Doppelte Buchführung: Das Wichtigste für Unternehmer
Unternehmer können ihren Gewinn nach der einfachen EÜR oder nach der doppelten Buchführung mit Bilanz und GuV ermitteln. Hier lesen Sie, welche Unterschiede es zwischen einfacher und doppelter Buchführung gibt, wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist und wann ein freiwilliger Wechsel von der EÜR zur doppelten Buchführung sinnvoll sein kann.
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Definition
Was ist doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung (auch: "doppelte Buchhaltung" oder "Doppik") ist eine bestimmte Form der Buchführung, bei der jeder Geschäftsvorfall zweifach erfasst wird. Ein Buchungssatz beinhaltet dabei prinzipiell eine Buchung in Soll und Haben sowie die Buchung auf zwei verschiedene Konten (Konto und Gegenkonto). Die doppelte Buchführung wurde angewandt, um Vermögensvorgänge genau zu erfassen. Das Gegenstück der doppelten Buchführung ist die einfache Buchführung, auch EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) genannt.
Aufgaben der doppelten Buchführung
Mit Hilfe der doppelten Buchführung erstellen buchführungspflichtige Unternehmen ihre Bilanz und ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), um so ihren Gewinn für den Jahresabschluss zu ermitteln. Einige Informationen der Buchhaltung eines Unternehmens müssen zum entsprechenden Stichtag an das Finanzamt übermittelt werden. Der Begriff der doppelten Buchführung ist allerdings nicht nur durch die Erfassung auf zwei Konten (Aktiv- und Passivkonto) und die Erfassung der Geschäftsvorfälle in mindestens zwei Büchern entstanden.
Doppelte Buchführung bedeutet außerdem vor allem eine doppelte Ergebnisermittlung zum Jahresabschluss. Denn das erzielte Ergebnis lässt sich einerseits durch einen Bestandsvergleich ermitteln, andererseits auch durch die Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung darstellen. Mit der doppelten Buchführung wird somit die rechnerische Richtigkeit aller Buchungen und Aufwendungen sichergestellt. Aus den verschiedenen Buchungen entsteht durch Abschluss der einzelnen Ertragskonten zum Bilanzstichtag schließlich eine Bilanz.
Bestandteile der doppelten Buchführung: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
| Bilanz | Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) | |
|---|---|---|
| Gliederung in zwei Teile | Gegenüberstellung von (Anlage-)Vermögen, Eigenkapital (Aktiva) und Fremdkapital, Umlaufvermögen (Passiva) | Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen |
| Aufbau | Aktiva und Passiva stehen immer im Gleichgewicht | Gewinn und Verlust werden durch Aufwendungen und Erträge ermittelt |
| Ergebnisse für das Unternehmen | Mit einer Bilanz wird deutlich, welche finanziellen Mittel verwendet werden und woher das Kapital kommt | Mit einer GuV wird deutlich, wodurch die Kosten verursacht werden und womit das Unternehmen Geld verdient |
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?
Zwischen der einfachen Buchführung (der Einnahmen-Überschussrechnung) und der doppelten Buchführung (Bilanzierung) bestehen erhebliche Unterschiede. Diese betreffen hauptsächlich folgende Aspekte:
- Berechnung: Hier gilt bei der einfachen Buchführung (EÜR) das Zu- und Abflussprinzip. Betriebseinnahmen erhöhen den Gewinn nur bei Vereinnahmung; Betriebsausgaben sind nur bei Verausgabung zu erfassen. Die doppelte Buchführung basiert dagegen auf dem Prinzip der Rechnungslegung. D. h. es müssen sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sowie deren Bezahlung gegengebucht werden.
- Inventur: Während der Unternehmer bei der einfachen Buchführung (EÜR) keine Inventur durchführen muss, ist er bei der doppelten Buchführung zur Inventur verpflichtet.
