5 Regeln für E-Mail im Firmenalltag

Die E-Mail im Firmenalltag
Aktualisiert am: 26.04.2016

E-Mail ist schnell, direkt, unkompliziert. Glauben viele. Ein Klick – und die Nachricht liegt Sekunden später im Postfach des Empfängers. Genauso schnell erzeugen nebenbei getippte Zeilen aber auch Missverständnisse. Geschriebene Sprache ist komplex und setzt beim Empfänger manchmal ungewollte Emotionen frei. Und nicht alles, was lustig gemeint war, kommt dann auch so an. Ganz zu schweigen von rechtlichen Schwierigkeiten oder Sicherheitsproblemen. Worauf Sie im E-Mail-Verkehr achten sollten, lesen Sie hier.

Was viele nicht wissen: Sowohl nach handels- als auch nach steuerrechtlichen Bestimmungen gibt es Aufbewahrungspflichten, die teilweise auch für E-Mails gelten. Das Gesetz über elektronische Handels-, Genossenschafts- und Unternehmensregister fordert zudem Mindestangaben für Geschäftsbriefe. Schnell verbreiten sich per E-Post auch Viren in Unternehmensnetzwerken, es werden Passwörter erspäht oder vertrauliche E-Mails von Mitarbeitern weitergeleitet. Mails erweisen sich außerdem oft als Produktivitätsbremsen, wenn Riesenverteiler mit jeder Kleinigkeit bestückt werden. Deshalb ist es gut, im eigenen Unternehmen einige Regeln zu etablieren.

5 Regeln für Business-Mails

Bei vielen Unternehmen beschränken sich die internen Anweisungen für E-Mails und Internetnutzung auf technische und gesetzliche Aspekte. Verhaltensvorschriften für den Umgangston und das Miteinander im Netz fehlen indes – auch wenn inzwischen fast jeder Mitarbeiter Mails mit Firmenabsender versenden kann. Das ist umso erstaunlicher, weil schon einfache Regeln helfen können, Missklänge beim Mailkontakt zu vermeiden.

Hier ein kleiner Knigge mit entsprechenden Rechtsvorschriften für E-Mails im Geschäftsalltag:

Regel 1: Emotional belastende Mails nicht sofort beantworten

Eine Nacht darüber schlafen. Das verringert das Risiko, etwas zu übersehen oder zu heftig zu reagieren. Achtung: Freitags nach 17 Uhr werden oft die E-Mails versandt, in denen man es anderen noch einmal so richtig zeigen will. Vor allem in nachts verfassten Mails vergreifen sich die Autoren schnell einmal im Ton, insbesondere dann, wenn Alkohol mit im Spiel ist. Andererseits gilt: E-Mails sollten binnen 24 bis 48 Stunden beantwortet sein und, falls es doch mal länger dauert, ein Zwischenbescheid gesendet werden.

Regel 2: Keine Massen-Mails mit offenen Empfängerlisten

E-Post an Empfängerlisten, die sich untereinander nicht kennen, gilt nicht nur als unhöflich – Empfänger müssen auch grundsätzlich eingewilligt haben, sonst dürfen ihre E-Mail-Adressen Dritten nicht angezeigt werden! Kunden und Geschäftspartner lieben das Gefühl, exklusiv behandelt zu werden. Ebenso unhöflich ist es, interne Memos über Standardverteiler an zahlreiche Mitarbeiter zu senden, wenn der Inhalt gar nicht alle betrifft. Einfache Grundregel bei der Adressierung: AN, den es betrifft, CC, die davon wissen sollten, BCC verboten.

Regel 3: Originalbetreff nicht ändern

Die Antwort sollte stets die gleiche Betreffzeile haben wie die Ursprungsmail. Das erleichtert die Zuordnung – beim Empfänger wie beim Absender. Programme wie Outlook oder Thunderbird unterstützen die „Thread-Darstellung“, Gesprächsverläufe lassen sich so anhand der Betreffzeile visualisieren. Ferner gilt: Aussagekräftige Betreffzeile verwenden, zum Beispiel „Termin am 23.4. in Duisburg“ statt nur „Termin“.

Regel 4: Datensalat und Emotionen vermeiden

Die E-Mail besteht nur aus normalem Text. Beschränken Sie die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten (z. B. HTML, Powerpoint, PDF) auf die Anhänge. Sie wissen nicht, mit welchem Gerät oder Programm der Empfänger seine Mail öffnet – oder ob er die E-Mails mit einem Smartphone abruft, das kein Lesen von Anhängen unterstützt. Auch verpönt: Massenhafte Anwendung von Zeichen, die Emotionen ausdrücken sollen, beispielsweise sogenannte „Emoticons“.

Regel 5: Die Signatur unter der E-Mail muss stimmen

Die für Geschäftsbriefe gesetzlich vorgeschriebenen Angaben – wie Unternehmensbezeichnung, Inhaber, ladungsfähige Anschrift, Registernummer, Geschäftsführer – sind auch für E-Mails gesetzlich vorgeschrieben. Bei Einzelpersonen reichen Inhaber und ladungsfähige Anschrift. Ein vorteilhafter Nebeneffekt: Möchte der Empfänger sie beispielsweise zurückrufen, findet er ohne große Suche Ihre Telefonnummer direkt unter der betreffenden E-Mail. PS: Diese Signatur nicht mit der „digitalen Signatur“ (Kryptographie) verwechseln.

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