Geschäftsführer-Gehalt: Vergütungsvereinbarungen rechtssicher gestalten

Vertrag zur Gehaltsvereinbarung eines Geschäftsführer wird vorgelegt
Aktualisiert am: 13.02.2017

Für Zahlungen der GmbH an den GmbH-Geschäftsführer sind wasserdichte Verträge notwendig, ansonsten sind Probleme bei der Betriebsprüfung vorprogrammiert. Und das kann richtig teuer werden! Bei Gehaltsvereinbarungen zwischen dem Gesellschafter-Geschäftsführer und der GmbH sollten Sie deshalb die folgenden Regeln beachten – und zwar sowohl, wenn eine Gehaltsvereinbarung neu geschlossen, als auch wenn ein bestehender Vertrag abgeändert wird.

11. Lässt sich der beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer entstandene Aufwendungen, die im Rahmen seiner Tätigkeit für die GmbH angefallen sind, erstatten, darf er das nur mit vorher getroffenen klaren und eindeutigen Vereinbarung über den Kostenersatz, sonst liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Für Reisekosten gibt es jedoch Ausnahmeregeln.

12. Pensionen sollten Sie erst nach sorgfältiger Prüfung zusagen und regelmäßig überprüfen. Lesen Sie hierzu:

13. Überprüfen Sie zum Schluss die Höhe der Gesamtvergütung: Die Gesamtbezüge des Gesellschafter-Geschäftsführers, bestehend aus Festgehalt, jährlichen Einmalzahlungen, variablen Gehaltsbestandteilen wie Tantieme, Sachbezüge und Zusagen über Leistungen der betrieblichen Altersversorgung, müssen angemessen sein und einem Fremdvergleich standhalten. Damit lässt sich die verdeckte Gewinnausschüttung vermeiden.

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Die wichtigsten Regeln für die Verhandlung von Geschäftsführer-Gehalt in der GmbH

1. Beachten Sie unbedingt das Nachzahlungs- und Rückwirkungsverbot für Gehaltsvereinbarungen: Der Inhalt der abgeschlossenen Verträge muss im Voraus zivilrechtlich wirksam, klar und eindeutig festgelegt werden. Änderungen der Gehaltsvereinbarung mit Auswirkungen auf die Vergangenheit können gegen das steuerliche Nachzahlungs- und Rückwirkungsverbot verstoßen und die steuerliche Nichtanerkennung der Vereinbarungen zur Folge haben.

2. Sollen die Gehaltszahlungen an den Geschäftsführer als Betriebsausgaben den Gewinn der GmbH mindern, muss ein Anstellungsvertragsverhältnis vorliegen.

3. Für den Anstellungsvertrag und auch für die Gehaltsvereinbarung mit dem Gesellschafter-Geschäftsführer ist die Schriftform zwar nicht zwingend erforderlich. Zum besseren Nachvollziehen und zur Dokumentation empfiehlt sich aber ein schriftlicher Vertrag, um das Risiko einer steuerlichen Nichtanerkennung auszuschließen.

4. Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH darf nur dann mit sich selbst Verträge, also auch eine Gehaltsvereinbarung, abschließen, wenn ihm durch eine auch im Handelsregister eingetragene Satzungsregelung Befreiung vom sog. Selbstkontrahierungsverbot erteilt wurde. Wurde bisher keine Handelsregister-Eintragung vorgenommen, sind die vom Allein-Gesellschafter mit sich selbst geschlossenen Verträge zwar zunächst schwebend unwirksam. Dieser Schwebezustand wird allerdings durch eine nachfolgende Eintragung im Handelsregister aufgehoben. Dann ergeben sich für die steuerliche Beurteilung keine nachteiligen Auswirkungen.

Geschäftsführer-Gehalt: Bestätigung in der Gesellschafterversammlung

5. Für den erstmaligen Abschluss, eine spätere Änderung oder die Auflösung des Anstellungsvertrags oder einer separaten Gehaltsvereinbarung mit dem GmbH-Geschäftsführer ist die Gesellschafterversammlung zuständig. Diese darf sich aber vom Geschäftsführer bei der Unterschriftsleistung vertreten lassen.

Achtung: Werden Leistungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer auf Grund eines unwirksamen Vertragsabschlusses vereinbart, führen die grundsätzlich zu vGA.

