Mahnung: So kommen Sie schnell an Ihr Geld

Die Arbeit ist erledigt, die Rechnung gestellt – und der Kunde zahlt einfach nicht? Das ist ärgerlich, da es Zeit und Energie kostet, Mahnungen zu verschicken. Wie Sie durch ein einfaches, systematisches Mahnverfahren viel Zeit sparen, schneller an Ihr wohlverdientes Geld kommen und das Risiko von Zahlungsausfällen verringern, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

Zuletzt aktualisiert am:09.02.2024

Definition

Was ist eine Mahnung?

Wenn Sie eine Leistung erbringen, geben Sie in der Rechnung üblicherweise ein Zahlungsziel an. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Kunde den ausstehenden Betrag überweisen. Begleicht der Kunde seine Rechnung nicht rechtzeitig, schicken Sie ihm eine Zahlungserinnerung, auch Mahnung genannt. Darin fordern Sie ihn auf, den fälligen Betrag zu entrichten. Auch bei Lieferverzug werden Mahnungen verschickt. Erst wenn der Kunde auch nach Erhalt mehrerer Mahnschreiben nicht reagiert, leiten Sie rechtliche Schritte in die Wege. Der Mahnprozess wird in § 286 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) behandelt.

Wer darf Mahnungen schreiben?

Grundsätzlich darf jeder eine Mahnung schreiben, der berechtigt ist, eine Rechnung auszustellen. Das gilt für:

  • Unternehmen
  • Freiberufler
  • Privatpersonen

Wenn Sie als Privatperson regelmäßig Rechnungen bzw. Mahnungen erstellen müssen, sollten Sie sich fragen, ob Sie nicht ein Gewerbe anmelden müssen. Tun Sie das nicht, können Sie Ärger mit dem Finanzamt bekommen.

Info

Kundenbindung schützen

Letztendlich ist es eine Frage von Fingerspitzengefühl, wie Sie sich Ihren Kunden gegenüber verhalten und wie Sie Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen verfassen. Schließlich möchten Sie ein gutes Verhältnis mit guten Kunden beibehalten. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie eine freundliche Mahnung schreiben oder durchaus vorher bei dem Schuldner anrufen und in einem persönlichen Gespräch erfragen, was der Grund für die Zahlungsverzögerung ist bzw. warum Sie noch keinen Zahlungseingang verzeichnen konnten.

Denn dass die Kundschaft nicht pünktlich überweist, kann unterschiedliche Gründe haben: 

  • Vielleicht liegt ein Buchungsfehler vor und die Rechnung war nicht korrekt? 
  • Hat der Kunde unter Umständen reklamiert, weil er mit der Leistung nicht zufrieden war? 
  • Ging die Rechnung eventuell verloren
  • Möglicherweise ist der Kunde krank, im Urlaub oder hat die Rechnung schlichtweg vergessen? 
  • Zahlungsschwierigkeiten wegen fehlender Liquidität des Kunden können durchaus ein Grund sein. 
  • Betrügerische Absichten, können auch dahinter stecken. 

Warum müssen Sie mahnen?

Ein zu spät zahlender Kunde ist für die meisten Unternehmen kein Problem. Wenn dies jedoch öfter geschieht oder mehrere Auftraggeber in Zahlungsverzug geraten, kann das schnell die Liquidität beeinträchtigen. Mit einem gut strukturierten Mahnsystem können Sie das vorbeugen.

Der Zahlungsverzug eines Kunden beginnt aus rechtlicher Sicht nicht immer automatisch dadurch, dass er seine Rechnung nicht begleicht. Die Mahnung kann dabei eine wichtige Rolle spielen. Falls Sie im Vertrag oder auf der Rechnung ein genaues Datum für die Zahlung angegeben haben, tritt ohne Mahnung ein Zahlungsverzug ein, wenn der Kunde nicht zum vereinbarten Termin zahlt. Sie müssen also keine weitere Zahlungserinnerung schicken, um beispielsweise ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Ist jedoch im Vertrag oder auf der Rechnung kein Datum für die Zahlung angegeben, so ist die Rechnung zwar sofort zahlbar, automatisch wird sie aber erst nach 30 Tagen fällig. Daher kommt der Kunde auch erst dann in Zahlungsverzug, wenn er sie bis dahin nicht begleicht. Falls Sie das Geld früher möchten, müssen Sie eine Mahnung mit Fälligkeitstermin verschicken.

Tipp

Zahlungserinnerung ist übliche Praxis

Rein rechtlich gesehen ist eine Zahlungserinnerung nicht notwendig, wenn ein Schuldnerverzug bereits vorliegt. Sie könnten dann auch direkt das gerichtliche Mahnverfahren oder das Klageverfahren einleiten. Dennoch ist es die übliche Praxis im täglichen Geschäftsleben, den Kunden an seine Pflicht zu erinnern. Der Grund: Es spart Zeit sowie Kosten. Außerdem stärken Zahlungserinnerungen die Zahlungsmoral, ohne Kunden vor den Kopf stoßen zu müssen.

Die mündliche Mahnung

Eine mündliche Mahnung ist zwar durchaus möglich, rechtlich sicherer ist jedoch die schriftliche Form - zum Beispiel durch eine Mahnung per E-Mail. Sie haben dann einen schriftlichen Beweis dafür, dass Sie den Kunden gemahnt haben. Im Gegensatz dazu besitzen Sie für ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat keine Beweise. Trotzdem kann es sinnvoll sein, Kunden nach einer schriftlichen Mahnung anzurufen. So haben Sie die Möglichkeit, Missverständnisse zu klären und Unklarheiten aus der Welt zu schaffen. Wichtig ist hier aber eine gute Vorbereitung.

