Gesellschafterversammlung: Aufzeichnungen mit dem Smartphone zulässig? /fileadmin/_processed_/8/9/csm_Gesellschafterversammlung-Smartphone-Aufzeichnung_2c2449a962.jpg 2015-08-07 Lexware

Gesellschafterversammlung: Aufzeichnungen mit dem Smartphone zulässig?

Dann sind Smartphone-Aufzeichnungen durch den Geschäftsführer zulässig
Von Lothar Volkelt
Aktualisiert am: 07.08.2015

In Gesellschafterversammlungen geht es gelegentlich hoch her. Darf der Geschäftsführer und Leiter der Gesellschafterversammlung Smartphone-Aufzeichnungen machen? Wie sind solche Protokollmitschnitte rechtlich zu beurteilen? Wie so oft, gibt es hier keine einfache ja/nein-Lösung.

Größere GmbH mit mehreren Gesellschaftern

Hier kann man unterstellen, dass ein gewisses öffentliches Interesse am ordnungsgemäßen Ablauf der Gesellschafterversammlung besteht. Das betrifft auch die Dokumentation der einzelnen Redebeiträge. In diesem Fall können Sie als Geschäftsführer davonausgehen, dass ein Protokollieren mittels Smartphone-Aufzeichnung von allen Teilnehmern geduldet werden muss.

Das sollte zutreffen für eine GmbH, die aus mehr als 10 Gesellschaftern besteht, die keine typische Familiengesellschaft ist und mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt (Bilanzsumme größer als 4.840.000 EUR, Umsatzerlöse größer als 9.680.000 EUR = mittelgroße GmbH nach § 267 Abs. 2 HGB). Smartphone-Mitschnitte werden unter Umständen als Beweismittel anerkannt.

Kleine GmbHs und typische Familien-Gesellschaften

Teilnehmer einer Gesellschafterversammlung brauchen es jedenfalls dann nicht hinzunehmen, dass ihre Wortbeiträge gegen ihren Willen mit dem Tonband aufgezeichnet werden, wenn es sich um die Gesellschafterversammlung einer Familiengesellschaft handelt (so z.B. OLG Karlsruhe Urteil vom 18.12.1997, 4 U 128/97 im Falle von Tonband-Mitschnitten).

Spricht sich in einer solchen Konstellation auch nur ein Gesellschafter gegen Smartphone-Protokolle aus, so müssen Sie dies akzeptieren. Ansonsten könnte der betreffende Gesellschafter auf die Teilnahme verzichten oder die Beschlussfassung anfechten.

Praxis-Tipp: Protokollieren Sie die Zustimmung aller Gesellschafter. Wenn alle Gesellschafter mit der Aufzeichnung per Smartphone einverstanden sind, können Sie selbstverständlich Aufzeichnungen machen und die Wortbeiträge später verwenden. Ist ein Gesellschafter mit der Aufzeichnung nicht einverstanden oder schneiden Sie heimlich mit, kann der Mitschnitt nicht als Beweis verwendet werden.

Gründe für Aufzeichnung: Genaue Protokollführung

Machen Sie den Gesellschaftern vor der Gesellschafterversammlung plausibel, warum Sie Aufzeichnungen machen wollen.Für die Aufzeichnung sprechen

  • mehr Rechtssicherheit durch exakte Aufzeichnungen
  • Vereinfachung der Protokollführung

Im GmbH-Gesetz gibt es keine Regelung zur Protokollierung der Gesellschafterversammlung. Lediglich in der Einpersonen-GmbH müssen Beschlüsse des Allein-Gesellschafters (=Entschlüsse) niedergeschrieben und unterschrieben werden (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, Gesellschafterversammlungen immer im Protokoll festzuhalten. Zur Vereinfachung kann zwar ein sog. Beschluss-Protokoll geführt werden, in dem lediglich die Beschlüsse festgehalten werden. Hier werden aber Verfahrens- und Diskussionsinhalte unterschlagen, die im historischen Verlauf der GmbH später einmal Bedeutung erhalten können.

Insbesondere wenn Meinungsverschiedenheiten bestehen oder Konflikte absehbar werden, sollten Sie immer ein ausführlicheres Protokoll führen lassen.

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