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Arbeitszeiterfassung: Das müssen Unternehmer jetzt wissen

Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 16.06.2020

Ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob. Die erlaubte Dauer und Lage der Arbeitszeit ist gesetzlich vorgegeben. Viele Arbeitgeber etwa im Bau- oder Gaststättengewerbe sind seit langem verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Ob alle Arbeitgeber jetzt schon zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind oder erst, wenn das erwartete Gesetz in Kraft tritt, ist unklar. Sicher ist, nur mit genauer Arbeitszeiterfassung sind Sie im Streitfall auf der sicheren Seite.

Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung änderte alles

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig erfassen müssen.

Festzuhalten seien

  • die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden,
  • ihre zeitliche Lage und
  • die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (Überstunden).

Im Ergebnis hat der EuGH festgelegt, dass die Mitgliedsstaaten der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer gemessen werden kann.

Gleichzeitig hat der EuGH aber darauf hingewiesen, dass die Mitgliedsstaaten bei der Umsetzung dieser Aufgabe einen Gestaltungsspielraum haben, um auf die Besonderheiten und Eigenarten bestimmter Unternehmen, z. B. deren Größe, Rücksicht zu nehmen.

Auswirkungen für deutsche Unternehmen

Ein Großteil der Fachwelt ging davon aus, dass das EuGH-Urteil noch keine direkten Auswirkungen auf die Arbeitgeber hat. Sie meinten, es sei abzuwarten, was genau der Gesetzgeber in der zu erwartenden Vorschrift vorgibt. Das Arbeitsgericht Emden sah das im Februar 2020 anders. Es urteilte, schon das EuGH-Urteil selbst verpflichte die Arbeitgeber zu einer sauberen und belastbaren Arbeitszeiterfassung.

Hintergrund war die Klage eines Arbeitnehmers, der vortrug, er habe weniger Stunden vergütet bekommen, als geleistet. Zum Beweis legte er private Stundenaufzeichnungen vor. Diese wollte der Arbeitgeber mit einem sogenannten Bautagebuch widerlegen. Das ließ das Arbeitsgericht nicht gelten und verurteilte den Arbeitgeber zur Nachzahlung. Es meinte, der Arbeitgeber hätte die Arbeitszeiten seines Mitarbeiters incl. Pausen, Bereitschaftszeiten usw. genau festhalten und belegen müssen.

Ob das für Ihren Betrieb zuständige Arbeitsgericht oder höhere Instanzen genauso urteilen würden, ist offen. Sicher ist, bei Streitigkeiten über geleistete Arbeitsstunden könnte es für den Arbeitgeber ohne nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung schwierig werden, die behaupteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers zu widerlegen.

Aber auch, wenn kleine Unternehmen jetzt schon zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet werden sollten, ist das kein Grund zur Panik. Dass Arbeitszeiterfassung mit akzeptablem Aufwand machbar ist, zeigen zahlreiche Betriebe, die schon lange durch andere Vorschriften dazu verpflichtet sind. Moderne auch für kleine Unternehmen gedachte Zeiterfassungssysteme bieten zudem zahlreiche Zusatznutzen, mit der Sie an anderer Stelle viel Zeit sparen können.

Aktuelle Regelungen zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Viele Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter heute schon umfangreich erfassen. Anhand der Daten überprüfen kontrollierende Behörden z. B. die Einhaltung

  • der Arbeitszeitvorschriften oder
  • der Lenk- und Ruhezeiten im Straßenverkehr.

Auch Kontrollbehörden können Arbeitszeiterfassung anordnen, z. B. das Gewerbeaufsichtsamt, wenn ein konkreter Verdacht besteht, dass gegen gesetzliche Höchstarbeitszeiten verstoßen wird.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält derzeit zwei Vorschriften zur Zeiterfassung:

  • Stunden, die über die an Werktagen erlaubten 8 Stunden hinausgehen (Mehrarbeit) sind festzuhalten. Aufzuzeichnen ist auch die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen.
  • Bei Kraftfahrern ist die gesamte Arbeitszeit, d. h. Beginn, Pausen und Ende festzuhalten.

