Mahnung: Wie komme ich schneller an mein Geld?

So kommen Sie schneller an Ihr Geld
Aktualisiert am: 02.09.2015

Gute Arbeit gemacht, Rechnung gestellt - und der Kunde zahlt einfach nicht? Das ist ärgerlich und aufwändig. Wie Sie durch ein einfaches, systematisches Mahnverfahren viel Zeit sparen, schneller an ihr wohlverdientes Geld kommen und das Risiko von Zahlungsausfällen verringern, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum müssen Sie mahnen?

Der Zahlungsverzug eines Kunden, der seine Rechnung nicht begleicht, beginnt rechtlich nicht immer automatisch. Die Mahnung kann dabei eine wichtige Rolle spielen. Falls Sie im Vertrag oder auf der Rechnung ein genaues Datum für die Zahlung angegeben haben, tritt ohne Mahnung ein Zahlungsverzug ein, wenn der Kunde nicht zum vereinbarten Termin zahlt. Sie müssen also keine weitere Zahlungserinnerung schicken, um beispielsweise ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Ist jedoch im Vertrag oder auf der Rechnung kein Datum für die Zahlung angegeben, so ist die Rechnung zwar sofort zahlbar, automatisch wird sie aber erst nach 30 Tagen fällig und kommt damit auch erst dann in Zahlungsverzug, wenn der Kunde sie bis dahin nicht begleicht. Wenn Sie das Geld früher möchten, müssen Sie eine Mahnung mit Fälligkeitstermin verschicken.

An dieser Stelle noch ein Hinweis: Rein rechtlich gesehen ist eine Mahnung nicht notwendig, wenn der Kunde schon in Zahlungsverzug ist. Sie könnten dann auch direkt das gerichtliche Mahnverfahren oder das Klageverfahren einleiten. Dennoch ist es die übliche Praxis im täglichen Geschäftsleben, den Kunden an seine Pflicht zu erinnern. Der Grund: Es ist ein preiswerter Weg und verärgert den Kunden nicht so sehr wie direkt den gerichtlichen Weg zu beschreiten.

 

Diese Formen der Mahnung gibt es

Einen Königsweg für die Mahnung gibt es nicht. Üblich und rechtlich sicherer ist eine schriftliche Mahnung. Sie können jedoch auch mündlich mahnen, z. B. am Telefon. Sie haben damit die folgenden Vor- und Nachteile gegenüber einer schriftlichen Mahnung:

Vorteile einer mündlichen Mahnung:

  • Sie zwingen den Kunden direkt zu einer Erklärung.
  • Sie können Missverständnisse schnell ausräumen und sparen sich so Papier und Porto.
  • Mündliche Mahnungen wirken in der Regel schneller als schriftliche.

Nachteile einer mündlichen Mahnung:

  • Sie können die Mahnung nicht nachweisen.
  • Der Aufwand für ein Telefonat kann viel höher sein als für ein Standardmahnschreiben.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen und die Mahnung eindeutig nachweisen wollen, sollten Sie das Schreiben per Einschreiben mit Rückschein verschicken.

Zeitplan für Mahnungen

Grundsätzlich ist es notwendig, einen strengen Zeitplan bei den Mahnungen aufzustellen und auch einzuhalten. Er gewöhnt nicht nur die Kunden daran, die Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Eine systematische Vorgehensweise sorgt auch im Unternehmen für die notwendige Disziplin im Forderungsmanagement.

Mahnablauf

Aktion
Aktion Zeitplan Das sollten Sie beachten
1. Mahnung 2 Tage nach Fälligkeit Wenn ein Kunde seine Zahlungsverpflichtungen nicht vollständig erfüllt, ist es Zeit zu handeln. Prüfen Sie mindestens wöchentlich, besser täglich nach Verbuchung der Zahlungsvorgänge die dann noch offenen Posten.
2. Mahnung 7-14 Tage nach der ersten Mahnung Viele Schuldner zahlen die Rechnung nach der ersten Mahnung, andere nicht. Daher gibt es im Forderungsmanagement auch eine 2. und 3. Mahnung.
3. Mahnung 7-14 Tage nach der zweiten Mahnung
Weiteres Vorgehen Nach der dritten erfolglosen Mahnung Hat der Kunde nach der 3. Mahnung noch nicht bezahlt, müssen Sie über die weitere Vorgehensweise entscheiden.

Tipp: Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag Wie kann ich eine funktionierende Liquiditätsplanung erstellen?

Das gerichtliche Mahnverfahren

Über zentrale Gerichte in jedem Bundesland können Sie online einen standardisierten Antrag stellen. Daraus wird dem Schuldner ein gesetzlicher Mahnbescheid amtlich zugestellt. Dann muss dieser reagieren.

Das gerichtliche Klageverfahren

Die Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren ist eine Klage, die mit wesentlich höheren Kosten verbunden ist.

Inkasso

Sie können auch die fälligen Rechnungen an ein Inkassobüro übergeben. Dabei fallen ebenfalls erhebliche Kosten an. Ist der Schuldner zahlungsunfähig, bleiben diese Kosten beim Unternehmen.

Tipp: Aussichten prüfen
Da alle weiteren Vorgehensweisen Kosten verursachen, sollten Sie zunächst prüfen, ob überhaupt noch Aussicht besteht, dass die Rechnung beglichen wird.

