Angebot schreiben: Die besten Tipps

Die besten Tipps zur Angebotserstellung
Aktualisiert am: 19.05.2017

Angebote schreiben fällt für viele Handwerker, Kleinunternehmer und Freiberufler in die Kategorie „lästiger Bürokram“. Es kostet Zeit – und wenn der Kunde nicht bestellt, war die ganze Arbeit umsonst. Aber: Wenn man ein paar grundlegende Dinge beachtet, wird nicht nur die Angebotserstellung effizienter; dann steigt auch die Erfolgsquote. Und mit guter Aussicht auf Gewinn macht auch das Angebot schreiben viel mehr Spaß. Die besten Tipps.

Eine gute Angebotsvorlage spart Zeit

Eines gleich vorab: Sorgfalt muss sein. Kein Kunde akzeptiert heute mehr ein Angebot mit offensichtlichen Kalkulationsfehlern, unklaren Artikelbezeichnungen, oder gar einem unübersichtlichen Layout. Wenn der Kunde das Angebot nicht nachvollziehen kann, sortiert er es aus. Nachfragen wird er selten. Sie sollten daher strukturierte, präzise und trotzdem individuelle Angebote schreiben. Damit Sie trotzdem noch schnell und effizient Ihr Angebot schreiben können, sollten Sie unbedingt eine ansprechende Angebotsvorlage erstellen.

Diese Mustervorlage enthält idealerweise neben Ihrer Anschrift auch das Firmenlogo (Wiedererkennungswert), alle Kontaktdaten (E-Mail, Festnetz + Mobil, Website, Fax) und natürlich alle Bankverbindungen. Außerdem sollten Sie folgende Punkte in Ihr Angebot schreiben, die Kunde auf jeden Fall finden sollte:

  • Genaue Beschreibung der Ware/Dienstleistung
  • Detaillierte Aufschlüsselung der Einzelpositionen (z.B. bei Material) mit genauen Preisen und Qualitätsmerkmalen (z.B. Fliesen kalibriert und rektifiziert etc.)
  • Liefer- und andere Zusatzkosten (möglichst getrennt aufführen, ebenso Lieferbedingungen)
  • Zahlungsbedingungen und Verweis auf Nachlass, Rabatt, Skonto etc.
  • Gültigkeitsdauer des Angebots
  • Verweis auf AGB und Gerichtsstandort

Mit einer geeigneten Zusatzsoftware (die meisten marktüblichen Warenwirtschafts- oder Fakturierungsprogramme enthalten auch eine komfortable Angebotserstellung) und einer guten Vorlage können Sie meist mit wenigen Klicks aus technischen Details (Waren, Preise etc.) für die oben genannten Punkte ein ansprechendes, korrektes Angebot schreiben. Was jetzt noch fehlt, ist das Eingehen auf individuelle Kundenwünsche – und das persönliche Anschreiben.

Angebot schreiben: Das Kundengespräch

Grundsätzlich gilt: Der Kunde steht im Mittelpunkt, er ist meist Laie und hat Beratungsbedarf. Gerade Handwerker legen häufig zu viel Wert auf die technischen Details eines Angebots – ein Kunde, der diese Details nicht nachvollziehen kann, ist ihnen ein Gräuel. Aber die Praxis zeigt: Kunden sind häufig bereit, einen höheren Preis zu akzeptieren, wenn Sie sich verstanden und gut beraten fühlen. Daher sollten Sie, bevor Sie ein Angebot erstellen, immer den persönlichen Kontakt suchen.

Im Gespräch gilt es, folgende Punkte abzuklären:

  • Welches Ergebnis erwartet der Kunde?
  • Wie festgelegt/flexibel ist er in Bezug auf den Weg dorthin?
  • Wie ist seine Zahlungsbereitschaft? Gibt es eventuell Spielraum für günstigere/exklusivere Varianten?
  • Welche Leistung ist ihm besonders wichtig (Bedingung), welche verzichtbar (Wunsch)?
  • Kann der (preissensible) Kunde gegebenenfalls Teilleistungen selbst erledigen (z.B. Abriss- oder Vorarbeiten), die für Sie umständlich wären und das Angebot entsprechend teuer machen würden?
  • Und: Ist der Kunde liquide? Oder sollten Sie auf einer Bezahlung nach Arbeitsfortschritt bestehen, um Ärger zu vermeiden?

