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A1-Bescheinigung: Keine Arbeit im EU-Ausland ohne Entsendebescheinigung

Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 14.05.2019

Arbeitnehmer im Auslandseinsatz müssen eine sogenannte A1-Bescheinigung mit sich führen. Auch wenn viele Unternehmer diese Vorschrift immer noch nicht kennen, gilt: Wird ein vorübergehend im Ausland beschäftigter Arbeitnehmer ohne A1-Bescheinigung erwischt, droht ein schmerzhaftes Bußgeld.

A1-Verfahren: Was ist das genau?

Die Vorschriften des A1-Verfahrens gelten seit Mai 2010. Seither ist die Entsendebescheinigung („A1-Bescheinigung“) für jede vorübergehende Beschäftigung im EU-Ausland und einigen weiteren Staaten Pflicht. Betroffen sind z. B. Betriebe

  • in denen Geschäftsreisen ins Ausland anfallen
  • die Aufträge im Ausland annehmen
  • mit Arbeitnehmern im Auslandseinsatz (Speditionen und Busunternehmen)

Die A1-Bescheinigung bestätigt den kontrollierenden Stellen im Ausland, dass der Arbeitnehmer der deutschen Sozialversicherung untersteht.

Diese Länder sind vom A1-Verfahren betroffen

Die A1-Bescheinigung ist für den Auslandseinsatz in allen Mitgliedstaaten der EU, in den Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (Island, Liechtenstein, Norwegen) und in der Schweiz zu beantragen.

Zur EU gehören:

Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, die Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, die Slowakei, Slowenien, Spanien, die Tschechische Republik, Ungarn und Zypern. Dazu kommen - bis zum tatsächlichen Austritt - Großbritannien und Nordirland.

Entsendungen sind nur mit A1-Bescheinigung möglich

Jedes Mal, wenn ein in Deutschland beschäftigter Arbeitnehmer vorübergehend zum Arbeiten ins Ausland geschickt wird, ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Das ist z. B. der Fall, wenn er

  • bei einem Kunden im Ausland eingesetzt wird,
  • als Aussteller oder Gast einer Fachmesse einen anderen Staat aufsucht,
  • sich als Geschäftsreisender, LKW- oder Busfahrer im Ausland aufhält oder
  • in der Arbeitszeit zum Betanken des Geschäftsfahrzeugs über die Grenze fährt.

Auch Selbstständige oder Geschäftsführer brauchen eine A1-Bescheinigung, wenn sie im Ausland arbeiten möchten. Wie lange der Arbeitseinsatz dauern soll, spielt dabei keine Rolle.

Der Antrag geht meistens an die Krankenkasse

Wo die A1- Bescheinigung zu beantragen ist, hängt davon ab, wie der Arbeitnehmer krankenversichert ist. Zuständig ist

  • bei gesetzlich Versicherten die jeweilige Krankenkasse
  • bei privat Versicherten die entsprechende Rentenversicherung, z. B. die Deutsche Rentenversicherung oder die DRV Knappschaft Bahn-See
  • bei privat Versicherten, die Mitglied in einem berufsständigen Versorgungswerk sind (z. B. Tierärzte, Steuerberater) die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen

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Seit Juli 2019 können Sie benötigte Entsendebescheinigungen ganz einfach mit Ihrem Lexware Lohnabrechnungs-Programm ausdrucken. Die Funktion ist in den Versionen plus, pro und premium enthalten.

Ob Ausfüllhilfe oder Entgeltabrechnungsprogramm: Das A1-Verfahren verläuft vollständig elektronisch

Seit 01.01.2019 müssen Sie den Antrag für die A1-Bescheinigung Ihres Arbeitnehmers elektronisch stellen. Dazu benötigen Sie ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder die elektronische Ausfüllhilfe sv-net. Der gesamte Datenaustausch erfolgt elektronisch, auch die Übermittlung der Bescheinigung. Sie ist auszudrucken und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Für Selbstständige gibt es keine elektronische Möglichkeit. Ihr Antrag auf eine A1-Bescheinigung erfolgt weiterhin in Papierform.

Tipp: Formulare für Selbstständige

Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) stellt auf ihrer Homepage Antrags-Formulare für die jeweiligen Länder zur Verfügung.

