Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung – Vielseitig und komplex!

Aktualisiert am: 17.10.2017

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wichtiger Teil des Personalmanagements oder, wie es in kleineren Betrieben eher genannt wird: der Mitarbeiterverwaltung. Seitens der Mitarbeiter besteht eine klare Erwartungshaltung: Das Gehalt muss am Monatsende ebenso pünktlich auf dem Konto sein wie eine dazugehörige vollständige Gehaltsabrechnung in der Hand. Arbeitgeber sind per Gesetz verpflichtet, ihrer Belegschaft eine Gehaltsabrechnung als Beleg auszustellen – und das sogar in Papierform, wenn es keine andere, zustimmungspflichtige betriebliche Vereinbarung gibt. Liegt diese vor, ist auch die elektronische Übermittlung möglich.

Lohn- und Gehaltsabrechnungs einfach erstellen

Jeder Arbeitgeber gegenüber seiner Belegschaft zahlreiche Verpflichtungen. Im Rahmen der Entgeltabrechnung sind Unternehmen zum Beispiel verpflichtet, festangestellten Mitarbeitern für ihre Altersvorsorge eine Entgeltumwandlung zu ermöglichen. Umgekehrt greifen Unternehmen ihrerseits gern die zwar spärlich gesäten, aber doch vorhandenen Belohnungen des Staates ab, beispielsweise, wenn es um die Bewirtung von Mitarbeitern geht (Stichwort Naturalien).

Grundsätzlich kann aber sagen: Der Staat und die Sozialversicherungen machen es Arbeitgebern mit der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen nicht einfach. Zum Glück gibt es heute Softwareprogramme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die einen großen Teil der Arbeit abnehmen.

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Welche Aufgabe muss eine Gehaltsabrechnung formal erfüllen?

Eine Gehaltsabrechnung dient dem Mitarbeiter als Beleg für sein monatliches Entgelt. Daher muss dieser Beleg bestimmte formale Kriterien erfüllen, die der Forderung nach Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit entsprechen.

Ein formal korrekter Entgeltbeleg weist bereits im oberen Teil des Dokuments alle Daten des Mitarbeiters aus, die für die Ermittlung des Netto-Auszahlungsbetrags relevant sind. Welche Daten am Ende auf der Gehaltsabrechnung erscheinen, gibt ein entsprechendes Softwareprogramm in großen Teilen vor. Wie komplex und umfangreich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung ist, hängt wesentlich davon ab, welche Vergütungsmodelle, Zusatzbausteine oder individuellen Vereinbarungen der Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern trifft.

Der grundsätzliche Aufbau: Was bleibt Netto als Auszahlungsbetrag vom Brutto übrig – und warum?

Eine aussagekräftige Lohn- und Gehaltsabrechnung beantwortet diese Frage sozusagen auf einen Blick. Das Jahresbruttogehalt ist der Ausgangspunkt, aus dem sich der monatliche sogenannte Lohnsteuervorwegabzug ergibt, entsprechend der Lohnsteuerklasse des Mitarbeiters. Auch eine etwaige Kirchensteuer errechnet sich aus der Bruttovergütung.

Doch was genau ist Brutto? Kurz gesagt: die Summe aller Gehaltsbausteine. Nutzt ein Mitarbeiter einen Dienstwagen auch privat, wird dies auf der Gehaltsabrechnung zu einem geldwerten Vorteil, der genau ausgeführt ist. Investiert ein Mitarbeiter auf eigenen Wunsch einen kleinen Teil seines Bruttoentgelts in Form der VL (vermögenswirksame Leistung), so fließt der dafür vorgesehene Monatsbeitrag auf das Konto seines Sparplans, nicht auf das eigene Girokonto. Und wenn es zwischendurch oder am Jahresende einen Bonus gibt, dann findet sich auf dieser auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung wieder.

Eine ausgehändigte Lohn- und Gehaltsabrechnung dient als Nachweis

Die Aufgabe einer Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht somit darin, alle Bezüge so zu dokumentieren, dass sie jeder Prüfung standhalten. Das gilt nicht nur für steuerliche Betriebsprüfungen und solche seitens der Sozialversicherungen. Und auch für Mitarbeiter, die spätestens bei ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung genau wissen müssen, welchen Betrag sie bei den "Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit" angeben müssen.

Aber mit der Erfüllung der formalen Bestimmung sind die Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung noch nicht erledigt. Nicht selten kommt es vor, dass sich Entgelte und Beiträge verändern und anpassen. Derjenige, der sich in der Personalabteilung eines mittelständischen oder großen Betriebs mit dem Thema Lohn- und Gehalt beschäftigt, hat immer etwas zu tun:

  • Neueinstellungen
  • Änderung der familiären Situation eines Mitarbeiters: vom Mutterschutz über die Elternzeit bis hin zum Kinderfreibetrag
  • Krankmeldungen und mögliche Entgeltfortzahlungen seitens der Krankenkassen bei längeren Ausfällen Anmeldung oder Beantragung von Freibeträgen beim Finanzamt
  • Erfassung von außerordentlichen Sachbezügen, Sondervergütungen, Boni sowie Weihnachts- und Urlaubsgeld im Rahmen eines "dreizehnten Monatsgehalts"
  • Anpassung von Gehältern nach Gehaltsverhandlungen oder allgemeinen tariflichen oder freiwilligen unternehmensweiten Gehaltserhöhungen
  • Jahresmeldungen an die Sozialkassen Zusammenfassung aller Personalkosten und -nebenkosten zu sogenannten Journalen – als Sammelbeleg für die betriebliche Buchhaltung

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