Bei der Rechnungsstellung an die Deutsche Bahn im Bezug auf die XRechnung gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Die Bahn verwendet ein erweitertes XRechnungs-Format (XRE), in der es im Vergleich zur XRechnung weitere Muss-Felder gibt. Um eine korrekte Zuordnung zu gewährleisten, müssen bestimmte Angaben in der XRechnung an die Deutsche Bahn daher zwingend übermittelt werden.
Benötigte Zusatzinformationen in der XRechnung an die Deutsche Bahn AG
1. Abrechnungszeitraum von / Abrechnungszeitraum bis
Wenn Sie einen Beleg erstellen, klicken Sie im Auftragsassistenten auf der Seite 'Kunden' auf den kleinen Pfeil neben 'Leistungsdatum' und wählen den 'Leistungszeitraum' aus:
Tragen Sie die Daten ein:
2. E-Mail des Käufers
Die E-Mail-Adresse des Käufers ist ein weiteres Muss-Feld bei XRechnungen an die Deutsche Bahn. Erstellen Sie zunächst den Beleg.
1. Wählen Sie den Beleg in der Auftragsansicht aus und rufen Sie das Kontextmenü (Rechtsklick) auf. Wählen Sie den Eintrag 'Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren':
2. Der eRechnungs-Versanddialog öffnet sich. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Zusätzliche Daten erfassen':
3. Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse unter 'E-Mail-Adresse Kontaktstelle':
3. Fälligkeitsdatum:
Die Deutsche Bahn verlangt ein Fälligkeitsdatum des Beleges. Um das Fälligkeitsdatum in der XML Datei der XRechnung an die Deutsche Bahn zu übermitteln, können Sie das Datum in den Zusatzangaben der XRechnung manuell hinterlegen. Um das manuelle Fälligkeitsdatum in den Zusatzangaben einzugeben, klicken Sie auf das Eingabefeld oder das Kalender Icon:
Beachten Sie das Format dd.mm.yyyy bei der manuellen Eingabe.
4. Feld "Grund der Steuerbefreiung" bei steuerfreien Belegen nach §13b
Seit der XRechnung Version 3.0.1 (Februar 2024) muss das Feld "Grund der Steuerbefreiung" im Kundensatz (Kunde bearbeiten) - Reiter Rechnungsstellung zusätzlich befüllt sein, sofern z.B. steuerfreie Belege erfasst werden:
Hinweis:
Über die Schaltfläche 'Status aktualisieren' ('Extras - eRechnung/Poststelle - eRechnung') wird die Originaldatei nach dem Versand in Ihr Lexware Programm zurückgegeben. In der Auftragsübersicht kann die Datei über die Spalte Dokument (Dok) angezeigt werden. Wenn die Spalte Dokument bei Ihnen nicht sichtbar ist, können Sie die Spalte über die Listeneinstellungen anzeigen lassen. Gehen Sie dazu so vor:
1. 'Extras - eRechnung/Poststelle - eRechnung' (Screen aus Lexware warenwirtschaft)
2.
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5.
Weitere Informationen der Deutschen Bahn AG zum Thema XRechnungen finden Sie hier und hier.
Ein PDF, in dem nochmal die Besonderheiten zusammengefasst werden, finden Sie hier.
