Ausfall des GmbH-Geschäftsführers: So funktioniert Ihre GmbH weiter

Geschäftsführer mit Rückenschmerzen, die wenigsten Geschäftsführer haben einen Notfallplan falls sie längere Zeit ausfallen
Aktualisiert am: 20.08.2015

Nur wenige GmbH-Geschäftsführer haben Vorbereitungen für den eigenen überrraschenden Ausfall getroffen; Studien zufolge sind lediglich 15 % aller Geschäftsführer für diesen unternehmerischen Notfall gerüstet. Insbesondere bei kleinen und mittelgroßen Unternehmen stellt aber der Ausfall der Person an der Spitze des Betriebs ein existenzielles Risiko dar.

Ausfall des GmbH-Geschäftsführers: Notfallordner anlegen!

Um den Fortbestand des Unternehmens zu sichern, ist eine entsprechende Vorbereitung wichtig. Dabei hilft ein Notfallordner, der eine Zusammenstellung aller notwendigen Informationen, Unterlagen und Dokumente enthält, um einem Stellvertreter die kurz-, mittel- oder langfristige Fortführung des Unternehmens zu erleichtern.

Von diesen gesellschaftsbezogene Unterlagen sollten Sie Kopien ablegen (falls vorhanden):

  • Gesellschaftsvertrag
  • wichtige Gesellschafterbeschlüsse
  • Auszüge des Handelsregisters, Partnerschaftsregisters, Genossenschaftsregisters
  • Geschäftsführerverträge
  • erteilte und erhaltene Vollmachten, z. B. Prokura
  • ggf. Grundbuchauszüge, sofern die Gesellschaft in Besitz von Immobilien ist

Praxis-Tipp: Aufbewahrungsort der Originale angeben

Sinnvoll können diese finanziellen Unterlagen und Dokumente sein:

  • Die letzten 3 Jahresabschlüsse
  • Die letzten 3 Steuerbescheide (ggf. Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer)
  • Darlehensübersichten
  • Kontokorrent-, Anlage- und Geldmarktkontoübersichten
  • Liste der aktuellen Daueraufträge/Lastschriften, ggfs. mit zeitlichen Beschränkungen
  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
  • Management- und Controllingauswertungen
  • Kurz- und langfristige Planungsunterlagen (Umsatzplanung, Kostenplanung, Investitionsplanung, Liquiditätsplanung)
  • Berichte über Ratinganalysen der Banken
  • Berichte von Unternehmensberatern und Gutachtern
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStID)
  • Betriebsnummer des Unternehmens (dient der Identifikation des Arbeitgebers bei der Sozialversicherung
  • DUNS-Nummer des Unternehmens (international als Standard anerkannte Identifikationsnummer)

Vertragsunterlagen

Im Notfallordner sollte der Stellvertreter auch alle wichtigen Vertragsunterlagen des Unternehmens vorfinden. Sinnvoll ist eine Auflistung aller betrieblichen Verträge auf einem Deckblatt, mit dessen Hilfe der Vertreter einen schnellen Überblick über die Vertragsbestände erhalten kann.

Praxis-Tipp: Vorlagen für Musterverträge. Für regelmäßig abzuschließende Verträge wie beispielsweise Arbeitsverträge oder Lieferantenverträge hilft es dem Stellvertreter, wenn er (digitale) Vorlagen zur Verfügung hat, in denen er nur noch Ergänzungen bezüglich der Vertragspartner oder der wichtigsten Vertragsdetails vorzunehmen hat

Der Notfallordner muss individuell erarbeitet und erstellt werden, um alle betrieblichen Besonderheiten entsprechend zu berücksichtigen, eine Standardlösung ist hier nicht sinnvoll und empfehlenswert.

Achtung: Der Notfallordner enthält vertrauliche und betriebsinterne Unterlagen und Daten, die bei unsachgemäßer Aufbewahrung schnell in die falschen Hände geraten können und somit vor der ersten Anwendung im Notfall bereits erheblichen Schaden und Nachteile verursachen können.

So bleibt die GmbH handlungsfähig

Vor allem bei absehbar längerem Ausfall müssen Sie einen Plan für die Überbrückung aufstellen, damit die Gesellschaft selbst handlungsfähig bleibt. D.h. Sie müssen dafür sorgen, dass rechtlichen Handlungen sichergestellt sind, die rechtliche Vertertung bestimmt ist, die Liquidität gesichert  und das Tagesgeschäft weiterläuft.

1. Rechtliche Handlungen sicherstellen

Zunächst muss geprüft werden, ob in der absehbaren Zeit des Ausfalls die Notwendigkeit zu rechtlichen Akten des Geschäftsführers besteht:

  • Die Bilanz des abgelaufenen Geschäftsjahres muss bis zu einem bestimmten Termin mit der Unterschrift des Geschäftsführers abgegeben werden.
  • Steuererklärungen müssen zu vorgegebenen Terminen abgegeben werden und dabei rechtsgültig unterzeichnet sein.
  • Zu Gerichtsterminen ist der Geschäftsführer als Vertreter der Gesellschaft geladen.
  • Kreditanträge müssen vom Geschäftsführer unterzeichnet werden.
  • Auf speziellen Bankkonten geparktes Geld kann nur mit der Unterschrift des Bankberechtigten zugegriffen werden.

