Firmenwagen des Geschäftsführers: Privatnutzungsverbot korrekt formulieren

Wenn der Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt wird, kann die GmbH alle Pkw-Kosten absetzen.
Aktualisiert am: 15.11.2018

Wie nah Freud und Leid bei der Besteuerung eines Firmenwagens beieinanderliegen, verdeutlichen zwei Urteile des Bundesfinanzhofs zur Firmenwagennutzung. Die Quintessenz dieser beiden Urteile: Ein Privatnutzungsverbot für den Firmenwagen gehört in den Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers einer GmbH und muss korrekt formuliert sein.

Wenn der Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt wird, kann die GmbH alle Pkw-Kosten absetzen. Vorteil für den Geschäftsführer: Da keine Privatfahrten zugelassen sind, müssen Sie auch keine zusätzliche Lohnsteuer zahlen.

Vereinbaren die GmbH und der Gesellschafter-Geschäftsführer schriftlich im Anstellungsvertrag ein klares Privatnutzungsverbot für den betrieblichen Dienstwagen, kann das Finanzamt nicht automatisch eine arbeitsrechtswidrige Privatnutzung unterstellen. Ein geldwerter Vorteil für die Privatnutzung des Dienstwagens durch den Gesellschafter-Geschäftsführer muss nur dann versteuert werden, wenn das Finanzamt den Beweis erbringen kann, dass das Privatnutzungsverbot tatsächlich verletzt wurde.

Früher zeigten sich die Finanzämter streng, wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern/Geschäftsführern einen Firmenwagen zur Verfügung stellte und die Privatnutzung ausdrücklich im Arbeitsvertrag verbot. Ohne eine nachweislich erfolgte regelmäßige Überwachung dieses Privatnutzungsverbots wurde ohne Vorliegen eines Fahrtenbuchs automatisch eine Privatnutzung des Firmenwagens unterstellt.

Nach aktueller Rechtslage haben die Richter des Bundesfinanzhofs jedoch klargestellt, dass ohne Überwachung des Privatnutzungsverbots das Finanzamt nicht automatisch eine arbeitsrechtliche Ignorierung dieses Verbots unterstellen darf. Es müssen schon mehr Anhaltspunkte und Indizien für eine Privatnutzung sprechen, bevor das Finanzamt trotz Privatnutzungsverbot einen geldwerten Vorteil ansetzt.Gesellschafter-Geschäftsführer, die sich an das Privatnutzungsverbot für den Dienstwagen halten und auf Nummer Sicher gehen möchten, dass kein geldwerter Vorteil zu versteuern ist, sollten

  • ein Fahrtenbuch führen oder
  • nachweisen, dass die GmbH die Einhaltung des Privatnutzungsverbots regelmäßig überwacht.

Die Überwachung des Privatnutzungsverbots für den Dienstwagen kann folgendermaßen nachgewiesen werden:

  • durch Schlüsselabgabe bei der Sekretärin bei Dienstschluss oder
  • durch eine monatliche Unterschrift des Gesellschafter-Geschäftsführers, mit der er bestätigt, den Pkw nicht privat genutzt zu haben.
  • Wichtig: Im Haushalt des Gesellschafter-Geschäftsführers sollte es ein weiteres Fahrzeug geben, das für Privatfahrten genutzt werden kann.

Achtung: Fehlt eine Klausel zum Privatnutzungsverbot im Arbeitsvertrag bzw. Anstellungsvertrag oder ist dieses Privatnutzungsverbot für den Dienstwagen nicht klar genug definiert, kann das Finanzamt automatisch davon ausgehen, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer den Dienstwagen auch privat nutzt und darf einen geldwerten Vorteil besteuern.

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Probleme bei der Nutzung eines Dienstwagens kommen daher auf den Gesellschafter-Geschäftsführer zu,

  • wenn kein Privatnutzungsverbot existiert. Selbst wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer für sich entschieden hat, den Dienstwagen nicht privat zu nutzen, weil sich das steuerlich nicht lohnt, muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden.
  • wenn das Privatnutzungsverbot eine Möglichkeit der gelegentlichen Privatnutzung des Dienstwagens zulässt, weil es in dem Privatnutzungsverbot heißt, dass die Privatnutzung „in aller Regel“ ausgeschlossen ist.
  • wenn das Privatnutzungsverbot nur mündlich erteilt wurde. Das ist bei einer GmbH kritisch zu sehen, weil das Privatnutzungsverbot hier vom Gesellschafter-Geschäftsführer an sich selbst oder durch einen anderen Gesellschafter der GmbH mündlich erteilt werden muss. Außerdem sind Vereinbarungen zwischen GmbH und einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer stets im Voraus und schriftlich zu fixieren.

Fazit: Die Urteile des Bundesfinanzhofs verdeutlichen, dass ein Privatnutzungsverbot der GmbH im Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers ein Muss ist, um die Besteuerung einer Privatnutzung des Dienstwagens zu vermeiden.

Praxis-Tipp: Ohne Privatnutzungsverbot hilft nur noch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch, um den Prüfer des Finanzamts davon überzeugen zu können, dass keine Privatfahrten stattgefunden haben.

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