Firmenwagen versteuern: So geht’s

So versteuern Sie Ihren Firmenwagen
Aktualisiert am: 31.10.2018

Laut der Studie "Geschäftsführer-Vergütungen 2017" von BBE media fahren über 80 % der Geschäftsführer in Deutschland einen Firmenwagen. In der Industriebranche sind es sogar über 90 %. Die Gründe dafür sind so einleuchtend wie einfach: Für den Geschäftsführer ist es ein zusätzlicher Anreiz und es ist auch steuerlich attraktiv. Damit Sie am Ende aber nicht drauflegen, wenn Sie Ihren Dienstwagen versteuern, gilt es einige Dinge zu beachten.

Firmenwagen versteuern: Darauf müssen Sie beim Kauf achten

Die ersten Fallstricke lauern schon beim Kauf des Dienstwagens. Wenn Sie hier nicht aufpassen, kann es später teuer werden, wenn Sie Ihren Firmenwagen versteuern müssen. Deshalb hier ein paar Tipps:

1. Das Unternehmen ist der Käufer des Dienstwagens

Ein Fehler, den Sie auf jeden Fall vermeiden sollten, ist, dass Sie den Kaufvertrag oder die Versicherungspolice nur mit Ihrem Namen unterschreiben. Wenn Sie einen Firmenwagen kaufen, müssen Sie im Blick behalten, dass Sie dabei für die GmbH bzw. das Unternehmen handeln. Dieses ist Käufer und Vertragspartner. Das muss deshalb auch so in allen Verträgen (Kaufvertrag, Versicherung, Zulassung) stehen. Sie unterzeichnen lediglich in Ihrer Rolle als Geschäftsführer. Beachten Sie dies nicht, kann es später zu Problemen führen, wenn Sie Ihren Dienstwagen versteuern.

Das Unternehmen trägt auch die Kosten in voller Höhe, die durch den Kauf des Firmenwagens entstehen. Dies bringt einige steuerliche Vorteile: So kann das Unternehmen die Vorsteuer in voller Höhe in Rechnung stellen, Abschreibungen geltend machen und Versicherungen, laufende Kosten und Reparaturen als Betriebsausgaben aus unversteuertem Geld zahlen.

2. Die Anschaffungskosten dürfen nicht überdimensioniert sein

Grundsätzlich entscheidet das Unternehmen darüber, welcher Firmenwagen angeschafft wird. Eine Obergrenze für die Anschaffungskosten gibt es dabei nicht. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass der Preis des Dienstwagens im Verhältnis zum Umsatz des Unternehmens steht. Erwirtschaftet etwa eine GmbH 500.000 EUR im Jahr, ist davon abzuraten, sich einen Ferrari oder einen kostspieligen Oldtimer als Geschäftswagen zuzulegen.

Wichtig

Wird die Finanzbehörde auf derartige Unausgewogenheiten aufmerksam, kann es sein, dass sie dies zum Anlass für eine Betriebsprüfung nimmt, bei der das Unternehmen genau unter die Lupe genommen wird. Hierbei wird nicht nur geprüft, ob Sie Ihren Firmenwagen richtig versteuern, sondern auch, ob alles andere richtig versteuert wird. Bei einer gemeinnützigen GmbH kann es unter Umständen sogar sein, dass die Gemeinnützigkeit versagt wird, wenn der Geschäftsführer einen unverhältnismäßig teuren Firmenwagen fährt.

Eine Ausnahme von dieser Regel gibt es allerdings: Wenn Ihre Tätigkeit es verlangt, dass Sie nach außen einen gewissen Status verkörpern (z. B. wenn Sie selbst Luxuswagen verkaufen), ist es unkritisch, wenn Sie einen teuren Dienstwagen fahren.

3. Steuern sparen mit dem Investitionsabzugsbetrag

GmbHs mit einem Betriebsvermögen bis zu 235.000 EUR können bei der Anschaffung eines Firmenwagens den Investitionsabzugsbetrag nutzen. Auf diese Weise können Sie im Jahr vor dem Kauf 40 % der Investitionskosten für den Dienstwagen als steuerfreie Rücklage vorab vom Gewinn der GmbH abziehen. Damit Sie den Investitionsabzugsbetrag in Anspruch nehmen können, verlangt das Finanzamt, dass der Firmenwagen zu mindestens 90 % betrieblich genutzt wird.

