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Kündigungsgespräch professionell und sicher führen

Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 23.05.2018

In Großunternehmen werden Kündigungsgespräche von der Personalabteilung oder extra geschulten Abteilungsleitern durchgeführt. Als Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens müssen Sie diese unangenehme und nicht ganz einfache Aufgabe meist selbst erledigen. Wichtig ist, dass Sie sich gut vorbereiten und wissen, wie Sie bei der Kündigung eines Arbeitnehmers am besten vorgehen.

Führen Sie das Kündigungsgespräch selbst

Die Kündigung eines Arbeitsnehmers muss immer schriftlich erfolgen. Oft wird im Vorfeld ein Rechtsanwalt hinzugezogen, um sich arbeitsrechtlich abzusichern.

Die Idee, ihn auch das Gespräch führen zu lassen, ist naheliegend. Dennoch ist – zumindest in kleinen und mittleren Betrieben - davon abzuraten. Kleinere Betriebe haben den großen Vorteil, dass man jeden Mitarbeiter persönlich kennt. Vielleicht hat man schon jahrelang Seite an Seite vertrauensvoll zusammen gearbeitet. Vielleicht hat man sogar Privates mitbekommen. Man schätzt sich und möchte sich auch in Zukunft ohne Groll begegnen können.

Ihr Verhalten als Unternehmer hat Auswirkungen. Das gilt natürlich auch, wenn die Kündigung eines Arbeitnehmers z. B. wegen Auftragsmangels oder Insolvenz eines Auftraggebers unumgänglich ist. Verbleibende Mitarbeiter, Kunden und Außenstehende sehen, wie Sie mit dieser Situation umgehen und ziehen ihre Schlüsse daraus.

Wird ein Mitarbeiter z. B. entlassen, weil er im Zorn Arbeitsmittel zerstört oder Kollegen beleidigt hat, müssen Sie eventuell damit rechnen, dass die Kündigung zu weiteren Wutanfällen führt. Dann kann es sinnvoll sein, sie in Anwesenheit eines Rechtsanwalts durchzuführen. Sprechen Sie dann mit ihm ab, welche Aufgaben Sie im Kündigungsgespräch übernehmen.

Gute Vorbereitung des Kündigungsgesprächs: das A und O

Ein Kündigungsgespräch ist immer unangenehm. Der Arbeitnehmer verliert seinen Arbeitsplatz, der Arbeitgeber muss die schlechte Botschaft überbringen. Letzterer hat den Vorteil, dass er das Gespräch wenigstens so angenehm wie möglich gestalten kann – für beide Seiten.

Dafür muss er wissen,

  • was vor dem Kündigungsgespräch zu klären ist
  • wie er das am besten macht
  • was er mit einem professionellen Gespräch erreichen kann und
  • wie das im Einzelnen funktioniert

Kündigung: zu welchem Zeitpunkt

Zunächst ist zu überlegen, wann die Kündigung übergeben werden soll. Wenn möglich, sollte das am Anfang einer Woche geschehen. Der Arbeitnehmer kann so, anders als am Freitagnachmittag, umgehend z. B. einen Anwalt oder den Betriebsrat konsultieren, wenn er das möchte. Auf keinen Fall sollte das Kündigungsgespräch am letzten Tag vor seinem Urlaub oder seiner sonstigen Abwesenheit stattfinden.

Kündigen Sie nie am letztmöglichen Tag. Kommt etwas dazwischen, kann die Kündigung an diesem Tag vielleicht nicht mehr zugestellt werden und erst zu einem späteren Termin erfolgen.

Halten Sie die Ergebnisse Ihrer Überlegungen zumindest in Stichworten schriftlich fest.

Vor der Kündigung zu klären

Ist die Kündigung eines Arbeitnehmers aus betrieblichen Gründen notwendig, überlegen Sie, wie Sie begründen können, dass es gerade ihn erwischt. Fragen Sie sich, welche Argumente Sie haben und wie Sie diese formulieren können.

Vor Übergabe der Kündigung ist auch zu entscheiden, ob

  • der Mitarbeiter bis zum Ablauf der Kündigungsfrist weiter beschäftigt werden soll
  • sie ihn lieber freistellen möchten
  • er noch Resturlaub oder offene Überstunden hat und wie mit diesen verfahren werden soll
Kündigung und Freistellung

Wenn die Kündigungsfrist nicht besonders lang ist und der Arbeitnehmer noch größere Urlaubs- oder Freizeitansprüche hat, dürfen Sie ihn in der Kündigungsfrist normalerweise ohne seine Zustimmung freistellen. Je nach Sachlage kann das für die zurückbleibenden Mitarbeiter und/oder den gekündigten Arbeitnehmer die bessere Lösung sein. Selbstverständlich müssen Sie seinen Lohn während der Freistellung weiter zahlen.

Wenn Sie sich für eine Freistellung entscheiden, informieren Sie sich bitte, was Sie dabei beachten müssen und wie Sie sie rechtssicher formulieren können.

Sicher durchs Kündigungsgespräch dank Leitfaden

Der Leitfaden für ein mitarbeitergerechtes Kündigungsgespräch unterstützt Sie bei dieser unangenehmen Aufgabe. Sie erfahren, welche Punkte in ein professionelles Kündigungsgespräch gehören. So haben Sie Rechtssicherheit und gestalten die Situation für beide Seiten angenehmer.