Praxis-Tipp: Das Versäumen von gesetzlichen Fristen ist mit Strafen und Zinszahlungen sanktioniert. Kurzfristig können Sie Aufschub erhalten, wenn Sie den ­zuständigen Sachbearbeitern in den Behörden den Sachverhalt erklären.

2. Rechtliche Vertretung bestimmen

Ist die Dauer des Ausfalls nicht abschätzbar oder gibt es wichtige rechtliche Akte, die in der Ausfallzeit erledigt werden müssen, muss eine Vertretungslösung gefunden werden.

  • Gibt es mehrere Geschäftsführer mit getrennten Zuständigkeitsbereichen, kann die vertragliche Beschränkung auf die Bereiche temporär aufgehoben werden.
  • Gibt es andere vertretungsberechtigte Personen, z. B. Prokuristen, die nur gemeinsam mit dem Geschäftsführer die Gesellschaft vertreten können, kann dieser Zusammenhang aufgehoben werden. Achtung: Dazu ist ein Eintrag im Handelsregister notwendig.
  • Für aufgabenbezogene Vertretungen können Handlungsvollmachten an die verantwortlichen Mitarbeiter vergeben werden.
  • Sie können die Vertretungsberechtigung eines zusätzlichen Geschäftsführers im Innenverhältnis beschränken.
  • Es bietet sich an, den zusätzlichen Geschäftsführer, der schnell und temporär verfügbar sein soll, aus dem Kreis der Gesellschafter zu berufen. Der zusätzliche Geschäftsführer ist mit dem Tag der Berufung vertretungsberechtigt. Sie müssen nicht auf die Eintragung im Handelsregister warten.

Achtung: Problematisch kann die Situation für das Unternehmen werden, wenn der ausgefallene Geschäftsführer auch alleiniger Gesellschafter ist oder die Mehrheit der Stimmrechte besitzt. Dann kann die Gesellschafterversammlung keine Beschlüsse für neue Vertretungsberechtigungen treffen!

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>> Vollmachten im Geschäftsverkehr: So bleiben Sie auf der sicheren Seite

3. Liquidität sichern

Das Wichtigste für die Gesellschaft ist die Möglichkeit, allen finanziellen Verpflichtungen nachkommen zu können. Ob dies auch nach dem Ausfall des Geschäftsführers der Fall ist, muss sofort geprüft werden.

  • Bestehende Kredite müssen hin und wieder verlängert werden. Die Bank wird dazu die Unterschrift eines Vertretungsberechtigten verlangen.
  • Auch bei der Aufnahme neuer Kredite oder der Erweiterung der Kreditlinie wird eine rechtlich gültige Unterschrift notwendig. Kann sie nicht gegeben werden, können Investitionspläne sich verschieben oder Liquiditätsengpässe entstehen.
  • Ist für die Auszahlung von Kontoguthaben die Unterschrift des Geschäftsführers notwendig, können ohne ihn keine Zahlungen veranlasst werden.

Praxis-Tipp: Auch die Banken haben ein Interesse daran, dass die Gesellschaft zahlungsfähig bleibt. Sollten durch den temporären Ausfall des Geschäftsführers Probleme entstehen, sollten Sie sofort mit den Banken reden. Gemeinsam wird sich eine Lösung finden. So können z. B. Kreditbeträge auf das Notwendigste reduziert und temporär begrenzt werden.

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>> Liquidität sichern: So bleiben Sie zahlungsfähig

4. Aufgaben im Tagesgeschäft ­delegieren, Entscheidungen ­sicherstellen

Ist der Geschäftsführer in operative Abläufe eingebunden, dann meist als Träger von Entscheidungen, die den weiteren Ablauf steuern. Gibt es für geplante Abwesenheit des Geschäftsführers temporäre Vertretungsregelungen, können Sie darauf zurückgreifen und diese nach Prüfung übernehmen.

Besonders kritisch können die folgenden Bereiche sein:

  • Im Vertrieb sind Entscheidungen zu Angebotspreisen oder Kundenkrediten notwendig.
  • In der Beschaffung müssen große und wichtige Bestellungen genehmigt werden.
  • Geplante und vorbereitete Personaleinstellungen müssen auch ohne das letzte O. K. des Geschäftsführers durchgeführt werden.
  • Die Durchführung von geplanten Investitionen oder Ersatzinvestitionen sichert die Zukunftsfähigkeit der Gesellschaft.
  • Vorhandene Termine sind abzusagen oder von anderen Führungskräften wahrzunehmen. Die Partner müssen selbstverständlich von der Änderung in Kenntnis gesetzt werden.
  • Bei den Aufgaben im Tagesgeschäft handelt es sich um interne Entscheidungen, die rechtlich nicht an den Geschäftsführer gebunden sind. Hier kann die Führungsebene der Gesellschaft gemeinsam Verantwortung übernehmen und sich diese von den Gesellschaftern genehmigen lassen.

Das Risiko ist groß, dass an dieser Stelle Entscheidungen herbeigeführt werden, die der Geschäftsführer mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht getroffen hätte, die jedoch einzelnen Bereichsverantwortlichen zugute kommen. Das darf nicht sein! Der Ärger nach der Rückkehr des Geschäftsführers wäre vorprogrammiert.

Praxis-Tipp: Entscheidungen, die nicht notwendig sind, sollten zurückgestellt werden. Ist eine temporäre Begrenzung möglich, sollte sie gewählt werden.

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