Lohnsteuer-Außenprüfung: Darauf sollten Sie achten

Ein Prüfer während einer Lohnsteuer-Außenprüfung
Aktualisiert am: 16.02.2017

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, neben den Sozialversicherungsbeiträgen auch die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag vom Arbeitslohn Ihrer Arbeitnehmer einzubehalten. Ob Sie die Beträge ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt haben, prüft das Finanzamt in einer Lohnsteuer-Außenprüfung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine Lohnsteuer-Außenprüfung abläuft und was Sie wissen sollten.

Lohnsteuer-Außenprüfung: Steuerberater frühzeitig einbeziehen

Bei Ihnen steht eine Lohnsteuer-Außenprüfung an. Bevor es losgeht, stimmt der Prüfer mit Ihnen einen Termin ab. Wenige Tage später erhalten Sie eine schriftliche Prüfungsanordnung. Hieraus ersehen Sie neben den zu prüfenden Steuerarten und Zeiträumen auch den Prüfungsbeginn sowie den Namen des Prüfers.

Die Prüfungsanordnung sollte Ihnen in der Regel 2 Wochen vor Beginn der Prüfung vorliegen. Geprüft wird nur, was in der Prüfungsanordnung steht - ansonsten können Sie dem Prüfer auf die Finger klopfen. Bei Verdacht auf gravierende Fehler kann das Finanzamt den Prüfungszeitraum allerdings auf die Vorjahre erweitern. 

Sie sollten Ihren Steuerberater zeitnah über die anstehende Lohnsteuer-Außenprüfung informieren. Sie können dann selbst entscheiden, ob der Steuerberater

  • die gesamte Prüfung begleitet.
  • für Fragen immer am Telefon für Sie bzw. den Prüfer erreichbar ist.
  • nur bei Zwischenbesprechungen und der Schlussbesprechung anwesend ist.
  • lediglich den Prüfungsbericht und die Steuerbescheide prüft und ggf. das Rechtsbehelfsverfahren übernimmt.

Ort und Zeitpunkt der Lohnsteuer-Außenprüfung mitbestimmen

Wenn wichtige Gründe vorliegen, wenn beispielsweise Ihr Lohnbuchhalter krank ist oder unerwartete geschäftliche Termine anstehen, kann die Prüfung auch verschoben werden. Nehmen Sie hierzu so früh wie möglich Kontakt mit dem Prüfer beziehungsweise dem Finanzamt auf und schildern Sie Ihr Anliegen. Gleiches gilt für den Ort der Prüfung. Laut der Abgabenordnung (AO) soll die Prüfung zwar grundsätzlich in Ihrem Betrieb/Büro erfolgen. Ist hier aber nicht ausreichend Platz, kann auch auf die Privaträume oder das Finanzamt ausgewichen werden. Eine Lohnsteuer-Außenprüfung beim Steuerberater ist laut Gesetz nicht mehr vorgesehen.

Tipp: Manche Prüfer sehen die AO gelassen und prüfen auch beim Steuerberater. Hier befinden sich in der Regel ohnehin die Unterlagen und es steht ein kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.

Vorbesprechung nutzen

Wenn der Prüfer klingelt, geht es los. Einen Dienstausweis mit Lichtbild und Dienstsiegel hat er im Gepäck. Andernfalls verschafft ein Anruf beim Finanzamt Klarheit. Zu Beginn der Prüfung wird der Prüfer eine Vorbesprechung vorschlagen. In einem lockeren Plausch kann bereits einiges geklärt werden und Sie können sich gegenseitig ein wenig beschnuppern. Jetzt haben Sie Gelegenheit, Ihr Unternehmen darzustellen und auf Besonderheiten hinzuweisen. Auch können bereits Einzelheiten der Prüfung abgestimmt werden. Die Außendienstler prüfen alles – aber nicht gerne zu Gunsten des Arbeitgebers. Bitten Sie den Prüfer daher, auch auf Überzahlungen ein Auge zu haben. Aber Vorsicht vor leichtfertigen Äußerungen und hinterhältigen Fragen (z. B. „Hatten Sie nette Betriebsausflüge?“)! Ihre Internetseite sollte auch keine Interna über Arbeitnehmer oder betriebliche Aktivitäten enthalten. Auch das „Schwarze Brett“ ist für Infos beliebt. Auf diesem Weg erhält der Prüfer viele kostenlose Informationen, die Sie nicht mehr wiederlegen können.

