Berichtswesen: Alle wichtigen Unternehmenszahlen auf einen Blick

So schaffen Sie ein übersichtliches Berichtswesen mit geringem Aufwand
Aktualisiert am: 14.08.2015

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie über einige Dinge, die in Ihrem Betrieb passieren, besser informiert sein sollten? Sie können sich zwar meist auf Ihr Bauchgefühl verlassen und wissen, wie es um Ihre Firma grundsätzlich bestellt ist. Aber eine wirklich verlässliche Aussage über den aktuellen Stand vieler Projekte können Sie nicht treffen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie sich mit einem guten Berichtswesen und relativ geringem Aufwand einen Überblick über die aktuelle Lage Ihres Unternehmens verschaffen - auf einer DIN-A4-Seite.

Kennzahlen: Welche Daten sind wichtig?

Grundsätzlich gilt: Nur wer als Unternehmer oder Inhaber einer Firma genau weiß, wo es gut und wo es eher weniger gut läuft, kann gute Entscheidungen treffen. Dazu ist es zum einen wichtig, sich vor Augen zu führen, mit welchen Informationen die Beurteilung der Leistungsfähigkeit des Betriebes möglich ist. Zum anderen ist es notwendig, die Anzahl der Informationen zu beschränken, damit man den Überblick behält und in der Lage ist, die Situation jederzeit mit wenigen Blicken zu erfassen. Um Ihr individuelles Berichtswesen auf nur einer Seite darstellen zu können, sollten Sie sich u. a. folgende Fragen stellen:

  • Welche Daten und Informationen sind besonders wichtig für mich, um den Betrieb steuern zu können?
  • Mit welchen Kennzahlen messe ich welche Leistungen und Ergebnisse am besten?
  • Welche Maßnahmen habe ich eingeleitet, um welches Ergebnis zu erreichen?
  • Wie lässt sich messen und darstellen, wie erfolgreich eine Maßnahme war? usw.

Stellen Sie die Informationen regelmäßig zusammen, am besten monatlich. Dann haben Sie die Möglichkeit, bei Abweichungen kurzfristig zu reagieren. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie nicht „nur“ Finanzdaten abbilden, sondern sich „ausgewogen“ informieren. Denn die Finanzzahlen bilden nur das Ergebnis aller Arbeiten und Entscheidungen ab, die Sie im Vorfeld erledigt bzw. getroffen haben. Überlegen Sie sich, welche Daten Sie benötigen und wie einfach oder problematisch es ist, an diese Angaben zu gelangen. Die Datenzusammenstellung sollten Sie in den ersten Monaten selbst übernehmen, um ein besseres Gefühl für Zusammenhänge und mögliche Probleme zu bekommen:

Sind die Daten wirklich aktuell? Müssen ggf. Abgrenzungen vorgenommen werden, um ein realistisches Monatsergebnis zu erhalten? Wie können die Abgrenzungen erfolgen? Wieviel Aufwand müssen Sie dafür betreiben? Wie genau sind die Daten und können Sie zu Beginn mit Schätzungen leben und arbeiten? Was müssen Sie tun, um die Genauigkeit zu erhöhen? In welchen Schritten ist das sinnvoll? Usw.

Wenn Sie genügend Erfahrungen gesammelt haben, können Sie die Arbeiten einem Mitarbeiter übertragen und ihm diese Arbeit überlassen.

Alle Infos und wichtige Kennzahlen auf einer DIN-A4-Seite

In der Praxis hat es sich bewährt, nicht „nur“ den Status der Finanzen anzusehen, sondern darüber hinaus auch individuelle Informationsanforderungen zu berücksichtigen. Natürlich hängt der Informationswunsch stark von den Vorstellungen des jeweiligen Unternehmers ab. Die Kunst liegt dabei auch darin, sich bei der Informationsdarstellung auf nur eine Seite zu beschränken und sich nur im Bedarfsfall (etwa bei größeren Abweichungen oder nicht sofort erkennbaren Gründen für eine Entwicklung) detaillierter zu informieren. Für ein regelmäßiges „Roundup“ in der Praxis sollten Sie sich v.a. folgende Punkte ansehen:

  • Langfristige Ziele. Jedes Unternehmen sollte ein Leitbild besitzen, und sich dieses auch immer wieder vor Augen führen. Mit dem Leitbild wird in kompakter Form, idealerweise in 1-2 Sätzen, für Kunden, andere Geschäftspartner und Mitarbeiter eine Aussage dazu getroffen, wofür das Unternehmen steht, welchen Zweck es am Markt erfüllt. Darüber hinaus sollte es eine klar formulierte Aussage zur gewünschten oder geplanten Entwicklung des langfristigen Finanzziels geben. Oft ist der Cashflow die zentrale Finanzkennzahl, u.a. bei der Bonitätsbewertung durch die Bank. Abgerundet werden kann die langfristige Zielsetzung mit der Formulierung von bis zu drei Strategien. Eine Strategie beschreibt den Weg, der genommen werden soll, um langfristig erfolgreich zu sein, das Leitbild und das langfristige Finanzziel erreichen zu können. Alle Daten zu Leitbild, Finanzziel und Strategien können im oberen Teil der Arbeitshilfe z. B. als Freitext eingegeben werden (s. Abb. 1). Gibt es keine langfristigen Ziele, kann der Zellenbereich ausgeblendet werden.
Abb. 1: Excel-Arbeitshilfe; oberer Teilbereich
  • Finanzziele. Natürlich sollte jeder Unternehmer über die aktuelle finanzielle Lage seines Unternehmens Bescheid wissen. Während des Geschäftsjahres genügt es meist, wenn er eine zusammenfassende Darstellung der betriebswirtschaftlichen Auswertung sowie einiger für ihn wichtiger Finanzkennzahlen erhält. Bei der Auswahl der Finanzkennzahlen sollte u.a. darauf geachtet werden, dass auch wichtige Kennziffern abgebildet werden, die im Rahmen von Bankgesprächen und Ratings verwendet werden. In der Arbeitshilfe stehen für die Darstellung der Finanzziele die Teile I und II zur Verfügung.

  • Individuelle Informationswünsche und Kennzahlen. Nicht zuletzt sollten weitere, vom Unternehmer als besonders wichtig eingestufte Informationen berücksichtigt und dargestellt werden. Das können beispielsweise sein: Informationen zur Angebotserfolgsquote, zum Auftragsbestand oder dazu, wie oft Besprechungen mit Mitarbeitern durchgeführt wurden, um die Kommunikation und die Abläufe zu verbessern. In der Arbeitshilfe ist dafür der letzte Teil reserviert. Hier können z.B. bis zu 10 Kennzahlen aus allen relevanten Unternehmensbereichen definiert und dargestellt werden, nicht nur (zusätzliche) Finanzkennziffern.
  • Nachkalkulationen. Neben den Kennzahlen sollten weitere Steuerungsinformationen bereitgestellt werden. Für viele Betriebe aus Produktion, Handwerk und Dienstleistung, ist das Thema Nachkalkulation wichtig. In der Arbeitshilfe lassen sich zum einen die abgerechneten Aufträge mit Volumen und geplantem Gewinn oder Deckungsbeitrag auf Basis der Angebotsdaten eingeben. Darauf aufbauend können Angaben zur Nachkalkulation gemacht werden: Wie viele Nachbetrachtungen wurden gemacht? Mit welchem Volumen und welchem Gewinn? Wie viele Aufträge waren besser, wie viele schlechter als die Angebotskalkulation? Zudem können die schlechtesten 5 Aufträge separat dargestellt werden, damit man sich diese Aufträge und deren Abwicklung noch einmal ansehen kann. Aus den Analysen erhält man i.d.R. Hinweise darauf, wie man künftige Angebotskalkulationen besser erstellen kann. Sollen keine Nachkalkulationen berücksichtigt werden, kann auch dieser Zellenbereich ausgeblendet oder entsprechend anderer Informationsanforderungen angepasst werden. Beispielsweise können hier auch Informationen zur Logistik (Warenbestand, Lieferantendaten etc.), zu Marketingaktionen oder zur Produktentwicklung erfasst werden.

