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Liquidität steigern mit diesen 10 Tipps

Von Heike Lorenz
Aktualisiert am: 11.09.2020

Egal wie gut die Perspektive, wie gut die Auftragsbücher gefüllt sind, egal wie rosig die Zukunft für die Firma erscheint: wenn kein Geld mehr für die Bezahlung offener Rechnung da ist, muss laut Gesetz die Insolvenz beantragt werden. Damit es erst gar nicht soweit kommt, sollten Sie immer auf Ihre Liquidität achten. Wie das gelingt und mit welchen Tipps Sie Ihre Liquidität steigern, erfahren Sie hier.

Die Liquidiätsformel der Einnahmen und Ausgaben

Stark vereinfacht gilt folgende Formel:

Einnahmen: mehr + früher = gesteigerte Liquidität

Ausgaben: weniger + später = gesteigerte Liquidität

Je mehr Sie zeitnah einnehmen, umso höher ist der Betrag auf dem Konto. Wichtig ist daher – außer dem reinen Betrag der Zahlung – vor allem der Zeitpunkt des Zahlungseinganges. Manchmal kann ein kleiner Betrag, der heute bei Ihnen eingeht, mehr wert sein, als ein großer zu einem undefinierten Zeitpunkt.

Je weniger und je später Sie Geld ausgeben müssen, umso mehr bleibt im Töpfchen. Darum sollten Sie darauf achten, dass Sie möglichst wenig Geld möglichst spät ausgeben.

Beides zusammen erhöht die Liquidität und sichert unser Unternehmen.

Hier daher 10 Tipps, um Ihre Liquidität zu steigern.

1. Aussagekräftige Gestaltung des Kundenangebots

Der wichtigste Punkt, um die Einnahmen zu erhöhen und so mehr Geld auf dem Konto zu haben, ist natürlich die Steigerung des Umsatzes.

Daneben gibt es aber noch einen Punkt, der gerne übersehen wird: Die Gestaltung des Angebots.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen bietet einem Kunden die Unterstützung bei der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems an. Der Kunde möchte für die Auftragsvergabe selbstverständlich ein schriftliches Angebot. Nach Schätzung der Auftragnehmers wird die Einführung ungefähr 10 Tage dauern. Sicher weiß das Unternehmen es aber erst nach erledigter Ausführung.

  • Variante 1: 10 Tage à X EUR = Angebotssumme – fertig ist das Angebot.
  • Variante 2: Das Unternehmen schreibt zusätzlich noch einen ungefähren Ablauf des Projekts inklusive Timing, erläutert die einzelnen Phasen und zeigt auf, wo es sich bei den genannten Zeiten um eine Schätzung handelt.

Was wird passieren? Bei Angebot 1 kann der Kunde sich eigentlich gar nicht vorstellen, was er da kauft, außer, dass das Unternehmen wohl 10 Tagessätze in Rechnung stellen wird. Ob ihm das zur Auftragsvergabe reicht, ist fraglich. Werden es dann später vielleicht sogar 11 Tage ist er irritiert und zahlt womöglich die Rechnung nicht – oder erst nach langen Diskussionen.

Bei Angebot 2 ist der Kunde schon vor der Auftragserteilung sehr gut informiert, kann ggfs. mit dem Auftragnehmer über die Einzelheiten sprechen und bekommt sicher die Freigabe für den Auftrag sehr viel schneller als mit Angebot 1. Außerdem ist ihm von vorneherein bewusst, dass es sich nicht um einen Fixpreis handelt, sondern dass das Unternehmen nach Aufwand abrechnen wird. Unnötige Diskussionen werden vermieden und die Rechnung zeitnah bezahlt.

Wichtig: Gestalten Sie Ihre Angebote so, dass Ihre Kunden sie sofort verstehen und lassen Sie keinen Spielraum für „aber ich hatte gedacht, dass …“.

2. Korrekte Rechnungen stellen

Der Auftrag ist super gelaufen, alle sind zufrieden, aber Ihre Rechnung wird trotzdem nicht bezahlt? Vielleicht liegt es daran, dass sie nicht einwandfrei ausgestellt wurde.

Korrekte Rechnungen erhöhen die Chance auf prompte Bezahlung. Klingt simpel, aber es gibt immer wieder Unternehmer, die an dieser Stelle scheitern.

Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  • Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Kunden
  • Die eigene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Ausstellungsdatum
  • Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).
  • Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
  • Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
  • In den Fällen von Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen einen Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Kunden.
  • In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Kunden oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift”.