Tipp: Informieren Sie die Mitarbeiter über die Prüfung und darüber, dass sie in dieser Zeit jedes Wort auf die Goldwaage legen sollen. Auch unbedachte Äußerungen gegenüber dem Lohnsteuer-Außenprüfer oder ein lockeres Gespräch mit dem Kollegen auf dem Flur können Folgen haben.

Als Arbeitgeber müssen Sie bei der Lohnsteuer-Außenprüfung Rede und Antwort stehen

Der Prüfer will nicht nur in die üblichen Lohnunterlagen (Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten, Lohnkonten, Lohnjournale) schauen. Auch Arbeitsverträge, Vereinbarungen, die Personalakten, die Lohnbuchhaltung und besonders die gesamte Buchführung sind für ihn interessant. Tauchen während der Prüfung Fragen auf, sind zuerst einmal Sie als Arbeitgeber gefragt. Äußern Sie sich nicht, kann der Prüfer auch auf die Arbeitnehmer zugehen. Nachteil: Er muss Sie über dieses „Fremdgehen“ nicht informieren.

Achtung: Der Prüfer kann auch ausgeschiedene Mitarbeiter befragen. Diese Gruppe ist meist sehr redselig, besonders wenn der Arbeitgeber das Arbeitverhältnis gekündigt hat.

Das Frage-/Antwortspiel können Sie auch auf eine andere Person delegieren, z. B. den Steuerberater oder den Lohnbuchhalter. Der Auserwählte sollte allerdings steuerlich versiert und wachsam sein, um die Hintergedanken des Prüfers zu erahnen.

Jeder Prüfer hat bei der Lohnsteuer-Außenprüfung seine Schwerpunkte

Der Prüfer wird aus zeitlichen Gründen Schwerpunkte setzen. Einige Prüfer haben Steckenpferde, d. h. Sachverhalte, die sie immer prüfen oder auch weniger gerne aufgreifen.  Typische Prüfgebiete sind:

  • Arbeitsverhältnis des Gesellschafter-Geschäftsführers
  • Ehegattenarbeitsverhältnis
  • Arbeitsverhältnisse mit Familienangehörigen
  • Sonderzahlungen
  • Sachzuwendungen
  • Direktversicherungen
  • Nutzung von Firmenfahrzeugen
  • Aushilfslöhne ohne Stundenaufzeichnungen
  • Fremdleistungen oder Zahlungen an „freie Mitarbeiter“

Bei einigen Punkten kann es sich auch lohnen, im Vorfeld der Prüfung noch eventuelle Fehler auszumerzen. Folgende Punkte sollten Sie daher mit Ihrem Steuerberater absprechen:

  • Lohnkontenabstimmung: Die Summe der versteuerten Bruttolöhne muss mit dem gebuchten Betrag auf dem Konto „Löhne/Gehälter“ übereinstimmen. Bestehen hier Differenzen, können Löhne „steuerfrei“ ausgezahlt worden sein. Das Gleiche gilt für das Konto Aushilfslöhne.
  • Zahlung der Steuerabzugsbeträge: Neben dem Steuerabzug müssen Sie die gesamten Steuerabzugsbeträge auch an das Finanzamt abführen. Der Lohnsteuer-Außenprüfer prüft, ob alle Beträge beim Finanzamt angekommen sind.
  • GmbH: Für den Gesellschafter-Geschäftsführer ist besonders wichtig, dass alle Vereinbarungen im Voraus schriftlich getroffen wurden. Ansonsten kann es sich um eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) handeln.

Tipp: Die Entscheidung über eine verdeckte Gewinnausschüttung trifft nicht der Lohnsteuer-Außenprüfer, sondern das Finanzamt. Übernimmt die GmbH für den Gesellschafter-Geschäftsführer die Lohnsteuer für eine Nachversteuerung, liegt immer eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Es sei denn, eine pauschale Lohnversteuerung ist möglich z. B. für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

  • Pensionszusagen: Ohne eigene Beitragsleistung des Arbeitnehmers führen Pensionszusagen immer zum höheren Lohnsteuerabzug nach der besonderen Lohnsteuertabelle „Tabelle B“.
  • Aushilfen/Minijobber: Zahlungen an geringfügig und kurzfristig Beschäftigte stehen auch immer auf der Prüfliste. Wenn Sie alle Aushilfslöhne auf einem separaten Konto buchen, müssen die Werte des Jahreslohnjournals mit dem Konto „Aushilfslöhne“ identisch sein. 