4. Behalten Sie auch die Folgekosten im Blick

Denken Sie bei der Anschaffung des Firmenwagens schon einen Schritt weiter und führen Sie sich vor Augen, dass zum Kaufpreis auch noch Finanzierungskosten, Versicherungen und die Kosten für den laufenden Unterhalt (TÜV, Kraftstoff, Inspektionen) hinzukommen. Damit Sie keinen Kosten verursachenden Posten übersehen, stellt Ihnen die Online-Datenbank Lexware gmbh wissen eine Checkliste zur Verfügung, in der alle Posten aufgelistet sind, die Sie bei der Anschaffung Ihres Firmenwagens im Blick haben sollten.

Firmenwagen versteuern: Betriebliche oder private Nutzung?

1. Rein betriebliche Nutzung

Um Ihren Firmenwagen richtig zu versteuern, müssen Sie sich vorab Gedanken machen, ob Sie ihn rein betrieblich nutzen möchten oder auch privat. Für den Fall, dass eine rein geschäftliche Nutzung vorgesehen ist, kann das Unternehmen alle Pkw-Kosten steuerlich absetzen. In diesem Fall liegt auch kein geldwerter Vorteil vor, der über die Lohnsteuer versteuert werden muss. Die ausschließlich betriebliche Nutzung des Dienstwagens sollte jedoch im Anstellungsvertrag festgehalten werden. Auch wenn Sie Gesellschafter-Geschäftsführer sind, sollten Sie mit der GmbH unbedingt einen Vertrag abschließen. So gehen Sie sicher, dass es später vom Finanzamt keine Nachfragen gibt, weshalb Sie Ihren Firmenwagen nicht auch privat versteuern. Einen Mustervertrag und eine Nutzungsvereinbarung für die Kfz-Überlassung an Gesellschafter-Geschäftsführer finden Sie im Lexware gmbh wissen.

Zusätzlich verlangt das Finanzamt Belege darüber, dass der Firmenwagen nicht privat genutzt wird. Dies können Sie zum einen mit Hilfe eines Fahrtenbuchs belegen. Da dies immer relativ umständlich ist, gibt es inzwischen elektronische Fahrtenbücher, die geschäftliche Fahrten automatisch erfassen und Ihnen damit eine Menge Arbeit abnehmen.

Das Fahrtenbuch reicht dem Finanzamt in der Regel aber noch nicht aus. Wenn Sie keinen Privat-Pkw besitzen, gehen auch die Finanzgerichte grundsätzlich von einer privaten Nutzung aus, und Sie müssen den Dienstwagen entsprechend versteuern.

2. Private Nutzung

Können Sie nicht ausreichend belegen, dass Sie den Firmenwagen nur betrieblich nutzen, oder haben Sie in der Nutzungsvereinbarung festgelegt, dass Sie den Dienstwagen auch privat nutzen dürfen, müssen Sie den geldwerten Vorteil für die Privatnutzung des Firmenwagens versteuern. Grundsätzlich wird bei der Nutzung des Firmenwagens unterschieden zwischen

  • dienstlichen Fahrten
  • privaten Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz
  • Fahrten im Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung

Dienstliche Fahrten mit dem Firmenwagen müssen Sie grundsätzlich nicht versteuern. Die übrigen Fahrten müssen Sie versteuern. Um die Höhe der Lohnsteuer zu ermitteln, die für den privaten Nutzungsanteil des Dienstwagens anfällt, können Sie zwischen zwei Methoden wählen:

  • Nachweis des tatsächlich entstandenen Aufwands mit Hilfe eines Fahrtenbuchs
  • Ermittlung mit Hilfe der 1 %-Methode

Fahrtenbuch

Führen Sie ein Fahrtenbuch, müssen Sie darin Ihre dienstlichen Fahrten genauso erfassen wie Ihre privaten Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Fahrten, die im Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung stehen.

Zu Beginn und Ende jeder Fahrt, die einem betrieblichen Zweck dient, müssen Sie die folgenden Angaben im Fahrtenbuch erfassen:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand
  • Ziel der Reise
  • die Reiseroute (falls Sie Umwege gefahren sind)
  • Zweck Ihrer dienstlichen Reise
  • aufgesuchter Geschäftskontakt

Bei privaten Fahrten mit dem Firmenwagen reicht es aus, die gefahrenen Kilometer aufzuschreiben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk. Diese zählen nicht als private, sondern als geschäftliche Fahrten. Im Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung müssen Sie auch die Familienheimfahrten erfassen.

