Controlling mit Excel: Unternehmens-Cockpit

Controlling-Excel-Unternehmens-Cockpit

"Was war geplant, wo stehen Sie jetzt und wie könnte es noch werden?" Das sind die typischen Fragen, mit denen viele Unternehmer regelmäßig bei Bankgesprächen konfrontiert werden. Die Antwort darauf soll möglichst kurz und auf einen Blick verständlich sein. Doch wie werden solche Reports professionell und gleichzeitig zeitsparend aufbereitet? Die Antwort darauf finden Sie in der hier vorgestellten Excel-Vorlage.

Excel-Vorlage: Tachometer für Ihr Unternehmens-Cockpit

Eine Darstellung von Werten wird erheblich besser verstanden, wenn sie mit Bezugssystemen und Visualisierungen gekoppelt ist, die jedem Betrachter aus seinen alltäglichen Wahrnehmungen vertraut sind. Dies ist der zentrale Vorteil sog. Cockpit-Instrumente wie Tachometer, Regler oder Messlatten, deren Gemeinsamkeit bewegliche Zeiger bzw. Anzeigen sind. In der Excel-Vorlage Cockpit_Tachometer.xls  finden Sie hierzu einige Beispiele.

Für den erfahrenen Excel-Anwender sind zahlreiche solcher dynamischen Modelle in Hunderten von Varianten herstellbar – ganz ohne fremde Hilfe. Denn dazu braucht es weder Programmierkenntnisse noch komplizierte Formelstrukturen. Ein kleiner Griff in die Trickkiste genügt.

Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie auch als Einsteiger schnell zu überzeugenden und professionell wirkenden Excel-Vorlagen für Ihr Unternehmens-Cockpit gelangen. Zugegeben – anfangs ist da wohl schon ein wenig Geduld und Freude am „Basteln“ nötig. Nach einiger Übung aber können Sie sich und andere mit dynamischen und flexiblen Modellen beeindrucken, die relativ wenig Erstellungsaufwand erfordern, aber viel Eindruck machen.

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Abb. 1: Darum geht es: 3 dynamisierte Tachometer für Ihr Unternehmens-Cockpit


Der Einsatz von Cockpits oder entsprechenden Instrumenten wird bisweilen erheblich übertrieben. Es mag „schick“ erscheinen, eine Bildschirmseite so voll zu packen wie die Armaturentafel eines Flugzeugs. Der Übersicht und Erkenntnis dient dies meistens jedoch nicht. Gute Informationen für das Controlling und die Unternehmensführung zeichnen sich aus durch schnelle, ballastfreie Systeme, die relativ einfach zu konstruieren, noch leichter zu bedienen, mühelos zu verstehen und ohne erheblichen Aufwand zu verändern sind. Und das alles auch ohne den Einsatz fremder Hilfe. Es muss nicht immer vom Feinsten und Teuersten sein. Selber machen geht auch und bereitet obendrein Freude.

Aufbau eines Tachometerdiagramms

Im Arbeitsblatt Beispiele der Excel-Vorlage Cockpit_Tachometer.xls haben wir 3 Tachometerdiagramme hinterlegt, die sich nach Konstruktionsart und -anforderungen recht ähnlich sind. In einer komplexen und „echten“ Lösung wären Quelldaten, die daraus resultierenden bzw. darauf referenzierende Diagrammbasen und die daraus wiederum entstehenden Diagramme zweckmäßigerweise in getrennten Arbeitsblättern anzulegen. Wir haben hier alles in einem Blatt zusammengefasst, um die Übersicht zu erleichtern und den Beschreibungstext zu vereinfachen.

Für die Beispiele A und B wird die Verwendung von Quelldaten lediglich simuliert. Sie können dort die Stellung der Zeiger durch manuelle Eingabe eines Wertes oder mittels einer Bildlaufleiste beeinflussen.

