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EÜR: So erstellen Sie Ihre Einnahmenüberschussrechnung selbst

Tipps zur Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Aktualisiert am: 12.06.2019

Für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer ist die Erstellung einer Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR) meist einfacher und weniger zeitintensiv als die Aufstellung eines Jahresabschlusses mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie eine EÜR grundsätzlich selbst erstellen können.

EÜR: Diese Vorteile haben Sie mit einer Einnahmen-Überschussrechnung gegenüber einer Bilanz

Jeder Selbstständige und Unternehmer muss jährlich ermitteln, welchen Gewinn oder Verlust er erwirtschaftet hat. Das kann er entweder mittels klassischem Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder mit einer Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR) erledigen. Freiberufler (z.B. Rechtsanwälte, Journalisten, Prüfer, Berater, Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag und Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag) können eine EÜR zur Gewinnermittlung erstellen.

Für Kleingewerbetriebende ohne Handelsregistereintrag und Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag gelten Umsatzgrenzen (600.000 EUR pro Jahr) und Gewinngrenzen (60.000 EUR pro Jahr), ab denen sie eine Bilanz erstellen müssen. Siehe dazu auch: EÜR: Wann dürfen Kleinunternehmer eine Einnahmen-Überschussrechnung machen?

Gehören Sie einer der genannten Gruppen, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen können, an, haben Sie folgende Vorteile, wenn Sie Ihren Gewinn per EÜR ermitteln:

  • Schnellere und leichtere Erstellung als Bilanz und GuV
  • Es wird keine (doppelte) Buchführung benötigt. 
  • Auf eine Inventur kann i.d.R. verzichtet werden.?
  • Geringerer Aufwand und Kosten, auch wenn ein Dritter, z.B. Steuerberater, die EÜR erstellt.

Nachteile gibt es kaum; zu nennen ist hier lediglich, dass bei einer Einnahmenüberschussrechnung kaum Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten (z.B. Garantien, Schadensersatzleistungen) und anderen Abgrenzungen vorgenommen werden können.

EÜR erstellen: Bei der Gewinnermittlung zählt der tatsächliche Geldfluss

In der EÜR werden grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben dem Geschäftsjahr zugeordnet, in dem der Geldfluss stattfindet (bei EC- oder Kreditkartenzahlung der Tag der Zahlung, bei Überweisungen der Tag der Abbuchung oder Gutschrift).

Vom Prinzip der tatsächlichen Zahlung wird allerdings in einigen Fällen abgewichen. Zunächst bei Kreditkarten: Hier gilt, dass die Zahlung bzw. der Geldabfluss mit der Unterzeichnung des Zahlungsbelegs erfolgt. Das heißt, dass Käufe mittels Kreditkarte noch im Dezember als Aufwendungen berücksichtigt werden, auch wenn die Kreditkartenabrechnung nebst Abbuchung vom Konto erst im Januar des Folgejahres erfolgt. Außerdem werden regelmäßig fällige Ein- oder Auszahlungen, z.B. Mieten, Telefon, Darlehenszinsen, Versicherungen, die 10 Tage vor oder nach dem Geschäftsjahresende gezahlt werden, noch dem Jahr zugeordnet, in dem sie entstanden sind. Wird etwa die Telefonrechnung für Dezember noch im gleichen Monat oder bis zum 10.1 des Folgejahres bezahlt, wird die Zahlung dem laufenden Geschäftsjahr zugeordnet, ansonsten dem nächsten Jahr.

Eine weitere Ausnahme gilt bei Abschreibungen. Hier kommt es auf den Anschaffungszeitpunkt und die tatsächliche Verfügbarkeit des Wirtschaftsguts an. Wird z.B. ein PKW kurz vor Jahresende geliefert und der Rechnungsbetrag erst Anfang Januar bezahlt, kann die Abschreibung trotzdem im alten Jahr anteilig angesetzt werden, da als Anschaffungsdatum der Liefertermin gilt. In § 4 Abs. 3 Satz 4 EStG finden sich weitere Ausnahmen, die für viele kleine Unternehmen häufig aber weniger wichtig sind. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.

