Lohn- und Gehaltsabrechnung: So rechnen Sie Lohn und Gehalt richtig ab

Korrekte Entgeltabrechnung in 4 Schritten
Aktualisiert am: 24.01.2019

Ab dem ersten Mitarbeiter sind Arbeitgeber zur Abrechnung von Lohn und Gehalt verpflichtet. Ein praxisrelevanter Unterschied zwischen Lohn und Gehalt existiert dabei nicht. Erfahren Sie hier, wie Sie in 4 Schritten eine korrekte Entgeltabrechnung für Ihre Mitarbeiter erstellen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung in 4 Schritten

Früher war die Differenzierung zwischen Lohn und Gehalt das Abgrenzungsmerkmal zwischen Arbeitern (Lohn) und Angestellten (Gehalt). Daraus resultierend wird heute noch von Lohn gesprochen, wenn das Entgelt auf Grundlage der erbrachten Arbeitsleitung oder der Anzahl der Produkte berechnet wird. „Gehalt“ meint dagegen immer eine fixe (monatliche) Summe, deren Höhe im Arbeitsvertrag oder in einem gültigen Tarifvertrag festgelegt ist. Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder auch Entgeltabrechnung: für Ihre Abrechnung ist die Begrifflichkeit irrelevant. Viele Lohnabrechnungsprogramme verlangen jedoch eine Differenzierung bei der Eingabe.

Achtung: Ihr Unternehmen haftet für eine korrekte Abrechnung, und zwar gegenüber den Finanzbehörden, den Sozialversicherungsträger und nicht zuletzt gegenüber dem Mitarbeiter. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiters erfolgt in mehreren Schritten.

1. Ermittlung des Gesamtbrutto (Lohn und Gehalt)

2. Steuerberechnung aus dem Steuerbrutto

3. Beitragsberechnung aus dem Sozialversicherungsbrutto

4. Ermittlung von Nettolohn bzw. Nettogehalt und Auszahlungsbetrag

Achtung: Sonderregeln, die hier nicht dargestellt werden, gelten für die geringfügig Beschäftigte, für Mitarbeiter in der Gleitzone, für Einmalzahlungen etc.

1. Wie Sie das Gesamtbrutto ermitteln

Zur Ermittlung des Gesamtbrutto rechnen Sie zunächst sämtliche laufende Bruttolohn- und Bruttogehaltszahlungen zusammen. Die Abrechnung von Einmalzahlungen (beispielsweise Weihnachtsgeld oder Gratifikationen) folgt einem eigenen Schema. Zum Bruttoentgelt rechnen Sie weitere Arbeitgeberleistungen:

Bruttolohn/ Bruttogehalt

+ vermögenswirksame Leistung Ihres Unternehmens

+ Zuschläge und Zulagen (z.B. Schmutz- oder Lärmzulagen)

+ Geldwerte Vorteile aus Sachbezügen (z.B. die Privatnutzung eines Firmenwagens)

+ Pauschal versteuerte Lohnbestandteile

= Gesamtbrutto

2. Berechnen Sie das Steuerbrutto aus dem Gesamtbrutto und die Steuern

Steuern (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätschzuschlag) werden in der Regel nicht aus dem Gesamtbrutto berechnet. Nötig ist die Ermittlung des Steuerbrutto. Hierfür ziehen Sie einige Entgeltbestandteile vom Gesamtbrutto ab:

1.    Freibeträge, die als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) eingetragen sind
2.    Gegebenenfalls Altersentlastungsbeträge
3.    Gegebenenfalls Versorgungsfreibeträge und die Zuschläge zum Versorgungsfreibetrag

Achtung: Einen Hinzurechnungsbetrag der in den ELStAM eingetragen ist, müssen Sie addieren.

Außerdem müssen Sie bestimmte lohsteuerfreie Bezüge berücksichtigen. Die entsprechenden Entgeltbestandteile werden nicht zur Lohnsteuerberechnung herangezogen und müssen vom Bruttoentgelt abgezogen werden. Prüfen Sie diesen Punkt unbedingt, denn sonst sind die Abzüge für den Mitarbeiter unter Umständen zu hoch. Es handelt sich insbesondere um folgende Leistungen:

  • Sonntags- Feiertags- und Nachtzuschläge bis zu einer bestimmten Höhe.
  • Kindergartenzuschüsse, Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen, Gutscheine etc., pauschal besteuerte Lohnbestandteile
  • Arbeitgeberzuschüsse zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, für die eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Im Ergebnis erhalten Sie das steuerpflichtige Entgelt. Entsprechend der Besteuerungsmerkmale der ELStAM können Sie nun aus der aktuellen Lohnsteuertabelle die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag des Mitarbeiters ablesen.

3. Wie Sie das SV-Brutto und die Beiträge berechnen

Im Bereich der Sozialversicherung gibt es keine Freibeträge. Allerdings sind zahlreiche Entgeltbestandteile beitragsfrei. Diese müssen vom Gesamtbrutto für die Berechnung der Beiträge abgezogen werden.

