E-Bilanz: Mit der richtigen Strategie zum Erfolg!

Taxonomie der E-Bilanz und Strategie für die Umstellung
Aktualisiert am: 12.08.2015

Seit dem Jahresabschluss 2013 macht die Finanzverwaltung ernst: Spätestens dann müssen bilanzierende Unternehmen ihre Bilanzdaten elektronisch übermitteln. Ausnahmen gibt es dabei nicht – auch die handelsrechtlichen Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften sind für steuerliche Zwecke nicht relevant. Um eine reibungslose Übermittlung zu garantieren, sind einige Anpassungen in den Unternehmen notwendig, die Sie nicht unterschätzen sollten. Welche neuen Vorgaben es in der Taxonomie gibt, wie Sie diesen gerecht werden und welche Strategien Sie dabei verfolgen können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Die E-Bilanz ist für alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Das gilt ohne Ausnahme, also auch für „anschlussgeprüfte“ Unternehmen, Kleinstkapital-, oder Kleinstpersonengesellschaften. Auch die im Handelsgesetzbuch (HGB) vorgesehenen Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften (z. B. eine verkürzte Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, der Verzicht auf einen Anhang und auf die Pflicht zur Offenlegung im elektronischen Bundesanzeiger) sind für die Übermittlung an das Finanzamt nicht relevant.

Für die Übermittlung der Jahresabschlüsse aller Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2013 beginnen, muss die Taxonomie 5.2 verwendet werden (veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 27.6.2013). Für die Übermittlung der Jahresabschlüsse aller früheren Wirtschaftsjahre kann wahlweise die Taxonomie 5.2 oder die Taxonomie 5.1 (veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 1.6.2013) verwendet werden. Lesen Sie auch unseren Beitrag E-Bilanz: Die Umsetzung in der Praxis mit diversen Buchungsbeispielen.

Achtung: Finanzverwaltungen können neue Taxonomie erst ab Mai 2014 verarbeiten.
Die Übermittlung der E-Bilanz mit der Taxonomie 5.2 ist voraussichtlich erst ab Mai 2014 möglich. Die Taxonomie 5.2 hat sich gegenüber der Taxonomie 5.1 allerdings nur geringfügig geändert.

Grundsätzlich gibt es in den Taxonomien folgende Positionen:

  • Mussfelder. Diese sind zwingend auszufüllen.
  • Auffangpositionen. Diese sollen den Einstieg in die E-Bilanz erleichtern und nur dann verwendet werden, wenn die Werte nicht aus der Buchhaltung ableitbar sind (siehe dazu auch: Umsetzungsstrategien zur E-Bilanz). Gemäß den Ausführungen der Finanzverwaltung reicht es aus, wenn die Ableitung der Werte aus dem Hauptbuch vorgenommen wird (d. h. die Werte, die sich aus den geführten Kontensalden des Hauptbuches ermitteln lassen). Dabei ist das individuelle Buchungsverhalten des jeweiligen Unternehmens maßgeblich. Auffangpositionen wird es laut Finanzverwaltung dauerhaft geben, auch wenn ihre Zahl eher abnehmen dürfte, um die übermittelten Bilanzen aussagekräftiger zu machen. Welche Auffangpositionen erhalten bleiben, ist derzeit noch nicht absehbar.
  • Kannfelder. Diese können freiwillig übermittelt werden.
  • Mussfelder, Kontennachweis erwünscht. Diese besitzen die gleiche Eigenschaft wie Mussfelder und sind ebenfalls zwingend auszufüllen. Zusätzlich ist der Teil der Summen- und Saldenliste (Kontonummer, Kontenbezeichnung, Kontensaldo) zu übermitteln, der aufzeigt, welche Positionen eingeflossen sind. Sollten keine entsprechenden Informationen vorliegen, sind stattdessen sogenannte NIL-Werte (Not in List) zu übermitteln. Wird kein Nachweis mitgeliefert, kann das Finanzamt diesen an-fordern, wenn es sich auf die Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen (i. S. § 90 Abgabenordnung) beruft.
  • Summenmussfelder. Diese sind zwingend auszufüllen und ergeben sich aus mehreren Unterpositionen.
  • Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden. Diese Position ist auszufüllen, wenn ohne deren Übermittlung die Summe der Unterpositionen (Mussfelder) nicht dem Wert der Oberposition (Summenmussfeld) entspricht.