Tipp: Geprüft wird bei dieser Arbeitnehmer-Gruppe besonders, wer den Aushilfslohn erhalten hat. Ergeben sich Differenzen zwischen Arbeitnehmer und der Person, an die das Geld überwiesen wurde, ist Ärger abzusehen. Verstecken sich hierunter z. B. Provisionszahlungen an Mitarbeiter, kann dies vom Prüfer als Steuerhinterziehung eingeordnet werden.

  • Buchführung: Die Buchführung ist für den Lohnsteuer-Außenprüfer immer aufschlussreich. Neben den Konten sind auch die Belege sehr aussagekräftig z. B. für den verbilligten Verkauf von Grundstücken, die private Nutzung von Fahrzeugen, verdeckte Lohnzahlungen, Geschenke, Vereinsbeiträge oder Theaterabonnements, zinslose oder zinsgünstige Darlehen und vieles mehr.
  • Personalakten: Auch die Personalakten sind bei den Prüfern sehr beliebt. Besonders interne Vermerke geben dem Prüfer Aufschluss über eventuell nicht versteuerte Vorteile. Aber keine Angst: Was der Prüfer in den Personalakten liest, unterliegt dem Steuergeheimnis und darf nur für steuerliche Zwecke verwendet werden. Damit Unbefugte ihre Nase nicht in die Personalakten stecken, können Sie verlangen, dass der Prüfer die Akten unter Ihrer Aufsicht oder im Zimmer des Geschäftsführers oder Personalleiters einsieht.
  • Über andere Steuerarten entscheidet das Finanzamt: Der Lohnsteuer-Außenprüfer entscheidet grundsätzlich nur über Lohnsteuerfragen. Bei anderen Vorgängen z. B. verdeckte Gewinnausschüttung, Betriebsausgabenabzug, Angemessenheit des Ehegattengehalts, Umsatzsteuer oder Vorsteuerabzug ermittelt der Prüfer nur den Sachverhalt und die Beträge. Die letztendliche Entscheidung, ob der Sachverhalt ausgewertet wird und damit neue Steuerbescheide in die Welt gesetzt werden, trifft der Sachbearbeiter im Finanzamt.

Zwischenbesprechungen sind immer möglich

In der Vorbesprechung können Sie bereits mit dem Prüfer vereinbaren, dass er Ihnen Beanstandungen direkt mitteilt oder mehrere Punkte sammelt und in einer Zwischenbesprechung anspricht. Hier haben Sie Gelegenheit, bei Zweifelsfragen Ihre Meinung zu äußern bzw. bei Unklarheiten entsprechende Informationen zu liefern. Besteht dieser Informationsfluss nicht, muss der Prüfer Ihnen festgestellte Beanstandungen rechtzeitig vor der Schlussbesprechung mitteilen. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, Ihren Steuerberater zu informieren, die Rechtslage zu prüfen und in der Schlussbesprechung Ihre eigene Rechtsauffassung darzulegen.

Bei undurchsichtigen Fällen können Sie eine Vereinbarung treffen

Bei gravierenden Fehlern droht Ihnen eventuell ein Straf- oder Bußgeldverfahren. Der Prüfer muss Sie allerdings spätestens im Prüfungsbericht darauf hinweisen, dass eine straf- und bußgeldrechtliche Würdigung einem besonderen Verfahren vorbehalten bleibt. Das heißt im Klartext: Er gibt den Fall an die Straf- und Bußgeldsachenstelle weiter. Das Finanzamt ist verpflichtet, die Lohnsteuer nach den gesetzlichen Vorgaben festzusetzen. Dies ist aber nicht immer lückenlos möglich, beispielsweise wenn ein Sachverhalt äußerst schwer zu ermitteln ist. Die Richter des Bundesfinanzhofs haben dem Finanzamt die Möglichkeit eingeräumt, Ungewissheiten und Unklarheiten einvernehmlich mit dem Arbeitgeber aus dem Weg zu räumen. Können undurchsichtige Sachverhalte nur mit überdurchschnittlichem Zeit- und Arbeitsaufwand ermittelt werden, ist das Finanzamt ermächtigt, mit Ihnen als Arbeitgeber eine Vereinbarung zu treffen. Diese Vereinbarung wird schriftlich abgefasst und von beiden Seiten unterschrieben. Jede Seite erhält eine Ausfertigung. Aber Vorsicht! Unterschreiben dürfen diese Vereinbarung Sie als Arbeitgeber (bzw. Ihr Bevollmächtigter) und für das Finanzamt der Amts- oder der Sachgebietsleiter (nicht der Prüfer!). Mit derartigen Vereinbarungen sollen kostenintensive Ermittlungen und spätere Rechtsstreitigkeiten ausgeschlossen werden. Die Vereinbarung kann lediglich im beidseitigen Einvernehmen wieder aufgehoben werden.