- Nebenbücher: Auch hier wird der erhöhte Aufwand sichtbar: Bei einfacher Buchführung sind keine Nebenbücher zu führen, bei der doppelten Buchführung dagegen schon (z. B. Kontokorrentbuch, Lagerbuchhaltung, Lohnbuchhaltung etc.)
- Buchungen: Während bei der einfachen Buchführung nur Aufwendungen und Erträge verbucht werden, sind bei der doppelten Buchführung alle finanz- oder vermögensrelevanten Geschäftsvorfälle auf sogenannte Bestandskonten und Erfolgskonten zu buchen.
Info
So ermitteln Sie den Gewinn im Rahmen der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung sieht vor, dass Sie den Gewinn am Ende des Jahres auf zwei unterschiedliche Arten ermitteln – nämlich indem Sie sowohl die Bilanz als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen:
Bei der Gewinnermittlung über eine Bilanz vergleichen Sie zwei Zeitpunkte miteinander und nutzen dazu folgende Elemente der kaufmännischen Buchführung:
- Eröffnungsbilanz: Hierzu erstellen Sie eine Auflistung des gesamten Vermögens und der Verbindlichkeiten (Schulden) am Eröffnungstag. Eröffnungstag ist bei der Unternehmensgründung der Tag der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags. Anschließend ist es der erste Tag eines neuen Geschäftsjahres.
- Schlussbilanz: Das oben beschriebene Vorgehen wiederholen Sie noch einmal am letzten Tag des Geschäftsjahres. Aus dem Vergleich der beiden Betriebsvermögen ergibt sich der Gewinn, den Sie im entsprechenden Zeitraum erwirtschaftet haben.
Tipp
Von der EÜR zur Bilanz
Sie möchten von der einfachen Buchhaltung (Einnahmen-Überschussrechnung) zur doppelten Buchführung wechseln? In unserem Beitrag erfahren Sie, wie Sie den Wechsel von der EÜR zur Bilanz problemlos vollziehen und steuerliche Vorteile beim Finanzamt nutzen.
Für welche Unternehmen gilt die Buchführungspflicht?
Folgende Unternehmer sind nach § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) zur doppelten Buchführung verpflichtet:
- der eingetragene Kaufmann (e.K.),
- die offene Handelsgesellschaft (oHG),
- die Kommanditgesellschaft (KG),
- die Aktiengesellschaft (AG),
- die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und
- die UG (haftungsbeschränkt).
Wer ist nicht buchführungspflichtig?
Alle Unternehmer, die gewerblich tätig und nicht ins Handelsregister eingetragen sind, müssen ihren Gewinn nur dann nach der doppelten Buchführung ermitteln, wenn sie im vorangegangenen Jahr beim Jahresabschluss einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt haben oder wenn der Vorjahresgewinn über 80.000 Euro lag (Bis 2023: 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn). Liegt der Umsatz darunter, ist das Unternehmen nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet.
Tipp
Einzelkaufleute und die doppelte Buchführung
Auch Einzelkaufleute sind ausnahmsweise von der handelsrechtlichen Verpflichtung zur doppelten Buchführung befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren beim Jahresabschluss nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen (§ 241a Satz 1 HGB).
Freiberufler sind grundsätzlich nicht verpflichtet, ihren Gewinn nach der doppelten Buchführung zu ermitteln. Für sie genügt in jedem Fall eine einfache Buchführung, also eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).
Buchführungspflicht: Was passiert, wenn die gesetzlichen Grenzen überschritten werden?
Sobald die Größenkriterien von maximal 800.000 Euro Umsatzerlöse in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten werden und der Gewinn höher als 80.000 Euro ist, beginnt die handelsrechtliche und damit auch die steuerrechtliche doppelte Buchführungspflicht.