Lexware-Programme bieten weitere Infos zur E-Bilanz

Gut zu wissen: Allen Lexware-Kunden, die ein Buchhaltungsprogramm einsetzen, stehen umfangreiche Informationen zum Thema E-Bilanz direkt in Ihrer Software zur Verfügung, und zwar im Service-Center unter dem Reiter „Wissen“. Lassen Sie sich außerdem im Video zeigen, wie Sie mit der E-Bilanz-Zentrale Ihre E-Bilanz erstellen und versenden. Das Video kann auch im Programm auf der Startseite der E-Bilanz-Zentrale aufgerufen werden.

Taxonomien: Diese Vorgaben gelten

Die Taxonomie bezeichnet das vorgeschriebene Datenschema für die Bilanz sowie für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und wird stetig weiterentwickelt. Die Taxonomien können Sie auf der Internetseite www.esteuer.de heruntergeladen. Auf dieser Internetseite der Finanzverwaltung finden Sie auch einen technischen Leitfaden zur Taxonomie (inkl. Branchen- und Ergänzungstaxonomien) sowie eine FAQ-Liste zur E-Bilanz.

Umsetzungsstrategien zur E-Bilanz

Die Umsetzung der E-Bilanz in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) kann grundsätzlich nach folgenden 3 Strategien erfolgen:

  • Maximalstrategie
  • Minimalstrategie
  • Neutralstrategie

Maximalstrategie

Die Maximalstrategie bietet eine hohe Transparenz gegenüber der Finanzverwaltung. Dabei übersteigt die Informationsweitergabe den Mindeststandard. Hierbei werden nicht nur die Mussfelder, sondern alle relevanten Konten ausgefüllt. Auffangpositionen werden bei dieser Strategie vermieden.

Vorteile:

  • Niedrigere Risikoeinstufung durch die Finanzverwaltung möglich
  • Minimierung des Risikos einer Betriebsprüfung
  • Zeitnahe Steuerfestsetzung zur Vermeidung von Rechtsunsicherheiten
  • Ein gutes Verhältnis zur Finanzverwaltung wird gepflegt

Nachteil:

  • Häufig mit einem sehr hohen Umstellungs- und Pflegeaufwand verbunden

Minimalstrategie

Die Minimalstrategie hat sich in der Praxis als weitere mögliche Lösung erwiesen. Sie zeichnet sich durch eine sehr niedrige Transparenz des Steuerpflichtigen aus und begrenzt die Informationsweitergabe auf die Pflichtangaben. Dabei werden Auffangpositionen großzügig in Anspruch genommen.

Vorteil:

  • Zeitersparnis, weil die Anpassung der Bilanz auf das Minimum beschränkt wird

Nachteile:

  • Verstärkte Rückfragen der Finanzverwaltung möglich/wahrscheinlich
  • Negative Risikoeinstufung und eine erhöhte Wahrscheinlichkeit für Betriebsprüfungen

Neutralstrategie

Die Neutralstrategie ist der praxistaugliche Mittelweg der beiden erstgenannten Strategien. Dabei werden alle aus der Buchhaltung verfügbaren Informationen weitergegeben (Pflichtfelder), Kannfelder werden nur in Ausnahmefällen genutzt. Soweit Anpassungen notwendig sind, werden Auffangpositionen genutzt. Diese Strategie ist für „anschlussgeprüfte“ Unternehmen uneingeschränkt zu empfehlen. Auch für viele kleine und mittlere Unternehmen stellt sie einen pragmatischen Ansatz dar, bei dem der Aufwand überschaubar bleibt und dennoch (im Gegensatz zur Minimalstrategie) meist keine negative Risikoeinstufung durch die Finanzverwaltung erfolgt. In jedem Fall sollten Sie Ihren Steuerberater zu Rate ziehen, welche Strategie mit Blick auf die Besonderheiten in Ihrem Unternehmen am besten geeignet ist.

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