7 IT-Tipps für Existenzgründer /fileadmin/_processed_/8/c/csm_IT_Hardware_505ea529f9.jpg 2017-05-19 Lexware

7 IT-Tipps für Existenzgründer

Von Lexware-Redaktion
Aktualisiert am: 19.05.2017

Wer sich wie unsere Mitbloggerin Bianca Gade nebenberuflich selbstständig macht, startet meist mit der bisherigen privaten IT. Doch nicht alles, was im Privatleben funktionierte, ist im Geschäftsleben praktisch oder gar legal. 7 Antworten auf 7 Fragen zur IT von Selbstständigen.

Brauche ich wirklich neue Hard- oder Software?

Ja, es werden einige Anschaffungen notwendig sein, aber die „großen Geräte“ wie PC, Notebook, Tablet, etc. können privat und beruflich genutzt werden. Umstellungen sind vor allem in der Organisation zu bewältigen, um private und geschäftliche Daten so gut wie möglich zu trennen. Wichtigste Anschaffung sind 1 oder 2 Backup-Festplatten. Die größte organisatorische Umstellung dürfte darin liegen, separate geschäftliche Nutzerkonten auf Windows, Mac OS X und neueren Android-Tablets anzulegen.

Smartphone, Tablet, Notebook, PC – was benötige ich?

Die Frage nach dem „Was?“ und „Wieviel?“ davon lässt sich nur im Einzelfall beantworten. Ich selbst verfüge über ein kleines und ein großes Notebook, ein Windows- und ein Android-Tablet, einen Smartphone und einen Desktop-PC. Das alles ist meiner Arbeit als IT-Berater geschuldet. Davon, alles mit dem Notebook zu machen, rate ich dringend ab: Nach 2 Stunden Bildschirmarbeit schmerzt der Nacken – das lässt sich bereits mit einem externen Monitor und einer separaten Tastatur und Maus verhindern. In vielen Fällen kann ein 10 bis 12 Zoll Tablet mit Bluetooth-Tastatur oder ein sogenanntes Convertible (abnehmbare Tastatur) das Notebook ersetzen.

Beim Betriebssystem des Tablets haben Sie die Wahl: Android und iOS lassen sich sehr gut mit dem Finger bedienen, Windows 10 dagegen kann auch normale Windows-Anwendungen ausführen und externe Beamer oder Monitore ansteuern -sofern ein HDMI-Port vorhanden ist. Im Gegenzug ist die Zahl der auf Touch optimierten Apps für Windows recht gering, so dass man sich oft die separate Tastatur wünscht. Ich bin dennoch mit dem Windows-Tablet als Allround-Lösung sehr zufrieden. Mein Kollege Jürgen Christ dagegen setzt auf ein Android-Tablet und nutzt für Präsentationen eine Chromecast.

Hand auf Herz: Sind Sie nicht auch der Ansicht, dass es beim Geschäftspartner gleich viel professioneller wirkt, wenn dieser bei einer Präsentation nicht den Desktop mit Hunde- oder Kinderbildern zu Gesicht bekommt, auf dem hunderte von Icons von alten Steuererklärungen und neuen Plätzchenrezepten zeugen? Ein aufgeräumter Desktop mit einem neutralen Hintergrund wirkt seriöser.

Noch Zukunftsmusik ist das Smartphone mit Dockingstation als Desktop-Ersatz: Microsoft demonstrierte diese Funktion zwar bei seinen neuen Lumia-Smartphones, noch fehlen allerdings Anwendungen, die sowohl den Telefon- als auch den Desktop-Modus unterstützen – und klassische Windows-Anwendungen laufen hier nicht. Der spanische Hersteller BQ wird bald ein Ubuntu-Smartphone bringen, das per Dockingstation zum Linux-Desktop wird. Immerhin: Wir selbst testeten erfolgreich ein Android-Smartphone als Thin Client – das erfordert dann aber eine Windows-Mietlösung in der Cloud.

Eine minimale Gerätelandschaft besteht daher aus Smartphone und einem Windows-Tablet mit HDMI-Ausgang und entsprechender Peripherie. Da die meisten Tablets nur 2 Gigabyte Arbeitsspeicher haben, sind keine sehr aufwendigen Anwendungen wie Videoschnitt oder Bearbeitung hochauflösender Bilder möglich. Dann kommen Sie nicht um Desktop oder Notebook als drittes Gerät herum, können aber beim Tablet eher nach Gefühl als nach rationalen Gesichtspunkten entscheiden.

Wie erstelle ich Backups?

Wer ein Notebook mit Apples Mac OS X nutzt ist fein heraus: Die integrierte Backup-Lösung „Time Machine“ erstellt eine komfortable Sicherung, die auch die Versionierung von Dateien umfasst. Kaufen Sie eine möglichst große externe Festplatte und stöpseln Sie diese während der Mittagspause an, dann läuft die Sicherung automatisch durch. Leider bietet Windows keine vergleichbare komfortable Funktion, allerdings gibt es mittlerweile viele kostenlose Programme, die bei der Sicherung helfen. Bei der Auswahl hilft beispielsweise der Ausflug zu den Tutonauten.

Ganz wichtig ist, dass Backup und gesichertes Gerät nicht zusammen aufbewahrt werden, da das Risiko steigt, dass beide zusammen gestohlen, beim Brand vernichtet oder durch Löschwasser beschädigt werden. Sichern Sie beispielsweise auf 2 verschlüsselten USB-Festplatten, die sie täglich vertauschen: Eine bleibt im angemieten Büro, im Co-Working-Space oder notfalls im Handschuhfach Ihres Autos, die zweite kommt mit nach Hause. Ich selbst habe wichtige Dateien aktueller Projekte zudem immer am Schlüsselbund auf einem verschlüsselten 64GB-USB-Stick dabei.

