Das können Sie selbst! - Mit betriebsinternem Gehaltsabrechnungsprogramm Kosten senken

Aktualisiert am: 19.10.2017

Mit einem Gehaltsabrechnungsprogramm erstellen Sie auf einfache Weise die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter selbst. Ob Einzelplatz- oder Mehrplatzsystem, ob für kleine Firmen oder eine größere Belegschaft: Ein Gehaltsabrechnungsprogramm finden Sie passend zu Ihrem Bedarf, verbunden mit Zeit- und Kostenvorteilen gegenüber einer treuen externer Lohnbuchhaltung.

Vorteile eines Gehaltsabrechnungsprogramms

Ständig neue politische Rahmenbedingungen machen es nahezu unmöglich, alle Eventualitäten, Sonderregelungen und Vorschriften zu beachten, wenn es zum Beispiel um Meldepflichten, Lohnsteuervorwegabzüge oder die Abzüge für die Sozialkassen geht. Finanzämter und Sozialversicherungen sorgen für einen wachsenden Katalog an Mindestanforderungen, Ausnahmeregelungen, Sonderfällen und besonderen Vergünstigungen.

Für bestimmte Beschäftigungsverhältnisse und Personengruppen bestehen entsprechende Regelungen oder Einstufungen hinsichtlich der Höhe der Sozialabgabe – teilweise kommen je nach Fall Befreiungen dazu. Gerade im Bereich von Minijobbern, geringfügig Beschäftigten und Teilzeitkräften gibt es viele Sonderregelungen zu beachten. Und die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge von Mitarbeitern mit Gleitzonenregelung gleicht einer mathematischen Mammutaufgabe.

Ein Gehaltsabrechnungsprogramm funktioniert hingegen denkbar einfach. Für jeden Mitarbeiter existiert ein entsprechend im Programm hinterlegter Berechnungsschlüssel. Selbst das Einpflegen neuer Gehaltsbestandteile wie Sondervergütungen oder leistungsbezogene Einmalzahlungen geht problemlos, wenn die Stammdaten und Kennziffern erst einmal zentral im Programm erfasst sind.

Jeden Monat Geld sparen! Ein Gehaltsabrechnungsprogramm senkt Ihre Kosten

Ein Gehaltsabrechnungsprogramm kommt Ihrer Firma in mehrfacher Hinsicht zugute: Sie haben einen wichtigen Bestandteil der Personalwirtschaft in eigener Hand – und zwar als betriebsinterne Lösung. Im Vergleich zu einem externen Service sparen Sie zudem bares Geld. Im Laufe der Zeit, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter erst einmal mit allen Möglichkeiten eines Gehaltsabrechnungsprogramms vertraut sind, profitieren Sie von Automatismen und routinierten Abläufen:

  • Monatliche Zusammenstellung der Gehälter
  • An- und Abmeldung von sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitern
  • Berechnung der Abzüge für die Sozialkassen
  • Durchführung des ELStAM-Verfahrens zur Ermittlung der Steuerklasse
  • Organisation und Abwicklung der Zahlungsvorgänge
  • Zusammenfassung der Personalkosten zu Belegen für die betriebswirtschaftliche Buchführung
  • Prüfungssichere Sammelberichte und Auswertungen für das betriebsinterne Kosten-Controlling

Internes Know-how nebenher aufbauen

Ihre Mitarbeiter haben per Gesetz ein Anrecht auf eine formal korrekte monatliche Dokumentation ihrer Entgeltbezüge. Mit dieser Pflicht, derartige Abrechnungsbelege auszustellen, gehen eine Reihe weiterer Vorschriften einher. Manche Betriebe scheuen die vermeintlichen Fallstricke und greifen zur kostspieligsten Variante der monatlichen Gehaltsabrechnung: externe Lohn- oder Steuerbüros. Allerdings führt die Auslagerung dieser Tätigkeiten dazu, dass Sie bei speziellen Themen der Lohn- und Gehaltsabrechnung immer wieder auf Beratungsleistungen angewiesen sind.

Die Kompetenz einer guten Software für Gehaltsabrechnungen besteht aber unter anderem auch darin, Sie oder Ihre dafür abgestellten Mitarbeiter nicht nur sicher bei den eigentlichen monatlichen Entgeltabrechnungen zu unterstützen. Ihre betriebswirtschaftliche Planung gewinnt deutlich an Qualität, wenn Sie mit den wichtigsten Themen rund um die Personalkosten selbst vertraut sind. Mit einem Gehaltsabrechnungsprogramm gelingt Ihnen das Einstellen von Minijobbern, Teilzeitbeschäftigten und Studenten während der Semesterferien ebenso sicher wie die steueroptimierte Vergütung Ihrer Vollzeitbeschäftigten. Und sollte zu einem bestimmten Thema doch einmal eine Hilfestellung nötig sein: Gute Softwareanbieter umgeben ihre Gehaltsabrechnungsprogramme mit nützlichen und kompetenten Service- und Schulungsangeboten. Zudem haben Sie als Nutzer einen Zugang zu Expertenforen oder können zu speziellen Themen Webinare oder andere Schulungsangebote in Anspruch nehmen.