Die häufigste Fehlerquellen bei der Rechnungsstellung

  • Falsche Rechnungsadresse: Gerade bei größeren Unternehmen hat das zentrale Rechnungswesen oft eine andere Adresse als die Abteilung, mit der das Projekt umgesetzt wurde. Daher lieber vorher nach der genauen Rechnungsanschrift fragen als nachher monatelang auf die Zahlung warten.
  • Falsche Firmierung: Wenn man auch nur ein Wort in einem längeren Firmennamen vergisst, ist die Rechnung nicht korrekt und muss neu erstellt werden. Das kostet wertvolle Zeit und verzögert die Zahlung. Auch die eigene „Firma“ sollte korrekt genannt werden. Der schicke „Firmen“-Name eines Freiberuflers oder Kleingewerbetreibenden ist NICHT dessen Firma, sondern der eigene Name muss mit auf der Rechnung stehen. Bei mir reicht zum Beispiel LORENZ consultants nicht, es muss unbedingt Heike Lorenz auf der Rechnung stehen. Auch die Rechtsform ist Teil des vollständigen Namens. Fehlt z. B. bei Schulze & Schultze der Zusatz GbR, so ist die Rechnung nicht korrekt ausgestellt und die Zahlung verzögert sich.
  • Falsche oder ungenaue Angaben zur Leistung: Wieso sollte der Kunde etwas bezahlen, das er nicht versteht? Je einfacher die Leistungsbeschreibung für den Kunden nachzuvollziehen ist, desto weniger Gründe gibt es für ihn eine Rechnung nicht zu bezahlen.
  • Die Summen stimmen nicht: Zu jedem Steuersatz muss die Nettosumme und auch die Steuersumme angegeben werden. Das Finanzamt möchte nämlich bei einer Prüfung möglichst wenig Aufwand beim Nachvollziehen der Rechnung haben und für den Rechnungsempfänger ist es natürlich auch leichter die Rechnung zu durchschauen, wenn die einzelnen Summen vorhanden und korrekt angegeben werden.
  • Der Rabatt ist nur in Prozent angegeben: Ein vereinbarter Rabatt muss in Euro netto angegeben werden, ansonsten wie oben – die Rechnung ist fehlerhaft und muss neu gestellt werden, dass verzögert die Zahlung.
  • Anlagen/Nachweise sind zusammen geheftet: Manche Unternehmen sind in dem Punkt pingelig und lehnen geheftete Unterlagen ab.
3. Vernünftiges Rechnungsdatum wählen

Die Leistung erbracht und dann schnell die Rechnung stellen. Eigentlich eine gute Idee, denn ohne Rechnung kommt auf keinen Fall Geld aufs Konto.

Aber: Beim Datum der Rechnungsstellung sollten Sie an die Umsatzsteuer denken, wenn man keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht. Die Rechnung am Ende des Monats zu stellen, hat zur Folge, dass die enthaltene Umsatzsteuer auch für diesen Monat fällig wird – das wirkt sich schlecht auf die Liquidität aus. Also vielleicht besser die Rechnung erst am 1. des kommenden Monats stellen, dann haben Sie gute Chancen, dass das Geld da ist, bevor die Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt fällig wird.

Eine andere Möglichkeit, warum Ihre Rechnung lange nicht beglichen wurde: Sie haben leider den Zahlungslauf des Kunden verpasst. Das ist zwar eigentlich kein Argument, sich nicht an die vereinbarten Zahlungsfristen zu halten, doch wenn man weiß, dass der Kunde immer nur am 15. des Monats Überweisungen schreibt, dann ist es ratsam darauf zu achten, die Rechnung nicht am 16. zu schicken.

4. Vorschusszahlungen vereinbaren

Gerade bei großen und lange währenden Projekten kann ein kleines Unternehmen es sich oft nicht leisten, die komplette Arbeit zu erbringen und erst im Nachhinein bezahlt zu werden. Die Abrechnung in Teilen (z. B. 30 % Anzahlung, 30 % in der Mitte des Zeitraums und 40 % nach Fertigstellung) oder nach bereits erbrachtem Aufwand (z. B. nach monatlich geleisteten Stunden) hilft in dieser Situation. Vor allem bei der Steigerung der Liquidität.

5. Skonto gewähren für eine bessere Liquidität

Ihre Kunden brauchen oft lange, bis sie bezahlen? Dann rechnen Sie doch mal aus, ob Sie im Gegenzug für eine schnelle Begleichung der Rechnungen auf ein paar Euro verzichten können. Ein paar Prozent Skonto motivieren die meisten Kunden, sich auch wirklich an die damit verbundenen kurzen Zahlungsfristen zu halten!

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6. Aktives Forderungsmanagement

Ein unschöner, aber leider häufiger Fall: Die Leistung ist wie vereinbart erbracht, die Rechnung korrekt gestellt und trotzdem zahlt der Kunde einfach nicht. Was nun?

Erst einmal ist es ratsam, das Gespräch zu suchen. Oft reicht schon ein kleiner freundlicher Hinweis und die Rechnung wird beglichen. Es kann schließlich jedem passieren, dass es mal etwas drunter und drüber geht und eine Rechnung nicht bei der Buchhaltung landet.

