Revisionssichere Archivierung: Richtlinien für Unternehmer

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Unterlagen aufzubewahren. Besonders dann, wenn es sich um Belege, Rechnungen und Geschäftsunterlagen handelt, die Auskunft über die Unternehmensvorfälle geben. Auch im Sinne einer Sicherheitsvorkehrung ist die Archivierung erforderlich. Sowohl beim Jahresabschluss als auch bei einer unangekündigten Steuerprüfung müssen Firmen daher Ihre Unterlagen offenlegen können. Seit 2015 werden die gesetzlichen Rahmenbedingungen in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zusammengefasst. Was Sie über Archivierung wissen, wer zur Aufbewahrung verpflichtet ist und worauf Sie bei digitalen Belegen achten müssen, erklären wir Ihnen in diesem Ratgeber.

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Zuletzt aktualisiert am:29.08.2023

Definition

Was bedeutet archivieren?

Bei der Archivierung handelt es sich im Allgemeinen um ein Synonym für die Aufbewahrung bzw. Speicherung von Dokumenten und Schriftstücken – normalerweise in einem physischen Archiv. Das soll es ermöglichen, zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf das Dokument zugreifen zu können. Die Archivierung dient daher dem Schutz und der Speicherung auf unbestimmte Zeit an einem Ort.

Welche Bedeutung hat die Archivierung für Unternehmen?

In der Vergangenheit wurden Dokumente in Papierform meist in Ordnern abgeheftet und in entsprechenden Archivräumen gelagert. Im Rahmen der Digitalisierung findet ein Großteil des (unternehmerischen und privaten) Schriftverkehrs jedoch digital in Form von E-Mails statt. Die logische Konsequenz: Sie benötigen eine elektronische Archivierung. Folgende Hintergründe stehen mit einer digitalen Sicherung von Unterlagen in Verbindung:

  • Sowohl beim Jahresabschluss als auch bei einer unangekündigten Steuerprüfung müssen Firmen zu jeder Zeit Ihre Unterlagen transparent und nachvollziehbar offenlegen können.
  • Müssen Sie, unter juristischen Umständen, die Rechtmäßigkeit Ihrer Geschäftsabläufe beweisen, können Sie dies nur mit gespeicherten Dokumenten tun.
  • Fällt Ihr Unternehmen einer Naturkatastrophe wie Brand oder Überschwemmung zum Opfer, könnten all Ihre Akten zerstört werden. 

Mit Hilfe eines digitalen Archivspeichers können Unternehmen Ihre Unterlagen hinsichtlich der oben aufgeführten Gründe absichern. Hinzu kommt, dass die Archivierungspflicht für alle Unternehmensformen gilt, unabhängig von der Größenordnung. Das bedeutet, sowohl für Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften als auch Einzelunternehmer.

In diesem Zusammenhang gibt es für geschäftliche elektronische Dokumente seit 2015 einige gesetzliche Vorschriften, wie die GoBD, die Sie als Unternehmer zwingend einhalten müssen. Hier lautet das Stichwort: Revisionssichere Archivierung. Auch das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ steht mit dem Thema Archivierungsvorschriften in Verbindung.

Nicht nur für Unternehmer spielt die Archivierung eine wichtige Rolle

Wer neben Unternehmen auch zur Speicherung von Akten verpflichtet ist, zeigt auch § 14b, Abs. 1 UstG. Abgesehen von der Archivierungspflicht für Betriebe und Konzerne gilt diese Vorschrift auch für Privatpersonen. Sobald Bürgerinnen und Bürger Abkommen eingehen oder Investitionen tätigen, müssen sie offizielle Dokumente, Verträge oder Rechnungen archivieren. Für alle steuerlich relevanten Dokumente oder Geschäftsunterlagen sind stets die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

SOFTWARESUPPORT

Archivierung Ihrer Daten mit Lexware: So funktioniert’s

Sie benötigen Hilfe bei der Archivierung Ihrer Daten in Ihrem Lexware Programm? Hier gelangen Sie zu unserem Software-Support und lesen allgemeine Infos rund um das Thema.

