Gesellschafterliste: Fehler gehen auf Kosten des Geschäftsführers /fileadmin/_processed_/7/c/csm_Gesellschafterliste_GmbH_Geschaeftsfuehrer_3c515a917b.jpg 2015-08-10 Lexware

Gesellschafterliste: Fehler gehen auf Kosten des Geschäftsführers

Ein GmbH-Geschäftsführer muss erstmals zur Gründung einer GmbH eine aktuelle Liste der Gesellschafter beim Handelsregister einreichen.
Von Lothar Volkelt
Aktualisiert am: 10.08.2015

Das Handelsregister führt für jede GmbH eine Gesellschafterliste. Daraus geht hervor, wer rechtsverbindlicher Eigentümer des GmbH-Anteils ist. Als Geschäftsführer der GmbH sind Sie dafür zuständig, dass die Gesellschafterliste korrekt geführt wird. Enthält die Liste Fehler, kann das schwerwiegende Folgen haben. Und Sie als Geschäftsführer haften letztendlich.

Welche rechtliche Bedeutung hat die Gesellschafterliste?

Der Geschäftsführer der GmbH muss erstmals zur Gründung einer GmbH (sofern nicht das Musterprotokoll verwendet wird) eine aktuelle Liste der Gesellschafter beim Handelsregister einreichen. Die Liste muss für alle Gesellschafter folgende Angaben enthalten:

  • Name, Vorname,
  • Geburtsdatum,
  • Wohnort und
  • Höhe der Geschäftsanteile

Grundsätzlich gilt: Nur der gilt rechtlich als Gesellschafter der GmbH, der in die Gesellschafterliste eingetragen ist. Damit können Geschäftspartner einer GmbH lückenlos und einfach nachvollziehen, wer hinter der Gesellschaft steht. 

Achtung: Im laufenden Geschäftsbetrieb der GmbH müssen Sie als Geschäftsführer jede Änderungen in der Person der Gesellschafter oder im Umfang ihrer Beteiligung zeitnah melden.

Die Einreichung von Gesellschafterlisten zum Handelsregister ist grundsätzlich nur noch in elektronischer Form per Internet zulässig. Dazu genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung der Gesellschafterliste, z. B. als word- oder pdf-Dokument.

Was passiert, wenn die Gesellschafterliste falsch ist?

Werden Gesellschafterbeschlüsse nicht von den richtigen Gesellschaftern (das sind die Gesellschafter, die in der aktuellen Gesellschafterliste eingetragen sind) gefasst, sind diese zivilrechtlich unwirksam. Die Folge: Der Beschluss wird steuerrechtlich nicht anerkannt. Zahlungen, die sich aus diesem Beschluss ergeben (z. B. eine Gehaltserhöhung für den Geschäftsführer) werden als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet.Selbst wenn die GmbH und ihr Geschäftsführer wissen, dass die Liste der Gesellschafter falsch ist, muss laut Rechtsprechung der darin eingetragene Gesellschafter von der GmbH so behandelt werden als ob er die vollen Mitgliedschaftsrechte besitzt. Das bedeutet: Er behält sein Stimmrecht und das sog. Gewinnbezugsrecht. Zwar ist ein Rechtsstreit zwischen der GmbH oder den korrekten Ist-Gesellschaftern und dem falsch eingetragenen Nicht-Gesellschafter um dessen Gewinnanspruch noch nicht geführt worden. Klar ist aber: Ist die Gesellschafterliste fehlerhaft, weil der Geschäftsführer sie nicht richtig geführt bzw. gemeldet hat, dann hat die GmbH Schadensersatzanspruch gegen den Geschäftsführer. Im Zweifel muss der Geschäftsführer der GmbH den an den falschen Gesellschafter ausgezahlten Gewinn zurückzahlen.

Praxis-Tipp: Prüfen Sie also nach einem Gesellschafterwechsel (Erbe, Verkauf eines Anteils, Aufnahme neuer Gesellschafter) routinemäßig vor jedem Beschluss der Gesellschafter, ob die Liste der Gesellschafter im Handelsregister dem aktuellen Stand entspricht.

