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Staatliche Corona-Hilfen: So vermeiden Sie mögliche Rückzahlungsforderungen

Von Jörgen Erichsen
Aktualisiert am: 26.04.2020

Unternehmen, die staatliche Finanzhilfen beantragen, erhalten diese überwiegend schnell und unbürokratisch. Auch eine Überprüfung, ob das Unternehmen wirklich Bedarf an Unterstützung hat, findet normalerweise nicht statt. Es ist jedoch davon auszugehen, dass eine ausführliche Überprüfung später nachgeholt wird. Hier erfahren Sie, wie Sie sich jetzt schon darauf vorbereiten können und so das Risiko einer Rückzahlung minimieren. Bestandteil des Artikels ist auch eine kostenlose Arbeitsvorlage zur Dokumentation.

Bisher überwiegend schnelle und unbürokratische Finanzhilfe

In den allermeisten Fällen werden von Unternehmern und Selbstständigen beantragte Finanzhilfen von Bund, Ländern und Co. unbürokratisch und schnell bearbeitet. Sehr oft fließen die ersten Gelder schon nach wenigen Tagen. Auch Kurzarbeitergeld kann einfacher beantragt werden und ist meist sehr zeitnah bewilligt.

Diese bisher weitgehend einmalige und unkonventionelle Vorgehensweise des Staates überwiegend ohne inhaltliche Prüfungen hat dazu geführt, dass Unternehmen in finanzieller Schieflage schnell geholfen werden konnte.

Allerdings wurden dadurch leider auch Betrüger auf den Plan gerufen. Diese haben ganze Webseiten „gekapert“ und Gelder ungerechtfertigt auf ihre Konten umgeleitet. Es gibt auch einige Betriebe und Selbstständige, die unter dem Vorwand, in finanziellen Schwierigkeiten zu sein, unberechtigt Finanzhilfen beantragt haben – auch wenn es eigentlich noch genügend Reserven gegeben hat.

Außerdem gibt es vermehrt Hinweise darauf, dass auch Firmen, die schon vor Jahresbeginn 2020 in Schwierigkeiten waren, Finanzhilfen beantragt und erhalten haben. Obwohl explizit ausgeschlossen ist, dass in diesen Fällen ein Anspruch auf Corona-Hilfen besteht.

Prüfungen und Rückzahlungsforderungen sind wahrscheinlich

Deshalb kommen inzwischen immer mehr Verantwortliche bei Bund und Ländern zu dem Schluss, dass es wohl besser gewesen wäre, doch gründlicher zu prüfen, ob die Ansprüche berechtigt waren, um so möglichem Missbrauch vorzubeugen.

Da der Prozess jetzt nicht mehr geändert werden kann und soll, will sich der Staat nun anders helfen: Um herauszufinden, ob Unternehmen und Selbstständige, die Finanzhilfen erhalten haben, tatsächlich anspruchsberechtigt waren, sind nun nachträgliche, genaue Prüfungen geplant.

Spätestens, wenn die Steuererklärung 2020 abgegeben wird, müssen die Nachweise aller Voraussicht nach erbracht werden bzw. erfolgen die Prüfungen. Denn die erhaltenen Soforthilfen müssen in der Steuererklärung angegeben werden und sind – soweit doch noch ein Gewinn angefallen ist – in voller Höhe zu versteuern. Unternehmer, die keine ungerechtfertigten Rückforderungen riskieren wollen, müssen belegen, dass sie zu dem Zeitpunkt, an dem sie die Hilfen beantragt haben, dazu auch berechtigt waren.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen, die Soforthilfe erhalten haben

Da die Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse in 2021 oder erst in 2022 vorliegen, ist es ohne Aufzeichnungen für Unternehmer kaum möglich, genau nachzuweisen, dass, wann, warum und in welchem Umfang sie zu Beginn der Krise 2020 Zahlungsprobleme gehabt haben.

Vor diesem Hintergrund sollte jeder Unternehmer, der Soforthilfen und andere finanzielle Erleichterungen wie Herabsetzung steuerlicher Abschlagszahlungen oder Stundungen von Sozialversicherungsbeiträgen beantragt und erhalten hat, jetzt schon tätig werden. Er sollte möglichst rückwirkend ab März dokumentieren, wie sich die Situation in seinem Betrieb entwickelt hat und auch kurz erklären, warum er die staatlichen Hilfen benötigt hat.

