Einfaches Controlling für kleine Unternehmen /fileadmin/_processed_/c/3/csm_Controlling_LBB_dce31eff89.jpg 2017-03-02 Lexware

Einfaches Controlling für kleine Unternehmen

Einfaches Controlling, mit Hilfe von Excel, im Kleinunternehmen.
Von Reinhard Bleiber
Aktualisiert am: 02.03.2017

Controlling klingt für viele kleine Unternehmer nach globalen Konzernstrukturen und Überwachung. Dass aber auch kleine Unternehmen vom Controlling profitieren können, erklärt dieser Artikel. In kleinen Unternehmen sollte ein einfaches Controlling mit wenigen und erprobten Standardinstrumenten zur Ergebnis- und Liquiditätsplanung implementiert und richtig angewendet werden.

Was bedeutet Controlling für kleine Unternehmen?

Controlling ist vom englischen „to control“ abgeleitet, was so viel heißt wie regeln, steuern und nicht kontrollieren. Obwohl sie von hauptberuflichen Controllern und Betriebswirtschaftlern entwickelt wurden, lassen sich die fünf Punkte der Definition aus dem Controllerleitbild der IGC (International Group of Controlling) auch auf Kleinunternehmen übertragen.

1. Alle Prozesse, die mit Planung und Steuerung oder der Festlegung von Zielen zu tun haben, werden vom Controlling bestimmt. Die notwendigen Informationen für die zielorientierten Entscheidungen werden bereitgestellt.

2. Das Controlling entwickelt ein System der Planung, individuell auf die Kleinunternehmen zugeschnitten.

3. Es werden die Einzelpläne der Bereiche abgestimmt und zu einem Budget zusammengeführt.

4. Durch das Controlling wird bestimmt, welche Daten gesammelt und berechnet werden. Die Qualität der Informationen wird sichergestellt.

5. Die Arbeit des Controllings macht Fehlentwicklungen, aber auch Chancen erkennbar. Die Abweichungen werden analysiert.

Je nach Zeithorizont und Hauptaufgabe unterscheidet man kurzfristig-taktisches Controlling (operatives Controlling) und strategisch-langfristiges Controlling. Das operative Controlling richtet sich primär auf die Gewinnerwirtschaftung, während das strategische Controlling der langfristigen Überlebenssicherung, z.B. durch Wachstum, dient. Große Unternehmen haben dafür eigene Abteilungen.

Da sich kleinere Betriebe meist keine Controllingabteilung bzw. Controller leisten können, trägt der Unternehmer selbst diese Verantwortung und muss die wichtigsten Aufgaben eines Controllers übernehmen oder lässt sich von einem externen Partner wie beispielsweise selbstständigen Bilanzbuchhaltern helfen.

Controlling und Kleinunternehmen

Nach dem HGB ist ein Kleinunternehmen definiert als ein Unternehmen, dessen Bilanzsumme kleiner ist als 6 Mio. Euro, dessen Umsatz unterhalb von 12 Mio. Euro im Jahr liegt und das weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigt. Zwei dieser drei Parameter müssen erfüllt sein. Für die Beurteilung der wirtschaftlichen Abläufe in Unternehmen sind allerdings die Kapazitäten, Strukturen und Kompetenzen wichtiger als die Einhaltung von Grenzen. Die Entscheidungsstrukturen bestimmen, ob ein Unternehmen wie ein Kleinunternehmen agiert oder nicht. Ist die Struktur auf eine Person oder eine kleine Gruppe von Personen fokussiert und kann mit dieser Struktur das Unternehmen auch tatsächlich geführt werden, handelt es sich aus unserer Sicht um ein Kleinunternehmen.

Solche Strukturen sind häufig in Einzelunternehmen oder Familienunternehmen zu finden. Eine wachsende Zahl junger Unternehmen aus der Gründerszene erweitert den Kreis der Kleinunternehmen ständig. Gerade Existenzgründer konzentrieren sich notwendigerweise auf ihr Kerngeschäft und benötigen für das Controlling Unterstützung bei der Informationsbereitstellung, der Aufbereitung von Daten und deren Analyse.

