Abmahnung – mit Vorlage schnell und sicher erstellt

Abmahnung Muster - Rechtssicher und leicht abmahnen dank Vorlage
Aktualisiert am: 25.05.2018

Auch in kleineren und mittleren Unternehmen kommt es vor, dass ein Mitarbeiter versucht, seine Grenzen auszutesten oder sich danebenbenimmt. Dann sollten Sie über eine Abmahnung nachdenken. Sie kann nur Rüge sein oder eine Kündigung vorbereiten. Wenn die Abmahnung nicht richtig formuliert ist, ist sie wirkungslos. Am besten orientieren Sie sich an einem Muster.

Abmahnung: Sinn und Zweck

Wenn ein Arbeitnehmer gegen seinen Arbeitsvertrag verstößt, sollte der Arbeitgeber einschreiten. Verhält sich der Mitarbeiter über längere Zeit unbehelligt pflichtwidrig, kann es dazu führen, dass das Verhalten geduldet werden muss. Zudem kann es fatale Auswirkungen auf das Betriebsklima haben, wenn sich der Arbeitgeber von einem Mitarbeiter „auf der Nase herumtanzen lässt“.

Eine sogenannte verhaltensbedingte Kündigung setzt grundsätzlich eine Abmahnung voraus. Der Arbeitnehmer muss die Möglichkeit haben, sein Verhalten zu überdenken und zu ändern. Die Kündigung darf erst erfolgen, wenn er seine Pflichten trotzdem erneut verletzt. Mit der Abmahnung

  • weisen Sie ihn auf sein Fehlverhalten hin,
  • machen deutlich, dass Sie es nicht akzeptieren und
  • drohen im Wiederholungsfall mit der Kündigung.

Wie eine Abmahnung konkret aussehen muss zeigen einschlägige Muster.

Auch im Kleinbetrieb, in dem das Allgemeine Kündigungsschutzgesetz nicht greift, kann eine Abmahnung vor der Kündigung erforderlich sein. Daran ist etwa zu denken, wenn einem Mitarbeiter mit besonderem Kündigungsschutz, z. B. einer Schwangeren oder einem Schwerbehinderten, verhaltensbedingt gekündigt werden soll. Selbst bei einer außerordentlichen (fristlosen) Kündigung verlangt die Rechtsprechung oft, dass vorher erfolglos abgemahnt wurde. In besonders schweren Fällen kann auch ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden.

Die Rechtsprechung hat ganz bestimmte Vorstellungen, wie eine rechtsgültige Abmahnung auszusehen hat. Mit der Nutzung einer Vorlage stellen Sie sicher, dass Ihre Abmahnung alle Anforderungen erfüllt.

Unterschied der Abmahnung zur Ermahnung

Wenn Sie einem Mitarbeiter weniger bestimmt „so nicht“ sagen möchten, können Sie das auch in Form einer sogenannten Ermahnung tun. Anders als die Abmahnung muss sie weder eine bestimmte Form noch einen ganz bestimmten Inhalt haben. Es reicht, wenn Sie sein Verhalten beanstanden. Darum kann sie nicht Grundlage einer Kündigung sein. Sie dient nur dazu, schriftlich zu betonen, dass Sie mit dem Verhalten eines Mitarbeiters nicht einverstanden sind.

Vergreift sich z. B. ein bewährter Mitarbeiter zum ersten Mal im Ton, haben Sie mit der Ermahnung die Möglichkeit einzugreifen, ohne gleich mit der Kündigung drohen zu müssen.

Abmahnung: mit Vorlage auf der sicheren Seite

Der Inhalt einer Abmahnung ist vorgegeben. Ist sie unvollständig, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass sie aus der Personalakte entfernt wird. Eine darauf gestützte Kündigung ist unwirksam. Mit der Nutzung eines Musters können Sie das Risiko, eine lückenhafte und damit wirkungslose Abmahnung zu erteilen, erheblich senken.

Die Abmahnung muss folgende Punkte enthalten:

  • Vorwurf einer konkreten Pflichtverletzung
  • Klarstellung der Pflicht, gegen die verstoßen wurde
  • Aufforderung, sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten
  • Hinweis, dass eine weitere Pflichtverletzung das Arbeitsverhältnis gefährdet

Den Empfang lassen Sie sich am besten auf Ihrem Exemplar vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen. Weigert er sich, können Sie einen Zeugen hinzuziehen.

Bei der Abmahnung ist darauf zu achten, dass der Arbeitnehmer tatsächlich den Inhalt zur Kenntnis nimmt. Spricht Ihr Mitarbeiter nicht ausreichend deutsch, muss sie übersetzt oder ein Mitarbeiter hinzugezogen werden, der beide Sprachen beherrscht.

Um keine Zweifel aufkommen zu lassen, sollten Sie die Abmahnung auch genauso bezeichnen. Außerdem empfiehlt es sich, sich möglichst kurz zu fassen und die notwendigen Punkte klar und eindeutig zu formulieren. Erstellen Sie die Abmahnung mit einer Vorlage, müssen Sie nur noch das konkret zu beanstandende Verhalten ergänzen.

Vorlage: Mitarbeiter korrekt abmahnen

Mit der Muster-Abmahnung erstellen Sie ganz einfach rechtssicher formulierte Abmahnungsschreiben.