Wenn Sie verstanden haben, was der Kunde will, sollten Sie sauber kalkulieren – und anschließend das Angebot schreiben. Die technischen Details (Waren bzw. Material, Stundenkalkulation, etc.) haben Sie mit Ihrer modularen Angebotsvorlage schnell zusammengetragen – etwas mehr Zeit sollten Sie auf das persönliche Anschreiben verwenden.

Wenn Sie Ihr Angebot schreiben, ist es empfehlenswert, kurz auf den entsprechenden Termin/das Telefonat Bezug zu nehmen und zu zeigen, dass Sie den Kunden verstanden haben. Das geht am einfachsten, indem Sie kurz das Ergebnis Ihres Gesprächs zusammenfassen. Ihr Plus: Der Kunde fühlt sich dadurch, dass Sie ihm ein persönliches Angebot schreiben, verstanden und abgeholt, er vertraut ihnen.

Genauso wichtig wie der Inhalt ist die Tonalität des Anschreibens: Denken Sie, wenn Sie Ihr Angebot schreiben, daran, immer positiv-freundlich, aber auch verbindlich, seriös und nicht zu aufdringlich zu formulieren. Geben Sie dem Kunden im Angebots-Schreiben das Gefühl, den Auftrag sehr gerne auszuführen – ohne auf ihn angewiesen zu sein. Formulierungen wie: „ …aufgrund der saisonalen Auslastung gewähre ich Ihnen einen Winterpreis für die Erstellung Ihres Carports…“ können im finalen Gespräch hilfreich sein, im schriftlichen Angebot haben sie nichts zu suchen. Der Grund: Während sich solch ein Rabatt im Gespräch als spontanes Zugeständnis verkaufen lässt, erweckt er in einem schriftlich formulierten Angebot eher den Eindruck, sie seien in einer „Notsituation“ und auf Angebote angewiesen, die Ihnen zumindest die Auslastung Ihrer Mitarbeiter/Maschinen sichern.

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Angebot schreiben: Nachfassen erlaubt?

In den meisten Fällen (v.a. bei größeren Aufträgen) wird der Kunde sich mehrere Angebote schreiben und zuschicken lassen. Gerade deswegen kann es hilfreich sein, wenn Sie zeitnah nachfassen. Der Vorteil: Mit etwas Fingerspitzengefühl erfahren Sie, wie Ihr Angebot im Rennen liegt, was die Konkurrenz ggfs. besser/anders machen würde und ob Sie nachbessern oder im Preis mitgehen können.

Im Grundsatz gilt dabei: „Es ist selten zu früh, um nachzufassen – aber sehr früh zu spät.“ Denn hat der Kunde sich erst für einen anderen Anbieter entschieden, ist der Auftrag in der Regel verloren.

Wie lange Sie dem Kunden Zeit geben sollten, Ihr Angebot zu prüfen, lässt sich nicht pauschal sagen; das hängt von verschiedenen Faktoren ab, z.B. Umfang und Komplexität der Arbeiten, Branche, Erfahrung des Kunden, Ihrer Auslastung, evtl. Zeitfenster für die Arbeiten etc. Ein paar Tage sollten Sie dem Kunden aber schon geben, bevor Sie – am besten telefonisch – Kontakt aufnehmen. Fallen Sie dabei nicht mit der Tür ins Haus. Fragen Sie ihn zunächst, ob er das Angebot erhalten und verstanden hat, oder ob noch Fragen zu klären sind. Außerdem können Sie nachhaken, ob das Angebot den Kundenwünschen entspricht. Durch die Nachfrage bekommt der Kunde das Gefühl, dass er betreut wird. Deshalb ist es bei Rückfragen des Kunden auch sinnvoll, einen persönlichen Besuch anzubieten.

Angebot schreiben, Rechnung stellen: Gute Software erleichtert Ihnen die Arbeit

Wenn Sie ein Angebot schreiben, sollten Sie darüber hinaus auch einige rechtliche Aspekte beachten. Eine große Hilfe hierbei kann eine Softwarelösung bieten.

Oftmals benutzen Unternehmer eine Software, um ein Angebot zu schreiben und aus den Daten des Angebots später auch direkt die Rechnung zu generieren. Das System ist hierbei die zentrale Datenbank aller Belege. Auch der Abgleich zwischen Angebot und Rechnung wird dadurch erleichtert, dass es eine zentrale Drehscheibe gibt, die die Daten verwaltet.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich in solchen Systemen (wie oben beschrieben) Mustervorlagen anlegen kann. Das spart Zeit, weil man bei der Angebotserstellung nur noch die individuellen Bestandteile anpassen und ein entsprechendes Anschreiben für das Angebot schreiben muss.

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