Hilft das nicht, kommen Sie manchmal um eine Mahnung oder sogar ein gerichtliches Mahnverfahren nicht herum. Auch das können Sie zunächst freundlich formulieren, deutlich werden sollten Sie aber auf jeden Fall.

Auf jeden Fall sollten Sie immer im Blick haben, welche Rechnungen noch offen sind, damit Sie auf offene Rechnungen adäquat reagieren können.

Tipp: Schon auf die Rechnung einen eindeutigen Zahlungstermin setzen, am besten gibt man ein konkretes Datum an. Dann kann nachher kein Kunde sagen, er hätte es anders verstanden.

7. Ausgaben senken

Der Basis-Tipp, um Ihre Liquidität zu steigern: Möglichst wenig Kosten verursachen, das heißt, sparen Sie. Rechnen Sie in einer ruhigen Stunde einmal nach, was Sie wofür ausgeben und versuchen Sie, die Kosten zu senken.

Wie teuer muss der Handyvertrag sein und gibt es eine günstigere Alternative? Was ist mit den Versicherungen, gibt es dieselbe Leistung auch günstiger und brauche ich sie überhaupt alle? Bekomme ich die benötigte Ware vielleicht woanders günstiger? Das klassische Sparen ist noch immer der beste Weg, die Liquidität zu sichern und zu steigern.

Aber auch andere Methoden senken die Ausgaben und schonen so den Kontostand: Sie können das vom Lieferanten gewährte Skonto nutzen oder sich mit größeren Einkäufen Mengenrabatte sichern.

Auch bei der Finanzierung von Autos oder Maschinen lassen sich oft viele Euro sparen. Kaufen oder Leasen, was ist besser? Lieber jetzt den ganzen (vielleicht vergünstigten) Betrag zahlen oder die Ausgaben über einen längeren Zeitraum strecken? Besser Sie rechnen noch einmal genau nach, ehe Sie den Vertrag abschließen.

8. Rücklagen bilden

Um zum Beispiel Skonto „zu ziehen“ müssen Sie schnell den geforderten Betrag zur Hand haben. Natürlich können Sie in so einem Fall einen Kredit aufnehmen und manchmal rechnet sich das sogar. Zinsen zahlen Sie dafür aber trotzdem.

Auch die Nutzung des Dispokredits, um die Steuervorauszahlungen zu tätigen, ist keine gute Idee. Die Zinsen hierfür können Sie sich sparen, wenn Sie entsprechende Rücklagen bilden.

Daher ist es sinnvoll, sich einen Plan kommender Zahlungen zu erstellen und dann gezielt darauf hin zu arbeiten. Einkommen-, Gewerbe- und Körperschaftssteuervorauszahlungen werden zum Beispiel immer quartalsweise fällig, Versicherungen meist zu Beginn des Jahres. In dem Sie übers Jahr monatlich ein zwölftel des zu erwartenden Betrages auf die hohe Kante legen, kommen Sie nicht in Bedrängnis, wenn die Zahlung dann fällig wird. Gut eignen sich für die hohe Kante zum Beispiel Tagesgeldkonten.

9. Zahlungsfristen nutzen

Je länger das Geld bei auf dem Konto bleibt, umso besser für die Liquidität. Daher lohnt es sich, gewährte Zahlungsziele von Lieferanten auch wirklich auszunutzen. Außerdem sollten Sie im Gespräch mit den Lieferanten versuchen, deren Zahlungsziele an die Ihrer eigenen Kunden anzupassen, so ist immer Geld da, wenn es benötigt wird.

Ein einfacher Trick, damit die Rechnung dann punktgenau überwiesen wird: Eine Terminüberweisung einrichten. So können Sie das Zahlungsziel optimal nutzen und trotzdem die Rechnung direkt fertig bearbeiten und ablegen. Außerdem müssen Sie nicht in 30 Tagen an die Überweisung denken.

10. Geld anlegen

Das gesparte Geld einfach auf dem Girokonto liegen zu lassen, ist eine Möglichkeit. Eine andere ist es, sich nach Anlageformen umzuschauen, mit denen Sie vielleicht noch den einen oder anderen Euro hinzu verdienen können. Natürlich sind die Zinsen aktuell nicht wirklich hoch, aber je nach Summe kommt da eben doch etwas zusammen.

Wichtig: Überprüfen Sie unbedingt, wann Sie das Geld wieder benötigen! Sonst müssen Sie am Ende einen Kredit aufnehmen, um eine Maschine zu ersetzen, weil Sie an das angelegte Geld noch nicht herankommen. Das verursacht sonst Kosten, die Sie mit einer guten Planung umgehen können.

Behalten Sie alle Einnahmen und Ausgaben im Blick

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