Tipp

Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen

Neben den gesetzlichen Richtlinien ist die Archivierung auch an bestimmte Zeiträume gebunden. Nutzen Sie unsere Checkliste mit sämtlichen aktuellen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen, damit Sie wissen, welche Dokumente Sie wie lange archivieren müssen.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Die revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Verwahrung in elektronischen bzw. digitalen Archivsystemen. Unternehmen müssen aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege und Unterlagen  dort revisionssicher lagern. Das bedeutet, dass die Verwahrung und Speicherung der Dokumente den Richtlinien der GoBD sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches (HGB) entsprechen muss.

Revisionssicherheit bezieht sich in erster Linie auf Faktoren wie:

  • Unveränderbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Verfügbarkeit

Diese Kriterien beziehen sich auf alle Änderungen am Dokument. Die Anforderungen sind sowohl im HGB als auch in der AO (Abgabenordnung) verankert und sollen vor Verfälschung der Dokumente schützen. Zu diesen Anforderungen kommen noch Bedingungen hinzu:

  • unverzügliche Dokumentation: Sie müssen sämtliche Unterlagen und Dokumente zu Betriebsabläufen zeitnah digital archivieren. Zahlungsein- und Ausgänge sind täglich zu erfassen, für elektronische Transaktionen gilt ein Spielraum von 10 Tagen.
  • Gegen Verlust absichern: Sie müssen zudem garantieren können, dass alle Akten und Urkunden, die Sie derzeitig nicht benötigen, dennoch sicher abgespeichert sind. Auch ruhende Dokumente müssen gegen Verlust, Vernichtung oder Diebstahl gesichert sein.

In der Praxis bedeutet das für Sie: Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss die akribische Archivierung durch Ihre Buchhaltung durchlaufen. Jegliche Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen müssen im elektronischen Archiv ordnungsgemäß nachvollziehbar sein. Eine rechtssichere bzw. revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig, da Sie bei Verstoß mit Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar mit Haftstrafen rechnen müssen.

Die Bedeutung der digitalen Archivierung für Ihr Unternehmen

Egal, ob Sie laut § 238 HGB buchführungspflichtig sind oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden, Sie unterliegen in jedem Fall der Aufbewahrungspflicht Ihrer Bücher und Aufzeichnungen sowie den entsprechenden Fristen. Besonders bei einer stetig wachsenden Menge von Papierdokumenten erhält die digitale Archivierung immer mehr an Bedeutung. Setzen Sie eine Unternehmenssoftware ein, sollten Sie klären, was es bei der digitalen Archivierung mit Speichertechnologien zu beachten gibt. Sie sollten in jedem Fall berücksichtigen, dass einige Systeme oder Module ebenfalls der Archivierungspflicht unterliegen und Sie die entsprechenden Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentieren und archivieren müssen.

Darunter fallen unter anderem:

  • Komplette Finanzbuchhaltung (inkl. Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung)
  • Fakturierung
  • Systeme der Warenwirtschaft (inkl. Materialwirtschaft)
  • Kassen- und Zahlungsverkehr-Systeme
  • Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
  • Elektronische Waagen

Die so angelegten elektronischen Akten dienen im Falle einer Betriebsprüfung der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle. Welche Bedeutung die digitale Archivierung weiterhin für Unternehmen hat, zeigen die folgenden Aspekte:

  • Durch die Langzeitarchivierung können Sie anhand der elektronischen Archivierung Ihre Dokumente auch problemlos über Monate oder Jahre aufbewahren.
  • Sie brauchen sich keine Gedanken mehr über das Ausbleichen des Papiers oder den nötigen Lagerplatz machen.
  • Mit digitalisierten Archivspeichern sind Ihre Unternehmensunterlagen auch bei Überschwemmung oder Brand geschützt.
  • Mit digital archivierten Akten sparen Sie Zeit, Nerven, Platz und damit sogar bares Geld.