Im Beispiel C erfahren Sie schließlich, wie Sie mit dem Einsatz von Steuerelementen beliebige Quelldaten gezielt in das Cockpit-Instrument einlesen.

Beispiel A

Für die Konstruktion des Beispiels A müssen zunächst einige Vorarbeiten erledigt werden:

1. Benennen Sie die Zelle F18 mit dem Bereichsnamen rB1.ZeigerWert01.

2. Erstellen Sie unter Nutzung der Symbolleiste Formular eine Bildlaufleiste.

Anwender der Excel-Versionen 2007 und 2010 müssen hierzu zuerst die Registerkarte Entwicklertools einblenden (Excel 2010: Datei -> Optionen -> Menüband anpassen; Excel 2007: Office-Button -> Excel-Optionen -> Häufig verwendet). Klicken Sie anschließend auf Einfügen.

Als Zellverknüpfung für die Bildlaufleiste wird die Zelle rB1.ZeigerWert01 bestimmt. Als Minimalwert und Maximalwert sind die Grenzwerte der darzustellenden Spanne einzugeben (s. Abb. 2).

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Abb. 2: Die Steuerung der Bildlaufleiste für die Beispiele A und B

3. Geben Sie der Zelle W2 den Namen rB1.Min und den Eintrag 0, Zelle W3 den Namen rB1.Max und den Eintrag 100. Die Formel =rB1.Max-rB1.Min in Zelle W4 errechnet die aktuelle Spanne und hat in diesem Modell lediglich nachrichtlichen Charakter. Wenn Sie eine andere Spanne definieren, müssen Sie die Grenzwerte des Steuerelements Bildlaufleiste neu bestimmen.

4. Im Zellbereich V7:W17 wird die Diagrammbasis für die Farbsegmente der Instrumente A, B und C angelegt. Beachten Sie die Formeln in den rosa gefärbten Zellen. Besonders wichtig ist die Summenformel in Zelle W17. Mit ihrer Hilfe wird das Diagramm immer zum Halbkreis, unabhängig von den Werten und deren Verteilung im summierten Bereich.

5. Im Bereich Y7:Z10 entsteht die Basis jenes Diagramms, das den Zeiger der Instrumente A und B erscheinen lässt. In der Abb. 3 haben wir die Werteansicht und die Formelansicht dieses Bereichs nebeneinander gestellt. Aus den Zellen Z7:Z10 wird später ein Kreisdiagramm mit 4 Segmenten entstehen. Das zweite, mit dem manuell eingegebenen Wert 0,0001, bildet den Zeiger.

 

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Abb. 3: Die Wertebasis für den Tachometerzeiger

Konstruktion der Kreisdiagramme

Damit sind die Grundlagen geschaffen. Nun geht es an die Konstruktion der Kreisdiagramme. Alle Diagramme werden in einem Tabellenblatt und nicht in einem Diagrammblatt erzeugt. Dies erlaubt eine sehr viel größere Vielfalt bei der Gestaltung.

1. Markieren Sie den Bereich W7:W17 und erstellen Sie über Einfügen ->  Diagramm ein einfaches Kreisdiagramm. Dessen erstes Segment (aus Zelle W17) ist die Summe der anderen 10 Segmente, also die Hälfte des Kreises. Um sie in die gewünschte Tachometerposition zu bringen, muss der Kreis gedreht werden. Dazu genügt – nach einem Doppelklick auf eines der Segmente – in der Registerkarte Optionen (Excel 2007 und Excel 2010: Reihenoptionen) des Formatierungsdialogfelds der Eintrag 270 bei der Vorgabe Winkel des ersten Kreissegments (vgl. Abb. 4, links).

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Abb. 4: Kreis und Zeichnungsfläche werden in die richtige Position und Größe gebracht

2. Entfernen Sie die Legende und richten Sie (vgl. Abb. 4, rechts) mit der Maus die richtige Größe und Relation von Diagrammfläche (äußerer Rahmen) und Zeichnungsfläche (innerer Rahmen) ein.