Brauchen kleine Unternehmen Controlling?

Im Rahmen des Controllings werden Unternehmenskennzahlen benötigt. Das Controlling liefert Finanzkennzahlen. Nun stellt sich die Frage, wer eigentlich Controlling – und damit auch diese Finanzkennzahlen – braucht. Controlling wird in der Regel für das Management, die Kapitalgeber, die Mitarbeiter und die Öffentlichkeit erstellt.

Management
Das Management eines Unternehmens braucht Kennzahlen zur Überwachung der finanziellen Stabilität sowie zur Planung und Feinsteuerung des Wertzuwachses. Der Unternehmer muss daher Kenntnisse im operativen und strategischen Controlling haben.

Kapitalgeber
Da die meisten Kleinunternehmen auch Fremdkapital benötigen, ist der Unternehmer gehalten, Kapitalgeber davon zu überzeugen, dass deren Kapitaleinlage – im Rahmen des betrieblich/wirtschaftlich Üblichen – sicher ist. Diese erwarten regelmäßig Aussagen über den Stand ihrer Kapitaleinlage und die Ertragskraft des Unternehmens. Die Basel-Richtlinien zur Risikobewertung verlangen von den Banken auch, die Beurteilung der Unternehmen von der Qualität des Managements, also des Unternehmers, abhängig zu machen. Ein Management, das in KMU ohne ein funktionierendes, in der Größe angepasstes Controlling leitet, ist in den Augen der Banken wenig geeignet.

Mitarbeiter
Die Mitarbeiter des Unternehmens gelten zudem häufig als die „treibende Kraft“ im Unternehmen und müssen motiviert werden. Durch Kennzahlen haben sie die Möglichkeit, die Qualität eigener Leistung zu messen und zu vergleichen, z.B. durch Benchmarking.

Öffentlichkeit
Nicht zu vergessen sind die Kunden, Lieferanten und auch die Öffentlichkeit. Sie sind an der finanziellen Gesundheit und Zukunftsentwicklung des Unternehmens interessiert. Z.B. darf ein Lieferant keinen Zweifel haben, dass ein Unternehmen die gelieferten Waren bezahlen kann.

Controllingunterstützung von außen

Viele erfolgreiche Unternehmer sind anerkannte Fachleute auf ihren Spezialgebieten wie Technik, Vertrieb oder Entwicklung. Die meist vorhandenen betriebswirtschaftlichen Grundkenntnisse reichen jedoch selten aus, um ein funktionsfähiges Controlling selbst aufzubauen. Hier muss fremdes Know-how beschafft werden, entweder in Form von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern oder, für Kleinunternehmen eher wirtschaftlich vertretbar, durch externe Stellen.

Der Steuerberater
Der Steuerberater betreut das Unternehmers in steuerrechtlichen Fragen und optimiert gemeinsam mit seinem Mandanten die unternehmerischen Entscheidungen in steuerlicher Sicht. In manchen Fällen führt der Steuerberater auch die Buchhaltung des Kleinunternehmens und rechnet das Personal ab.

Alle Daten des Unternehmens aus der Buchhaltung liegen dem Steuerberater bereits vor. Das System der Steuerberater, Datev, liefert aus diesen Daten auch erste Ergebnisse, die nach Kostenrechnung und Controlling aussehen. Doch daraus die Eignung des Steuerberaters als externe Hilfe für den Aufbau eines Controllingsystems abzuleiten, geht zu weit.

  • Der Steuerberater kann aus seinen Systemen Zahlen und Auswertungen liefern. Berühmt dafür ist die BWA von Datev.
  • Der Steuerberater kann bei individuellen und wichtigen Einzelentscheidungen einige Kennzahlen berechnen (ROI, Deckungsbeiträge, Wirtschaftlichkeit) und bei deren Beurteilung helfen.
  • Für das laufende Controlling der üblichen Geschäfte ist der Steuerberater zu langsam, zu teuer und zu wenig Fachmann auf dem jeweiligen Unternehmensgebiet.

