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Arbeitszeiterfassung: Vorteile und Tipps zur Einführung

Mit moderner Arbeitszeiterfassung sparen Sie viel Zeit und behalten immer den Überblick
Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 16.06.2016

Moderne Arbeitszeit-Erfassungssysteme bieten neben der reinen Arbeitszeiterfassung zahlreiche weitere praktische Anwendungen. Urlaubsanträge können papierlos beantragt, geprüft und genehmigt werden. Die Fehlzeitenverwaltung ist schnell erledigt und viele Auswertungen werden automatisch bereitgestellt. Grenzen setzen die Datenschutzvorschriften.

7 Vorteile von moderner Arbeitszeiterfassung

Ein modernes Arbeitszeit-Erfassungssystem unterstützt Sie in vielen Bereichen. Es hilft bei der Personalplanung und liefert Ihnen wichtige Informationen für Ihre Arbeit als Unternehmer.

Daten, die Sie bisher mühsam zusammensuchen mussten, stehen mit wenigen Klicks zur Verfügung. So können Sie z. B. Daten zur Produktivität oder zum Verlauf einzelner Projekte direkt am Bildschirm abfragen. Moderne Arbeitszeiterfassung liefert Ihnen automatisch Auswertungen und Statistiken, die Sie ohne zusätzlichen Aufwand in andere Anwendungen wie z. B. MS®-Excel exportieren können.

1. Arbeitszeiterfassung spart wertvolle Zeit

Die Datenerfassung kann über einen oder mehrere PCs, stationär oder mobil erfolgen. Moderne Arbeitszeiterfassung macht viele, bisher zeitraubende Verwaltungsaufgaben leichter und schneller. Dazu gehören z. B.

  • eine automatische Arbeitszeit- und Überstundenberechnung
  • aussagekräftige Arbeitszeitkonten für jeden einzelnen Mitarbeiter
  • die exakte und einfache Fehlzeitenverwaltung
  • eine zügige und transparente Urlaubsplanung und -genehmigung
  • aktuelle Auswertungen zu Urlaubs- und Fehlzeiten

Vorsicht: Arbeitszeitbetrug ist ein Kündigungsgrund
Arbeitszeitbetrug kann eine Kündigung, in besonderen Fällen sogar eine fristlose Kündigung ohne vorhergehende Abmahnung rechtfertigen.

2. Arbeitszeiten und Überstunden sind jederzeit abrufbar

Mit der Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen und Fehlzeiten errechnet das System automatisch die täglich, wöchentlich oder monatlich geleistete tatsächliche Arbeitszeit und eventuelle Überstunden. Moderne Systeme können unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle parallel verarbeiten. Zeiten für die z. B. Schichtzulagen, Sonn- oder Feiertagszulagen anfallen, können separat ausgewiesen werden. Je nach System können Sie die Arbeitszeit auch tätigkeits- oder auftragsbezogen abfragen. Sie sehen, wie lange ein Mitarbeiter gearbeitet hat, aber auch, ob er z. B. zu spät gekommen ist oder die Pause überzogen hat.

Achtung: Kontrolle nur beschränkt erlaubt
Die lückenlose Überwachung z. B. Ihres Außendienstmitarbeiters per GPS ist nicht erlaubt.

3. Schnelle Fehlzeitenverwaltung

Mit moderner Arbeitszeiterfassung verwalten Sie alle Abwesenheitszeiten mit geringem Aufwand schnell und richtig. Sie können alle üblichen Abwesenheitsarten nach Ihrem betrieblichen Bedarf anlegen und verarbeiten. Dazu gehören z. B.

  • Krankheit mit und ohne Entgeltfortzahlung, Abwesenheit wegen Erkrankung eines Kindes
  • Urlaub, Zusatzurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub
  • Berufsschultage
  • Elternzeit
  • Dienstreisen
  • Weiterbildung

4. Arbeitszeiterfassung erleichtert die Personalplanung

Die Eingabe in grafisch übersichtlich aufbereitete „Kalenderblätter“ zeigt Ihnen bereits erfasste Abwesenheitszeiten aller Mitarbeiter - z. B. einer Abteilung oder einer Arbeitsgruppe - in einem bestimmten Zeitraum. Planen Sie die Abarbeitung einzelner Aufträge oder neuer Projekte sehen Sie auf einen Blick, welcher der dafür erforderlichen Mitarbeiter an welchen Tagen zur Verfügung steht. Die Hinterlegung von Vertretungsregelungen oder Mindestbesetzungen macht Sie frühzeitig auf eventuelle Engpässe aufmerksam.

5. Aufwendige Urlaubsberechnung war gestern

Moderne Arbeitszeiterfassung nimmt ihnen viele lästige und zeitraubende Aufgaben in der Urlaubsverwaltung ab. Sie übernimmt z. B.  