Achten Sie beim Gerätekauf auf die Kosten und damit verbundene Abschreibungsfristen. Gerade am Anfang möchte man oft alle Kosten schnell steuerlich geltend machen, da lohnt es sich, statt Convertible für 499 EUR brutto (über der 410-EUR-Schwelle netto!) ein Tablet für 399 EUR brutto und für zusammen 100 EUR eine auch zusammen mit anderen Rechnern verwendbare Bluetooth-Tastatur und -Maus zu erwerben.

Welche Archivierungspflichten ereilen mich als Existenzgründer?

Für einfache Gewerbetreibende, die keiner Bilanzierungspflicht unterliegen, gilt, dass alle Unterlagen, die besteuerungsrelevant sind, aufzuheben sind. Darunter fallen auch Kalkulationsunterlagen und Kostenvoranschläge oder Arbeitsanweisungen, die unmittelbar mit einem zustande gekommenen Auftrag zu tun haben. Kostenvoranschläge, die nicht zu Aufträgen geführt haben, dürfen vernichtet werden. Jahresabschlüsse, Rechnungen etc. müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, Kostenvoranschläge oder E-Mails, in denen Details ausgehandelt werden, 6 Jahre.

Da oft die Details von Aufträgen per Email ausgehandelt werden und an die Archivierung recht umfangreiche Anforderungen gestellt werden, ist es sinnvoll, Mails dauerhaft auf dem Produktivsystem vorzuhalten und dafür zu sorgen, dass Emails regelmäßig in der Datensicherung landen. Zudem empfiehlt sich die Archivierung des gesamten geschäftlichen E-Mail-Verkehrs schon aus Beweisgründen, sollte es mal zum Rechtsstreit mit Auftraggebern oder -nehmern kommen. Wird es auf dem Produktivsystem eng, ist die manipulationssichere Archivierung vorgeschrieben.

Welche Software benötige ich?

Gerade beginnende Selbstständige im Nebenerwerb, die lediglich eine Einnahme-Überschussrechnung durchführen müssen, können sich bereits mit der Tabellenkalkulation einen guten Überblick über Einnahmen, Ausgaben und erwartete Einkünfte schaffen. Auch eine überschaubare Zahl von Investitionsgütern lässt sich so verwalten. Problematisch wird die Tabellenkalkulation aber spätestens, wenn eine Vielzahl kleiner Rechnungsbeträge auf Außenstände überwacht werden sollen, dann führt kein Weg an einer Software für Buchhaltung und Rechnungsstellung – beispielsweise Lexoffice – vorbei.

Später mag ein CRM-System (Customer Relationship Management) ganz praktisch sein, das es als Teil vieler Warenwirtschaften oder als separate Cloudlösung gibt. Mit dem CRM verwaltet man den Weg von der Anbahnung eines Geschäftes bis hin zu dem, was heute als „After Sales“ bezeichnet wird, also Produktpflege, Kundenanfragen, Erweiterungen. Der Einsatz eines CRMs lohnt sich insbesondere, um längere Anbahnungs- und Umsetzungsphasen gut aufeinander abzustimmen.

Was ist von Cloudlösungen zu halten?

Cloudlösungen sind Segen und Fluch zugleich: Der Anbieter der Cloudlösung kümmert sich um Updates und Backups, passt seine Software regelmäßig den sich ändernden gesetztlichen Anforderungen an, zudem ist Cloudsoftware von überall aus zugänglich. Doch die Probleme sollen nicht verschwiegen werden: Gefährlich ist ein Vendor-Lock-In, der Auftritt, wenn die erzeugten Daten nicht zu anderen Programmen migriert werden können. Seriöse Anbieter bieten daher den Datenexport in gängigen Formaten oder wenigstens dokumentierten XML-Dateien an. Ein großes Problem von Cloudlösungen ist der Zwang zur Internetverbindung. Bei Reisen in Gegenden mit schlechter Netzabdeckung oder schon bei einer Zugfahrt im ICE kann die Arbeit mit Cloudlösungen zur Geduldsprobe werden.

Zudem ist bei Cloudlösungen darauf zu achten, wo die Daten gehostet werden. Geschäftsrelevante oder persönliche Daten sind besonders abgesichert zu speichern, sonst drohen Strafen oder – wenn vertrauliche Daten eines Geschäftspartners nach außen dringen – Schadenersatzansprüche. 

Welche Datenschutzpflichten treffen mich?

Als selbstständiger Unternehmer kommt man unwillkürlich mit den personenbezogenen Daten von Privatkunden oder vertraulichen Daten von Geschäftspartnern in Berührung. Kommen Mitarbeiter hinzu, genießen auch deren Daten Schutz. Die 2 wichtigsten Punkte, auf die hier zu achten sind, sind Zugriffskontrolle und Zugangskontrolle, so ist beispielsweise darauf zu achten, dass ein gestohlenes Notebook nicht alles preisgibt – es ist also auf Verschlüsselung zu setzen. Und nur Befugte dürfen die verwendeten Computer nutzen. Streng geregelt ist auch die Weitergabe an Dritte. Wichtig ist aber auch die Verfügbarkeitskontrolle: Daten müssen gegen Verlust oder Vernichtung bewahrt werden, was uns wieder zum Backup bringt. Einige Dokumente zum Datenschutz haben wir hier zusammengetragen.

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