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Arbeitszeiterfassung: Das müssen Unternehmer jetzt wissen

Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 11.06.2019

Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung vom Mai 2019 hat für eine große Verunsicherung gesorgt. Viele Unternehmer fürchten dadurch weniger Flexibilität und mehr Aufwand. Tatsache ist: Zuerst muss der Gesetzgeber ran. Er muss konkrete Regeln zur Arbeitszeiterfassung setzen, hat dafür aber einigen Gestaltungsspielraum. Im Ergebnis könnten künftig wesentlich mehr Arbeitgeber als jetzt schon dazu verpflichtet sein, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Worum geht es bei dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung?

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig erfassen müssen. Die Entscheidung des EuGH beruht u. a. auf einer für die EU-Mitgliedsstaaten geltenden Arbeitszeit-Richtlinie. Diese regelt Höchstarbeits- und Mindestruhezeiten.

Das Gericht erklärte, dass die Einhaltung dieser Richtlinie nur durch eine vollständige Arbeitszeiterfassung bei allen Arbeitnehmern zu gewährleisten und nachzuweisen sei. Festzuhalten seien

  • die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden,
  • ihre zeitliche Lage und
  • die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (Überstunden).

Im Ergebnis hat der EuGH festgelegt, dass die Mitgliedsstaaten der EU

  • alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen haben, die nötig sind, um die Beachtung der Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten zu gewährleisten.
  • ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer gemessen werden kann.

Gleichzeitig hat der EuGH die Mitgliedsstaaten aber darauf hingewiesen, dass sie bei der Umsetzung dieser Aufgabe einen Gestaltungsspielraum haben.

Der Gesetzgeber hat Spielraum

Das Gericht hat betont, dass jeder Mitgliedsstaat selbst die konkreten Modalitäten zur Umsetzung der Arbeitszeiterfassung festlegen kann, insbesondere dessen Form. Dabei kann der Gesetzgeber folgende Aspekte berücksichtigen:

  • die Besonderheiten des jeweiligen Tätigkeitsbereichs
  • die Eigenheiten - auch die Größe - bestimmter Unternehmen

Zudem macht das Urteil auf eine in der Arbeitszeitrichtlinie enthaltene Möglichkeit aufmerksam: Danach dürfen die Mitgliedsstaaten Ausnahmen von der wöchentlichen Höchstarbeitszeit und den Ruhezeiten z. B. erlauben, wenn die Arbeitszeit

  • wegen besonderer Merkmale der Tätigkeit nicht bemessen oder vorherbestimmt ist oder
  • von den Arbeitnehmern selbst bestimmt werden kann.

Auswirkungen für deutsche Unternehmen

Das Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung hat momentan noch keine direkten Auswirkungen auf die Arbeitgeber in Deutschland. Es verpflichtet zunächst nur den Gesetzgeber dazu, eine Regelung zur Zeiterfassung zu schaffen. Das Urteil enthält auch keine Umsetzungsfrist. Wann das neue Gesetz kommt, wie es im Einzelnen aussehen wird und in welcher Weise der vorhandene Gestaltungsspielraum dabei ausgeschöpft wird, bleibt deshalb abzuwarten.

Dass eine neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung kommt, ist ziemlich sicher. Es ist allerdings auch möglich, dass der Gesetzgeber in Deutschland eine Ausnahmeregelung für Betriebe mit wenigen Mitarbeitern erlässt.

Aber auch, wenn kleine Unternehmen ebenfalls zur Einführung einer Arbeitszeiterfassung verpflichtet werden sollten, ist das kein Grund zur Panik. Dass Arbeitszeiterfassung mit akzeptablem Aufwand machbar ist, zeigen zahlreiche Betriebe, die schon lange durch andere Vorschriften dazu verpflichtet sind. Moderne auch für kleine Unternehmen gedachte Zeiterfassungssysteme bieten zudem zahlreiche Zusatznutzen, mit der Sie an anderer Stelle viel Zeit sparen können.

Aktuelle Regelungen zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Viele Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter heute schon umfangreich erfassen. Anhand der Daten überprüfen kontrollierende Behörden z. B. die Einhaltung

  • der Arbeitszeitvorschriften oder
  • der Lenk- und Ruhezeiten im Straßenverkehr.