  • die Berechnung des individuellen Urlaubsanspruchs nach gesetzlichen und tariflichen Vorgaben z. B. nach Alter- und Betriebszugehörigkeit und unter Berücksichtigung des Sonderurlaubs für Schwerbehinderte
  • die automatische Berücksichtigung aller in den Urlaub des Mitarbeiters fallenden Feiertage, bezogen auf das jeweils maßgebliche Bundesland
  • die übersichtliche Darstellung des gesamten Urlaubsanspruchs, der genommenen, beantragten und aktuellen Resturlaubstage
  • die Unterstützung bei der Berechnung von Urlaub in besonderen Fällen wie Arbeitgeberwechsel oder Elternzeit

6. Urlaubsplanung leicht gemacht

Mit Arbeitszeiterfassung ist die Urlaubsplanung und der Abbau von Gleitzeit papierlos, zügig und sicher möglich, denn

  • jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf sein aktuelles Urlaubskonto.
  • der Mitarbeiter kann seinen Urlaubsantrag online stellen und versenden.
  • dem  Entscheider stehen über eine Urlaubsgruppenverwaltung - mit Regelungen zur Mindestbesetzung und Vertretung alle entscheidungsrelevanten Daten -  z. B. bereits feststehende Abwesenheiten der Kollegen - zur Verfügung.
  • der Urlaub wird online genehmigt und damit automatisch im Urlaubsplan vermerkt.
  • der Genehmigungsvorgang wird nachvollziehbar dokumentiert.

7. Moderne Arbeitszeiterfassung rechnet sich

Die Investition in moderne Arbeitszeiterfassung lohnt sich allemal. Der Preis hängen davon ab, welche Leistungen Ihr Wunschsystem umfassen soll. Für kleinere Betriebe geeignete Versionen erhalten Sie schon ab ca. 10€/Monat. Arbeitszeit-Erfassungssysteme sind leicht zu installieren und über übersichtliche, selbsterklärende Eingabemasken einfach zu bedienen. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass der Anbieter für den Fall der Fälle fachkundige Unterstützung bei der Installation zur Verfügung stellt und kostenlose Einarbeitung z. B. durch Online-Schulungen anbietet.

Tipps zur Einführung von Arbeitszeiterfassung

Zur Einführung der Arbeitszeiterfassung brauchen Sie den Betriebsrat  

Auch moderne Arbeitszeiterfassung unterliegt bestimmten rechtlichen Vorgaben. Dazu gehört neben den Datenschutzregeln auch das Mitbestimmungsrecht. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, dürfen Sie moderne Arbeitszeiterfassung nur mit seiner Zustimmung einführen. Der Grund ist, dass Sie mit dieser „technischen Einrichtung“ auch das Verhalten und die Leistung Ihrer Mitarbeiter kontrollieren können.

Tipp: Mitbestimmung des Betriebsrats nur bei Umsetzung
Ob Sie moderne Arbeitszeiterfassung einführen und welches Produkt entscheiden Sie. Bei der Frage, wie es eingesetzt werden soll, bestimmt der Betriebsrat mit.

Regeln Sie die Arbeitszeiterfassung in einer Betriebsvereinbarung

Am besten schließen Sie mit dem Betriebsrat eine sogenannte Betriebsvereinbarung. Diese sollte klären,

  • welche Art der Arbeitszeiterfassung geplant ist.
  • welche Daten dokumentiert und ausgewertet werden.
  • zu welchem Zweck das geschieht.
  • wer Zugriff auf welche Daten hat.
  • wie lange die Daten gespeichert werden.

Tipp: Ausdruck bereitstellen Stellen Sie Ihren Mitarbeiter monatlich einen Ausdruck über die Arbeitszeiten zur Verfügung. So können eventuelle Unstimmigkeiten frühzeitig geklärt werden.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Der Arbeitgeber muss z. B., Überstunden aufzeichnen oder - nach dem Mindestlohngesetz - Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit festhalten.

Dennoch ist Arbeitszeiterfassung nicht grenzenlos erlaubt, weil die Arbeitszeiterfassung auch zur Überwachung des Mitarbeiters eingesetzt werden kann. Da Sie personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, müssen Sie die Einhaltung der Datenschutzregeln gewährleisten. Große Unternehmen müssen dazu einen sogenannten Datenschutzbeauftragten haben.

Datenschutz setzt Grenzen - das müssen Sie wissen:

  • Sie dürfen Ihren Mitarbeiter nicht lückenlos überwachen, z. B. seinen jeweiligen Aufenthaltsort per GPS verfolgen, es sei denn, er hat ausdrücklich zugestimmt.
  • Zugriff auf die Daten darf nur derjenige haben, der sie für seine Arbeit braucht.
  • Ein Vorgesetzter darf z. B. nur auf die Abwesenheitsdaten der ihm unterstellten Mitarbeiter Zugriff haben.
  • Sie dürfen Abwesenheitszeiten erfassen, aber nicht z. B. die Art der Erkrankung.Die Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.

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