Der Unternehmensberater
Die letzte Aussage für den Steuerberater, zu teuer, zu langsam und zu wenig Fachmann, gilt auch für einen Unternehmensberater. Dieser kann helfen vor allem bei weitreichenden Entscheidungen wie der Eroberung neuer Märkte. Für das Controlling kann der Unternehmensberater helfen, funktionierende und auf das Kleinunternehmen zugeschnittene Controllingsysteme zu entwickeln. Folgende Fragen werden gemeinsam mit dem Unternehmer beantwortet:

  • Welche Daten werden für die wichtigsten Entscheidungen und Analysen regelmäßig benötigt?
  • Wann müssen die Daten aus den Unternehmenswerten errechnet und vorgelegt werden?
  • Woher stammen die dafür notwendigen Informationen?
  • An wen werden die Daten berichtet und in welcher Form geschieht dies?

Ziel ist es, ein System für den täglichen Gebrauch zu schaffen. Die spätere Nutzung, also das Füllen mit Daten und die Auswertung und Analyse der Informationen erfolgt dann im System des Unternehmens selbst.

Praxis-Tipp: Staatliche Förderung
Unternehmensberatung ist teuer. Da auch die staatlichen Stellen erkannt haben, dass gerade kleine Unternehmen externe Hilfe benötigen, gibt es Zuschüsse zur Beratung von der EU, vom Bund und von den Ländern. Vor allem junge Unternehmen können davon profitieren. Fragen Sie Ihre Bank oder Ihren Steuerberater oder informieren Sie sich bei der KfW-Bank.

IT-Lösung
Die in vielen Kleinunternehmen eingesetzte IT-Anwendung für die Buchhaltung kann in vielen Fällen durch zusätzliche Daten und Abläufe als Basis für ein eigenes Controlling genutzt werden. Dazu werden die mithilfe der Berater aufzubauenden Strukturen weitestgehend mit den vorhandenen IT-Lösungen verknüpft. Verbunden mit zusätzlichen Auswertungen, die jeweils individuell z.B. mit Excel geschaffen werden können, ergibt sich ein regelmäßiges Berichtswesen, das Kennzahlen und Berichte für wichtige Inhalte bereitstellt. Das geht im übrigen auch mit der Buchhaltungssoftware der Steuerberater Datev.

Achtung: Die Verantwortung bleibt
Trotz aller externer Hilfen und der IT-Unterstützung bleibt der Unternehmer verantwortlich für seine Entscheidungen. Er wird lediglich unterstützt durch regelmäßige Controllinginformationen, an notwendige Entscheidungen zu denken. Gleichzeitig verbessert das Controlling auch aus externen Quellen die Informationsbasis für tägliche oder außergewöhnliche Entscheidungen.

Warum Controlling in KMU?

Kleinunternehmen sind geprägt von sehr engen personellen Ressourcen. Einzelne Mitarbeiter kämpfen mit einer hohen Aufgabendichte, die oft Verantwortung für mehrere Funktionen vorsieht. Das Tagesgeschäft bestimmt die Arbeit der Menschen dort und lässt oft nicht ausreichend Zeit für strategische Aufgaben oder systematische Analysen von Situationen.

Gleichzeitig befinden sich Kleinbetriebe aufgrund der eingeschränkten Mittel in einer starken Abhängigkeit von Schwankungen in Absatz, Preisentwicklung oder Verbräuchen. Schnell ist es zu spät, wenn Umsatzrückgänge sich zu signifikanten Werte addieren oder der Verbrauch an Material in der Fertigung steigt. Controlling zeigt positive und negative Entwicklungen frühzeitig an, der Unternehmer kann früher reagieren.

Die Sichtweise des Unternehmens ist geprägt von seiner Erfahrung, die Veränderungen in Märkten und Abläufen noch nicht beinhaltet. Er sieht sein Unternehmen durch eine subjektive Brille. Hier kann ein Controlling, vor allem bei externer Hilfe, neue Blickwinkel eröffnen.

Controlling besonders im Kleinunternehmen sorgt also dafür, dass eine Konzentration auf wichtige Themen erfolgen kann (z.B. auf Liquidität), Chancen und Risiken schneller identifiziert werden und die Sichtweise des Unternehmers objektiver wird.

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