System der doppelten Buchführung: So funktioniert's
Die doppelte Buchführung wird häufig auch als Bilanzierung oder kaufmännische Buchhaltung bezeichnet und eingesetzt, um den Gewinn zu ermitteln. Jeder Geschäftsvorfall wird bei der doppelten Buchführung pro Buchungssatz zweifach, also doppelt, erfasst: Einmal auf der Sollseite und der Passivseite (bzw. auf Konto und Gegenkonto). Der im Soll (Konto) und im Haben (Gegenkonto) gebuchte Wert ist dabei identisch. Analog dazu muss auch die Summe der Aktivseite der Summe der Passivseite entsprechen. Die Grundzüge der doppelten Buchhaltung oder Buchführung basieren also auf der Grundlage von zwei Säulen: Soll und Haben.
Kontenarten der doppelten Buchführung
Da im Rahmen der doppelten Buchführung die einzelnen Geschäftsvorfälle sachlich geordnet erfasst werden müssen, sind verschiedene Konten nötig. Die verschiedenen Kontenarten haben gemeinsam, dass sie als T-Konto dargestellt werden können. Das T-Konto teilt jedes Konto in eine Soll- (linke Spalte, also das Konto) und eine Haben-Seite (rechte Spalte, also das Gegenkonto). Es gibt:
- Bestandskonten (aktive und passive)
- Erlöskonten
- Aufwandskonten
Um die Buchführung vergleichbar und einheitlich zu gestalten, wurden verschiedene Kontenrahmen entwickelt. In Kontenrahmen werden die Konten mittels Kontenklassen, Kontengruppen und Kontenarten übersichtlich strukturiert. Geläufige Kontenrahmen sind zum Beispiel der Standardkostenrahmen 03 (SKR 03) und der Standardkostenrahmen 04 (SKR 04).
Bücher der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung setzt dabei das Führen eines Grundbuchs und eines Hauptbuchs voraus: Im Grundbuch werden die einzelnen Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst. Im Hauptbuch werden alle Geschäftsvorfälle zusätzlich sachlich/inhaltlich geordnet.
Wann ist der freiwillige Wechsel der Gewinnermittlung sinnvoll?
Wenn Sie im Grundsatz weder nach Handels- noch nach Steuerrecht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, kann es sich dennoch lohnen, den Gewinn nicht mittels einfacher Buchführung, sondern doppelter Buchführung zu ermitteln. Dann kommt ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchführung in Betracht. Der Wechsel zur doppelten Buchführung kann beispielsweise in folgenden Fällen sinnvoll sein:
- Hohe Risiken: Bestehen hohe Risiken aus Garantieverpflichtungen oder droht Ihnen eine Schadensersatzzahlung aus einem laufenden Prozess, können Sie bei der doppelten Buchführung Ihren Gewinn durch Bilanzierung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten steuerwirksam mindern.
- Auswertungen: Die doppelte Buchführung bringt auch Vorteile bei der Auswertung von Unternehmenszahlen. Durch Plausibilitätskontrollen sind Sie schnell im Bild, wenn eine finanzielle Schieflage droht, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden oder wenn bestimmte Produkte zu Ladenhütern werden.
- Kreditbedarf: Kreditgeber sind häufig eher bereit, einen Kredit zu gewähren, wenn der Unternehmer eine Bilanz führt. Der Grund: Der Investor kann einer Bilanz erheblich mehr betriebswirtschaftliche und finanztechnische Informationen (Vermögen, finanzielle Risiken etc.) entnehmen als einer Einnahmen-Überschussrechnung. Er kann also besser abschätzen, wie hoch sein Ausfallrisiko ist.
Info
So können Sie von der einfachen zur doppelten Buchführung wechseln
Sollten Sie sich für einen Wechsel von der einfachen zur doppelten Buchführung entscheiden oder aufgrund der wirtschaftlichen Lage Ihres Unternehmens von der EÜR auf die Bilanz wechseln müssen, müssen Sie auf die entsprechende Mitteilung des Finanzamts warten.
Halten Sie die Mitteilung der Behörde in den Händen, beginnt die Pflicht zur doppelten Buchführung erst im folgenden Geschäftsjahr. Bei dem Wechsel der Gewinnermittlungsart von EÜR zur Bilanz müssen Sie die sogenannte Überleitungsrechnung erstellen, um den sogenannten Übergangsgewinn zu ermitteln.