Beispiele: Kindergartenzuschüsse, Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen, Gutscheine etc.

Der Zuschuss des Arbeitgebers zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, der auf einer gesetzlichen Verpflichtung beruht, ist ebenfalls beitragsfrei.

Achtung: Das auf diese Weise ermittelte Bruttoentgelt ziehen Sie in der Sozialversicherung nur bis zu den jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen heran. Der über dieser Grenze liegende Lohn ist beitragsfrei (Ausnahmen können bei den hier nicht berücksichtigten einmaligen Zuwendungen bestehen).

Beitragsbemessungsgrenzen 2019

Versicherungszweig
Versicherungszweig Zeit Ost West
Renten-/Arbeitslosenversicherung (RV/AV) jährlich 73.800€ 80.400€
monatlich 6.150€ 6.700€
Knappschaftliche Rentenversicherung jährlich 91.200€ 98.400€
monatlich 7.600€ 8.200€
Kranken- und Pfelegeversicherung jährlich 54.450€ 54.450€
monatlich 4.537,50€ 4.537,50€

Aus dem Sozialversicherungsbrutto berechnen Sie entsprechend der jeweiligen Beitragssätze die Beiträge zur

  • Krankenversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Pflegeversicherung

Achtung: Der Arbeitnehmer trägt nur die Hälfte des Beitrags. Ausnahmen: Der kassenindividuelle prozentuale Zusatzbeitrag und der Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung.

4. So erhalten Sie das Nettoentgelt und den Auszahlungsbetrag

Nachdem Sie aus dem Steuerbrutto die Steuerabzüge und aus dem SV-Brutto die Sozialversicherungsbeiträge berechnet haben, ziehen Sie diese Posten vom Gesamtbrutto ab. Das Ergebnis ist der Nettolohn/das Nettogehalt. Gegebenfalls müssen Sie weitere Zahlungen abziehen bzw. addieren, um letztendlich den Auszahlungsbetrag an den Mitarbeiter zu erhalten.

Gesamtbrutto

- Lohnsteuer, Kirchensteuer (bei Zugehörigkeit des Mitarbeiters zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft, abzulesen aus den ELStAM) und Solidaritätszuschlag ermittelt aus dem Steuerbrutto

- Arbeitnehmeranteil zur Krankenversicherung (nur bei gesetzlicher Krankenversicherung), Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung (nur bei gesetzlicher Pflegeversicherung) ermittelt aus dem Sozialversicherungsbrutto

= Nettolohn/Nettogehalt

+ bei privater Krankenversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers

+ bei privater Pflegeversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers

+ ggf. Steuer- und beitragsfreie Reisekosten

- ggf. Vermögenswirksame Anlage (Überweisungsbetrag)

- ggf. Vorschuss (nur bei entsprechender Gewährung)

- ggf. Sachbezug (geldwerter Vorteil)

- ggf. Lohn- bzw. Gehaltspfändung (bei Pfändungspfandrecht an der Entlohnungsforderung des Arbeitnehmers)

= Auszahlungsbetrag

Führen Sie die Abgaben pünktlich ab

Die berechneten Beiträge und Lohnsteuerbeträge müssen Sie termingerecht melden und abführen:

1. In welchen Abständen eine Lohnsteueranmeldung fällig wird, richtet sich nach der Summe der Lohnsteuer in Ihrem Betrieb:

  • Wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr insgesamt mehr als 5.000 € (bis 2017: 4.000 €) betrug, müssen Sie spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines jeden Kalendermonats melden, also 12 x im Jahr
  • Wenn sich die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr auf insgesamt mehr als 1.080 € belief, müssen Sie spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines jeden Kalendervierteljahres melden, also 4 x pro Jahr.
  • Wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 1.080 € betrug, müssen Sie spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines Kalenderjahres melden, also 1 x pro Jahr.

Zeitgleich zur Anmeldung haben Sie die einbehaltene Lohnsteuer in einem Betrag an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Die Zahlung gilt als entrichtet.

2. Ihr Beitragsnachweis muss der Einzugsstelle spätestens 2 Tage vor der Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge vorliegen.
Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind wiederum spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem ein Mitarbeiter die Arbeitsleistung erbracht hat. Daraus folgt: Der Beitragsnachweis muss am fünftletzten Bankarbeitstag bei der Einzugsstelle sein.

Vergessen Sie die Bescheinigung für den Mitarbeiter nicht

Sie sind dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitern eine nachvollziehbare Entgeltabrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in Textform – oder in elektronischer Form mit Textausdruck – zu erteilen. Die Verpflichtung entfällt nur dann, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Folgende Angaben müssen mindestens in die Entgeltabrechnung:

  • Die gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) und 
  • der Auszahlungsbetrag.

Achtung: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zählt zu den Arbeitspapieren des Mitarbeiters. Grundsätzlich handelt es sich um eine Holschuld, das heißt der Beschäftigte muss die Bescheinigung bei Ihnen abholen.

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