GmbH-Gesellschafterliste: Mehr als nur eine Formalie

Als GmbH-Geschäftsführer müssen Sie dafür sorgen, dass die Gesellschafterliste der GmbH beim Handelsregister immer korrekt geführt wird und auf dem aktuellen Stand ist. Enthält die Liste Fehler, kann das schwerwiegende Folgen haben. Und Sie als Geschäftsführer haften letztendlich.

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 |  Zuletzt aktualisiert am:18.02.2024

Was ist eine Gesellschafterliste und welchem Zweck dient sie?

Das Handelsregister führt für jede GmbH eine Gesellschafterliste. Daraus geht hervor, wer rechtsverbindlicher Eigentümer des GmbH-Anteils ist. Sie können eine Gesellschafterliste jederzeit beim Handelsregister anfordern und einsehen.

Wer ist für die Erstellung der Gesellschafterliste zuständig?

Mit der Gründung der GmbH ist es Aufgabe des Geschäftsführers (sofern nicht das Musterprotokoll verwendet wird) eine aktuelle Liste der Gesellschafter beim Handelsregister einzureichen. Die Liste muss für alle Gesellschafter diese Angaben enthalten:

  • Name,
  • Vorname,
  • Geburtsdatum,
  • Wohnort und
  • Höhe der Geschäftsanteile.

Achtung

Auf Vollständigkeit der Gesellschafterliste achten!

Nur wer in die Gesellschafterliste eingetragen ist, gilt rechtlich als Gesellschafter der GmbH. Damit können Geschäftspartner einer GmbH lückenlos und einfach nachvollziehen, wer hinter der Gesellschaft steht. Versäumnisse bei der Führung der Gesellschafterliste gehen u. U. zu Lasten des Geschäftsführers.

Alle Details zu Ausgestaltung der Gesellschafterliste können Sie in der Gesellschafterlistenverordnung (GesLVO) nachlesen, welche zum 01.07.2018 in Kraft trat.

Wann muss die Gesellschafterliste aktualisiert werden?

Im weiteren Geschäftsverlauf müssen Sie als Geschäftsführer jede Änderung in der Person der Gesellschafter oder im Umfang der Beteiligung zeitnah melden, also z. B. bei:

  •  Aufnahme neuer Gesellschafter
  • Ausscheiden bisheriger Gesellschafter
  • Namensänderungen durch Heirat
  • Adressänderungen der Gesellschafter
  • Veränderung in der Höhe oder Zusammensetzung der Anteile (Stammkapital).

Ist der Gesellschafter eine juristische Person, müssen Sie z. B. auch eine Umfirmierung oder die Verlegung des Geschäftssitzes des an der GmbH beteiligten Unternehmens melden.

Tipp

Vor Anteilskauf Eigenschaften des Veräußerers genau prüfen

Wer einen GmbH-Anteil erwerben will, sollte unbedingt vorher und zeitnah im elektronischen Handelsregister nachprüfen, ob der Veräußerer tatsächlich als aktueller Gesellschafter der GmbH geführt wird. Die aktuelle Gesellschafterliste sollte nach Abruf ausgedruckt und aufbewahrt werden (inkl. Datum). Bestehen Zweifel an der Gesellschafter-Eigenschaft, sollte von einem Kauf abgesehen werden.

Urteile zur Gesellschafterliste

Zahlreiche Fälle aus der Praxis belegen, dass es sich bei der Gesellschafterliste nicht lediglich um eine Formalie handelt. Jetzt gibt eEs gibt wieder zwei neue Urteile zur Gesellschafterliste, die Sie zumindest zur Kenntnis nehmen sollten:

1. Ist ein Gesellschafter in der Gesellschafterliste eingetragen, gewährt ihm das einen vorläufigen Rechtschutz in einem strittigen Einziehungsverfahren. Damit ist sichergestellt, dass er bis zum gerichtlichen Entscheid in der Sache seine vollen Gesellschafterrechte (z. B. das Gewinnbezugsrecht) behält (KG Berlin, Beschluss vom 24.8.2015, 23 U 20/15).

2. Als Geschäftsführer können Sie die Eintragung eines neuen Gesellschafters in die Gesellschafterliste nur dann gerichtlich durchsetzen, wenn ein anhängiger Rechtsstreit zwischen der GmbH und einem ihrer Gesellschafter abschließend entschieden ist. Es besteht kein Anspruch auf Eintragung aus vorläufigem Rechtsschutz (KG Berlin, Urteil vom 10.12.2015, 23 U 99/15).

Tipp

Praxis-Tipp bei Zerwürfnissen

Gibt es in der GmbH und/oder zwischen den GmbH-Gesellschaftern Zerwürfnisse um die Gesellschaftereigenschaft (Einziehung eines GmbH-Anteils, Ausschluss eines Gesellschafters), hält sich das Registergericht heraus. Ein Eintrag in die Gesellschafterliste wird nur vorgenommen, wenn das  gerichtliche Verfahren endgültig abgeschlossen ist. „Tatsachen schaffen“ mit einer manipulierten Gesellschafterliste ist danach kaum möglich und bringt in der Praxis kaum etwas.

