Elektronische Rechnungen: Das müssen Kleinunternehmer über ZUGFeRD, XRechnung & Co wissen /fileadmin/_processed_/6/3/csm_Elektronische_Rechnungen_788b052f93.jpg 2019-07-18 Lexware

Elektronische Rechnungen: Das müssen Kleinunternehmer über ZUGFeRD, XRechnung & Co wissen

Von Stefan Engel-Flechsig, Rechtsanwalt und Mitbegründer des ZUGFeRD-Formats
Aktualisiert am: 18.07.2019

Im Geschäftsverkehr werden elektronische Rechnungen mehr und mehr verwendet. Auch in der öffentlichen Verwaltung soll in den kommenden Jahren die elektronische Rechnung genutzt werden. Rechnungen an die öffentliche Verwaltung können dann nur noch als strukturierte elektronische Rechnung gesendet werden. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung könnte für alle Lieferanten und Dienstleister öffentlicher Auftraggeber relevant werden. Was es über ZUGFeRD, XRechnung & Co zu wissen gibt, lesen Sie hier.

Die elektronische Rechnung: Einfacher Rechnungsversand und Kostenersparnis

Elektronische Rechnungen vereinfachen Versand, Empfang und Verarbeitung von Rechnungen grundlegend. Statt wie bisher die Rechnungsdaten auf Papier auszudrucken und per Post zu versenden bzw. zu empfangen, werden Rechnungen in einem vorgegebenen Format und einer vorgegebenen Syntax elektronisch (z.B. per E-Mail) versendet und empfangen. Die auf diese Weise strukturierten Daten können dann ohne weiteres von elektronischen Rechnungssystemen automatisch erstellt, ausgelesen und verarbeitet werden. ZUGFeRD, XRechnung und EDI sind die möglichen Rechnungsformate der elektronischen Rechnung.

Berechnungen zeigen, dass die Ersparnis beim Umstieg von papierbezogenen auf elektronische Rechnungen pro Rechnung beim Rechnungssender bei etwa 4,50 € und beim Rechnungsempfänger bei etwa 11,20 € liegen können.

Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 2020

Unternehmer, die öffentliche Aufträge für Bundesbehörden erfüllen, müssen ab dem 27. November 2020 zwingend elektronische Rechnungen stellen können. Für jene, die Rechnungen an Bundesländer oder Kommunen stellen, gibt es kein einheitliches Fristdatum, da die Länder unterschiedliche Regelungen erfassen können.

Es ist aber zu erwarten, dass alle Behörden früher oder später nur noch elektronische Rechnungen annehmen, die im Format XRechnung oder ZUGFeRD gestellt sind. Daher ist es für alle ratsam, so früh wie möglich auf die elektronischen Rechnungen umzustellen. Kleinunternehmer, wie zum Beispiel der Handwerksbetrieb, der von der Gemeinde Aufträge annimmt oder der Lieferant eines öffentlichen Krankenhauses, sollten sich den neuen Vorgaben anpassen und elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD stellen können.

E-Rechnungsrichtlinie der EU legt die Vorgaben für die elektronische Rechnung fest

Die Vorgaben, wie eine elektronische Rechnung gestaltet sein muss, gehen auf die Europäische Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen („E-Rechnungsrichtlinie“) zurück. Diese sieht vor, dass eine elektronische Rechnung eine Rechnung ist, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Bilddatei, eine eingescannte Rechnung oder ein PDF-Dokument erfüllen diese Voraussetzungen nicht.

In allen EU-Mitgliedstaaten und damit auch in Deutschland muss die E-Rechnungsrichtlinie für die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Gemeinden in nationales Recht umgesetzt werden: Die Bundesverwaltung regelt die Umsetzung für ihren Zuständigkeitsbereich und die Bundesländer müssen die Richtlinie für ihre jeweiligen Zuständigkeitsbereiche (also auch für Städte, Gemeinden, öffentliche Einrichtungen etc.) eigenständig umsetzen.

Umfrage: Schreiben Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?

Wir möchten Ihnen zukünftig noch bessere Produkte bieten. Dazu möchten wir gerne von Ihnen wissen, ob und wie oft Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) schreiben. Hierfür würden wir Sie bitten, 6 kurze Fragen zu beantworten. Die Umfrage dauert ca. 3 Minuten. Alle Angaben werden anonym erfasst.

