Buchhaltung: Das kann ich selbst!

So meistern Sie Ihre Buchhaltung mit oder ohne Steuerberater
Aktualisiert am: 07.08.2015

Niemand erstellt heute noch eine Bilanz oder Einnahmen-Überschussrechnung ohne Software. Die Frage ist nur: Machen Sie die Buchhaltung selbst und sparen Geld - oder lassen Sie alles vom Steuerberater oder Buchhalter erledigen, die sich ihre Dienste sehr gut bezahlen lassen? Der folgende Beitrag möchte Ihnen bei dieser Entscheidung helfen und stellt Ihnen wichtige Informationen zur Verfügung.

Rechnungen sortieren und aufbewahren

Im ersten Schritt sollten Sie Rechnungen und Belege nach bestimmten Vorgaben sortieren und aufbewahren. Das ist die Voraussetzung für eine solide Buchführung. Anschließend wird jeder einzelne Beleg nach bestimmten Eingaberegeln in der Buchhaltungssoftware erfasst. Erst dann haben Sie, Ihr Steuerberater oder auch Ihr Buchhalter einen Überblick über alle notwendigen Informationen und die aktuellen Zahlen.

Die Rolle des Steuerberaters

Es gibt Pflichten, die zu erfüllen sind: etwa die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Laufe des Jahres oder die Gewinnermittlung/der Jahresabschluss am Jahresende. Diese Aufgaben haben absoluten Vorrang, weil Sie Probleme mit dem Finanzamt bekommen, wenn Sie bestimmte Informationen nicht oder nicht rechtzeitig weitergeben. In der Regel wird sich Ihr Steuerberater darum kümmern, dass Ihre Buchführung in diesen Punkten keine Lücken aufweist.

Es gibt aber auch die Kür, nämlich die Beratung durch den Steuerberater oder Buchhalter. Anhand Ihrer Zahlen kann er kreativ werden und Ihnen frühzeitig Tipps geben und Fragen beantworten. Und er kann mit Ihnen eine Strategie erarbeiten, wie Sie möglichst wenig Steuern zahlen. Dafür gibt es im deutschen Steuerrecht erhebliche völlig legale Gestaltungsspielräume, die man allerdings kennen muss, um davon zu profitieren. Nicht zuletzt auch deshalb, weil manche - auf den ersten Blick positive - steuerliche Gestaltungen an anderer Stelle negative Auswirkungen haben können.

Das Gesamtpaket aus Pflicht und Kür kostet in der Regel viel Geld – und viele Unternehmer, die mit dem Steuerberater verhandeln, kaufen anschließend nur die Pflichterfüllung (also die Buchhaltung) und verzichten gänzlich  auf die Beratung. Das ist schade, denn im Grunde ist der umgekehrte Weg meist der bessere. Die Pflichtaufgaben sind lästig, aber meist nicht sehr anspruchsvoll. Außerdem erfordern sie in der Regel weniger ausgeprägtes fachliches Know-how. Die Beratungsleistung eines guten Steuerberaters ist dagegen häufig viel mehr Wert - und vor allem nicht durch den Unternehmer selbst zu leisten.

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Buchhaltung ist kein Hexenwerk

Die Bedienung einer Software für Buchhaltung oder einer Cloud-Lösung, die Sie komplett online benutzen können, ist reine Übungssache. Und da die meisten Belege – Kundenrechnungen, Eingangsrechnungen, Abbuchungen oder Tankquittungen – sehr häufig anfallen, bekommen Sie sehr schnell Routine. 

Mit der Software können Sie die Zahlen jederzeit problemlos an Ihren Steuerberater übermitteln. So kann er Ihre Eingaben gegebenenfalls kontrollieren und hat Ihre Zahlen im Blick. Das sind die besten Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Lassen Sie sich zeigen, wie die Belege zu sortieren sind, und informieren Sie sich, wie eine Buchführungssoftware funktioniert. Sobald Sie Ihre ersten Belege erfasst haben, können Sie die Daten an den Steuerberater übermitteln. Er kann Ihre Eingaben kontrollieren und Ihnen Feedback geben. Sind alle Eingaben korrekt, können Sie selbst mit der Software oder Cloud-Lösung die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Sie werden sehen: Schon nach kurzer Zeit sind Sie in der Lage, die regelmäßigen Pflichtaufgaben selbstständig zu erledigen. Wenn Sie Ihrem Steuerberater weiterhin regelmäßig Ihre Zahlen übermitteln, kann er Sie rechtzeitig beraten und auf Ihre Fragen fundiert antworten. Am Jahresende kann der Steuerberater aus Ihren Buchführungsdaten den Jahresabschluss und die Steuererklärungen erstellen. Wenn Sie bei der Buchführung sauber gearbeitet und alle wichtigen Informationen übermittelt haben, ist der Aufwand dafür überschaubar.

Wie arbeiten Buchführungsprogramme?

Jede Software oder Cloud für die Buchhaltung hat eigene Eingabemasken, aber alle verlangen von Ihnen mindestens folgende Angaben:

Für jeden Beleg müssen Sie zwei Kontonummern (eine im „Soll“ und eine im „Haben“), den Umsatzsteuersatz, einen Buchungstext sowie den Betrag inklusive Umsatzsteuer eingeben. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die beiden Konten in einer bestimmten Reihenfolge erfasst werden. Dann erledigt die Buchhaltungssoftware im Hintergrund  alles andere automatisch. Sie öffnet die erforderlichen Konten, ermittelt die Salden, schließt die Konten wieder und speist die neuen Daten auch direkt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Einnahmen-Überschussrechnung ein.

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie beauftragen eine Web-Agentur, Ihnen einen Online-Shop einzurichten. Die Stärke des Programmierers oder Webdesigners ist es, den Shop funktional und übersichtlich zu gestalten. Doch wer soll die Produkte einpflegen? Der Programmierer? Ist es nicht viel einfacher, wenn Sie das selbst erledigen? Schließlich kennen Sie Ihre Produkte und Preise am besten. Der Programmierer dagegen wird viele Fragen stellen - einfach weil ihm wichtige Informationen zu Ihren Produkten fehlen, die für Sie selbstverständlich sind -, bis alle Produkte online sind, und am Schluss viel Geld verlangen.

Genauso ist es mit der Sortierung und der Erfassung Ihrer Belege in der Buchhaltung. Die Mitarbeiter des Steuerbüros müssen immer wieder nachfragen. Ist die Rechnung tatsächlich noch offen, oder wurde sie inzwischen vielleicht bereits bar bezahlt? Handelt es sich bei dem Einkauf um Material zur Verarbeitung oder um Ware zum Verkauf? Ist die Versicherung ausschließlich für das Unternehmen oder (auch) für private Zwecke? Was ist mit dem Lohn von Mitarbeiter XY, der nur saisonal bei Ihnen arbeitet?

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