Wird ein neuer Gesellschafter, der noch nicht in die Gesellschafterliste eingetragen ist, nicht zu einer Gesellschafterversammlung eingeladen und werden dort Beschlüsse gefasst, dann sind diese wirksam. Umgekehrt heißt das: Sobald der neue Gesellschafter in die Gesellschafterliste eingetragen ist, ist eine Beschlussfassung unwirksam, wenn er nicht zur Gesellschafterversammlung geladen ist.

Der Neu-Gesellschafter, der (noch) nicht in der Gesellschafterliste geführt wird, muss noch nicht einmal über eine bevorstehende Gesellschafterversammlung informiert und auch nicht eingeladen werden. Deswegen sollte er unmittelbar nach Übernahme des Anteils (spätestens mit Zahlung des Kaufpreises) den Geschäftsführer schriftlich dazu anmahnen, die entsprechend geänderte Gesellschafterliste beim Registergericht einzureichen. Wird der Geschäftsführer nicht oder nur unter schuldhaftem Zögern tätig, besteht dann für den Neu-Gesellschafter die Möglichkeit, bei eventuellen Schäden (z. B. beim Gewinnbezug) gegen den Geschäftsführer vorzugehen.

Achtung: Geschäftsführer, die nach Veränderungen der Gesellschafter der GmbH keine neue Gesellschafterliste einreichen, haften gegenüber Gläubigern der GmbH für den daraus entstandenen Schaden als Gesamtschuldner. Als Pflichtverletzung gelten auch das verspätete Einreichen und das Einreichen einer unrichtigen Liste. Die neue Liste ist unverzüglich einzureichen, d. h. ohne schuldhaftes Zögern nach Eintritt der Veränderung und zwar mit dem Stand zum Tag der Absendung.

Besonderheiten bei Beurkundung vor einem ausländischen Notar

Hat ein Notar bei der Veränderung eines Geschäftsanteils mitgewirkt, muss er dies nach den neuen Vorschriften zur GmbH-Reform von sich aus dem Handelsregister melden. Damit ist sichergestellt, dass dem Registergericht und potenziellen Käufern eines GmbH-Anteils permanent eine aktuelle Liste der tatsächlichen Gesellschafter und ihrer Geschäftsanteile zugänglich ist.

Der Kauf eines GmbH-Anteils darf aber auch von einem ausländischen Notar beurkundet werden, z. B. in der Schweiz, in Österreich, Holland oder Frankreich – also überall dort, wo der Notar eine rechtlich vergleichbare Stellung wie in Deutschland hat. Als Geschäftsführer können Sie dann nicht davon ausgehen, dass der ausländische Notar von sich aus das deutsche Handelsregister über den Gesellschafterwechsel informiert.

Praxis-Tipp: Wird Ihnen ein Gesellschafterwechsel mit ausländischer Beurkundung bekannt, sollten Sie also unbedingt von sich aus den neuen Gesellschafter zur Gesellschafterliste beim Handelsregister melden.

Tipp: Prüfen Sie bei Erwerb und Veräußerung

Wer einen GmbH-Anteil erwerben will, sollte unbedingt vorher und zeitnah im elektronischen Handelsregister nachprüfen, ob der Veräußerer tatsächlich als aktueller Gesellschafter der GmbH geführt wird. Die aktuelle Gesellschafterliste sollte ausgedruckt und aufbewahrt werden (Datum). Bestehen Zweifel an der Gesellschafter-Eigenschaft, sollte von einem Kauf abgesehen werden.

Jetzt für den Gratis-Newsletter anmelden
Alles Wichtige zu Buchhaltung & Finanzen, Mitarbeiter & Gehalt, Marketing & Vertrieb u.v.m.
Gratis-Newsletter für Ihren Business-Erfolg!

Aktuelle Beiträge, Praxis-Tipps und Werkzeuge zu kaufmännischen Themen


Bewerten Sie diesen Artikel:
(0)
0 0 1 5