Welche Anmeldungen sind bei der Einstellung eines Mitarbeiters erforderlich?
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Autor: Dr. Manfred BuchnerArbeitgeber müssen die Einstellung jedes Arbeitnehmers bei der Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung anmelden und ihn sozialversicherungsrechtlich einordnen. Der neue Mitarbeiter muss beim Abschluss eines Arbeitsvertrages folgende Unterlagen vorlegen:
- die Lohnsteuerkarte (fällt von 2012 an weg, siehe weiter unten)
- den Sozialversicherungsausweis
- Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
- eine Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
- eine Mitteilung zur Krankenkasse des Arbeitnehmers
- bei ausländischen Arbeitnehmern eine Arbeitserlaubnis
Die Anmeldung eines Arbeitnehmers beim Finanzamt erfolgt vom Jahr 2012 an durch die vom Arbeitgeber eingesetzte Software zur Lohnabrechnung oder über das kostenlose Programm Elster. Folgende Daten muss der Arbeitgeber eingeben:
- das Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
- die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers,
- eine Auskunft, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt.
Diese Informationen erhält der Arbeitgeber von seinen Arbeitnehmern.
Welche Personen sind meldepflichtig?
Bei der Einstellung sind folgende Mitarbeiter meldepflichtig:
- Arbeitnehmer, die in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert sind. Das ist der Regelfall;
- Arbeitnehmer, die wegen des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der Krankenversicherung versicherungsfrei sind;
- Arbeitnehmer, die Altersrente beziehen. Hier entfällt der Beitragsanteil zur Rentenversicherung für den Mitarbeiter – nur der Arbeitgeberanteil ist zu entrichten;
- Arbeitnehmer nach Vollendung des 65. Lebensjahres, für die zur Arbeitslosenversicherung kein Arbeitnehmeranteil zu entrichten ist;.
- Arbeitnehmer in Altersteilzeit;
- Arbeitnehmer, die eine geringfügige und versicherungsfreie Beschäftigung ausüben.
- Studenten, die während ihres Studiums eine Beschäftigung mit Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze ausüben (im Jahr 2011: 374,02 Euro pro Monat).
Gesetzliche Krankenkasse ist Anlaufstelle
Die Krankenkassen sind zentrale Anmeldestelle für die Sozialversicherung. Sie zieht die gesamten Sozialversicherungsbeiträge ein und leitet sie an die zuständigen Stellen weiter. Für geringfügig Beschäftigte (Mini-Jobber) ist zusätzlich die Anmeldung bei der Bundesknappschaft (www.minijob-zentrale.de) erforderlich.
Autor: Dr. Manfred BuchnerDie Anmeldung des neuen Mitarbeiters geschieht folgendermaßen:
- Vor der erstmaligen Einstellung eines Arbeitnehmers in seiner Firma muss der Arbeitgeber bei der Agentur für Arbeit in Saarbrücken (Betriebsnummernstelle) eine Betriebsnummer beantragen. (Telefon: 01801 66 44 66, Fax: 0681 988 429 – 1300, E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de
- Innerhalb von zwei Wochen ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer bei seiner gesetzlichen Krankenkasse anzumelden.
- Die Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgt einmal jährlich.
- Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung sind unter der Betriebsnummer an die Krankenkasse abführen, bei welcher der Arbeitnehmer versichert ist.
► Tipp:
Nach zirka drei Arbeitstagen ist eine neu vergebene Betriebsnum-mer von der Agentur für Arbeit an die deutschen Sozialversicherungsträger weitergeleitet worden. Arbeitgeber sollten deshalb so lange warten, bevor sie die erste Meldung zur Sozialversicherung versenden.
Personalfragebogen: Versicherungsfrei oder versicherungspflichtig?
Für die Meldung zur Sozialversicherung muss der Arbeitgeber feststellen, ob eine versicherungsfreie geringfügige Beschäftigung (also ein Minijob) oder eine versicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Zur Beurteilung des Verhältnisses hilft ein Personalfragebogen, der die Angaben des Arbeitnehmers erfasst. Der Fragebogen kann abgerufen werden unter: www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/id/DE_Checkliste_Minijobs
Die Meldungen zur Sozialversicherung und die Beitragsnachweise erfolgen elektronisch. Eine Übertragung in Papierform oder auf Datenträgern ist nicht zulässig. Die Datenübertragung übernehmen gängige Lohnabrechnungsprogramme oder die kostenlose Software „sv.net/classic“ und „sv.net/online“ der ITSG - Informationstechnische Servicestelle der gesetz-lichen Krankenversicherung GmbH (www.itsg.de)
Autor: Dr. Manfred BuchnerFalsche Angaben zur Sozialversicherung über einen Arbeitnehmer können für Unternehmen zu Bußgeldern und Nachforderungen führen. In einem Fall hatte ein Arbeiternehmer bei der Einstellung auf die Frage nach weiteren Beschäftigungen „nein“ angekreuzt und damit falsche Angaben gemacht. Dies hatte eine falsche sozialversicherungsrechtliche Einordnung durch den Arbeitgeber zur Folge. Die Vorlage eines schriftlichen Fragebogens und das Ausfüllen durch den Arbeitnehmer bewahrten das Unternehmen vor einer Strafe. Dem Arbeitgeber ließen sich deshalb weder Vorsatz noch grobe Fahrlässigkeit vorwerfen.
► Tipp:
Wenn der neue Mitarbeiter bei der Einstellung falsche Angaben macht, kann der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag anfechten und das Ar-beitsverhältnis ohne Kündigungsfrist beenden.
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