Buchführung, Bilanz und Jahresabschluss: Die 6 häufigsten Fallen

So kommen Sie Ihren Pflichten als GmbH-Geschäftsführer nach: 6 typsiche Fehler bei Buchführung, Bilanz und Jahresbschluss vermeiden
Aktualisiert am: 11.04.2017

Als Geschäftsführer machen Sie die Buchführung und Bilanzierung meist nicht selbst. Doch Sie sind dafür verantwortlich, dass die Bücher richtig geführt und die Bilanz und der Jahresabschluss korrekt erstellt werden.

Die Sorgfaltspflicht eines jeden GmbH-Geschäftsführers erfordert es daher bereits aus Eigeninteresse, sich mit diesen Fragen und Mindeststandards auseinanderzusetzen.

1. Mindeststandards falsch ­eingeschätzt

Der Geschäftsführer muss für die ordnungsgemäße Buchführung sorgen, das ist eine seiner Kernaufgaben. Dazu gehört unter anderem auch die ständige Bewertung des Unternehmens, ob es sich um ein kleinstes, kleines, mittelgroßes oder großes Unternehmen handelt. Damit hängen unterschiedliche Pflichten bei der Bilanzierung zusammen.

Beispiel: Geschäftsführer A hat nicht auf eine Bilanzierung entsprechend der Unternehmensgröße seiner GmbH geachtet oder hingewirkt. Er verstößt damit gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung und seiner Sorgfaltspflicht als Geschäftsführer.

2. Unqualifizierte Buchhaltungskräfte beauftragt

Wenn Sie die Buchführung und Bilanzierung an Dritte delegieren, müssen gewisse Mindeststandards gewahrt werden. Nur dann entspricht Ihr Handeln der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes:

  • Vor Delegation/Beauftragung muss sichergestellt werden, dass die hiermit betraute Person objektiv (Qualifikation) und subjektiv (Handeln zum Wohl der Gesellschaft) geeignet ist, die Buchführung zu besorgen.
  • Sie müssen laufend Informationen einholen, die die Qualifikation dieser Personen sicherstellen und überwachen.
  • Sie müssen laufend Informationen über die Buchführung und die Prüfungsergebnisse einholen sowie auf ihre Plausibilität untersuchen.

Tipp: Im Zusammenhang mit externen Dienstleistern ist zusätzlich anzuraten, mittels einer Servicevertrags­vereinbarung die ausschließliche Verantwortung des Dienstleisters für fehlerhafte Berechnungen etc. sicherzustellen.

Nur wenn Sie diese Prüfungs- und Überwachungsstandards einhalten, reduzieren Sie Ihre Verantwortung und damit Ihre Haftung wirklich. Gelingt es Ihnen nicht, diese Mindeststandards einzuhalten, dann haften Sie so für die Verstöße, als hätten Sie den Bilanzierungsfehler selbst verursacht.

Achtung: Wenn die Überprüfung von Buchführung und Prüfungsergebnissen für die Geschäftsführung immer noch eine zu hohe Hürde darstellt, so können Sie die buchführungsspezifische Verantwortung weiter reduzieren, indem Sie ein Risikomanagementsystem einrichten. Dabei beauftragen Sie wiederum Personen damit, die Mindestprüfungs- und Überwachungsstandards sicherzustellen.

3. Feststellung des Jahresabschlusses vergessen

Geschäftsführer sind nach den GmbH-Vorschriften dazu verpflichtet, den Jahresabschluss unverzüglich nach Aufstellung zur Information an die Gesellschafter weiterzuleiten. "Unverzüglich" bedeutet maximal 2 Wochen. Dadurch soll gewährleistet werden, dass es zu keiner Verschleppung der Information kommt. Die Gesellschafter sollen einen angemessenen Zeitraum haben, um sich mit den Jahresabschlüssen auseinandersetzen zu können und angemessen über eine Gewinnverwendung entscheiden zu können. Dann muss der Feststellungsbeschluss getroffen werden.