Die Aufzeichnungen sind in beiden Fällen mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei Kontrollen vorzulegen.

Die Pflicht zur Zeiterfassung kann sich auch ergeben aus dem

  • Arbeitnehmerentsendegesetz, § 19 AEntG
  • Mindestlohngesetz, § 17 MiLoG

Danach müssen Arbeitgeber - innerhalb einer bestimmten Frist - Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter aufzeichnen.

Betroffen sind vor allem die vom Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz erfassten Branchen z. B. das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Bau- und die Fleischwirtschaft und Gebäudereinigungsbetriebe.

Auch für Geringfügig Beschäftigte sind Arbeitszeitnachweise zu führen. Bei der Arbeitnehmerüberlassung können Aufzeichnungspflichten aus mehreren Rechtsquellen bestehen.

Ausnahmen für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Durch Verordnung des Bundesministeriums für Arbeit entfällt die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz u. a.

  • wenn ein Arbeitnehmer mehr als 2.958 € brutto im Monat verdient bzw. mehr als 2000 € brutto pro Monat nachweislich in den letzten 12 Monaten gezahlt wurde.
  • bei in einem Arbeitsverhältnis stehenden Ehegatten und Kindern des Unternehmers.

Auch nach dem Mindestlohngesetz selbst reicht die Erfassung der täglichen Arbeitszeit aus, wenn die Arbeitsleistung nur in einem bestimmten Zeitkorridor erbracht werden muss, z. B. weil

  • ein Arbeitnehmer ausschließlich mobil arbeitet oder
  • die Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen.

Diese Erleichterungen gelten nicht bei Arbeitnehmerüberlassung.

Die Form der Arbeitszeiterfassung ist bisher nicht vorgegeben

Die bereits bestehenden gesetzlichen Regelungen legen nur fest, welche Daten der Arbeitgeber dokumentieren muss. In welcher Form die Zeiterfassung erfolgt, entscheidet der Arbeitgeber. Zur Wahl stehen z. B.

  •  Papierform 
  • Klassische Stechuhr 
  • elektronische Zeiterfassungssysteme mit speziellen Terminals, für den PC oder die mobile Anwendung

Vorgeschriebene Arbeitszeitaufzeichnungen zur Sicherung der gesetzlichen Arbeitsbedingungen sind grundsätzlich erlaubt. Dabei ist allerdings Folgendes zu beachten:

  • Zugriff auf die gesammelten Daten darf nur derjenige haben, der sie für seine Arbeit braucht.
  • Werden Fehlzeiten erfasst, dürfen Sie zwar die Fehlzeit z. B. wegen Krankheit erfassen, nicht aber die Art der Erkrankung.
  • Der Mitarbeiter darf nicht überwacht werden, z. B. durch Verfolgung des Aufenthaltsorts per GPS. Es sei denn, er hat dem ausdrücklich zugestimmt.

Vorteile moderner Arbeitszeiterfassung

Der Markt für moderne und erschwingliche Zeiterfassungssysteme ist auch für kleine Unternehmen groß. Ihre Bedienung kann z. B. über einen Laptop oder per App mit elektronischer „Stechuhr“ erfolgen. Sie sind leicht zu installieren und zu bedienen. Meist bieten sie neben der eigentlichen Zeiterfassung praktische, zeitsparende Tools, z. B.

  • kundenbezogene Zeiterfassung zur schnellen Rechnungserstellung
  • integrierte Urlaubsplanung, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung
  • Schnittstellen zur Lohnabrechnung, z. B. zur Berechnung von Zulagen oder der Lohnfortzahlung
  • zahlreiche, aussagekräftige Auswertungen und Statistiken auf Knopfdruck

Spezielle Projektlösungen bieten auch praktische Auswertungen zum Projektcontrolling und -management, z. B. Daten zu geleisteten Projektstunden, aufgelaufenen Personalkosten und zum aktuellen Restbudget.

Tipp: Zeit nutzen

Spätestens das noch in Arbeit befindliche Gesetz wird die Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichten. Nutzen Sie die Zeit, um das für Ihr Unternehmen passende System zu finden.

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