ABC-Analyse: Excel-Vorlage

Aktualisiert am: 05.06.2018

Als Unternehmer sind Sie es gewöhnt, sich immer auf tausend Dinge gleichzeitig zu konzentrieren. Denn Sie müssen über alle Abläufe den Überblick behalten und zusehen, dass der Laden läuft. Aber auch Ihre Zeit und Ressourcen sind begrenzt. Sie können sich nicht um jede Einzelheit im selben Umfang kümmern: um jeden einzelnen Kunden, jedes einzelne Produkt und jeden einzelnen Lieferanten. Daher heißt es: Prioritäten setzen. Doch worauf sollten Sie Ihre größte Konzentration und Energie richten? Bei dieser Frage kann Ihnen eine ABC-Analyse mit Excel helfen. Mit ihr finden Sie im Handumdrehen heraus, an welchen Stellen Sie die größten Hebel ansetzen können.

ABC-Analyse Excel: die wichtigsten Kunden identifizieren

Viele Kunden zu haben bedeutet für ein Unternehmen nicht automatisch, dass es hohe Gewinne erzielt. Im Gegenteil: Oft ist zu beobachten, dass gerade Unternehmer in kleinen Betrieben keine Unterschiede in der Betreuung großer und kleiner Kunden machen, und so eher Verluste erzielen. Denn je kleiner und damit tendenziell unbedeutender ein Kunde für Sie ist, desto weniger lohnt es sich, sich intensiv und persönlich um ihn zu kümmern. Die Zeit fehlt Ihnen dann, um sich intensiver um wichtigere Kunden zu kümmern, die Ihrem Betrieb den Hauptteil des Gewinns liefern. Die ABC-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Methode, die Ihnen dabei hilft, bei Ihren Kunden die Prioritäten richtig zu setzen.

Mit der ABC-Analyse teilen Sie Ihre Kunden in drei Gruppen ein: A-Kunden, B-Kunden und C-Kunden. Von den A-Kunden geht das größte Umsatzpotential aus, weshalb Sie wissen, dass Sie hier die Kundenbeziehung besonders pflegen müssen. Bei den C-Kunden müssen Sie hingegen keinen so großen Aufwand betreiben. Die ABC-Analyse lässt sich jedoch auch mit anderen Objekten durchführen: z. B. mit Produkten oder Lieferanten – je nachdem, was Sie am meisten interessiert.

Damit die ABC-Analyse aber nicht allzu viel von Ihrer knapp bemessenen Zeit in Anspruch nimmt, tun Sie sich einen Gefallen, wenn Sie eine Excel-Vorlage für die ABC-Analyse zur Hilfe nehmen. Eine solche Vorlage ist das Werkzeug ABC-Kundenanalyse. Diese bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie nur Ihre Werte eintragen müssen und Excel dann die Berechnung macht. In der Excel-Vorlage sind nämlich die Formeln für die ABC-Analyse hinterlegt, sodass Sie sich manuelle Berechnungen und den Aufbau eigener Formeln sparen können. Außerdem gibt die Excel-Vorlage die Ergebnisse Ihrer ABC-Analyse auch direkt in Grafen aus, wodurch Sie die berechneten Daten auf einen Blick erfassen können.

ABC-Analyse an einem Beispiel erklärt

Der Gedanke, der hinter der ABC-Analyse steckt, ist im Grunde ganz einfach. Er lässt sich sehr gut veranschaulichen, wenn man an die tagtägliche Einteilung seiner Zeit denkt. Den ganzen Tag läuft man irgendwelchen Sachen hinterher und überlegt am Ende des Tages, was man eigentlich gemacht hat. Für eine klarere Strukturierung der eigenen Aufgaben hilft es dann, sich zu notieren, wann man was gemacht hat. Dann kann man in eine Analyse (=ABC-Analyse) gehen, indem man die erledigten Aufgaben in drei Gruppen einteilt:

  • A -Aufgaben: Zu ihnen gehören einige wenige Aufgaben, die extrem wichtig für das Unternehmen sind – also typische Geschäftsführer-Aufgaben. Auf diesen Aufgaben muss ganz klar die höchste Priorität liegen, damit sie keinesfalls hinter Routinearbeiten zurückstehen.
  • B -Aufgaben: Bei den B-Aufgaben, die schon eine etwas geringere Bedeutung haben als die A-Aufgaben, ist es Abwägungssache, ob Sie sie als Unternehmer selbst erledigen müssen. Möglicherweise lässt sich hier das eine oder andere abgeben.
  • C -Aufgaben: Diese Aufgaben beinhalten viel Routinearbeit, die im Alltag einen großen Zeitfresser ausmacht, aber nur wenig Output für das Unternehmen liefert. Diese Aufgaben sollten Sie idealerweise abgeben oder sogar überlegen, ob Sie sie ganz abschaffen, um mehr Zeit für A-Aufgaben zu haben.

Und genau nach diesem Prinzip funktioniert auch die betriebswirtschaftliche ABC-Analyse. Prinzipiell können Sie nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Produkte oder Lieferanten nach diesem Schema drei Klassen aufteilen.

ABC-Analyse Excel liefert Anhaltspunkte zur Priorisierung

Im Grunde bedeutet die ABC-Analyse nichts anderes, als dass eine Teilmenge zu einer Gesamtmenge in Relation gesetzt wird. Die drei Klassen setzen sich prozentual im Verhältnis 80 – 15 – 5 zusammen. Beispielsweise sind Unternehmer häufig überrascht, wenn sie feststellen, dass nur wenige Kunden schon 80 % ihres Umsatzes ausmachen. Durch die ABC-Analyse werden Sie konkret zu A-Kunden. Die B-Kunden machen dann noch 15 % und die C-Kunden 5 % des Umsatzes aus. Es kann selbstverständlich auch eine andere Gewichtung für die Klassifizierung gewählt werden, z. B. 65 – 25 – 10. Das hängt von der Ausgangsbasis und den Zielen der ABC-Analyse ab.

Sollte der Umsatz eines Unternehmens sich sehr gleichmäßig auf die gesamten Kunden und Produkte verteilen, wird die ABC-Analyse zu keinem klaren Ergebnis führen. Aber sobald keine komplett ausgewogene Gewichtung vorliegt, kann die ABC-Analyse als Entscheidungshilfe von großem Nutzen sein. Stellen Sie fest, dass unter Ihren Produkten Ihre fünf Topseller schon 80 % der Deckungsbeiträge ausmachen, lässt sich die zukünftige Priorität klar festlegen. Als Maßnahme ließe sich beispielsweise ableiten, diese fünf A-Produkte noch intensiver zu vermarkten und weiterzuentwickeln.

Was jedoch bei allem Enthusiasmus zu beachten ist, ist die Eindimensionalität der ABC-Analyse. Die ABC-Analyse wird anhand von einem Parameter durchgeführt (z. B. Deckungsbeitrag). Dabei bleibt beispielsweise außen vor, wie hoch das Potential des Marktes einzuschätzen ist oder wie weit Ihre Produkte den Markt bereits durchdrungen haben. Diese Überlegungen sind bei weitreichenden Entscheidung zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens mit einzubeziehen. Nichtsdestotrotz bietet die ABC-Analyse insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen gute Anreize zur Priorisierung.

Werkzeug: ABC-Kundenanalyse in Excel

Mit einer ABC-Kundenanalyse in Excel verfügen Sie als Inhaber eines kleinen Betriebes über ein hervorragendes Analysewerkzeug. Der Vorteil einer ABC-Analyse Excel zur Kundenklassifizierung ist, dass Sie das Tool problemlos an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Haben Sie mehr Kunden als die Excel-Basisversion vorsieht, können Sie schnell beliebig weitere Zeilen einfügen. Außerdem enthält eine ABC-Kundenanalyse in Excel weitere Möglichkeiten, um Sie gezielt bei der Maßnahmenumsetzung zu unterstützen, etwa eine Checkliste.
Weiterer Vorteil: Die ABC-Analyse ist Untersuchungsgegenstand unabhängig. Das bedeutet für Sie: Sie können die Excel-Arbeitshilfe mit den gleichen Parametern (Mengen, Preise bzw. Kosten) z.B. auch für die Klassifizierung von Produkten oder Materialien nutzen. Dazu müssen Sie lediglich die Überschriften und statt der Kundendaten z.B. Produktwerte eintragen.