Die Inhalte einer Mahnung

Der Inhalt einer Mahnung ist dreigeteilt in Text, Zahlen und Kosten.

Text der Mahnung

Der Text einer Mahnung ist immer freundlich aber bestimmt. Je nach Mahnstufe nimmt die Ernsthaftigkeit zu. Die 1. Mahnung ist eine freundliche Erinnerung, die 2. Mahnung wird sachlicher. Im Text der 3. Mahnung setzen Sie dem Schuldner ein Zieldatum. Gleichzeitig drohen Sie rechtliche Schritte für den Fall an, dass die Rechnung wieder nicht bezahlt wird.

Tipp: Bankverbindung angeben
Falls die Bankverbindung nicht auf dem Briefbogen steht, bietet es sich an, diese im Text der Mahnung anzugeben.

Zahlen der Rechnung

Auf der Mahnung werden alle Positionen aufgeführt, die fällig, aber nicht ausgeglichen sind. Dazu gehören auch eventuell noch nicht verrechnete Gutschriften oder Teilzahlungen. Nur der fällige offene Saldo wird angemahnt. Pro Rechnung wird deren Nummer und Datum, der Betrag und das Fälligkeitsdatum angegeben.

Es hat sich bewährt, auch eventuell vorhandene aber noch nicht fällige Rechnungen in der Mahnung anzugeben. Diese sind dann aber eindeutig als noch nicht fällig zu kennzeichnen.

Kosten der Mahnung

Falls gewünscht, können auch die Mahngebühren und die bisher angefallenen Verzugszinsen in der Mahnung aufgeführt werden. Wenn die Kosten der Mahnung an den säumigen Schuldner berechnet werden sollen, muss das vorher so vereinbart gewesen sein. Das kann z. B. im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geschehen. Auch eine Androhung der Kosten ab der nächsten Mahnung innerhalb einer Mahnung ist möglich. Auch für Verzugszinsen, die ab Fälligkeit entstehen, ist eine Verankerung in den AGB sinnvoll.

Die Mahngebühr soll die Kosten decken, die durch das Schreiben und Versenden der Mahnung entstehen. Beträge zwischen 2,50 und 5,00 EUR erscheinen angemessen.

Verzugszinsen werden ab dem Datum der Fälligkeit berechnet, also nicht erst ab dem Mahndatum. Die Höhe ist abhängig von dem aktuellen Zinsniveau und dem Schuldnertyp. In der Regel wird eine maximale Höhe in den AGB angedroht. Berechnet wird dann ein Basiszinssatz plus 5 % (bei privaten Verbrauchern) bzw. plus 8 % (bei juristischen Personen). Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank veröffentlicht. Er beträgt aktuell 0,12 % pro Jahr. Kann der Gläubiger nachweisen, dass er höhere Zinsen an seine Bank zahlt, darf er auch diese berechnen.

Praxisbeispiel

Schreinermeister Weber aus Frankfurt hat die Verschlechterung der wirtschaftlichen Lage hautnah mitbekommen. Nicht nur dass die öffentlichen Auftraggeber trotz langer Zahlungsfristen verspätet zahlen, auch viele private und gewerbliche Kunden lassen sich sehr viel Zeit mit der Bezahlung der Rechnungen des Schreinermeisters. Da die Buchhaltung der Schreinerei vom Steuerberater erledigt wird, stehen Offene-Posten-Listen immer erst sehr spät zur Verfügung. Schreinermeister Weber hat ein einfaches System aufgebaut, um seine Forderungen schneller und erfolgreicher zu mahnen und damit früher über sein Geld zu verfügen:

  • Für jede Rechnung wird eine Kopie in einen Ordner abgelegt. Die Belege sind nach Fälligkeitsdatum sortiert.
  • Bei Zahlungseingängen werden die entsprechenden Rechnungen aus dem Ordner genommen.
  • Wöchentlich werden die Kopien der Rechnungen, die fällig, aber nicht bezahlt sind, in einen zweiten Ordner sortiert, diesmal nach Namen der Kunden.
  • Gleichzeitig mit der Sortierung in den zweiten Ordner rufen der Schreinermeister oder seine Frau den Kunden an. Eine Vereinbarung wird auf der Rechnungskopie notiert.
  • Ist der Schuldner telefonisch nicht zu erreichen, zeigt er sich nicht einsichtig oder hält er die Vereinbarung nicht ein, erfolgt die erste Mahnung.
  • Die Mahnungskopien werden mit in den zweiten Ordner sortiert.
  • Der Mahnungsordner wird wöchentlich kontrolliert, nachdem die Zahlungseingänge mit den Rechnungen abgeglichen wurden.
  • Nach einer Woche wird eine zweite, nach einer weiteren Woche eine dritte Mahnung verschickt. Die dritte Mahnung enthält einen Termin, bis zu dem die Zahlung eingegangen sein soll. Außerdem werden gerichtliche Schritte angedroht. 
  • Zahlt der Kunden nicht bis zum vorgegebenen Termin, wird das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet.

Seitdem diese auch für den Schreinermeister selbst strengen Regeln eingeführt wurden und befolgt werden, nimmt der Unternehmer säumige Kunden wesentlich früher wahr. Es wird früher und konsequenter gemahnt. Als Ergebnis hat sich die durchschnittlich genutzte Zahlungsfrist der Kunden von früher über 90 Tagen auf ca. 40 Tage verkürzt.

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