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Konflikte in der Geschäftsführung: 10 Regeln für gute Zusammenarbeit

Konflikte in Geschäftsführung vermeiden mit diesen 10 Regeln
Von Lothar Volkelt
Aktualisiert am: 20.08.2015

Wie kann der Gesellschafter/-Geschäftsführer einer GmbH vorbeugen, damit Konflikte im besten Fall erst gar nicht auftreten und im Fall der Fälle der Interessenkonflikt zielstrebig geklärt wird und der wirtschaftliche Bestand der GmbH gesichert werden kann?

10 Regeln für ein gute Zusammenarbeit der Geschäftsführung

In der Praxis bewährt sind die folgenden 10 Regeln zur Zusammenarbeit zwischen den (Gesellschafter-)Geschäftsführern eines Unternehmens.

1. Regel: Arbeiten mit Zielvereinbarungen
In der Zielvereinbarung legen alle Gesellschafter/Geschäftsführer gemeinsam fest,

  • wer
  • welche Ziele
  • bis wann
  • mit welchen Ressourcen

erreichen will. Sobald ein Gesellschafter/Geschäftsführer Anzeichen dafür sieht, ein vereinbartes Ziel nicht zu erreichen, muss er seine Mit-Gesellschafter/Geschäftsführer darüber informieren. Alle Zielvereinbarungen werden in einem Katalog zusammengefasst, laufend aktualisiert und allen Gesellschaftern/Gesellschafter-Geschäftsführern zur Verfügung gestellt.

2. Regel: Zuständigkeiten klar abgrenzen
Die Aufgabenbereiche der Geschäftsführer müssen klar abgegrenzt werden. Dabei kann man sich an der fachlichen Qualifikation orientieren, aber auch an der betriebswirtschaftlich gängigen Verteilung der Ressorts (kaufmännische Leitung, Produktion/Entwicklung, Marketing/Vertrieb, Personal, IT). Der jeweilige Gesellschafter/Geschäftsführer ist dabei für alle üblicherweise im Ressort anfallenden Aufgaben zuständig. Zur Aufgabe gehört es auch, das Ressort ständig an die sich ändernden Bedürfnisse der Gesamtorganisation anzupassen.

3. Regel: Transparenz und Offenheit
Jeder Gesellschafter/Geschäftsführer muss die Mit-Gesellschafter über sein Ressort so gut wie möglich informieren. Probleme, die in einem Ressort auftreten, sollten offen besprochen und der Rat der Kollegen dazu eingeholt werden. Der Geschäftsführer sollte lieber zu viel als zu wenig informieren. Informationen sind grundsätzlich immer in den dazugehörenden Informationszusammenhang zu stellen, damit die Mit-Gesellschafter/Geschäftsführer jederzeit die Bedeutung der Information richtig einschätzen können.

4. Regel: Absprachen und Vereinbarungen vollständig dokumentieren
Trotz des Aufwands müssen grundsätzlich alle geschäftsbezogenen Absprachen und Vereinbarungen zwischen den GmbH-Chefs vollständig und inhaltlich nachvollziehbar dokumentiert werden. Das betrifft Gesellschafterversammlungen, Ressortsitzungen, aber auch Abteilungen und abteilungsübergreifende Projektarbeit. Damit ist sichergestellt, dass im Konfliktfall oder bei späteren gerichtlichen Auseinandersetzungen auf eine lückenlose Dokumentation der betrieblichen Abläufe zurückgegriffen werden kann.

5. Regel: Arbeitstechniken ständig verbessern
Man sollte sich nicht auf einer einmal gewohnten Arbeitstechnik ausruhen. Die technische Entwicklung ermöglicht laufend neue Kommunikations- und Arbeitstechniken im Betrieb. Das Thema Arbeitstechnik ist ein ständiges, persönliches Weiterbildungsthema. Alle Mitarbeiter des Ressorts/der Abteilung müssen in diesen Prozess einbezogen werden.

6. Regel: Kontrolle muss sein
Zielvereinbarungen dürfen und müssen gegenseitig kontrolliert werden können. Dies ist kein Ausdruck von Misstrauen, sondern wichtiger Bestandteil gemeinsamen Handelns. Kontrollen beinhalten Verständnisfragen, gezielte Zusatzfragen, aber auch Einsicht in Unterlagen und Dokumente, die für die eigene Meinungsbildung wichtig sind. Zu beachten ist aber, dass überzogene Kontrollen als Gängelung verstanden werden können und immer im Verhältnis zum damit verbundenen Aufwand gesehen werden müssen.

7. Regel: Konflikte offen ansprechen
Meinungsverschiedenheiten gehören zur Arbeits- bzw. Ressortteilung. Wichtig ist, dass diese zeitnah, direkt und ohne Polemik angesprochen werden. Dazu gehört auch, Fehler und Pannen offen anzusprechen und Maßnahmen zur Abhilfe vorzuschlagen. Die meisten Konflikte lassen sich entschärfen, indem sie von allen Beteiligten gemeinsam und offen angesprochen und gelöst werden. Gruppen- und Untergruppenbildung sollten sich gar nicht erst entwickeln.

8. Regel: Bei Bedarf externe Berater einschalten
Sind sich die Gesellschafter bei der Beurteilung einer Sachfrage nicht einig, sollte man externe Fachleute und Berater in die Entscheidungsfindung mit einbeziehen. Das können Mitglieder des Beirats, aber auch ausgewiesene Spezialisten außerhalb der GmbH sein. Erfahrungsgemäß wird damit die Qualität der Entscheidung für die GmbH deutlich erhöht.

