Lohnsteuer: So vermeiden Sie bei der Prüfung typische Fehler

Beanstandungen bei der Prüfung der Lohnsteuer vermeiden: Ihre Pflichten und wie die Prüfer vorgehen
Aktualisiert am: 28.08.2015

Wenn ein Lohnsteuerprüfer seinen Besuch ankündigt, sollten Sie alles tun, um Beanstandungen zu vermeiden. Der Grund: Sie riskieren nicht nur eine Nachzahlung der Lohnsteuer. Auch Umsatzsteuer- und Sozialversicherungsprüfer interessieren sich für das Ergebnis der Lohnsteuerprüfung. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über das Vorgehen, die Quellen und Steckenpferde der Prüfer - und über die Rechte und Pflichten des Lohnsteuerprüfers.

Wird der Prüfer bei der Lohnsteuer fündig, kann das unangenehme Folgen haben: Die Lohnsteuerprüfung führt häufig zu weiteren Steuerzahlungen und zur Nachzahlung von Sozialversicherungsabgaben. Denn die lohnsteuerlichen Feststellungen – meist Sachbezüge ans Personal – sind umsatzsteuerpflichtig. Das Finanzamt wertet den Lohnsteuerbericht also aus und fordert zusätzlich Umsatzsteuer. Auch der Sozialversicherungsprüfer fordert bei seiner Prüfung zuerst den Lohnsteuerprüfungsbericht an und hat so meist schon seine ersten Feststellungen. Umso wichtiger ist es also, gezielt darauf einzuwirken, dass die Feststellungen bei der Lohnsteuerprüfung moderat ausfallen.

Bei der Lohnsteuerprüfung hat der Prüfer bestimmte Rechte und Instrumente zur Hand, aber auch Vorschriften, auf deren Einhaltung Sie bestehen können. Dazu gehören unter anderem:

  • Prüfungsanordnung: Der Lohnsteuerprüfer muss seinen Besuch mindestens 2 Wochen vor Beginn durch eine Prüfungsanordnung ankündigen.

    Hinweis:
    Die Finanzbehörden haben seit 2013 ein neues Instrument zur Hand, um lohnsteuerliche Sachverhalte schnell aufzuklären: Die Lohnsteuer-Nachschau. Hier dürfen die Prüfer spontan und unangekündigt zu den Geschäftszeiten einen Betrieb aufsuchen und sich ein Bild von dem Unternehmen machen, z. B. auf Baustellen, um illegale Beschäftigungen aufzuklären. Die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Lohnsteuer-Außenprüfung. Aber wenn der Prüfer bei einer Lohnsteuer-Nachschau Unregelmäßigkeiten entdeckt, kann aus einer Nachschau eine Außenprüfung werden.

  • Prüfungszeitraum: Grundsätzlich legt der Prüfer den Zeitraum fest, den die Lohnsteuerprüfung umfasst. In der Regel wird er sich vor allem die letzten Monate anschauen, in denen bis zu seinem Besuch Lohnsteuer abgeführt wurde, maximal aber die vergangenen 3 Jahre.

  • Datenzugriff: Der Lohnsteuerprüfer hat das Recht auf einen digitalen Datenzugriff. Sie müssen dem Prüfer also entweder eine Daten-CD aushändigen oder ihm einen Direktzugriff auf Ihre Firmen-EDV gewähren.

  • Verzögerungsgeld: Lassen Sie oder Ihr Steuerberater sich mit der Vorlage der angeforderten Unterlagen zu viel Zeit, kann der Lohnsteuerprüfer ohne Vorwarnung ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 EUR festsetzen.

  • Prüfungsbericht: Über die Feststellungen des Prüfers wird ein schriftlicher Bericht verfasst, dessen Inhalt in der Schlussbesprechung noch einmal Punkt für Punkt diskutiert werden kann. Die Schlussbesprechung kann Ihnen der Prüfer nicht verwehren.

Lohnsteuerprüfung: So sollten Sie vorgehen

Flattert Ihnen eine Prüfungsanordnung über eine bevorstehende Lohnsteuerprüfung ins Haus, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Schritt 1: Prüfen Sie die Prüfungsanordnung

Ist der Zeitraum zwischen Erhalt der Prüfungsanordnung und dem Beginn der Prüfung zu kurz, bitten Sie den Prüfer schriftlich mit detaillierten Gründen (Arbeitsüberlastung, Urlaub oder Krankheit des Lohnbuchhalters etc.) um eine Terminverschiebung. Das Finanzamt wird diesem Antrag meist stattgeben.

Schritt 2: Steuerberater informieren

Informieren Sie Ihren Steuerberater über die bevorstehende Prüfung. Klären Sie, ob es sinnvoll ist, dass die Prüfung in dessen Kanzleiräumen stattfindet. Vorteil: Sie sind vor Fragen des Lohnsteuerprüfers abgeschirmt und müssen sich um nichts kümmern. Nachteil: Es kommt ein höheres Beraterhonorar auf Sie zu.

Schritt 3: Unterlagen sammeln und korrigieren

Es gibt nichts Schlimmeres als nicht auffindbare Belege oder Verträge während einer Lohnsteuerprüfung. Nutzen Sie also die Zeit bis zum Prüfungsbeginn, die Lohnkonten mit den notwendigen Unterlagen und Verträgen zu vervollständigen. Kontrollieren und korrigieren Sie vor allem die Lohnkonten der Mitarbeiter, denen Sie Gehaltsextras zukommen lassen.