Achtung

Sie müssen ein GoBD-konformes Speichermedium nutzen

Eine Dokumentation innerhalb der Software reicht meist nicht aus und gilt daher nicht als revisionssicheres Speichermedium im Sinne der GoBD. Daher sind Sie verpflichtet, eine revisionssichere digitale Archivierung aller Unterlagen, Daten und Dokumente – auch innerhalb der verschiedenen Software-Module – zu gewährleisten.

Diese Dokumente müssen Sie archivieren

Laut Gesetzgebung gibt es für bestimmte Dokumente und Unterlagen eine Archivierungspflicht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestimmen außerdem, wie lange Sie diese aufbewahren müssen. Eine Archivierung von folgenden Dokumenten sowie weiteren Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung eines Unternehmens entscheidend sind, unterliegen den GoBD-Richtlinien. Die folgende Liste zeigt, welche Dokumente Sie gemäß § 147 AO revisionssicher bzw. rechtssicher aufbewahren müssen:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventarlisten, Arbeitsunterweisungen, Konzeptentwürfe, Bilanzen zum Jahresbeginn und Jahresabschluss.
  • Erhaltene und versendete Briefe über Handels- und Geschäftsabkommen
  • Buchungsbelege
  • Urkunden gemäß Artikel 15 Absatz 1 sowie Artikel 163 der Zollvorschriften der Union
  • Lieferscheine und Frachtbriefe
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Sonstige Dokumente, sofern diese im Rahmen der Besteuerung relevant sind. 
  • Personalunterlagen
  • E-Mails

Insbesondere dann, wenn Sie Rechnungen, Buchungsbelege und Unterlagen archivieren, sollten Sie auf eine ordnungsgemäße Ablage und Archivierung achten.

Tipp

Beachten Sie die Archivierungsfristen der einzelnen Dokumente

Sie sind sowohl steuer- als auch handelsrechtlich zu einer Archivierung verpflichtet. Informationen über die gesetzlichen Vorschriften finden Sie unter anderem in § 147 AO und in § 238 HGB. Sind Sie buchführungspflichtig? Dann sollten Sie sich zeitnah um eine konforme Archivierung Ihrer Akten kümmern, indem Sie sich mit den Aufbewahrungsfristen auseinandersetzen.

Dokumente, die archiviert werden, müssen inhaltlich und bildlich jederzeit lesbar gemacht werden können. Zur Sicherung sind daher elektronische Speichermedien vorgesehen. Um diese Anforderung jedoch garantieren zu können, müssen die Speichermedien den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und die Revisionssicherheit der Dokumente gewährleisten.

Info

Unternehmen müssen Archivierungsrückstellungen bilden

Der Bundesfinanzhof hat im Jahr 2002 entschieden, dass Unternehmen und Selbstständige Archivierungsrückstellungen in ihren Jahresabschlüssen bilden müssen. Beispielsweise sind damit anfallende Kosten für Hilfsmittel zur digitalen Archivierung wie Scanner gemeint. Dies gilt natürlich nur, wenn Sie buchführungspflichtig sind. Sollten Sie nur eine EÜR erstellen, müssen Sie diese Rücklagen nicht bilden.