6. Sagt die GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer eine variable Gewinntantieme zu, ist für die steuerliche Anerkennung im ersten Schritt wichtig, dass die getroffene Vereinbarung klare und eindeutige Regeln vorgibt, wie die Berechnungsformel für die Höhe der Auszahlung erfolgen soll. Anschließend müssen Sie kontrollieren, ob die gefunden Regelung mit den Vorgaben der Angemessenheit, also dem Fremdvergleich, im Einklang steht.  Nicht vergessen werden sollten die Verluste aus Vorjahren, für die der Gesellschafter-Geschäftsführer mit verantwortlich war. Die müssen zunächst ausgeglichen werden, bevor es zu einem Geldfluss kommt. Anschließend ist noch darauf zu achten, dass die Tantiemevereinbarung auch wie vereinbart durchgeführt wird.

Achtung: Die Vereinbarung von Umsatz- und Nur-Tantiemen ist dabei tabu, da sie ohnehin nur in wenigen Ausnahmefällen zulässig sind.Auch die Vereinbarung, dass eine Tantieme unter dem Vorbehalt der Freiwilligkeit gewährt wird, ist nicht zulässig bzw. verstößt rechtlich gegen § 307 BGB und ist wirkungslos, wenn sie auf der Grundlage allgemeiner betrieblicher Regelungen berechnet und gezahlt werden soll. Wird einer Führungskraft nämlich die Teilnahme an einem Unternehmenserfolg zugesagt, verhält sich die Firma widersprüchlich, wenn sie gleichzeitig einen Anspruch auf die Leistung ausschließt oder unter den Vorbehalt der Freiwilligkeit stellt. Lesen Sie hier, wie Sie die Tantieme des GmbH-Geschäftsführers richtig vereinbaren

7. Vereinbarungen über Sondervergütungen wie beispielsweise die Zahlung von Urlaubs- und Weihnachtsgeld müssen so formuliert werden, dass ihre Betragshöhe sich durch nachvollziehbare Rechenvorgänge ergeben.

8. Beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer sind in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig, im Gegensatz zu nicht beherrschenden. Im ersten Fall muss eine klare vorherige Vereinbarung getroffen werden, wenn die GmbH die Arbeitgeberanteile zur freiwilligen Sozialversicherung tragen soll. Im zweiten Fall kann der Arbeitgeberanteil wie allgemein auch bei fremden Angestellten steuerfrei gezahlt werden. Hier erfahren Sie, wie Sie die Sozialversicherungspflicht des Geschäftsführers richtig beurteilen

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Geschäftsführer-Gehalt: Gehaltsextras führen zu einer verdeckten Gewinnausschüttung

9. Die Zahlung von Gehaltsextras (Überstundenvergütungen) an den Gesellschafter-Geschäftsführer führen grundsätzlich zu einer verdeckten Gewinnausschüttung. Dass bei Überstundenvergütungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt, liegt daran, dass er kein arbeitsrechtlicher Arbeitnehmer ist. Diese strenge Auffassung gilt auch für Zuschläge für Sonntags-, Feuertags- und Nachtarbeit. Auch hier würde bei einer Zusatzvergütung an Sie als Gesellschafter-Geschäftsführer eine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellt werden.

Weitere nützliche Infos inklusive Arbeitshilfen, Rechtsquellen und News zur verdeckten Gewinnausschüttung finden Sie in unserem Lexware GmbH wissen.

10. Darf der Gesellschafter-Geschäftsführer den Firmenwagen der GmbH auch privat nutzen, stellt das wie bei fremden Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil dar. Im Gegensatz hierzu führt jedoch die Privatnutzung des Firmenwagens ohne klare Vereinbarung zu einer verdeckten Gewinnausschüttung.Die bemisst sich dann sehr ungünstig nicht nur mit den angefallenen Kosten, sondern auch noch mit einem Gewinnaufschlag bis zu dem Betrag, den die GmbH bei einer Fremdvermietung erzielen könnte. Lesen Sie hier, wie sie verdeckte Gewinnausschüttungen vermeiden: Firmenwagen des GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers: So vermeiden Sie eine verdeckte Gewinnausschüttung


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