Tipp: Da zumindest grundsätzlich nur Zahlungen Ihren Gewinn und somit Ihre Steuerlast beeinflussen, haben Sie hier Gestaltungsmöglichkeiten. Sie können z.B. kurz vor Jahresende gezielt mit der Kreditkarte einkaufen, Zahlungen verzögern oder vorziehen, je nachdem, wie Sie Ihre Steuerlast in einem Jahr beeinflussen möchten. Ggf. müssen Sie hierzu mit Geschäftspartnern sprechen, damit diese auch „mitziehen“. Wollen Sie z.B. Einnahmen erst im nächsten Jahr erhalten, müssen Sie einen Kunden u.U. bitten, mit der Zahlung bis zum Januar zu warten. Umgekehrt müssten Sie mit Lieferanten verfahren.

Der Lexware EÜR-Rechner unterstützt Sie dabei, alle Einnahmen und Ausgaben zentral zu erfassen, wiederkehrende Buchungen komfortabel abwickeln und vordefinierte Konten verwalten und neue hinzufügen.

Belege als Grundlage bei EÜR-Erstellung

Um Ihre EÜR richtig erstellen zu können, benötigen Sie Belege, aus denen Ihre Einnahmen und Ausgaben hervorgehen. Dazu gehören u.a. Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge usw.

Auch bei der Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung müssen Sie zusätzlich bestimmte Aufzeichnungspflichten erfüllen, wenn auch nicht in der strengen Form, die bei einer Bilanz notwendig wäre. Es genügen handschriftliche oder mit dem PC erstellte Listen. Die Aufzeichnungen sollen dazu dienen, die Geschäftsfälle besser voneinander zu trennen und nachvollziehbarer zu gestalten. Alternativ können Sie die Geschäftsfälle auch auf verschiedenen Konten buchen. Die Verbuchung auf getrennte Konten ist in der Praxis wegen der höheren Transparenz günstiger und kommt in Betracht, wenn Sie ein eigenes Buchführungsprogramm nutzen oder die EÜR von Ihrem Steuerberater erstellen lassen.

Separat aufzeichnen müssen Sie u.a.

  • Einnahmen getrennt nach Umsatzsteuersätzen.
  • Abschreibungen und Sonderabschreibungen, die für Wirtschaftsgüter in Anspruch genommen werden (ggf. zusätzlich zur Anlage AVEÜR, da in dieser nur Gruppen von Wirtschaftsgütern aufgeführt werden)
  • Kosten für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zwischen 250 und 800 EUR netto (bis 31.12.2017 lagen diese Grenzen zwischen 150 und 410 EUR).
  • beschränkt abziehbare Betriebsausgaben, z.B. Bewirtungen von Kunden und Geschäftspartnern und Geschenke an Geschäftsfreunde, häusliches Arbeitszimmer.
  • Kosten für das Anlagevermögen sowie ggf. für Gesellschaftsanteile, Wertpapiere und Immobilien, mit denen gehandelt wird (Anlageverzeichnis).
  • Entnahmen und Einlagen, wenn man mehr als 2.050 EUR Schuldzinsen für Kredite ansetzen will, die nicht zur Finanzierung von Anlagevermögen dienen.

Tipp: Ihre Unterlagen und sonstigen Aufzeichnungen müssen Sie beim Finanzamt nicht einreichen, aber vorhalten, um sie z.B. bei Aufforderung durch die Behörde oder einer Betriebsprüfung vorlegen zu können.

Einnahmenüberschussrechnung richtig ausfüllen

Die EÜR wird als Anlage zur Einkommensteuererklärung abgegeben, wobei der erwirtschaftete Gewinn oder Verlust in die Anlage G oder S (Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit) eingetragen werden muss. Die auf dem amtlichen Vordruck erstellte Einnahmenüberschussrechnung muss, wie die Einkommensteuererklärung auch, elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Falls Sie Einkommensteuererklärung und EÜR selbst erstellen, müssen Sie sich die hierzu notwendige Software anschaffen. Ansonsten übernimmt Ihr Steuerberater die korrekte Übermittlung.

Auf der ersten Seite des Formulars tragen Sie Ihre persönlichen Daten ein, z.B. Name, Steuernummer und Betriebsart.

Dann geben Sie bei Gewinnermittlung zunächst ein, welche Betriebseinnahmen Sie erzielt haben. Die Zeilen zu den Betriebseinnahmen als Kleinunternehmer füllen Sie mit Brutto-Beträgen aus, wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Andernfalls geben Sie bei der Gewinnermittlung in den folgenden Feldern Ihre umsatzsteuerpflichtigen und ggf. umsatzsteuerfreien Netto-Umsätze ein. Hinzu kommen weitere Einnahmen, z.B. die vereinnahmte (vom Kunden erhaltene) Umsatzsteuer, die Privatnutzung des PKWs oder des Telefons, Verkaufserlöse aus Anlagevermögen oder vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer.