Die Schlussbesprechung

Nach Abschluss der Prüfung ist eine Schlussbesprechung gesetzlich vorgeschrieben. Beide Seiten können hier noch einmal ihre Meinung äußern oder zu strittigen Punkten ihre Rechtsauffassung darlegen. Als Arbeitgeber haben Sie das Recht, auf die Schlussbesprechung zu verzichten, wenn z. B. alle Punkte während der Prüfung geklärt wurden oder falls der Prüfer keine Beanstandungen hat. Den Ort der Schlussbesprechung können Sie mit dem Prüfer vereinbaren. Dies kann im Betrieb, beim Steuerberater oder im Finanzamt sein.

Tipp: Sinnvoll ist immer eine Schlussbesprechung an dem Ort, an dem sich auch die geprüften Unterlagen befinden. Bei strittigen Punkten können Sie hierauf schnell zurückgreifen.

Wen Sie mit zur Schlussbesprechung nehmen, bleibt Ihnen überlassen. Dies kann der Lohnbuchhalter, Bilanzbuchhalter oder der Steuerberater sein. Für das Finanzamt muss auf jeden Fall der Prüfer anwesend sein. Der Sachgebietsleiter (Vorgesetzter des Prüfers) kann ebenfalls mit in der Runde sitzen. Besonders bei Zweifelsfragen sollten Sie darauf bestehen, dass auch der Sachgebietsleiter mit zur Schlussbesprechung kommt. Dieser kann über rechtliche  Fragen sofort eine abschließende und endgültige Entscheidung treffen.

Nach der Prüfung erhalten Sie den Bericht und die „Rechnung“

Nachdem die Prüfung abgeschlossen wurde und alle strittigen Punkte weitestgehend geklärt sind, erhalten Sie den endgültigen Prüfungsbericht. Hierin wird dargestellt, was Sie eventuell falsch gemacht haben und wie es richtig gewesen wäre, inklusive der richtigen Berechnung der Lohnsteuer. Gehören Sie zu den glücklichen Arbeitgebern, bei denen der Prüfer nichts gefunden hat, bekommen Sie den Prüfungsbericht und zusätzlich folgende Mitteilung:

„Die Lohnsteuer-Außenprüfung hat zu keiner Änderung der Besteuerungsgrundlagen geführt. Der Vorbehalt der Nachprüfung für die Lohnsteuer-Anmeldungen von ... bis ... wird aufgehoben.“

Jetzt können Sie sich getrost zurücklehnen, denn bei Ihnen wird in absehbarer Zeit kein Lohnsteuer-Außenprüfer mehr auftauchen. Seitdem auch die Finanzämter Controlling eingeführt haben, werden die Prüfer an Ihren Mehrergebnissen gemessen. Da aber bei Ihnen nichts zu holen ist, wäre eine weitere Prüfung verlorene Zeit. Es sei denn, Sie haben mehr als 100 Arbeitnehmer. Diese Betriebe werden regelmäßig unter die Lupe genommen.

Tipp: Ihre abgegebenen Lohnsteuer-Anmeldungen stehen für den Prüfungszeitraum grundsätzlich immer unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Das heißt: Sie können geänderte Lohnsteuer-Anmeldungen abgeben und das Finanzamt kann die Lohnsteuer-Anmeldung ändern. Achten Sie darauf, dass das Finanzamt nach Abschluss der Prüfung den Vorbehalt der Nachprüfung für die Lohnsteuer-Anmeldungen des Prüfungszeitraums aufhebt. Ansonsten können geprüfte Sachverhalte noch einmal unter die Lupe genommen werden.

Wer zahlt die Lohnsteuerforderungen?

Ist der Lohnsteuer-Außenprüfer fündig geworden, hat das Finanzamt mehrere Möglichkeiten, an sein Geld zu kommen. Dies kann sowohl direkt beim Arbeitnehmer als auch über den Umweg bei Ihnen als Arbeitgeber sein. Nach Abschluss der Prüfung können Sie sowohl einen Haftungs-, als auch einen Nachforderungsbescheid erhalten. Zusätzlich kann Ihnen auch noch ein Umsatzsteuerbescheid ins Haus flattern.