E-Mail-Archivierung: Das schreibt der Gesetzgeber vor

Es ist inzwischen gang und gäbe, dass die Buchhaltung Ihres Unternehmens Kontoauszüge, Handelsbriefe oder Mahnungen digital zu speichern hat. Bei der Überlegung, was weiterhin revisionssicher archiviert werden muss, kommen mit Blick auf die moderne Wirtschaftswelt schnell E-Mails in den Sinn. Abgesehen von den herkömmlichen Papierunterlagen sind diese Schriftstücke bereits grundsätzlich digital aber dennoch in einem separatem, zentralen sowie zugänglichen Ablagesystem zu speichern: 

  • E-Mails sind aus der geschäftlichen Kommunikation und im unternehmerischen Alltag nicht mehr wegzudenken.
  • Was so einfach und praktikabel ist, kann jedoch für Sie böse Überraschungen bereithalten.
  • Auch für E-Mails gilt laut GoBD eine Archivierungspflicht.
  • Je nach Inhalt der E-Mail können vertragliche oder gesetzliche Vorschriften die Art und Dauer der Aufbewahrung bestimmen.

Info

Aufbewahrungspflicht bei E-Mails

In § 147 AO ist festgehalten, dass eine Archivierung aller Handels- und Geschäftsbriefe, Rechnungen, sowie Angebote mit Auftragsfolge als E-Mail für 6 Jahre erfolgen muss.

Gesetzliche Pflicht und steuerrechtliche Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails

Eine gesetzliche Pflicht, E-Mails zu archivieren, kann sich aus verschiedenen Vorschriften ergeben. Diese gelten nicht alternativ, sondern kumulativ. Je nach Fall können daher mehrere Vorschriften entscheidend sein. Die Fälle unterscheiden sich nach den folgenden Gesichtspunkten:

  • Rechtsform des Unternehmens
  • Tätigkeitsbereich
  • Inhalt der E-Mail
  • anzuwendende Vorschriften

Das deutsche Steuerrecht

Das deutsche Steuerrecht beinhaltet wichtige Vorschriften über die revisionssichere E-Mail-Archivierung. Im Vergleich zum HGB sind die Vorgaben deutlich umfangreicher und betreffen mehr Unternehmen (z. B. auch Freiberufler).

Tipp

Halten Sie sich lieber an das Steuerrecht als an das Handelsgesetzbuch

Nehmen Sie immer die engeren Anforderungen aus dem Steuerrecht als Maßgabe, wenn Sie sich fragen, ob und wie eine E-Mail-Archivierung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen vorzunehmen ist. So sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

GoBD und AO

Hier ist insbesondere die AO (Abgabenordnung) in Verbindung mit den GoBD entscheidend. Jeweils aktuelle Informationen finden Sie z. B. auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen.

Gemäß AO müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

Info

Ist eine Archivierung von E-Mails ohne relevanten Inhalt nötig?

Nach steuerrechtlichen Vorschriften müssen Sie diese weder archivieren noch für den Datenzugriff vorhalten. Allerdings ist nicht klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind. Dies ist einzelfallabhängig. Daher im Zweifelsfall besser zu viel aufbewahren als zu wenig. Ausführliche Informationen zur E-Mail-Archivierung erhalten Sie in unserem Beitrag.

Handelsgesetzbuch (HGB)

In § 238 HGB heißt es: "Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten."

§ 257 HGB bestimmt, dass ein Kaufmann empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe aufzubewahren hat. Handelsbriefe sind hier nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Dabei ist "Schriftstück" nicht allzu wörtlich zu nehmen, denn hierunter fallen auch elektronische Dokumente wie E-Mails. Ob ein Dokument (so auch ein elektronisch übermitteltes) einen "Handelsbrief" darstellt, hängt im Wesentlichen von dessen Inhalt ab.

Definition

Was sind Handelsbriefe?

Handelsbriefe sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, nicht aber bloße Werbe-E-Mails – vergleichbar mit Werbeaussendungen per Briefpost – oder Newsletter.

Individuelle Archivierungspflichten

Neben den genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können sich Pflichten auch vertraglich ergeben. Aufgrund der Vertragsfreiheit können in Verträgen Archivierungspflichten in unterschiedlicher Art und Weise geregelt sein. Oft werden dabei solche Fälle geregelt, für die es keine unmittelbare gesetzliche Pflicht gibt.