Belegschaft über Kündigung des Arbeitnehmers informieren

Muss in einem kleineren Betrieb mehreren Mitarbeitern gekündigt werden, sollte möglich frühzeitig mit allen Mitarbeitern gemeinsam über die schwierige betriebliche Situation gesprochen werden. Sonst besteht die Gefahr, dass einzelne Mitarbeiter etwas mitbekommen und unschöne Gerüchte entstehen. Das Betriebsklima kann darunter erheblich leiden. Die Kündigungsgespräche sollten stattfinden, sobald die betroffenen Mitarbeiter feststehen und alle Vorbereitungen erfolgt sind.

So sollte ein Kündigungsgespräch ablaufen

Zu den Aufgaben des Arbeitgebers gehört es, das Gespräch zu steuern. Er hat dafür zu sorgen, dass es strukturiert und geordnet abläuft.

Das Kündigungsgespräch muss ungestört verlaufen können. Es darf weder durch Telefonate noch durch andere Personen unterbrochen werden. Hat Ihr Büro einen Besprechungstisch, kann das Gespräch dort stattfinden. Vermeiden Sie es, sich hinter Ihren Schreibtisch zu setzen. Die dadurch entstehende Barriere erschwert die ohnehin schwierige Situation unnötig.

Sorgen Sie dafür, dass das Kündigungsgespräch ruhig und sachlich bleibt. Hat ein Arbeitnehmer nicht mit seiner Kündigung gerechnet, reagiert er möglicherweise völlig geschockt. Lassen Sie ihm die Zeit, sich ein bisschen zu sammeln, bevor Sie weitere Punkte ansprechen.

Kündigung: schnell auf den Punkt kommen

Anders als bei anderen Mitarbeitergesprächen sollten Sie bei einem Kündigungsgespräch schnell auf den Punkt, die Kündigung, kommen. Small Talk ist hier fehl am Platz. Wenn Sie z. B. noch einige Worte zur schlechten Auftragslage sagen möchten, machen Sie das hinterher. Wenn Sie mögen, sagen Sie, dass Sie es bedauern, ihn entlassen zu müssen, aber rechtfertigen Sie sich nicht.

Sagen Sie klar und deutlich, dass und zu welchem Termin Sie das Arbeitsverhältnis kündigen. Sie können auch von Entlassung oder Trennung sprechren, es muss nur unmissverständlich sein.

Lassen Sie sich auf keine Diskussion ein. Diese ist nicht zielführend. Ihre Entscheidung ist getroffen. Besprechen Sie noch zu klärende Punkte, z. B. wann der Mitarbeiter seinen Resturlaub nehmen kann. Bei Bedarf bieten Sie ihm ein weiteres Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt an.

Fragen Sie ihn, ob er die Kollegen selbst über die erfolgte Kündigung informieren möchte. Überlässt er es lieber Ihnen, erledigen Sie das umgehend. Belassen Sie es aber bei der Mitteilung der Kündigung und den Punkten, die die Belegschaft wissen muss, z. B. dem Ausscheidungstermin. Rechtfertigungen und Gesprächsdetails gehören da nicht hin.

Reaktion auf Kündigung unterschiedlich

Mit der Kündigung konfrontiert zu werden, bringt den Arbeitnehmer in eine Ausnahmesituation, selbst wenn er damit rechnet. Zu erfahren, dass es wirklich ihn trifft, kann unterschiedlichste Emotionen hervorrufen.

Ein Mitarbeiter ist vielleicht so geschockt, dass er kein Wort mehr herausbringt. Ein anderer wird wütend und macht Ihnen Vorwürfe. Einer versucht zu verhandeln, einem anderen kommen die Tränen. Vielleicht nimmt er die Kündigung auch sehr gelassen auf. Jede dieser Reaktionen ist völlig normal.

Besonders, wenn Sie aus betrieblichen Gründen kündigen müssen, wird Ihnen daran liegen, das Kündigungsgespräch so erträglich wie möglich zu machen – für beide. Wichtig ist, dass Sie sachlich bleiben. Sie dürfen Verständnis zeigen. Aussagen wie „Kopf hoch“ oder „Das wird schon wieder“ lassen Sie besser.

Als Inhaber eines kleineren Betriebs kennen Sie Ihren Mitarbeiter persönlich und können eher abschätzen, wie er voraussichtlich reagieren wird. Dann können Sie vorher überlegen, wie Sie damit umgehen und sich darauf einstellen.

Kündigungsgespräch: So ist es leichter

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen kündigen müssen, sagen Sie ihm, dass

  • es nicht an seiner Leistung liegt und
  • Sie ihn sehr schätzen und immer gerne mit ihm zusammengearbeitet haben.

Zeigen Sie kein übertriebenes Mitleid und geben Sie keine „guten“ Ratschläge. Machen Sie ihm keine übertriebenen Hoffnungen und versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können.

Leitfaden für das Kündigungsgespräch

So gestalten Sie die Kündigung eines Arbeitnehmers sicher und professionell

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