Je besser und detaillierter die Dokumentation ist, desto leichter und schneller lassen sich mögliche unberechtigte Rückforderungen der Behörden wiederlegen und man bleibt in der ohnehin schon schwierigen Lage vor unnötigen zusätzlichen Belastungen verschont. Ein weiterer Vorteil: Die Dokumentation hilft Unternehmern auch, selbst den Überblick über erhaltene Hilfen und die Entwicklung der Situation zu behalten.

Außerdem sollten sich alle Unternehmer spätestens jetzt eine Liquiditätsplanung bis mindestens Ende 2020 erstellen, um die Lage besser abschätzen und ggf. weitere Maßnahmen rechtzeitig ergreifen zu können. Hierzu kann etwa die Beantragung neuer Kredite zählen, falls absehbar wird, dass es trotz erhaltender Hilfen doch nicht reichen wird.

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Beispiel für den Aufbau und die Strukturierung einer Liquiditätsdokumentation

Die folgende Arbeitshilfe zur Erfassung und Dokumentation von Umsatzeinbußen, Kostenentwicklung und erhaltener Finanz- sowie Soforthilfen kann bei einem späteren Nachweis der Rechtmäßigkeit der erhaltenen Fördermaßnahmen helfen.

Da es keine Vorgaben zu Form und Struktur eines Nachweises gibt, kann die Dokumentation im Kern frei gestaltet werden, soweit sich alle wesentlichen Zahlungen und eingeleitete Maßnahmen zur Schadensbegrenzung erkennen lassen. Wichtig ist, dass man zeitnah mit den Aufzeichnungen beginnt, damit man keine wichtigen Sachverhalte übersieht oder vergisst.

Kopiervorlage zum Ausdrucken

Die Vorlage für die obige Übersicht können Sie hier kostenlos herunterladen. Sie kann als Kopiervorlage für die Erstellung der Dokumentation dienen. Die Teile I und II müssen einmalig, der Rest je Kalenderwoche ausgefüllt werden. Das ist in den meisten Fällen schon aufgrund der Vielzahl der Aktivitäten wie Stornierungen oder Absagen sinnvoll.

Außerdem lässt sich so später besser nachvollziehen, was wirklich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Betrieb passiert ist. Sehr kleine Betriebe oder Selbstständige können prüfen, ob es genügt, statt einer Wochen- eine Monatsübersicht zu erstellen.

Die Teile III und IV sollten möglichst wöchentlich ausgefüllt werden, am besten bis Ende des ersten Halbjahres bzw. bis etwa zwei Monate, nachdem man die letzten Hilfen erhalten hat.

Der Aufwand lohnt sich

Zugegeben, der Aufwand für die Erstellung der Dokumentation erscheint auf den ersten Blick relativ hoch, zumal er zusätzlich zu allen anderen Arbeiten in der aktuell schwierigen Phase anfällt. Allerdings haben Sie so eine Sicherheit für den Fall einer nachträglichen Prüfung durch die Behörden.

Außerdem genügt es in der Regel, die Aufzeichnungen für den Zeitraum zu erstellen, in dem die Hilfen beantragt und die größten Schäden entstanden sind. Das ist aus heutiger Sicht etwa der Zeitraum von März bis Mai oder Juni.

Darüber hinaus hätte die Beantragung eines „regulären“ Kredits oder „normaler“ Kurzarbeit weitaus mehr Arbeit verursacht. In diesem Fall wurde ja extra auf ein langwieriges Antragsprozedere verzichtet, damit den Unternehmen die Hilfen schnellstmöglich zur Verfügung stehen.

Praxistipp

Bei Unternehmen, die schon vor 2020 finanzielle Schwierigkeiten hatten, und dennoch Soforthilfen beantragt haben, ist die Prüfung seitens der Behörden leicht umzusetzen. Betroffene Firmen sollten daher überlegen, ob sie nicht von sich aus die zu Unrecht erhaltenen Hilfen zeitnah und freiwillig zurückzahlen. Die Chance, hier ohne weitere Konsequenzen davonzukommen, ist so relativ groß.

Bei einer späteren Prüfung könnte es sonst weitergehende Folgen geben, etwa Bußgelder. Am besten ist es in so einem Fall, sich hier noch einmal mit seinem Steuerberater abzusprechen und die weitere Vorgehensweise zu beschließen.

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