9. Regel: Zustimmung zum Mediationsverfahren
Bevor Konflikte zwischen den Gesellschaftern gerichtlich entschieden werden, sollten sich die Gesellschafter/Geschäftsführer darauf verständigen, schlichtende Einigungsgespräche unter externer Vermittlung durchzuführen (Mediationsverfahren). Das Verfahren ist in der Regel kostengünstiger als die sofortige gerichtliche Auseinandersetzung und führt zu vergleichbaren Ergebnissen. Erst wenn hier keine einvernehmliche Lösung gefunden werden kann, sollte eine gerichtliche Klärung zugelassen sein.

10. Regel: Teamgeist fördern
Gesellschafter/Geschäftsführer arbeiten im Team. Darum sollten sie sich ganz bewusst Zeit nehmen, Teamgeist und Teamfähigkeiten zu verbessern. Dazu geeignet sind gemeinsame Brainstorming-Wochenenden, an denen auch GmbH-übergreifende Themen angesprochen werden können. Als sinnvoll haben sich Teamerfahrungen erwiesen, wie sie von Eventagenturen angeboten werden. Solche Maßnahmen sind nicht nur für angestellte Mitarbeiter oder Abteilungen wertvoll. Auch die Qualität der Tätigkeit des Gesellschafter/-Geschäftsführer-Gremiums kann dadurch nachhaltig verbessert werden.

Auflösung und Ausschluss sind immer nur das letzte Mittel


Ist der Konfliktfall in der GmbH vertraglich nicht geregelt und einigen sich die Gesellschafter nicht auf eine einvernehmliche Lösung, werden die Streitigkeiten meist vor Gericht ausgetragen. Dabei gilt: Der Ausschluss eines Gesellschafters oder die Auflösung der GmbH durch Gerichtsbeschluss ist immer nur das letzte Mittel. In der Regel entscheidet das Gericht nur dann, wenn es „wichtige Gründe“ dafür gibt. Dabei muss es sich um objektiv nachvollziehbare Gründe handeln.Gründe in der Person der Gesellschafter selbst sind für sich genommen nicht geeignet, eine Auflösung der GmbH durch gerichtlichen Beschluss zu erreichen. Laut OLG Naumburg müssen Sie aber beachten: „Besteht zwischen den Gesellschaftern ein tiefgreifendes und offensichtlich unheilbares Zerwürfnis, das in den letzten Jahren verhindert hat, dass die nach dem Gesellschaftsvertrag vorgeschriebene einstimmige Beschlussfassung zustande kommt, liegt darin ein wichtiger Grund zur Auflösung der GmbH“.

Beispiel: Die Gesellschafter verklagen sich jahrelang gegenseitig
In einem Fall bekriegten sich die beiden Gesellschafter einer GmbH seit dem Jahr 1995 in mehreren Rechtsverfahren. Dabei ging es u. a. um Rückzahlungsansprüche wegen einer missglückten Veräußerung des GmbH-Anteils eines der beiden Gesellschafter und um Rückzahlungsansprüche wegen der Auszahlung von einem überhöhten Geschäftsführer-Gehalt. Das Gericht würdigte die Gesamtumstände als „unheilbares Zerwürfnis“ und damit als wichtigen Grund zur Auflösung der GmbH. Schlussendlich wurde die Auflösung zuletzt im Jahre 2012 – also nach insgesamt 17 Jahren – gerichtlich bestätigt (OLG Naumburg, Urteil vom 20.4.2012, 10 U 24/10). Der GmbH war nicht mehr zu helfen.

Wichtig ist, dass Sie ein solches Verfahren gut vorbereitet und formal in der richtigen Reihenfolge einleiten. Gehen Sie in folgenden Schritten vor:

  • Begnügen Sie sich nicht damit, dass "Versäumnisse" des Mit-Gesellschafters vorliegen. Sorgen Sie dafür, dass Verträge und Beschlüsse aus Gesellschafterversammlungen systematisch vorliegen, dass die Zusammenarbeit der Geschäftsführung verbindlich und schriftlich festgehalten wird und legen Sie sich selbst Protokolle der laufenden Vorfälle an, um später auf mehr als nur ein Gedächtnisprotokoll zurückgreifen zu können.
  • Sollen auf einer Gesellschafterversammlung Beschlüsse gefasst werden (entweder: Auflösungsbeschluss, Beschluss zur Ausschließung eines Gesellschafters, Austritt eines Gesellschafters), so muss eine ordnungsgemäße Ladung vorliegen (Frist zur Einladung, Ankündigung des Beschlusses in der Tagesordnung)
  • Ein Auflösungs-Beschluss bedarf grundsätzlich einer 3/4-Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 60 Abs. 1 Satz 3 GmbH-Gesetz).
  • Der Ausschließungs-Beschluss ist nur Erfolg versprechend, wenn ein wichtiger Grund für einen Ausschluss gegeben sind und ein gerichtliches Verfahren (vor dem Landgericht) dazu angestrebt und erfolgreich durchgesetzt wird. Der Ausschließungsbeschluss ist bis zum endgültigen gerichtlichen Entscheid unwirksam.
  • In der Zweipersonen-GmbH müssen Sie zusätzliche Sicherheits-Maßnahmen einbauenIn der GmbH mit mehr als zwei Gesellschaftern, kommen Beschluss-Mehrheiten in der Regel schneller zustande. In der Zweipersonen-GmbH kommt es aber bei Konflikten schnell zu einer Patt-Situation. Beschlüsse können nicht mehr gefasst werden. Sie können die Handlungsfähigkeit der GmbH sichern, indem Sie einen neutralen Dritten in die Entscheidungsfindung einbeziehen. Z. B. , indem der Steuerberater als Beirat bei Pattsituationen entscheidet oder indem ein neutraler IHK-Gutachter in die Beschlussfassung einbezogen wird.

Tipp: Entsprechende Krisen-Regelungen sollten Sie im Gesellschaftsvertrag festlegen.

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