Dann folgen die Betriebsausgaben. Von der Umsatzsteuer befreite Kleinunternehmer geben hier Bruttobeträge an, alle anderen Unternehmer und Selbstständige führen Netto-Werte auf. Zunächst werden die uneingeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben eingegeben, z.B. Waren, Fremdleistungen, Personal, Abschreibungen, Raumkosten, Bewirtung, Reise, Beratung oder gezahlte Vorsteuerbeträge. In der EÜR finden Sie weitere Positionen, so dass Sie bei der Buchführung keine Aufwendungen vergessen.

Elektronische Übermittlung Pflicht

Seit 2017 ist die elektronische Übermittlung Pflicht. Eine formlose EÜR bei Betriebseinnahmen von weniger als 17.500 EUR ist nicht mehr ausreichend.

Hinweis: Das EÜR-Formular an sich wird im Beitrag nicht besprochen, da dies alleine den für den Beitrag vorgesehenen Platz überbeanspruchen würde. Eine Anleitung zum Ausfüllen finden Sie z.B. unter steuern.de. Dort finden Sie neben der Ausfüllhilfe auch die amtlichen Vordrucke, die sich u.U. von Jahr zu Jahr unterscheiden können.

Anlage AVEÜR: Ermittlung der Abschreibungen

Um die Abschreibungen richtig ermitteln zu können, müssen Sie zusätzlich die Anlage AVEÜR ausfüllen. Hier tragen Sie alle Anlagegüter u.a. mit dem Anschaffungspreis, dem Buchwert sowie evtl. Sonderabschreibungen usw. ein. Wichtig: In der Anlage sind nur Felder für Gruppen von Wirtschaftsgütern angegeben. Sie müssen also, wenn Sie mehrere Anlagegüter haben, noch ein zusätzliches ausführliches Anlageverzeichnis erstellen, aus dem genau hervorgeht, wie sich z.B. ihre Büroausstattung (u.a. Tische, Stühle, Schränke) oder Ihr Fuhrpark (bei mehreren Fahrzeugen) zusammensetzt.

Haben Sie alle uneingeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben eingegeben, tragen Sie die nur eingeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben in das Formular ein. Dazu gehören u.a. Geschenke aus geschäftlichem Anlass für Geschäftspartner (maximal 35 EUR pro Person/Jahr), Bewirtungsaufwendungen (nur 70% der Nettosumme, aber 100% der Umsatzsteuer sind abzugsfähig!), Verpflegungsmehraufwendungen, ein eventuell häusliches Arbeitszimmer und andere Positionen wie z.B. Sponsoring. Gewerbesteuer wird nur angesetzt, wenn sie für Zeiträume vor 2008 gezahlt wurde.

Zum Schluss müssen Sie noch Angaben zu KFZ- und anderen Fahrtkosten machen. Der separate Ausweis soll u.a. verhindern, dass man als Selbstständiger für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb höhere Ausgaben ansetzt als nicht selbstständige Arbeitnehmer. Daher ist zunächst eine Erfassung der betrieblichen KFZ-Kosten (u.a. Leasing, Benzin, Wartung, Reparaturen, Versicherungen, Steuern, Maut) und sonstigen Kosten für Geschäftsreisen (u.a. Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Flugtickets) erforderlich. Abschreibungen und Zinsen werden hier nicht aufgeführt, da diese schon vorher berücksichtigt wurden. Fallen Fahrten zwischen Privatwohnung und Betrieb an, müssen diese separat angesetzt und von den KFZ-Kosten abgezogen werden. Die Berechnungsmöglichkeiten finden Sie in den Ausfüllhilfen. Als Ausgleich für den Abzug der Privatfahrten dürfen Sie die Pendlerpauschale von 0,30 EUR/km ansetzen und gegenrechnen.

Aus der Differenz aller Betriebseinnahmen und –ausgaben ergibt sich Ihr steuerpflichtiger Gewinn/Verlust, den Sie in einem Geschäftsjahr erzielt haben.