Das Finanzamt kann die Lohnsteuerbeträge folgendermaßen einfordern:

1. Beim Arbeitnehmer: Hierzu erhält das Finanzamt am Wohnsitz des Arbeitnehmers eine Mitteilung über die ermittelten steuerlichen Werte. Dies ändert dann den/die Einkommensteuer-Bescheid(e) des Arbeitnehmers, wenn bspw. unversteuerte Einnahmen vorliegen. Gleichzeitig erhalten Sie als Arbeitgeber aber auch einen Haftungsbescheid – in diesem Fall ohne Zahlungsfrist. Kann oder will der Arbeitnehmer, aus welchen Gründen auch immer, die Einkommensteuer nicht zahlen, haften Sie für den Steuerausfall und werden zur Kasse gebeten. Im Haftungsbescheid muss Ihnen das Finanzamt aber darlegen, aus welchem Grund Sie haften sollen.

Achtung: Der Haftungsbescheid ohne Zahlungsfrist enthält auch eine Rechtsbehelfsbelehrung. Sie können innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Ansonsten ist der Bescheid bestandskräftig. Er kann nach Ablauf dieser Frist nicht mehr geändert werden, selbst wenn die Zahlungsaufforderung Monate später erfolgt. Einspruch gegen die spätere Zahlungsaufforderung ist nicht zulässig und damit zwecklos.

2. Beim Arbeitgeber mit Haftungsbescheid: Sie erhalten einen Haftungsbescheid mit Zahlungsfrist von einem Monat. Die einzelnen Lohnsteuerbeträge müssen Sie von Ihren Arbeitnehmern zurückfordern. Vergessen Sie diese Inkassotätigkeit für das Finanzamt, führt dies beim Arbeitnehmer zu einem geldwerten Vorteil. Dieser unterliegt im Zeitpunkt der Zahlung wieder dem Lohnsteuerabzug. Auch in diesem Bescheid muss der Haftungsgrund angegeben sein.

3. Beim Arbeitgeber mit Nachforderungsbescheid: Sind Sie als Arbeitgeber selbst Schuldner der Lohnsteuer, erhalten Sie einen Nachforderungsbescheid. Dies ist möglich bei Leistungen an Arbeitnehmer, bei denen die Lohnsteuer mit 15, 20 bzw. 25 Prozent pauschaliert wird. Das ist beispielsweise bei kurzfristig- und geringfügig Beschäftigten der Fall, oder Betriebsveranstaltungen, Erholungsbeihilfen, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, Verpflegungsmehraufwendungen usw. Diese Beträge schulden Sie als Arbeitgeber dem Finanzamt.  

Nachforderungen bei der Umsatzsteuer

Zusätzlich können Sie nach der Prüfung auch einen Umsatzsteuerbescheid im Briefkasten finden, denn die geprüften Sachverhalte haben teilweise umsatzsteuerliche Auswirkungen. So unterliegt beispielsweise die Nutzung des betrieblichen Pkws durch Angestellte für private Zwecke oder Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte der Umsatzsteuer. Der Prüfer ermittelt die Werte und teilt sie der zuständigen Stelle im Finanzamt mit. Von dort erhalten Sie dann einen geänderten Umsatzsteuerbescheid.

Einspruch bei falschen Bescheiden

Gegen den Lohnsteuer-Haftungs- und/oder Nachforderungsbescheid sowie gegen den Umsatzsteuerbescheid können Sie innerhalb eines Monats nach Eingang Einspruch einlegen. Sie müssen diesen Rechtsbehelf begründen, das heißt, Sie müssen dem Finanzamt mitteilen, was Ihrer Ansicht nach falsch ist, und Ihre Rechtsauffassung darlegen.

Tipp: Damit Sie die strittigen Beträge nicht zahlen müssen, sollten Sie eine „Aussetzung der Vollziehung“ beantragen. Das bedeutet: Diese Beträge werden vorerst vom Finanzamt nicht eingefordert.

Einspruch sollten Sie auf jeden Fall einlegen, wenn Sie zwischenzeitlich eine andere Rechtsauffassung vertreten. Oder auch, wenn es in der Schlussbesprechung zu keiner Einigung kam. Die Rechtsbehelfsstelle des Finanzamts wird die Rechtslage erneut prüfen, den Steuerbescheid ändern oder den Einspruch eventuell zurückweisen. Gegen die Zurückweisung (Einspruchsentscheidung) haben Sie das Rechtsmittel der Klage vor dem Finanzgericht. Gegen die Entscheidung des Finanzgerichts können Sie beim Bundesfinanzhof Revision einlegen. Nur ein Einspruch kann Ihnen zu Ihrem späteren Recht verhelfen.

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