Vor- und Nachteile im Überblick
Der wesentliche Vorteil der Doppik ist, dass alle chronologisch anfallenden Geschäftsvorfälle sachlich nach ihrer Vermögens- und Erfolgswirkung erfasst werden können. Somit ist die doppelte Buchführung erheblich übersichtlicher und ermöglicht bessere Analysen als die einfache Buchführung bzw. die Einnahmen-Überschussrechnung. Denn: Sie bildet das gesamte Vermögen des Unternehmens ab. Außerdem gibt sie Auskunft über die Herkunft des Vermögens. Sie liefert damit alle wichtigen Informationen, die z. B. für Kreditgeber relevant sein können und steigert so die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens.
Der Nachteil ist, dass die doppelte Buchführung im Unterschied zur Einnahmen-Überschussrechnung und der einfachen Buchführung mit großem Aufwand verbunden und komplizierter ist. Außerdem müssen bei der doppischen Buchführung die Steuern im Voraus an das Finanzamt gezahlt werden und nicht wie bei der EÜR erst dann, wenn der Gewinn realisiert ist.
Mit Buchhaltungssoftware doppelte Buchführung selbst machen
Als Unternehmer hat man verschiedene Möglichkeiten der Buchführungspflicht nachzukommen und die Doppik zu erledigen. Eine Möglichkeit ist, die Buchführung einem externen Experten, wie z. B. einem Bilanzbuchhalter oder Steuerberater, zu übergeben, was meist kostspielig wird. Die kostengünstigere Alternative ist demgegenüber, die Buchführung mit einer Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder Lexware buchhaltung selbst zu erledigen, welche die nötigen Informationen durch Schnittstellen dann auch an das Finanzamt übermitteln kann.
Vorteile einer Software
Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware liegen auf der Hand: Der Aufwand für die Buchhaltung wird auf ein Mindestmaß reduziert und die Kosten im Vergleich zu einem externen Buchhalter erheblich reduziert. Mit einer modernen Software kann man auch als Laie die doppelte Buchhaltung problemlos erledigen und Buchungen schnell, korrekt und rechtssicher vornehmen.
Mit einer handelsüblichen Buchhaltungssoftware müssen Sie als Einzelunternehmer ein- und denselben Geschäftsvorfall nicht mehrfach aufzeichnen. In der elektronischen Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall nur einmal erfasst und von der Software automatisch eine Buchung in die verschiedenen Bücher vorgenommen.
Tipp
Lexware buchhaltung: Doppelte Buchführung leicht gemacht
Mit der Buchhaltungssoftware von Lexware müssen Sie kein Buchhaltungsprofi sein, um ihre Finanzbuchhaltung fehlerfrei und rechtssicher zu erledigen. Die Software ist einfach zu bedienen und die Grundlagen der Buchhaltung werden einem Schritt für Schritt erklärt. Denn mit unserer leicht bedienbaren Lexware Buchhaltungssoftware geht das Buchen ganz einfach. Dank vielfältiger Analysemöglichkeiten behalten Sie immer den Überblick über Ihre Finanzen. Besonders praktisch sind nicht nur die vorgefertigten Buchungsvorlagen, sondern auch das integrierte Mahnwesen und Lexware online banking.
FAQs: Häufige Fragen zur doppelten Buchführung
Sind Selbstständige buchführungspflichtig?
Steuerpflichtige, die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit nach § 18 EstG erzielen, sind grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit. Allerdings bedeutet das nicht automatisch, dass keinerlei Aufzeichnungen und Buchungen geführt werden müssen. So sind z. B. Aufzeichnungspflichten für Betriebseinnahmen und Entnahmen, für Betriebsausgaben usw. zu berücksichtigen.
Wann beginnt die Buchführungspflicht?