Stellen Sie den Entsendeantrag frühzeitig

Das Gesetz gibt den Krankenkassen und Rentenversicherungsträgern drei Arbeitstage Zeit, um den Antrag zu bearbeiten. Stellen Sie ihn darum so früh wie möglich. In besonders eiligen Fällen bleibt Ihnen nur die Möglichkeit bei der zuständigen Stelle nachzufragen, ob ausnahmsweise eine bevorzugte Bearbeitung möglich ist.

Der Ausdruck der A1-Bescheinigung ist dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Er gilt als Original und muss bei einer Kontrolle im Ausland vorgelegt werden. Eine Kopie kommt in die Personalakte.

Ohne A1-Bescheinigung drohen Bußgelder

Wird ein Arbeitnehmer ohne A1-Bescheinigung erwischt, ist damit zu rechnen, dass

  • ihm der Zugang zum Messegelände oder der Baustelle verwehrt wird.
  • er sofort die Arbeit niederlegen muss.
  • ein Bußgeld oder ein zusätzlicher Sozialversicherungsbeitrag beim ausländischen Träger anfällt.

Die Kontrollen wurden vielerorts ausgeweitet. Die Handhabung ist dabei unterschiedlich. Besonders Frankreich und Österreich scheinen auf empfindliche Bußgelder für Arbeitnehmer und teilweise auch Arbeitgeber zu setzen.

In Sonderfällen gibt es eine Dauerbescheinigung

Ist ein Arbeitnehmer in den kommenden 12 Monaten regelmäßig in zwei oder mehreren Mitgliedsstaaten beschäftigt, kann eine sogenannte Dauerbescheinigung für diese Länder ausgestellt werden. Diese ist bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) zu beantragen.

Beispiel: Ein LKW-Fahrer fährt regelmäßig von Köln nach Barcelona

Die Einsätze mit diesem Fahrer stehen fest. Beantragt wird eine Dauerbescheinigung für Frankreich und Spanien.

Sonst ist jedes Mal ein neue A1-Bescheinigung nötig

Bei nur gelegentlichem Auslandseinsatz des Arbeitnehmers ist die Bescheinigung jedes Mal neu bei der Krankenkasse bzw. der Rentenversicherung zu beantragen. Diese A1-Bescheinigung kann immer nur für ein Land ausgestellt werden. Sie kann aber, z. B. für Großaufträge, für bis zu 24 Monate erteilt werden.

Beispiel: Grenznahes Kleinunternehmen mit Aufträgen im Ausland
Ob in den nächsten 12 Monaten ein Auftrag im Ausland ansteht, ist offen. Welche Mitarbeiter dann zum Einsatz kommen ebenfalls.

Ist die A1-Bescheinigung für Kleinunternehmen bald überflüssig?

Im März 2019 erklärte die EU-Kommission, es sei geplant, das Bescheinigungsverfahren zu vereinfachen und die Bescheinigung für „Dienstreisen“ abzuschaffen. Dazu wäre die Zustimmung des EU-Rats und des EU-Parlaments erforderlich. Doch schon der EU-Rat konnte sich nicht auf eine Abschaffung einigen und hat die Entscheidung zuletzt vertagt. Unklar blieb auch, wann genau nur eine „Dienstreise“ vorliegen soll. Feststeht, dass der Fokus der EU-Kommission auf der Abschaffung der A1-Bescheinigung für eher kurze Geschäftsreisen stand. Ob, wann und welche Erleichterungen tatsächlich kommen, ist offen.

Achtung: Wenn Wegfall, dann nur für Geschäftsreisende!
Mit einer Abschaffung der A1-Bescheinigung für z. B. grenznahe Kleinunternehmen, die ihre Arbeitnehmer regelmäßig auf beiden Seiten der Grenze einsetzen, ist nicht zu rechnen.

Das A1-Verfahren ist nicht alles

Je nach dem, in welchem Nachbarland Sie Ihre Arbeitnehmer einsetzen möchten, gelten zusätzlich weitere Vorschriften. Bei der Entsendung nach Frankreich benötigen Sie z. B. neben der A1-Bescheinigung

  • eine sogenannte Entsendemeldung. Diese ist auszufüllen und an die französische Arbeitsaufsichtsbehörde zu übermitteln
  • einen Vertreter in Frankreich, der als Schnittstelle zur dortigen Behörde fungiert

Wie das im Einzelnen funktioniert und welche Besonderheiten für die Entsendung in andere Länder gelten, erfahren Sie bei der zuständigen IHK oder Handwerkskammer.


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