E-Rechnungs-Gesetz der Bundesregierung setzt EU-Vorgaben um

Der Bund hat sich zu einem „E-Rechnungs-Gesetz“ entschlossen, das die europarechtlichen Vorgaben der E-Rechnungsrichtlinie auf der Bundesebene umsetzt. Die technischen Details der E-Rechnung sind in einer Rechtsverordnung enthalten. Die Verordnung enthält Vorschriften über das zu verwendende Rechnungsdatenmodell und über die Übermittlungsart sowie Regelungen über die Voraussetzungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen.

Besonders hervorzuheben ist, dass die Verordnung erstmalig für den Bundesbereich eine Regelung über die verpflichtende Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung formuliert. Die Umsetzungsfrist für die verpflichtende Einreichung von E-Rechnungen des Bundes ist auf den 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und auf den 27. November 2019 für alle subzentralen öffentlichen Auftraggeber (das sind Länder und Kommunen) des Bundes, festgelegt. Aufgrund der verzögerten Veröffentlichung der Verordnung haben Länder und Kommunen aber noch bis zum 18. April 2020 Zeit, die Vorgaben umzusetzen und die Möglichkeit zu schaffen, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Ab dem 27. November 2020 sind dann die Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen. Die einzelnen Bundesländer können aber abweichende Regelungen schaffen.

XRechnung als Standard in Deutschland

Bund und Länder haben in Deutschland für die Umsetzung des E-Rechnungs-Gesetzes das Rechnungsformat XRechnung entwickelt. Die XRechnung ist seit dem 22. Juni 2017 der Standard zur Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie in der öffentlichen Verwaltung, der gemäß EU-Vorgaben entwickelt wurde. Damit bildet die XRechnung eine Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen. Mit dem Standard XRechnung wird ausschließlich Format, Datenstruktur und Semantik der Rechnung formalisiert; der Übermittlungsweg der Rechnung wird im Standard XRechnung nicht betrachtet. Andere Rechnungsformate, die den Vorgaben der EU entsprechen, können nach Prüfung auf technische Umsetzbarkeit ggf. ebenfalls angenommen werden.

Bund und Länder planen, allen Lieferanten eine zentrale Rechnungseingangsplattform anzubieten, über die dann die elektronische Rechnung hochgeladen werden muss. Bislang steht diese Plattform bei der Bundesverwaltung seit dem 20.11.2018 als „Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für die elektronische Rechnungsstellung und das Einreichen von Rechnungen“ zur Verfügung. Rechnungen, die dem Standard XRechnung entsprechen, werden über diesen Webservice von der ZRE angenommen.

Die Alternative zur XRechnung: ZUGFeRD 2.0

Damit kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorzüge der E-Rechnung zugute kommen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bereits 2014 ein einheitliches Datenformat entwickelt. ZUGFeRD löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann von einem Rechnungsempfänger automatisch erkannt werden, die strukturierten Daten können unmittelbar in die Buchhaltung übernommen werden, und das PDF kann als menschenlesbarer Beleg (z.B. für die Betriebsprüfung) verwendet werden.

Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten. Als Version 1.0 ist ZUGFeRD einschließlich einer umfangreichen Spezifikation kostenfrei auf der Website von FeRD (www.ferd-net.de) verfügbar. Seit dem 11. März 2019 gibt es ZUGFeRD 2.0, das vollständig den EU-Vorgaben entspricht und damit auch von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden kann. Rechnungen im ZUGFeRD-Format können über alle Übermittlungswege ausgetauscht werden, also z.B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.

Der Unterschied zur XRechnung: Während ZUGFeRD alle elektronischen Übermittlungswege erlaubt, kann XRechnung nur als Web Service genutzt werden.

Die Zukunft der Rechnungsstellung ist elektronisch

Alle Unternehmen müssen sich im geschäftlichen und im öffentlich-rechtlichen Rechnungsverkehr auf unterschiedliche Formate und unterschiedliche Übermittlungswege einstellen. Es ist daher davon auszugehen, dass auch von den Bundesländern eine Verbindlichkeit der elektronischen Form vorgesehen wird; die bisher verabschiedeten Gesetze in Bremen, Thüringen, Nordrhein-Westfalen oder Schleswig-Holstein haben die EU-Richtlinie in ihren E-Government-Gesetzen aufgenommen. Sie erstrecken ihren Anwendungsbereich auf alle öffentlich-rechtlichen Vergaben – also unabhängig von den Schwellenwerten der Europäischen Union – und sie führen ebenfalls eine Regelung über die verpflichtende Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung im Anwendungsbereich der E-Governmentgesetze ein. XRechnung und ZUGFeRD 2.0 werden in gleicher Weise als Formate akzeptiert.


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