Schritt 4: Unterlagen zeitnah vorlegen

Da der Prüfer meist nicht viel Zeit für die Lohnsteuerprüfung hat, spielen viele Arbeitgeber und Steuerberater auf Zeit und legen die Unterlagen erst nach der zweiten oder dritten Mahnung vor. Das ist allerdings nicht immer eine gute Idee. Denn neuerdings wird das Verzögerungsgeld bei schleppender Mitarbeit nicht nur bei Betriebsprüfungen, sondern auch bei Lohnsteuerprüfungen festgesetzt. Nachteil: Die Strafzahlung beträgt mindestens 2.500 EUR und wird sogar bei Vorlage der geforderten Unterlagen nicht zurückgezogen.

Schritt 5: Auf Schlussbesprechung pochen

Selbst wenn die Fehler eindeutig auf der Hand liegen, sollten Sie und Ihr Steuerberater auf einer Schlussbesprechung bestehen. Denn signalisiert man dem Prüfer, gegen die eine oder andere Feststellung mit einem Einspruch vorzugehen, wird dieser kompromissbereit sein und auf einige seiner Feststellungen verzichten.

Schritt 6: Vorsicht bei Umsatzsteuernachzahlungen

Liegt der Bericht der Lohnsteuerprüfung vor, wird das Finanzamt die Umsatzsteuer für die lohnsteuerlichen Sachbezugswerte ermitteln und einfordern. Doch aufgepasst: Bei den Beträgen im Lohnsteuerbericht handelt es sich um Bruttowerte. Das Finanzamt darf die Umsatzsteuer also nicht auf diese Werte aufschlagen, sondern muss sie herausrechnen. Dieser kleine, aber wichtige Unterschied kann Ihnen viel Geld sparen (siehe Beispiel aus der Praxis).

Prüfungsschwerpunkte und Fehlerquellen

Die folgenden Prüfungsschwerpunkte ziehen sich wie ein roter Faden durch eine Lohnsteuerprüfung. Nutzen Sie die 2 Wochen zwischen Erhalt der Prüfungsanordnung und Prüfungsbeginn intensiv dazu, die Unterlagen und Verträge in diesen Bereichen auf Vordermann zu bringen. Stellen Sie auch sicher, dass die Unterlagen und Verträge zu diesen „Steckenpferden“ der meisten Lohnsteuerprüfer ohne Verzögerung vorgelegt werden können.

Schwerpunkte
Schwerpunkte Was den Prüfer besonders interessiert
Gehaltsextras Werden an Mitarbeiter Zahlungen geleistet, die über das klassische Gehalt hinausgehen (Kindergartenzuschuss, Zuschuss zu Versicherungen, Gutscheine, Arbeitgeberdarlehen, Geschenke etc.)?
Prüfungsschwerpunkt: Vorliegen der Voraussetzungen und Einhaltung der Vereinbarungen
Geschenke Bei Geschenken an Arbeitnehmer, Kunden und Geschäftspartner prüft das Finanzamt, ob nicht vielleicht die 30-prozentige Pauschalsteuer
(Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen) abzuführen ist.
Selbstständig oder abhängig beschäftigt? Werden Selbstständige beschäftigt, die eigentlich den Status eines Arbeitnehmers haben und für die Lohnsteuer hätte abgeführt werden müssen (Stichwort Scheinselbstständigkeit)?
Nahe Angehörige? Haben die Ehefrau oder die Kinder tatsächlich mitgearbeitet und wurde die Lohnsteuer für diese Angehörigen korrekt abgeführt?
Lohnsteuermerkmale Wurden die Merkmale der Lohnsteuerkarte/Lohnersatzbescheinigung korrekt in die Ermittlung der Lohnsteuer übernommen?
Minijobber Handelt es sich tatsächlich um einen Minijob oder doch eher um ein normales Arbeitsverhältnis, für das die Lohnsteuer nach der Steuertabelle ermittelt und abgeführt werden muss?

Lohnsteuerprüfung: Beispiel aus der Praxis

Leider ist es mit den Lohnsteuernachzahlungen nach einer Lohnsteuerprüfung noch nicht getan. Das Finanzamt wertet den Lohnsteuerprüfungsbericht auch umsatzsteuerlich aus. Dabei sollten Sie nachrechnen. Denn häufig schlagen die Beamten des Finanzamts die Umsatzsteuer auf die Beträge im Lohnsteuerprüfungsbericht auf – obwohl es sich um Bruttowerte handelt, bei denen die Umsatzsteuer herausgerechnet werden muss. Wenn Sie beispielsweise anlässlich einer Lohnsteuerprüfung Sachbezüge von 20.000 EUR bei der Lohnsteuer nachversteuern müssen, errechnet sich die Umsatzsteuer wie folgt:

Umsatzsteuernachzahlung
Umsatzsteuernachzahlung So ist es richtig So rechnet häufig das Finanzamt
USt-Nachzahlung auf Sachbezüge 3.193 EUR
(19/119 von 20.000 EUR)
3.800 EUR
(20.000 EUR x 19 %)
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