigkeit dieser Mitarbeiter. Schließen Sie diese Mitarbeiter dagegen aus, dürften Moral und Mitarbeitermotivation in den Keller rutschen.