Installieren, einrichten und profitieren

Der Aufwand ein Gehaltsabrechnungsprogramm in Betrieb zu nehmen in gering. Mit einem von Ihnen im Vorfeld bestimmten Zeitfenster als Vorlauf sind alle Stammdaten bald eingepflegt. Sobald die wichtigsten Kennziffern und jeweiligen Vergütungen der Mitarbeiter in der Datenbank des Programms erfasst sind, dann sind Sie startklar.

Das Gehalt eines Mitarbeiters ist in der Regel eine konstante Größe. Natürlich werden Gehälter ab und zu angepasst. Auch können sich die Lohnsteuerklassen durch veränderte Lebenssituationen ändern, wobei der Gesetzgeber Änderungen in diesem Bereich nur einmal pro Jahr zulässt. Generell handelt es sich bei den monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen um einfache Vorgänge, wenn sie softwaregestützt erfolgen. Und wenn sich im Einzelfall Änderungen ergeben, so sind sie schnell eingepflegt und erledigt. Die Berechnungsgrundlagen für alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge bleiben innerhalb eines Jahres konstant.

Was jedoch viel wichtiger ist: Ihre eigenen Möglichkeiten, auf direkte und unkomplizierte Weise bestimmte Vergütungsmodelle zu etablieren, Steuervorteile für Ihre Belegschaft auszuschöpfen oder Ihre Personalplanung effizienter zu gestalten. Ein gutes Gehaltsabrechnungsprogramm passt sich einfach an die individuellen Bedürfnisse ihres Unternehmens an.  

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Das Einsteigerpaket von Lexware erleichtert Ihnen den Start in die Lohn- und Gehaltsabrechnung:

  • Komplettpaket für eine professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • gleicher Preis bei beliebig vielen Lohnabrechnungen
  • Sie sparen die Kosten für einen externen Dienstleister

Neue Mitarbeiter anmelden: durch integrierte Meldefunktionen besonders einfach

Neue Mitarbeiter melden Sie unkompliziert bei der Sozialversicherung an, um von dieser die Beitrags- und Personengruppenschlüssel übermittelt zu bekommen. Das Programm berechnet aus den Bausteinen der Bruttovergütung automatisch alle Abzüge. Das Gleiche gilt für die Festlegung der Lohnsteuerklasse über das ELStAM-Verfahren. Und was das Gehaltsabrechnungsprogramm sonst noch an Informationen vom Nutzer benötigt, erfragt es über leicht verständliche Dialogfelder. Schwerwiegende Fehler sind durch die Schritt-für-Schritt-Nutzung des Programms weitgehend ausgeschlossen.

Wie gelingt der optimale Einstieg ins Gehaltsabrechnungsprogramm?

Gehaltsabrechnungsprogramme gibt es in unterschiedlichen Leistungsklassen und zudem gestaffelt nach der Anzahl der Mitarbeiter, für die Sie monatliche Abrechnungen erstellen müssen. Dazu bieten Softwarehäuser sinnvolle Zusatzmodule an, mit denen sich spezielle Aufgaben bewerkstelligen lassen.

Zusatzmodule zur Reisekosten- und Spesenabrechnungen oder Funktionen zur Vorherberechnung von Netto-Gehältern bei bestimmten Konstellationen können sich als sinnvoll erweisen. Mitarbeiter legen Wert darauf, schnelle Informationen darüber zu erhalten, wie sich ein in Aussicht gestellter Dienstwagen mit Privatnutzung auf die Netto-Auszahlung auswirkt. Oder ob es sich lohnt, eine Gehaltsumwandlung als Baustein für die Altersvorsorge vorzunehmen. Weiterer Vorteil eines Gehaltsabrechnungsprogramms ist die Möglichkeit des dezentralen Arbeitens, also das Arbeiten von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus. Was Sie bei allen Leistungsklassen auf jeden Fall erwarten dürfen: Support und Weiterentwicklung. Mit jedem jährlichen Update verfügen Sie frühzeitig über alle neuen Schlüssel als Berechnungsgrundlagen. So bleiben Sie stets auf dem neuesten Stand und erfüllen alle gesetzlichen Vorschriften für korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Fazit: Der Einsatz Gehaltsabrechnungsprogramm lohnt sich!

Haben Sie die für Sie passende Softwarelösung gefunden, geht es nur noch darum, ein Zeitfenster festzulegen, bis zu dem Sie alle Stammdaten eingepflegt haben möchten. Bereits während dieser Vorbereitungen können sich Ihre Mitarbeiter mit dem neuen Programm vertraut machen. Bis Sie Ihr betriebsinternes Gehaltsabrechnungsprogramm final einsetzen, steht Ihnen weiterhin ihr externes Lohn- oder Steuerbüro zur Verfügung.

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