Wie funktioniert die ABC-Kundenanalyse in Excel?

Die Nutzung einer Excel-Vorlage zur ABC-Kundenanalyse hat den Vorteil, dass Sie die genaue Berechnung nicht erst selbst durchdenken und dann manuell durchführen müssen. Stattdessen können Sie für Ihre ABC-Analyse eine Excel-Mappe öffnen, die bereits die passenden Formeln enthält. Eine solche Vorlage zur ABC-Analyse finden Sie im im Werkzeug ABC-Kundenanalyse. Wir erklären, wie es funktioniert. 

Mit dem praktischen Werkzeug müssen Sie nur regelmäßig Kundendaten und Umsätze einer Periode eintragen. Danach ist es nur noch erforderlich, Ihre Kunden nach der Höhe der von ihnen getätigten Umsätze zu sortieren (in Excel unter „Daten“ und „sortieren“). Die Umsätze werden kumuliert und wenn ein kumulierter Prozentsatz von 70-75 erreicht ist, kennen Sie Ihre A-Kunden. Wird ein kumulierter Wert von 90 % erreicht, kennen Sie B-Kunden. Alle verbleibenden Kunden sind C-Kunden.

Grundsätzliche Handlungsempfehlungen nach einer ABC-Kundenanalyse

A-Kunden sind für Sie besonders wertvoll. Hier lohnt es sich für Sie immer, sie persönlich und intensiv zu betreuen, ihnen zum Beispiel bevorzugt Informationen oder spezielle Serviceleistungen (z.B. Hol- und Bringdienst, Hotline) zukommen zu lassen oder sich regelmäßig mit ihnen zu treffen.

Bei C-Kunden sollten Sie den Betreuungsaufwand auf ein Minimum reduzieren. Beispielsweise sollten Sie C-Kunden nur in Ausnahmefällen persönlich betreuen, etwa wenn Sie künftig zu lukrativeren Kunden werden könnten. Wenn überhaupt, sollten Sie C-Kunden durch standardisierte Werbemaßnahmen ansprechen, z.B. Mailings. Manchmal kann es sogar sinnvoll sein, sich von wenig profitablen Kunden zu trennen.

Bei B-Kunden entscheiden Sie fallweise: Handelt es sich um größere B-Kunden, sollten Sie sie tendenziell wie A-Kunden, andernfalls wie C-Kunden behandeln.

Ursprung der ABC-Analyse: Materialwirtschaft

Ihren Ursprung hat die ABC-Analyse in der Materialwirtschaft. Hier ist vor allem das Management von Lagerhaltungs-Kosten eine schwierige Herausforderung. Und gleichzeitig kann auch die Menge und Vielfalt von Rohstoffen und Bauteilen schnell unübersichtlich werden. Mit der ABC-Analyse hat man folglich versucht, eine sinnvolle Struktur in die kaum zu überblickende Materialwelt zu bringen. Inzwischen kommt die ABC-Analyse aber auch in verschiedenen anderen Bereichen zum Einsatz. Hier sind einige Beispiele von Anwendungsgebieten:

Materialmanagement:

  • Beschaffenheit der Materialien
  • Mengen- und Wertzusammenhänge

Fertigung:

  • Ausfallzeiten von Anlagen, Ausschussraten
  • Instandhaltungskosten von Maschinen

Kostencontrolling:

  • Kostenarten
  • Kostentreiber

Vertrieb/Sales:

  • Mengen- und Wertzusammenhänge
  • Deckungsbeitrag der Produkte
  • Umsatzstruktur der Kunden
  • Wettbewerbsanalyse

Priorisieren Sie Ihre Kunden

mit der ABC-Kundenanalyse Excel-Vorlage


War dieser Beitrag hilfreich?
Bitte tragen Sie einen Kommentar ein.