Beispiel aus der Praxis

Peter Müller, Inhaber einer Schreinerei mit neun Mitarbeitern, hat seiner Meinung nach auch ohne Berichte und Kennzahlen einen guten Überblick über die wirtschaftliche Lage seines Betriebs. Dennoch hat es in jüngster Zeit häufiger Probleme mit der innerbetrieblichen Kommunikation und Abstimmung sowie bei der Abwicklung von Kundenaufträgen gegeben. Außerdem arbeitet er zunehmend länger für die Firma und vernachlässigt Privates. Nicht zuletzt hat er im Zuge stichprobenweiser Nachkalkulationen von Aufträgen, die er seit einiger Zeit vornimmt, festgestellt, dass er immer seltener die Gewinne pro Auftrag erwirtschaften kann, die er sich vorgestellt hat.

Bei der Rücksprache mit dem Steuerberater stellt sich heraus, dass auch die BWA einen negativen Trend aufweist. Im Gegensatz zu den Vorjahren sinken Umsätze und Gewinne, und auch die Entwicklung im laufenden Jahr ist eher verhalten. Die schlechten Ergebnisse machen sich auch in einschlägigen Finanzkennzahlen wie z.B. Cashflow oder Renditen bemerkbar, die der Steuerberater aus der Bilanz ableitet. Müller, der über solche Informationen aktuell nicht verfügt, wird von diesen Aussagen überrascht. Der Steuerberater schlägt Müller vor, zusammen mit einem befreundeten Unternehmensberater nach Möglichkeiten zu suchen, Verbesserungen umzusetzen und ein kompaktes, einseitiges Berichtswesen zu erstellen, damit Müller regelmäßig sehen kann, wo er mit seiner Schreinerei steht. Gemeinsam mit dem Berater analysiert er die Vorgänge in der Schreinerei und stellt Überlegungen dazu an, welche Ziele er erreichen möchte und was er verbessern muss, um diese Ziele erreichen zu können.

Zunächst erstellt er ein Leitbild und formuliert Strategien, die zeigen, wo er langfristig mit seinem Betrieb stehen möchte. Außerdem sind Finanzdaten wichtig, um die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens beurteilen zu können. Der Berater schlägt vor, monatlich einen Auszug aus der aktuellen BWA sowie ausgewählte Finanzkennzahlen darzustellen, die auch von Banken bei Kreditgesprächen verlangt werden. Außerdem werden im dritten Teil von Müllers einseitigem Berichtswesen aktuell 8 Kennzahlen erfasst, mit denen Sachverhalte abgebildet werden, die ihm darüber hinaus wichtig sind.

Da es aktuell Probleme mit seiner Arbeitszeit, der Kommunikation und der Akquise gibt, hat er sich entschieden, hierzu einige zentrale Kennziffern zu entwickeln. Diese werden als Plan- und Ist-Zahlen dargestellt, um sofort erkennen zu können, ob die tatsächlichen Zahlen den Vorstellungen von Müller entsprechen. Da das Thema Nachkalkulation für ihn ebenfalls wichtig ist, wird auch für diesen Bereich im letzten Teil des Berichtsbogens ein Feld vorgesehen. Hier sollen nicht nur die Gesamtzahlen dargestellt werden. Es können auch bis zu 5 Fälle separat dargestellt werden, die besonders schlecht gelaufen sind, damit Müller sich vor allem mit diesen Aufträgen noch einmal befasst, um nach den Gründen für die Abweichungen zu suchen und die Fehler bei künftigen Aufträgen zu vermeiden.

Der Berater empfiehlt Müller, sich zunächst selbst um die Zusammenstellung der Daten für das Berichtswesen zu kümmern, damit er besser einschätzen kann, ob und an welchen Stellen es problematisch ist, an die Informationen zu gelangen. Und auch, damit er leichter erkennen kann, welche Veränderungen vorgenommen werden müssen, um den „Einseiter“ künftig schneller und zuverlässig erstellen zu können. Beim ersten Ausfüllen hat Müller noch mehrere Stunden benötigt, um die Daten zusammenzutragen, bei den folgenden Zusammenstellungen ist er in der Lage, dies innerhalb von rund einer Stunde zu erledigen. Der Vorteil: bereits während des Zusammentragens der Daten kann er meist erkennen, wie sich die Zahlen in einem Monat entwickelt haben, und sich überlegen, mit welchen Maßnahmen es ihm gelingen kann, diese im nächsten Monat zu reduzieren.

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