Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden.
Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, muss das in diesem Fall dokumentiert werden.
Werden Dateien mit dem Windows Explorer abgelegt, fehlt die lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie.
Der Betriebsprüfer kann so nicht alle Änderungen einsehen.

Zusätzliche Informationen finden Sie in folgendem Artikel:
'Elektronische Archivierung, darauf achtet das Finanzamt' | Link zum Artikel