4. Kapitalerhöhung nicht korrekt durchgeführt

Wird eine Kapitalerhöhung durch Umwandlung von Kapitalrücklagen angedacht, so sind zwingend entweder die Vorjahresbilanz oder eine eigens hierfür erstellte Sonderbilanz zugrunde zu legen. Der Sinn und Zweck ist eindeutig: Ähnlich wie bei der Überprüfung, ob Gesellschaftereinlagen tatsächlich eingezahlt worden sind, sollen Jahresabschlüsse als Kontrollmittel dienen. Hiermit soll sichergestellt werden, dass in Stammkapital umgewandelte Kapitalrücklagen auch tatsächlich existieren.

Der einfachste Weg ist, sich auf die Vorjahresbilanz zu beziehen und maximal nur den Anteil umzuwandeln, der auch tatsächlich ausgewiesen wurde. Ist die Gesellschaft jedoch im Laufe des Geschäftsjahres be­sonders erfolgreich und konnten daher bereits ungewöhnliche hohe Rücklagen eingestellt werden, so ist eine Sonderbilanz nötig, um diese nachzuweisen.

An die Sonderbilanz werden ähnliche Anforderungen gestellt wie an einen gängigen Jahresabschluss. Um eine realistische Auskunft über vorhandene Rücklagen zu liefern, gelten folgende Zusatzregeln:

  • Die Sonderbilanz darf nicht älter als 8 Monate sein,
  • sie muss einer Sonderprüfung unterzogen werden
  • und sie muss den Gesellschaftern zum Beschluss vorgelegt werden.

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5. Aufbewahrungspflichten verletzt

Ausgehend davon, dass mit erfolgter ordnungsgemäßer Rechnungslegung das bilanzierte Jahr "abgehakt" werden kann, werden auf Geheiß von Geschäftsführer A wenig später die zugrunde liegenden Bilanzierungsdokumente zwecks Entlastung zerstört. Hiermit verstößt die Geschäftsführung eklatant gegen ihre Aufbewahrungspflichten gemäß der GoBD.

Viele Buchführungsunterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die 10-Jahres-Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Aufbewahren müssen Sie:

  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse,
  • IFRS-Einzelabschlüsse,
  • Lageberichte,
  • Konzernabschlüsse,
  • Konzernlageberichte
  • sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

6. Bilanzierungswahlrecht falsch ausgeübt

Praxisbeispiel: Nachdem Geschäftsführer A von Änderungen der Bilanzierungsvorschriften und der Möglichkeit des Ansatzes von immateriellen Vermögenswerten im aktiven Anlagevermögen (BilMoG) gehört hat, möchte er von diesem Bilanzierungswahlrecht Gebrauch machen.

Ohne sich näher mit den Voraussetzungen dieser Aktivierungsmöglichkeit auseinanderzusetzen, bringt er den bisherigen Entwicklungsaufwand für eine neue Produktidee in Ansatz. Hierbei verkennt er jedoch, dass die Herstellung eines tatsächlichen Vermögensgegenstandes erst einmal unwahrscheinlich ist. Dennoch ist er der Ansicht, dass man die Forschungskosten zugunsten der A-GmbH irgendwie verbuchen müsse.

Auch wenn seit Inkrafttreten des BilMoG die Möglichkeit besteht, immaterielle Vermögensgegenstände zu bilanzieren und auszuweisen, hebelt dies nicht die üblichen Bilanzierungsgrundsätze aus. Insbesondere der Grundsatz der Bilanzierungswahrheit ist trotz größerer Bilanzierungsflexibilität unbedingt einzuhalten. Wenn wie hier Entwicklungskosten für ein Produkt in Ansatz gebracht werden, dessen Herstellungswahrscheinlichkeit erst einmal in weite Ferne gerückt ist, so sollte man von einem Aktivierungswahlrecht absehen.

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