Ein Beispiel: Zwischen zwei Unternehmen kann geregelt sein, dass eine Vertragspartei den gesamten E-Mail-Verkehr für einen Zeitraum X aufzubewahren hat, etwa für den Zeitraum, in dem ein bestimmtes Projekt läuft.

Inhalte und Zeitraum der Archivierungspflicht können dabei vollkommen unabhängig von gesetzlichen Vorschriften sein.

Info

Freiwillige E-Mail-Archivierung

Eine E-Mail-Archivierung kann auch auf freiwilliger Basis ohne rechtliche oder vertragliche Verpflichtung erfolgen und je nach Fall durchaus sinnvoll sein. Nützlich ist eine freiwillige Archivierung zum Beispiel dann, wenn folgende Sachverhalte vorliegen:

  • Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt bei potenziellen (rechtlichen) Streitigkeiten ausreichend Material für die Beweisführung vorlegen wollen.
  • Wenn Sie das Know-how Ihres Unternehmens beispielsweise durch die Archivierung von themenspezifischen E-Mail-Newslettern steigern möchten.
  • Wenn Sie Newsletter von Wettbewerbern sammeln und zur Wettbewerbsbeobachtung nutzen wollen.

Archivierung von E-Mails bei Accounts zur betrieblichen und privaten Nutzung

Bei E-Mail-Accounts, die sowohl für betriebliche als auch private Zwecke genutzt werden dürfen, besteht für die E-Mail-Archivierung ein besonderes Hindernis: der Schutz der Privatsphäre der einzelnen Mitarbeiter etwa durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Telekommunikationsgesetz (TKG).

So dürfen beispielsweise nicht ohne Weiteres private E-Mails vom Arbeitgeber gelesen, gespeichert oder gelöscht werden. Daher ist eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails nicht ohne rechtliche Risiken.

Um diese Risiken zu umgehen, gibt es verschiedene Lösungen:

  1. Sie als Arbeitgeber untersagen ausdrücklich die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts.
  2. Sie verzichten auf die automatische Archivierung aller E-Mails. Dann müssen Ihre Mitarbeiter betriebliche und private E-Mails jedoch eigenständig trennen, sodass die Ordner mit betrieblichen E-Mails entsprechend revisionssicher archiviert werden können.
  3. Häufig kennen Mitarbeiter jedoch nicht die Pflicht, E-Mails zu archivieren. Da dies schnell negative rechtliche Konsequenzen für Sie als Arbeitgeber nach sich ziehen kann, sollten Ihre Mitarbeiter im Umgang mit betrieblichen E-Mails geschult und darauf hingewiesen werden, ob, wann und wie sie welche E-Mails archivieren müssen.

Wichtig: Bei der E-Mail-Archivierung sollten Sie auch mobile Endgeräte nicht vergessen, sofern nicht alle E-Mails im Unternehmen auf dem Mailserver gespeichert werden.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Grundsätzlich müssen Sie alle E-Mails aufbewahren, die steuerlich relevant sind, also Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe.
Wichtig ist, dass Sie die E-Mails nicht im eigenen E-Mail-System selbst archivieren, sondern eine spezielle Lösung dafür verwenden, mit der Sie die Unveränderbarkeit der relevanten Daten nachweisen können.

Info

Diese E-Mails müssen nicht archiviert werden

Sofern eine E-Mail lediglich als Transportobjekt für Anhänge dient, sind Sie zu keiner Archivierung verpflichtet. Das betrifft zudem Newsletter und Spam-Mails.

Form und Dauer der revisionssicheren E-Mail-Archivierung

Im Rahmen der revisionssicheren Archivierung müssen Sie die E-Mails einschließlich der angehängten Dateien über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in digitaler Form ablegen, und zwar in folgender Form:

  • vollständig
  • manipulationssicher
  • jederzeit verfügbar
  • maschinell lesbar

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich, wie bereits erwähnt, nach dem Inhalt der E-Mail:

  • Zehn Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen
  • Sechs Jahre: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

Sofern die Unterlagen für die Steuern relevant sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, bleiben die Vorgaben auch weiterhin gültig.