Praxis-Tipp: Markierungsvarianten nutzen 
Bei den hier beschriebenen Arbeiten sind viele Zugriffe auf einzelne Diagrammelemente und deren Formatierungsdialogfelder nötig. Dazu gibt es mehrere Methoden. Zu den schnellsten gehört neben dem Doppelklick die Markierung des Elements mit der Maus oder der Tastatur und anschließendes Drücken der Tastenkombination Strg + 1.
Wenn Sie einzelne, kleine Datenpunkte hintereinander bearbeiten müssen (wie hier die Segmente des Farbfächers), klicken Sie einmal auf das Segment, um damit zunächst alle Segmente dieser Datenreihe zu markieren. Warten Sie einen kleinen Moment und klicken Sie dann erneut auf das betreffende Segment, um es als einzelnen Datenpunkt zu markieren. Jetzt Strg + 1 drücken und dann die Formatierung festlegen. Wechseln Sie anschließend mit der Taste Pfeil rechts oder Pfeil links zum benachbarten Datenpunkt, dann wieder weiter mit Strg + 1.

3. Die Segmente des Diagramms müssen nun einzeln formatiert werden. Das untere, große Segment wird markiert und in der Registerkarte Muster (vgl. Abb. 5) als Rahmen und als Fläche jeweils die Option Keine ausgewählt. Dadurch wird der untere Halbkreis unsichtbar. Ab Excel 2007 finden Sie dies in den Registerkarten Füllung und Rahmenfarbe.

 

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Abb. 5: So wird der untere Halbkreis unsichtbar


4. Nun werden nach und nach die einzelnen noch sichtbaren Segmente mit Farben von Rot über Gelb nach Grün ausgestattet. Dabei ist es zur Verminderung des „pixeligen“ Aussehens günstig, jedem Segment einen Rahmen zu geben. Anschließend wird der Rahmen der Zeichnungsfläche entfernt und das ganze Diagramm an seine endgültige Position geschoben.

Praxis-Tipp: Grafikobjekt skalieren
Bei der Herstellung von Cockpit-Instrumenten für das Controlling und die Unternehmensführung sind häufige Verschiebungen und Feinpositionierungen von Diagrammen erforderlich. Markieren Sie für solche Arbeitsgänge Ihr Diagramm immer als Grafikobjekt, indem Sie es bei gedrückter Strg-Taste anklicken. Dabei verändert es nicht sein Aussehen, erhält aber Objektanfasser (die 8 Punkte an seinem Rand), mit deren Hilfe es skaliert werden kann. Vor allem lässt sich das Grafikobjekt nun mit den Pfeiltasten über das Arbeitsblatt bewegen. Somit werden sehr präzise Positionierungen möglich.


5. Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie im Kontextmenü bis Excel 2003 den Befehl Datenquelle. In der Registerkarte Reihe des Dialogfelds wird die Quelle der Rubrikenachsenbeschriftung bestimmt. Klicken Sie dazu in das entsprechende Eingabefeld (s. Abb. 6) und ziehen Sie dann mit der Maus über den relevanten Tabellenbereich.

Ab Excel 2007 wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Daten auswählen und klicken auf den Eintrag Bearbeiten unter dem Bereich Horizontale Achsenbeschriftungen.

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Abb. 6: So wird die Quelle der Rubrikenachsenbeschriftung definiert


6. Fügen Sie die Datenbeschriftung hinzu und wählen Sie im Formatierungsdialogfeld für die Datenreihe des Diagramms die Registerkarte Datenbeschriftung (ab Excel 2007: Beschriftungsoptionen) aus. Aktivieren Sie hier das Feld Kategorienname bzw. Rubrikenname) unter Beschriftung enthält. Dadurch erscheinen jetzt die Werte der Zellen V7 und V16 im Diagramm. Nach Doppelklick auf diese Beschriftung lässt sich deren Muster, Schrift, Zahlenformat und Ausrichtung bestimmen.