Anhand der im Fahrtenbuch erfassten Daten können Sie ermitteln, zu welchem Prozentsatz Sie den Firmenwagen privat genutzt haben. Dies ist wichtig, um den privaten Anteil an den Gesamtkosten des Dienstwagens zu berechnen und den Firmenwagen entsprechend zu versteuern. Die Gesamtkosten setzen sich zusammen aus:

  • Aufwendungen (Kraftstoff, Versicherung, Wartung, eventuelle Unfallkosten etc.) und
  • Abschreibungen (Listenpreis des Firmenwagens verteilt auf die Nutzungsdauer)

Wurde der Firmenwagen beispielsweise von 10.000 im Jahr gefahrenen Kilometern 2.500 Kilometer für private Fahrten genutzt, beträgt der private Anteil an den Gesamtkosten 25 %. Diesen Betrag müssen Sie am Ende für den Dienstwagen versteuern.

Beispielrechnung Fahrtenbuch
Beispielrechnung Fahrtenbuch
Anschaffungskosten Firmenwagen: 18.000 EUR
Jährliche Abschreibung: 3.000 EUR
Aufwand
Diesel: 1.000 EUR
Versicherung: 500 EUR
Wartung: 2.500 EUR
Gesamtkosten: 7.000 EUR
Anteil der privaten Nutzung: 10 % 700 EUR
Lohnsteuersatz: 40 %
Zu zahlende Lohnsteuer: 280 EUR

1 %-Methode

Wenn Sie Ihren Firmenwagen nach der 1 %-Methode versteuern, werden nicht die tatsächlich anfallenden Kosten als Berechnungsgrundlage genommen, sondern lediglich ein Schätzwert. Diese Methode wird auch "pauschale Bestimmung des privaten Nutzungswerts" genannt.

Für jeden Monat, den Sie den Firmenwagen privat nutzen, versteuern Sie 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des PKWs.

Dazu kommen für jeden Monat noch einmal 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Kilometer, der zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer Firma liegt. Damit sind sämtliche Privatfahrten wie Urlaubsfahrten oder Heimfahrten zum Mittagessen abgegolten. Ausnahmen sind hier Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung.

Beispielrechnung 1 %-Methode für 1.000 gefahrene Kilometer im Jahr
Beispielrechnung 1 %-Methode für 1.000 gefahrene Kilometer im Jahr
Bruttolistenpreis Firmenwagen: 20.000 EUR
1 % des Bruttolistenpreises: 200 EUR
200 EUR * 12 Monate: 2.400 EUR
Entfernung zwischen Wohnung und Firma: 20 km
Fahrten zwischen Wohnung und Firma (20*6 [0,03 % von 20.000]): 120 EUR/ Monat
120 EUR*12 Monate: 1.440 EUR
zusätzliche Lohnsteuer auf (2.400 EUR + 1.440 EUR): 3.840 EUR

Beträgt Ihr Lohnsteuersatz wie im obigen Beispiel 40%, müssen Sie 1.536 EUR als geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Dienstwagens versteuern. In diesem Fall wäre es deutlich sinnvoller für Sie, Ihren Firmenwagen mit Hilfe des Fahrtenbuchs zu versteuern.

Mit welcher Methode Sie im wahrsten Sinne des Wortes „günstiger fahren“, wenn Sie Ihren Firmenwagen versteuern, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Prinzipiell lässt sich festhalten, dass sich die 1 %-Methode in der Regel nur dann steuerlich rentiert, wenn Sie den Firmenwagen oft privat nutzen und damit regelmäßig weite Strecken fahren. Dann empfiehlt es sich meistens, den Dienstwagen mit dieser Methode zu versteuern.

Wichtig

Haben Sie sich einmal für eine Methode entschieden, nach der Sie die private Nutzung Ihres Firmenwagens versteuern, können Sie erst wieder am Jahresende zur anderen Methode wechseln. Eine Ausnahme besteht dann, wenn Sie sich im Laufe des Jahres einen neuen Firmenwagen zulegen. Dann können Sie zu diesem Zeitpunkt die Methode wechseln und den Firmenwagen nach der anderen Methode versteuern.

Sonderfall: Ermittlung des geldwerten Vorteils bei geleastem Firmenwagen

Bei Leasingfahrzeugen als Dienstwagen ist Vorsicht geboten. Zum Problemfall kann es beim geldwerten Vorteil kommen, wenn die GmbH eine Leasing-Sonderzahlung leistet und der geldwerte Vorteil im Erstjahr nach der Umstellung von der Fahrtenbuchmethode zur 1 %-Methode ermittelt wird.