Info

Sie benötigen die passende Hard- und Software zur Archivierung von E-Mails

Neben den Mails an sich müssen Sie auch die Hard- und Software bereithalten, um E-Mails und deren Anhänge wiederherzustellen und lesbar zu machen. Dies ist z. B. dann von Bedeutung, wenn Sie die E-Mails in komprimierter Form archivieren. Um den betrieblichen Datenschutz zu gewährleisten und die Daten vor Manipulationen zu schützen, sollten Sie dabei beachten, dass nur berechtigte Personen Datenzugriff haben.

Archivierungssoftware: Dokumente revisionssicher und übersichtlich aufbewahren

Wie der Name schon sagt, unterstützt Archivierungssoftware Unternehmen dabei, sämtliche betrieblichen Dokumente digital abzulegen. Dazu gehören laut den GoBD z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe. Eine spezialisierte Software unterstützt Sie bei der Erfüllung der Anforderungen und Ihrer Aufbewahrungspflicht. So sind sie garantiert auf eine Betriebsprüfung vorbereitet.

Für die durchgängig elektronische Archivierung steht Ihnen als Unternehmer heute eine große Auswahl an elektronischen Archivsystemen und Dienstleistungen zur Verfügung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre individuellen Anforderungen möglichst genau identifizieren, um die für Sie optimale Archivierungssoftware oder -dienstleistung zu finden.

Zudem gibt es einige wichtige Dinge zu berücksichtigen, wenn Sie ein Archivierungsprogramm für die Erstellung eines digitalen Archivs nutzen. Nur unter Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien gelingt Ihnen eine revisionssichere Aufbewahrung, die weder Steuerprüfung noch Betriebsprüfung fürchten muss.

Die Vorteile elektronischer Archivierung

Die Spielregeln für eine durchgängig elektronische bzw. digitale Buchhaltung, die das Bundesfinanzministerium in Form der GoBD aufgestellt hat, sind umfangreich und komplex. Allerdings gibt es auch für die analoge Archivierung steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen – zum Beispiel in einem Papierarchiv – strenge Aufbewahrungspflichten, die Sie als Unternehmer kennen und erfüllen müssen.

Vor diesem Hintergrund sind die GoBD daher nur die logische Erweiterung dieser Vorschriften auf eine zunehmend digitalisierte und vernetzte Welt. Da auch Sie mit Ihrem Betrieb, von einem manuellen Ablagesystem zu einer digitalen Archivierungssoftware wechseln müssen, erörtern Sie sicher, waurm eine digitale Archivierung sinnvoll ist. Zu dieser Frage gibt es einige entscheidende Vorteile, wenn Sie sich für eine revisionssichere Archivierung mittels Software entscheiden:

  • Digitale Kontrollmöglichkeiten durch das Finanzamt (beispielsweise durch die Prüfungssoftware IDEA)
  • Einsparungen bei Kosten für Papier, Tinte und Drucker. Infolge der Materialeinsparung können Sie andere Kosten decken.
  • Einsparung an Archivräumen: Mit der Umwandlung der Dokumente auf digitale Laufwerke, können Sie die veralteten Archivräume in Sport- oder Erholungsräume für Ihre Mitarbeiter umwandeln. In diesem Punkt ist erforderlich, dass die Laufwerke über ausreichend Speicherkapazität verfügen.
  • Einsparung an Zeit: Digital gespeicherte Daten und Urkunden können Sie mit wenigen Mausklicks abrufen.
  • Steigerung der Flexibilität: Digital gespeicherte Unterlagen und Daten lassen sich schneller und jederzeit aufrufen und einfacher mit weiteren Softwarelösungen kombinieren.
  • Geringerer personeller Aufwand (zum Beispiel bei der Archivierung). Indem die manuelle Archivierung wegfällt, entsteht mehr Zeit für andere Aufgaben.
  • Langes Suchen bei Rückfragen entfällt: Durch die Zeiteinsparung können Sie Rechnungen, Dokumente und Daten ganz komfortabel direkt am PC oder je nach Software auch direkt in der passenden App auf Ihrem Smartphone aufrufen.
  • Absicherung vor Verlust oder Diebstahl: Damit Ihre Akten vor unvorhersehbaren Einflüssen wie Brand, Hochwasser oder Hackerangriffen geschützt sind, sollten Sie alle Dokumente sowie Verträge digital und unveränderbar archivieren.