Zumindest grundsätzlich. Denn wenn Sie Investitionsabzugsbeträge bilden wollen oder auf-lösen müssen, werden sie vom Gewinn abgezogen oder ihm zugeschlagen. Und wenn Sie Schuldzinsen, etwa für einen Kontokorrent- oder Betriebsmittelkredit, von mehr als 2.050 EUR geltend machen wollen, müssen Sie prüfen, ob und ggf. wie hoch der Anteil der nicht absetzbaren Schuldzinsen ist.

Nicht abziehbare Schuldzinsen entstehen, wenn Sie mehr als die Summe des erzielten Gewinns und eventuelle Einlagen entnommen haben. Dann sind Zinsen in Höhe von 6% der so genannten „Überentnahmen“ nicht abziehbar. Um diesen Betrag genau zu berechnen, müssen Sie die Anlage SZE ausfüllen und das Ergebnis in Zeile 82 der EÜR eintragen. Da diese Berechnungen in der Praxis bei kleineren Betrieben nicht so oft vorkommen, wird an dieser Stelle auf weitergehende Erläuterungen verzichtet. Die Ausfüllanweisungen können der Ausfüllhilfe entnommen werden, ebenso wie Angaben zu eventuell weiteren Gewinnkorrekturen, z.B. Ergebnisse aus Beteiligungen. Aus allen Eingaben können Sie nun den steuerpflichtigen Gewinn oder Verlust berechnen.

Haben Sie Schuldzinsen geltend gemacht, müssen Sie auch Angaben zu Ihren Entnahmen und Einlagen, einschließlich evtl. Sach- und Nutzungsentnahmen, z.B. Warenentnahmen oder private Nutzung betrieblicher Maschinen, tätigen.

Zudem kann es vorkommen, dass Rücklagen oder stille Reserven entstehen. Wenn Sie ein Wirtschaftsgut, z.B. einen PKW, mit Gewinn verkaufen, besteht die Möglichkeit, eine Rücklage zu bilden (Näheres s. auch Ausfüllhilfe). Soll die stille Reserve (Gewinn) von den Anschaffungskosten eines später erworbenen Wirtschaftsguts abgezogen werden, müssen Sie den Differenzbetrag zwischen Verkaufserlös und Buchwert und die Gesamtsumme gewinnmindernd in Ihrer Einnahmenüberschussrechnung.

Wird die Rücklage ohne Übertragung der stillen Reserve auf ein anderes Wirtschaftsgut aufgelöst, müssen Sie sie in der EÜR des entsprechenden Jahres in der rechten Spalte den Betrag eingeben und ihn dann Gewinn erhöhend in Ihre EÜR übertragen. Eine Rücklage muss binnen 4 Jahren (bei Gebäuden 6 Jahre) in Anspruch genommen werden. Ansonsten ist sie zu verzinsen und gewinnerhöhend aufzulösen. Dieser Betrag wird dann in der EÜR angesetzt.

Hinweis: Das Thema Bildung von Rücklagen und stille Reserven ist komplex und lohnt sich für Sie u.U. nicht immer. Bevor Sie sich endgültig entscheiden, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen und sich mit ihm abstimmen.

Tipp: Wenn Sie Ihre EÜR grundsätzlich selbst erstellen möchten, sollten Sie dennoch überlegen, ob es beim ersten Mal nicht günstiger ist, die Erklärung mit einem Steuerberater zusammen zu erarbeiten. Er kennt die wichtigsten Punkte, kann Tipps zur schnelleren und richtigen Erstellung geben und vor allem beim Ausfüllen der Anlagen AVEÜR und SZE helfen sowie bei Fragen zu Rücklagen helfen. Insbesondere die Anlage SZE stellt für wenig erfahrende Unternehmer oft ein größeres Hindernis dar und das Einlesen ist häufig aufwändiger und teurer als die Dienstleistung eines Steuerberaters (einmalig) in Anspruch zu nehmen.

Vorlage Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR): Alternativ können Sie auch unser praktisches Excel-Tool zur Einnahmenüberschussrechnung nutzen. Mit der EÜR Vorlage haben Sie ein hervorragendes Muster, in das Sie Ihre Daten eintragen können.

EÜR geht auch einfach!

Mit dem Lexware EÜR-Rechner:

  • Praktische EÜR Vorlage nutzen
  • Alle Einnahmen und Ausgaben zentral erfassen
  • Wiederkehrende Buchungen komfortabel abwickeln
  • Vordefinierte Konten verwalten und neue hinzufügen

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