Die Buchführungspflicht beginnt
- mit der Aufnahme der Tätigkeit durch den Istkaufmann,
- mit der Eintragung in das Handelsregister durch den Kaufmann,
- bei einer Vorgründungsgesellschaft, wenn ein Handelsgewerbe betrieben wird,
- mit dem Überschreiten der Größenkriterien nach § 214a HGB (800.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren und mehr als 80.000 Euro Gewinn),
- bei einer Vorgesellschaft mit dem ersten buchführungspflichtigen Geschäftsvorfall.
Wann endet die Buchführungspflicht?
Die Buchführungspflicht endet, wenn
- die Kaufmannseigenschaft wegfällt, also z. B. wenn das Handelsgewerbe eingestellt wird,
- die Größenkriterien des § 214a HGB unterschritten werden,
- die Handelsregistereintragung eines Kannkaufmanns gelöscht wurde,
- der letzte Vermögensgegenstand einer Personenhandels- oder Kapitalgesellschaft veräußert wurde und diese damit abgewickelt ist.
Wie lange müssen Sie Buchhaltungsunterlagen aufbewahren?
Beachten Sie für alle Unterlagen Ihrer doppelten Buchführung die gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Das können Sie in Papierform erledigen oder digital. E-Rechnungen und Ähnliches erhalten Sie heutzutage ohnehin digital. Beachten Sie bei der Archivierung stets die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und sichern Sie Ihre Daten verlässlich – zum Beispiel in der Cloud.
Beispielaufgabe für die doppelte Buchführung
Damit Sie einen ungefähren Eindruck zu den Anforderungen der doppelten Buchführung gewinnen können, haben wir hier ein einfaches Beispiel für Sie:
- Als Solo-Selbstständiger verkaufen Sie Deko-Artikel. Zu Beginn des Jahres haben Sie in Ihrer Bilanz auf der Aktivseite des Bestandskontos „Bank“ einen Wert von 3.000 Euro gebucht. Weil Sie diesen Betrag für Ihre laufenden Kosten benötigen, brauchen Sie einen Kredit, um Neuware zu kaufen. Sie nehmen dafür 3.000 Euro bei Ihrer Bank auf. Die Kreditsumme wird ebenfalls Ihrem Bestandskonto „Bank“ gutgeschrieben – dort liegen nun 6.000 Euro.
- Die Kreditsumme von 3.000 Euro wird jedoch gleichzeitig auf dem Bestandskonto „Kreditverpflichtungen“ auf der Passivseite gebucht.
- Und auf der Passivseite sind auf dem Bestandskonto „Eigenkapital“ bereits die 3.000 Euro des Bestandskontos „Bank“ verbucht. Somit stehen nun auf der Aktiv- und der Passivseite jeweils Gesamtbeträge von 6.000 Euro – die Konten sind also ausgeglichen.
So geht es weiter: Mithilfe Ihrer Kreditsumme kaufen Sie nun Deko-Artikel als Neuware und verkaufen sie erfolgreich zu einem höheren Preis. Ihr Erlös macht 5.000 Euro aus. In Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung verbuchen Sie Folgendes:
- Im Aufwandskonto „Wareneinkauf“ buchen Sie 3.000 Euro.
- Im Erlöskonto „Warenverkauf“ buchen Sie 5.000Euro.
Fließt am Jahresende Ihres Geschäftsjahres die GuV in Ihre Bilanz ein, dann ergibt sich folgendes Vorgehen:
- Die Differenz von Aufwand und Erlös in Höhe von 2.000 Euro landet auf der Aktivseite des Bestandskontos „Bank“ – dort befinden sich nun rein rechnerisch 8.000 Euro.
- Gebucht wird dieser Betrag außerdem auf der Passivseite, nämlich auf das Bestandskonto „Eigenkapital“. Dort befinden sich 5.000 Euro. Zusammen mit den 3.000 Euro auf dem Bestandskonto „Kreditverpflichtungen“ stehen auf der Passivseite wiederum 8.000 Euro. Das bedeutet, Aktiv- und Passivseite sind regelkonform ausgeglichen.