 

Beweglichen Zeiger einbauen

Damit ist die Farbskala des Tachometers fertig. Im nächsten Arbeitsgang wird der Zeiger eingerichtet. Dies ist in vielen Teilen eine Wiederholung der oben beschriebenen Schritte. Wir können also die Erläuterungen dazu entsprechend kurz halten. Für die ersten der nun folgenden Arbeitsschritte ist es nützlich, den Zeigerwert mittels einer Bildlaufleiste oder durch Eingabe in die Zelle F18 auf einen mittleren Wert zu setzen (z. B. zwischen 30 und 50).

1. Markieren Sie den Bereich Z7:Z10 und erstellen Sie über Einfügen -> Diagramm wieder ein Kreisdiagramm. Das erste Segment wird um 270 Grad gedreht und das Ganze in eine Größe gebracht, die in etwa dem ersten Diagramm entspricht. Legende und Rahmen der Zeichnungsfläche werden entfernt. Dann wird der untere Halbkreis unsichtbar gemacht (vgl. Abb. 5). Auch das erste, linke Segment des oberen Halbkreises erfährt die gleiche Behandlung.

2. Die Markierung des nächsten Datenpunkts, des winzig schmalen Zeigersegments, gelingt am besten mit den Tasten Pfeil rechts oder Pfeil links. Hier wird als Formatierung nur der Rahmen nach Farbe und Stärke festgelegt. Für die Fläche gilt auch hier die Option Keine. Der Zeiger ist also der Rahmen eines ansonsten nicht sichtbaren Kreissegments (s. Abb. 7).

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Abb. 7: Der Zeiger entsteht durch eine Rahmenformatierung

3. Jetzt fehlt noch das Unsichtbar-Machen des Segments rechts vom Zeiger und dann die Festlegung der Rubrikenachsenbeschriftung aus dem Bereich Y7:Y10 sowie die Datenbeschriftung.

4. Das Diagramm wird bis auf den Zeiger transparent, indem nun auch die Flächenfärbungen und die Rahmungen von Diagrammfläche und Zeichnungsfläche entfernt werden.

5. Zur Feinabstimmung und Justierung wird der Wert des Zeigers mit der Bildlaufleiste auf 50 gesetzt, dann das Diagramm mit Strg + Mausklick als Grafikobjekt markiert und über das erste Diagramm geschoben. Das Zeigerdiagramm liegt also in einer zweiten Schicht über dem Farbfächer.

Zur richtigen Koordinierung ist es wichtig, dass zunächst das untere Ende des Zeigers möglichst genau den Mittelpunkt des Farbdiagramms trifft (vgl. Pfeilmarkierung in Abb. 8). Danach können Sie mit Ziehen an den Anfassern die richtige Höhe und Breite des Zeigerdiagramms bestimmen.

 

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Abb. 8: Das Zeigerdiagramm muss exakt über dem Farbskalendiagramm liegen


Benutzen Sie dazu nicht die Eckanfasser, sondern die 3 in der Abb. 8 durch Ellipsenmarkierung hervorgehobenen Kantenanfasser. Setzen Sie bei diesem Arbeitsgang den Zeigerwert auch auf Null und auf 100 und dann auf einige Zwischenwerte, um zu sehen, ob die Zeigerposition und die damit verbundene Werteanzeige in allen Lagen korrekt sind.

Hinweis: Weitere Excel-Vorlagen
Die Konstruktion der Beispiele B und C finden Sie zusammen mit vielen weiteren Excel-Vorlagen für Ihr Controlling im Produkt Lexware excel im unternehmen.
Schritt für Schritt kommen Sie damit zu einer professionellen Unternehmensführung mit einer ständigen Überwachung Ihrer Kosten und Erlöse.

 

Tools und Vorlagen

Unternehmens-Cockpit

 

 

 


 

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