Diese Voraussetzungen sollte eine Archivierungssoftware für Dokumente erfüllen

Sie sind für Ihre revisionssichere Archivierung auf der Suche nach einer passenden Software, fragen sich aber, welche die richtige für Ihr Unternehmen ist? Wenn Sie bei der Kaufentscheidung einige Gesichtspunkte beachten, finden Sie das ideale Programm für Ihre Anforderungen. Hier vier wichtige Aspekte:

1. Leichte Bedienung und schnelle Installation der Archivierungssoftware

 

Als Arbeitgeber wissen Sie: Je mehr Arbeit eine Software Ihren Mitarbeitern abnimmt, desto häufiger und intensiver wird sie genutzt. Das gilt auch für die Archivierung. Achten Sie deshalb bei Ihrer Entscheidung darauf, dass die Archivierungssoftware einfach zu bedienen ist. Lassen Sie sich am besten vom Hersteller zeigen, wie viele Schritte erforderlich sind, um Ihre Dokumente zu archivieren. Das gilt auch für die Installation. Versichern Sie sich, dass Sie in wenigen Schritten mit der elektronischen GoBD-konformen Archivierung starten können.

2. Schnelle und intelligente Suchfunktion

 

Als Unternehmer sind Sie darauf angewiesen, jederzeit schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente zu haben. Umso entscheidender ist es, dass Ihre Software eine umfassende Suchfunktion bietet. Eine Suche nach Schlagworten und Volltextsuche sind Standard. Die Frage ist, ob die Software zur Archivierung Ihrer Dokumente auch komplexe Suchanfragen erlaubt, wie z. B. alle Rechnungen aus einem bestimmten Postleitzahlengebiet. Auch die Schnelligkeit der Suche spielt eine wichtige Rolle. Lassen Sie sich alle Möglichkeiten vorführen, bevor Sie sich entscheiden!

3. Revisionssichere Archivierung

 

Die Software muss es Ihnen ermöglichen, alle Dokumente revisionssicher zu archivieren. Das heißt, dass die digitalen Daten so gespeichert sind, dass sie die Anforderungen in Bezug auf Unveränderbarkeit, Sicherheit, Zugriffsschutz, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllen.

4. Software zur Archivierung sämtlicher Dateiformate

 

Egal ob Sie relevante Dokumente in Papierform, digital oder per E-Mail erhalten oder versenden: Alle Daten müssen revisionssicher archiviert werden. Umso wichtiger ist es, dass die für die elektronische Archivierung angeschaffte Software alle Dateiformate akzeptiert. So sind Sie völlig flexibel und können von eingescannten Rechnungen oder Verträgen über E-Mails bis hin zu speziellen Formaten wie z. B. Maschinensteuerungsdateien alle Dokumente sicher und ordentlich verwahren.

Tipp

Eine webbasierte Archivierungssoftware ist sowohl für Microsoft Windows als auch für Mac geeignet

Das heißt: Damit sind Sie komplett unabhängig vom Betriebssystem. Egal, ob Sie sich firmenintern für Windows oder für einen Mac entscheiden, Sie erhalten problemlos Zugriff auf alle Ihre archivierten Inhalte – selbst dann, wenn Sie Microsoft und Mac parallel verwenden.