Die Lohnsteuerprüfer der Finanzämter pochen nämlich darauf, dass diese Leasing-Sonderzahlung in voller Höhe im Jahr der Zahlung in die Gesamtkosten des Firmenwagens einzubeziehen ist. Und das, obwohl die Leasing-Sonderzahlung in der Bilanz auf die Laufzeit des Leasing-Vertrags aktiv abgegrenzt wird, sich also nicht im ersten Jahr in voller Höhe als Betriebsausgabe auswirkt.

Beispiel: Ein Gesellschafter-Geschäftsführer der XY-GmbH bekommt einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt, den er auch für Privatfahrten nutzt. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte fallen nicht an, weil sich die Wohnräume des Gesellschafter-Geschäftsführers und die Geschäftsräume der GmbH im selben Haus befinden. Die Gesamtkosten für den Dienstwagen ohne Leasingsonderzahlung betragen 8.000 EUR. Die GmbH zahlte für den Dienstwagen eine Leasing-Sonderzahlung in Höhe von 15.000 EUR bei einer Laufzeit des Leasing-Vertrags von 36 Monaten. Der Privatanteil an den Fahrten mit dem Dienstwagen wurde nach Fahrtenbuch mit 20 % ermittelt. Im Zweitjahr wechselt der Gesellschafter-Geschäftsführer bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für seinen Dienstwagen zulässigerweise von der Fahrtenbuchmethode zur 1 %-Regelung.

Ermittlung des geldwerten Vorteils für den Dienstwagen

So rechnet ein Gesellschafter-Geschäftsführer So rechnet das Finanzamt
Gesamtkosten des Dienstwagens
ohne Leasing-Sonderzahlung
8.000 EUR 8.000 EUR
Leasing-Sonderzahlung 5.000 EUR 15.000 EUR
Gesamtkosten für geldwerten Vorteil 13.000 EUR 23.000 EUR
Zu versteuernder geldwerter Vorteil
für Privatnutzung des Dienstwagens
3.250 EUR 5.750 EUR

Tipp: Private Benzinkosten steuerlich geltend machen

Ist vertraglich vereinbart, dass ein Mitarbeiter – oder Gesellschafter-Geschäftsführer – die Benzinkosten für private und berufliche Fahrten selbst tragen muss, kann die Aufbewahrung der Tankquittungen bares Geld wert sein. Die Benzinkosten können Sie nämlich in voller Höhe als Werbungskosten absetzen – zumindest, wenn es nach den Richtern des Finanzgerichts Düsseldorf geht.

In einem Urteilsfall beim Finanzgericht Düsseldorf bekam ein Außendienstmitarbeiter einen Dienstwagen zur beruflichen und privaten Nutzung zur Verfügung gestellt. Arbeitsvertraglich war vereinbart, dass er die kompletten Benzinkosten für diesen Dienstwagen selbst tragen muss. Ein Fahrtenbuch führte er nicht. Er versteuerte für die Privatnutzung des Dienstwagens einen geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung. Die selbst getragenen Benzinkosten machte er als Werbungskosten aus nichtselbständiger Arbeit geltend.

Das Finanzamt lehnte den kompletten Werbungskostenabzug ab. Abziehbar seien nur die Benzinkosten für nachgewiesene berufliche Fahrten mit dem Dienstwagen. Dem widersprachen die Richter des Finanzgerichts Düsseldorf jedoch. Nach Ansicht der Richter dürfen tatsächlich 100% der Benzinkosten als Werbungskosten abgezogen werden (FG Düsseldorf, Urteil v. 4.12.2014, Az. 12 K 1073/14). Ihre Entscheidung begründeten die Richter folgendermaßen:

  • Der Werbungskostenabzug für die Benzinkosten bezüglich der betrieblichen Fahrten ist zulässig, weil sie zur Erzielung des Gehalts aufgewendet werden.
  • Auch die für Privatfahrten aufgewandten Benzinkosten sind als Werbungskosten abziehbar, weil sie zum Erwerb von Sachlohn in Form der privaten Dienstwagennutzung aufgewendet wurden.

Unterdessen hat auch der Bundesfinanzhof diese Rechtslage bestätigt. Es lohnt sich also, Tankbelege zu sammeln. Der BFH setzt aber eine Grenze für die Steuerverrechnung: Übersteigen die selbst getragenen Benzinkosten den privaten Nutzungsvorteil, der sich nach der 1 %-Methode errechnet, können Sie die darüber hinaus gezahlten Benzinkosten nicht als Werbungskosten ansetzen.


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