Abmahnung: Verhalten konkret benennen

In der Abmahnung muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers ganz genau beschrieben werden. Dazu gehört z. B. die Angabe von Datum, Ort und Uhrzeit.

    Beispiele:

  • Am 02.05.2018 gegen 16 Uhr haben Sie auf eine Anweisung Ihres Vorarbeiters, Herrn Max Meier, Ihren Arbeitsplatz zu reinigen, geantwortet „Mach doch Deinen Mist alleine. Ich gehe jetzt nach Hause“.
  • Am 14.05.2018 haben Sie gegen 16:15 Uhr das Betriebsgelände verlassen. Im Hof begegnete Ihnen der Meister, Herr Max Maier. Mit unterschiedlicher Wortwahl sagten Sie mehrfach sinngemäß: „Ich wünsche Ihnen ein Scheißwochenende“.

Wissen Sie Datum oder Uhrzeit nicht genau, sollen Sie sie soweit wie möglich eingrenzen. Da die Beschreibung des Vorfalls auf den Einzelfall auszurichten ist, müssen Sie die Muster-Abmahnung in diesem Punkt ergänzen.

Abmahnung verlangt Aufklärung

Entspricht der Vorwurf nicht in allen Punkten der Wahrheit, ist die Abmahnung unwirksam. Ihr Mitarbeiter kann verlangen, dass sie aus seiner Personalakte entfernt wird. Können Sie im Streitfall nicht beweisen, dass es genauso war wie beschrieben, wird das Gericht die darauf beruhende Kündigung nicht gelten lassen können.

Darum sollten Sie den Vorfall wenn nötig gründlich untersuchen, bevor Sie eine Abmahnung erteilen. Den abzumahnenden Mitarbeiter dürfen Sie zum Vorwurf anhören, vorgeschrieben ist es nicht.

Abmahnung: Pflichtverletzung beschreiben

In der Abmahnung muss festgehalten werden, gegen welche Pflicht verstoßen wurde. Schreiben Sie z. B. nur „Am 24.01.2018 um 16 Uhr sind Sie gegenüber Ihrem Vorgesetzten frech geworden“, ist nicht ersichtlich, ob das Fehlverhalten tatsächlich eine Abmahnung rechtfertigt. Zuspätkommen dürfte nicht ausreichen, wenn es sich z. B. nur um eine Minute handelt oder die Pausen im Betrieb nicht klar geregelt sind.

    Beispiele:

  • Sie haben sich damit geweigert, die nach Ihrem Arbeitsvertrag zu Ihren Aufgaben gehörende Reinigung Ihres Arbeitsplatzes durchzuführen.
  • Die Mittagspause muss nach der betrieblichen Arbeitszeitvereinbarung spätestens um 13.30 Uhr beendet sein.

Wenn Ihr Mitarbeiter gegen die Abmahnung vorgeht, müssen Sie beweisen können, dass sie korrekt war. Darum sollten Sie sie immer schriftlich erteilen, auch wenn das im Arbeitsrecht nicht vorgeschrieben ist. Eine Vorlage sorgt dafür, dass Ihre Abmahnung alle notwendigen Punkte enthält.

Abmahnung droht mit Kündigung

Zum Inhalt gehört auch, dass Sie den Mitarbeiter darauf hinweisen, dass Sie

  • das beschriebene Verhalten nicht tolerieren und
  • erwarten, dass er sich zukünftig pflichtgerecht verhält.

In einer Muster-Abmahnung finden Sie auch für diesen Hinweis die passende Formulierung.

Im letzten Punkt machen Sie dem Mitarbeiter deutlich, dass er bei einem weiteren Verstoß gegen seine Pflichten mit der Kündigung rechnen muss. Vorlagen sehen generell vor, dass die Kündigung auch für ähnliches Fehlverhalten angedroht wird. So kann die Abmahnung eine spätere Kündigung auch begründen, wenn der Mitarbeiter nicht durch genau dasselbe Fehlverhalten auffällt.

Sie können Ihren Mitarbeiter grundsätzlich mehrfach abmahnen. Das kann aber die Warnfunktion der Abmahnung beeinträchtigen. Die letzte vor der Kündigung muss dann besonders eindringlich formuliert werden. Der Mitarbeiter muss merken, dass beim nächsten Fehlverhalten unweigerlich gekündigt wird.

    Muster-Formulierung – Letzte Abmahnung:

  • „Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass ich Sie schon mehrfach wegen solcher Pflichtverstöße abmahnen musste. Dies ist die letzte Abmahnung. Eine weitere solche oder ähnliche Pflichtverletzung wird die Kündigung des Arbeitsverhältnisses zur Folge haben.“

Folgen einer unzulänglichen Abmahnung

Die Rechtsprechung hat ganz bestimmte Vorgaben zum Inhalt einer Abmahnung entwickelt. Wurde der abzumahnende Sachverhalt falsch, nur pauschal oder unklar formuliert, kann der Mitarbeiter die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen.

Inhaltliche Fehler oder unzureichende Formulierungen können dazu führen, dass eine auf sie gestützte Kündigung vor Gericht durchfällt. Nutzen Sie eine Vorlage, sind Sie mit Ihrer Abmahnung auf der sicheren Seite.

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