Worauf sollte ich bei der Einführung elektronischer Archivierung achten?

Ein System zur elektronischen Archivierung besteht aus mehreren Komponenten. Zunächst müssen alle Dokumente einheitlich erfasst (z. B. Papierbelege einscannen), indexiert und mit den notwendigen Metainformationen (z. B. Abteilung, Dokumententyp, Verschlagwortung für spätere Suche) versehen werden. Erst danach werden sie im eigentlichen Archiv abgelegt. Das Archivsystem selbst besteht meist aus einem eigenen Server, an den ein Massenspeicher angeschlossen ist.

Bei der Entscheidung für ein digitales bzw. elektronisches Archiv sollten Sie darauf achten, dass es sowohl den rechtlichen Anforderungen des Finanzamts als auch den organisatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die wesentlichen Merkmale einer GoBD-konformen elektronischen Archivierung sind:

  • Archivierte Informationen können nicht mehr geändert werden.
  • Alle Änderungen werden dokumentiert.
  • Es gibt ein Autorisierungskonzept zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
  • Die Archivdaten können über einen datenbankgestützten Index recherchiert werden (z. B. per Volltextsuche).
  • Das Archiv bietet eine standardisierte Schnittstelle, über die andere Anwendungen auf das Archiv zugreifen können und mit der ggf. auch alle Daten migriert werden können (beispielsweise bei einem Systemwechsel bzw. Wechsel des Anbieters).

Abgesehen von diesen grundsätzlichen Anforderungen gilt es bei der Einführung eines Speichersystems, neue Organisationsstrukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren bzw. vorhandene Strukturen zu optimieren. Je mehr Sie bereits bei der Auswahl eines Systems zur elektronischen Archivierung auf die Kompatibilität zu den vorhandenen Prozessen achten, desto einfacher ist später die Arbeit mit dem Archivierungssystem.

Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang Schnittstellen zu der bereits im Unternehmen eingesetzten Software, z. B. in den Bereichen Buchführung, Warenwirtschaft oder Zahlungsverkehr.

Vorteil

Die wichtigsten Vorteile der Lexware Archivierungssoftware

  • Jede Änderung an einem Dokument wird automatisch in einem Aktivitätenprotokoll dokumentiert.
  • Jeder Übertragungs- und Änderungsstatus kann in Lexware archivierung mit einem Klick eingesehen werden.
  • Einmal eingerichtet, läuft die digitale Archivierung Ihrer Dokumente komplett automatisch und zuverlässig.
  • Sie haben immer und überall Zugriff auf Ihre archivierten Dokumente.
  • Ihre Dateien werden mehrfach in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren gesichert, die den deutschen Datenschutz-Richtlinien unterliegen.

Gibt es Archivierungssoftware auch als Freeware?

Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Archivierungssoftware suchen, die langfristig am Markt bleibt und eine revisionssichere Archivierung ermöglicht, empfiehlt es sich, eine kostenpflichtige Lösung zu wählen. Der Grund: Namhafte Hersteller bieten bereits zu kostengünstigen Konditionen Lösungen an, die im Vergleich zu einer Dokumentenarchivierung Freeware die wichtigsten Funktionen für eine professionelle revisionssichere Archivierung enthalten. Bei Archivierungssoftware, die als Freeware zur Verfügung gestellt wird, sind grundlegende Funktionalitäten oft nicht vorhanden oder eingeschränkt, z. B. die Anzahl der Dateien, die archiviert werden dürfen.

Fazit: Dokumente revisionssicher zu archivieren, ist ein Muss für jeden Unternehmer. Deshalb verlassen Sie sich nicht auf die eingeschränkten Möglichkeiten einer Freeware bezüglich Ihrer Archivierung und entscheiden Sie sich für eine bewährte Software eines namhaften Herstellers.

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