 

Das passiert bei einer falschen Gesellschafterliste

Werden Gesellschafterbeschlüsse nicht von den richtigen Gesellschaftern (das sind die Gesellschafter, die in der aktuellen Gesellschafterliste eingetragen sind) gefasst, sind diese zivilrechtlich unwirksam. Die Folge: Der Beschluss wird steuerrechtlich nicht anerkannt. Zahlungen, die sich aus diesem Beschluss ergeben (z. B. eine Gehaltserhöhung für den Geschäftsführer) werden als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet.

Selbst wenn die GmbH und Sie als ihr Geschäftsführer wissen, dass die Liste der Gesellschafter falsch ist, muss laut Rechtsprechung der darin eingetragene Gesellschafter von der GmbH so behandelt werden, als ob er die vollen Mitgliedschaftsrechte besitzt. Das bedeutet: Er behält sein Stimmrecht und das sog. Gewinnbezugsrecht.

Zwar ist ein Rechtsstreit zwischen der GmbH oder den korrekten Ist-Gesellschaftern und dem falsch eingetragenen Nicht-Gesellschafter um dessen Gewinnanspruch noch nicht geführt worden. Klar ist aber: Ist die Gesellschafterliste fehlerhaft, weil Sie als Geschäftsführer sie nicht richtig geführt bzw. gemeldet haben, dann hat die GmbH Schadensersatzanspruch gegen Sie als Geschäftsführer. Im Zweifel müssen Sie der GmbH den an den falschen Gesellschafter ausgezahlten Gewinn zurückzahlen.

Wer haftet bei Fehlern bzw. Versäumnissen in Bezug auf die Gesellschafterliste?

Geschäftsführer, die nach Veränderungen der Gesellschafter der GmbH keine neue Gesellschafterliste einreichen, haften gegenüber Gläubigern der GmbH für den daraus entstandenen Schaden als Gesamtschuldner. Als Pflichtverletzung gilt auch eine verspätete Einreichung der Gesellschafterliste durch den Geschäftsführer und das Einreichen einer unrichtigen Liste. Die neue Liste ist unverzüglich einzureichen, d. h. ohne schuldhaftes Zögern nach Eintritt der Veränderung und zwar mit dem Stand zum Tag der Absendung.

Tipp

Praxis-Tipp: Aktuellen Stand nach Wechsel prüfen

Prüfen Sie also nach einem Gesellschafterwechsel (Erbe, Verkauf eines Anteils, Aufnahme neuer Gesellschafter) routinemäßig vor jedem Beschluss der Gesellschafter, ob die Liste der Gesellschafter im Handelsregister dem aktuellen Stand entspricht.

Besonderheiten bei Beurkundung vor einem ausländischen Notar

Hat ein Notar bei der Veränderung eines Geschäftsanteils mitgewirkt, muss er dies nach den neuen Vorschriften zur GmbH-Reform von sich aus dem Handelsregister melden. Damit ist sichergestellt, dass dem Registergericht und potenziellen Käufern eines GmbH-Anteils permanent eine aktuelle Liste der tatsächlichen Gesellschafter und ihrer Geschäftsanteile zugänglich ist.

Der Kauf eines GmbH-Anteils darf aber auch von einem ausländischen Notar beurkundet werden, z. B. in der Schweiz, in Österreich, den Niederlanden oder Frankreich – also überall dort, wo der Notar eine rechtlich vergleichbare Stellung wie in Deutschland hat. Als Geschäftsführer können Sie dann nicht davon ausgehen, dass der ausländische Notar von sich aus das deutsche Handelsregister über den Gesellschafterwechsel informiert und eine aktuelle Gesellschafterliste einreicht.

Tipp

Praxis-Tipp: Ausländische Beurkundung

Wird Ihnen ein Gesellschafterwechsel mit ausländischer Beurkundung bekannt, sollten Sie also unbedingt von sich aus den neuen Gesellschafter zur Gesellschafterliste beim Handelsregister melden.

So führen Sie die Gesellschafterliste „fehlerfrei"

Die Einreichung von Gesellschafterlisten zum Handelsregister ist grundsätzlich nur noch in elektronischer Form per Internet möglich. Dazu genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung der Gesellschafterliste, z. B. als Wword- oder Ppdf-Dokument.

Die Einreichung der Unterlagen Gesellschafterliste erfolgt elektronisch über die virtuelle Poststelle der betreffenden Amtsgerichte des jeweiligen Bundeslandes. Unter https://egvp.justiz.de/ finden Sie alle Informationen zum richtigen Umgang mit dem elektronischen Postfach des Registergerichts.

Die Gesellschafterliste muss exakt die oben genannten Daten enthalten und mit „Gesellschafterliste“ bezeichnet sein. Es genügt nicht, wenn Sie lediglich die Gesellschafter auflisten, aber nicht klarstellen, dass es sich um die aktualisierte Gesellschafterliste handelt. Im Betreff bzw. Anschreiben sollten Sie demnach vermerken: „Gesellschafterliste gemäß § 40 GmbH-Gesetz“.

 

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