Auch Kontrollbehörden können Arbeitszeiterfassung anordnen, z. B. das Gewerbeaufsichtsamt, wenn ein konkreter Verdacht besteht, dass gegen gesetzliche Höchstarbeitszeiten verstoßen wird.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält derzeit zwei Vorschriften zur Zeiterfassung:

  • Stunden, die über die an Werktagen erlaubten 8 Stunden hinausgehen (Mehrarbeit) sind festzuhalten. Aufzuzeichnen ist auch die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen.
  • Bei Kraftfahrern ist die gesamte Arbeitszeit, d. h. Beginn, Pausen und Ende festzuhalten.

Die Aufzeichnungen sind in beiden Fällen mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei Kontrollen vorzulegen.

Die Pflicht zur Zeiterfassung kann sich auch ergeben aus dem

  • Arbeitnehmerentsendegesetz, § 19 AEntG
  • Mindestlohngesetz, § 17 MiLoG

Danach müssen Arbeitgeber - innerhalb einer bestimmten Frist - Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter aufzeichnen.

Betroffen sind vor allem die vom Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz erfassten Branchen z. B. das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Bau- und die Fleischwirtschaft und Gebäudereinigungsbetriebe.

Auch für Geringfügig Beschäftigte sind Arbeitszeitnachweise zu führen. Bei der Arbeitnehmerüberlassung können Aufzeichnungspflichten aus mehreren Rechtsquellen bestehen.

Ausnahmen für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Durch Verordnung des Bundesministeriums für Arbeit entfällt die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz u. a.

  • wenn ein Arbeitnehmer mehr als 2.958 € brutto im Monat verdient bzw. mehr als 2000 € brutto pro Monat nachweislich in den letzten 12 Monaten gezahlt wurde.
  • bei in einem Arbeitsverhältnis stehenden Ehegatten und Kindern des Unternehmers.

Auch nach dem Mindestlohngesetz selbst reicht die Erfassung der täglichen Arbeitszeit aus, wenn die Arbeitsleistung nur in einem bestimmten Zeitkorridor erbracht werden muss, z. B. weil

  • ein Arbeitnehmer ausschließlich mobil arbeitet oder
  • die Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen.

Diese Erleichterungen gelten nicht bei Arbeitnehmerüberlassung.

Die Form der Arbeitszeiterfassung ist bisher nicht vorgegeben

Die bereits bestehenden gesetzlichen Regelungen legen nur fest, welche Daten der Arbeitgeber dokumentieren muss. In welcher Form die Zeiterfassung erfolgt, entscheidet der Arbeitgeber. Zur Wahl stehen z. B.

  •  Papierform 
  • Klassische Stechuhr 
  • elektronische Zeiterfassungssysteme mit speziellen Terminals, für den PC oder die mobile Anwendung

Vorgeschriebene Arbeitszeitaufzeichnungen zur Sicherung der gesetzlichen Arbeitsbedingungen sind grundsätzlich erlaubt. Dabei ist allerdings Folgendes zu beachten:

  • Zugriff auf die gesammelten Daten darf nur derjenige haben, der sie für seine Arbeit braucht.
  • Werden Fehlzeiten erfasst, dürfen Sie zwar die Fehlzeit z. B. wegen Krankheit erfassen, nicht aber die Art der Erkrankung.
  • Der Mitarbeiter darf nicht überwacht werden, z. B. durch Verfolgung des Aufenthaltsorts per GPS. Es sei denn, er hat dem ausdrücklich zugestimmt.

Vorteile moderner Arbeitszeiterfassung

Der Markt für moderne und erschwingliche Zeiterfassungssysteme ist auch für kleine Unternehmen groß. Ihre Bedienung kann z. B. über einen Laptop oder per App mit elektronischer „Stechuhr“ erfolgen. Sie sind leicht zu installieren und zu bedienen. Meist bieten sie neben der eigentlichen Zeiterfassung praktische, zeitsparende Tools, z. B.

  • kundenbezogene Zeiterfassung zur schnellen Rechnungserstellung
  • integrierte Urlaubsplanung, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung
  • Schnittstellen zur Lohnabrechnung, z. B. zur Berechnung von Zulagen oder der Lohnfortzahlung
  • zahlreiche, aussagekräftige Auswertungen und Statistiken auf Knopfdruck

Spezielle Projektlösungen bieten auch praktische Auswertungen zum Projektcontrolling und -management, z. B. Daten zu geleisteten Projektstunden, aufgelaufenen Personalkosten und zum aktuellen Restbudget.

Tipp: Zeit nutzen

Wann die neue Regelung kommt und wie sie konkret aussehen wird, ist ungewiss. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie die Zeit jedoch nutzen, um sich über moderne, für Ihren Betrieb passende, digitale Systeme zu informieren. Dann können Sie sie bei Bedarf zeitnah einführen.

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