Die Vor- und Nachteile einer mündlichen Mahnung finden Sie hier auf einen Blick:
Vorteile:

  • Sie zwingen den Kunden direkt zu einer Erklärung.
  • Sie können Missverständnisse schnell ausräumen und sparen sich dadurch Papier und Porto.
  • Mündliche Mahnungen wirken in der Regel schneller als schriftliche.

Nachteile:

  • Sie können die Mahnung nicht nachweisen.
  • Der Aufwand für ein Telefonat kann viel höher sein als für ein Standardmahnschreiben.

Wenn Sie die Mahnung eindeutig nachweisen wollen, sollten Sie diese per Einschreiben mit Rückschein verschicken.

Zeitplan für Mahnungen

Grundsätzlich ist es notwendig, einen strengen Zeitplan bei den Mahnungen aufzustellen und auch einzuhalten. Dieser gewöhnt nicht nur Kunden daran, die Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Eine systematische Vorgehensweise sorgt auch im Unternehmen für die notwendige Disziplin im Forderungsmanagement und ist ein wichtiger Pfeiler der Liquiditätsplanung.

Mahnablauf und Zahlungsfristen

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<b>Aktion/Mahnstufen</b>
Aktion/MahnstufenZeitplanDas sollten Sie beachten
1. Mahnung 2 Tage nach Fälligkeit Wenn ein Kunde seine Zahlungsverpflichtungen nicht vollständig erfüllt, ist es Zeit zu handeln. Prüfen Sie mindestens wöchentlich, besser täglich, nach Verbuchung der Zahlungsvorgänge die noch offenen Posten.
2. Mahnung 7-14 Tage nach Fälligkeit Viele Schuldner zahlen die Rechnung nach der ersten Mahnung, andere nicht. Daher gibt es im Forderungsmanagement auch eine 2. und 3. Mahnung.
3. Mahnung 7-14 Tage nach Fälligkeit Im Umgang mit Kunden steht Freundlichkeit immer an oberster Stelle. Mit der 3. Mahnung darf der Ton aber etwas schärfer werden. Auch die konkrete Androhung rechtlicher Schritte ist hier ein bewährtes Mittel.
weiteres Vorgehen Hat der Kunde nach der 3. Mahnung noch nicht bezahlt, müssen Sie über die weitere Vorgehensweise entscheiden.

Info

Regelung im BGB

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist im § 286 Absatz 3 genau geregelt, wann ein Schuldner bzw. Verbraucher mit Blick auf ausstehende Forderungen in Verzug kommt. Demnach tritt der Zahlungsverzug erst ein, wenn ein Schuldner – trotz angegebenem Zahlungsziel und Mahnung – für eine Leistung nicht bezahlt. 

Das Verfahren zur gerichtlichen Mahnung

 

Über zentrale Gerichte in jedem Bundesland können Sie online einen standardisierten Mahnantrag stellen. Daraus wird dem Schuldner ein gesetzlicher Mahnbescheid amtlich zugestellt. Dann muss dieser reagieren. Übrigens ist es auch möglich, einen Mahnbescheid ohne vorherige Mahnung zu beantragen.

Das gerichtliche Klageverfahren

 

Die Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren ist eine Klage, die mit wesentlich höheren Kosten verbunden ist.

Inkasso nach Mahnung

 

Sie können auch die fälligen Rechnungen an ein Inkassobüro übergeben. Dabei fallen ebenfalls erhebliche Kosten an. Ist der Schuldner zahlungsunfähig, bleiben diese Kosten beim Unternehmen.

Die Inhalte einer Mahnung

Wie eine Rechnung, sollte auch ein Mahnschreiben gewisse Pflichtangaben beinhalten. Dazu gehören:

  • Name und Anschrift des Gläubigers
  • Name und Anschrift des Schuldners
  • Bezug zur fälligen Rechnung (Rechnungsnummer) auf der Mahnung
  • Zahlungsaufstellung: Offener Betrag
  • Neues Zahlungsdatum
  • Umsatzsteuer-ID
  • Bankverbindung

Sie können außerdem Verzugszinsen oder Mahngebühren fordern. Wenn das der Fall ist, müssen Sie die Höhe der Zinsen bzw. Gebühren auflisten und den Grund für deren Forderung.

Text der Mahnung – unser Mahnungs-Musterschreiben

Wie im Mahnungs-Mustertext veranschaulicht, sollte das Schreiben immer freundlich, aber bestimmt formuliert sein. Je nach Mahnungsstufe nimmt die Ernsthaftigkeit und Schärfe bis zur letzten Mahnung zu:

1. Mahnung: freundliche Erinnerung

 

"Sehr geehrte/r Frau/Herr Muster,

Bei der oben aufgeführten Rechnung konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen. Die Ausgangsrechnung liegt diesem Schreiben als Kopie bei. Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von ... Euro innerhalb der nächsten 14 Tage.

Bei Nichteinhaltung des Zahlungsziels, werden wir Ihnen Kosten des Mahnverfahrens und Verzugszinsen in Rechnung stellen müssen.

Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.

 

Mit freundlichen Grüßen,

Musterfirma“

2. Mahnung: sachliche Erinnerung

 

"Sehr geehrte/r Frau/Herr Muster,

Auf unsere Mahnung vom ... haben Sie nicht reagiert. Bitte begleichen Sie folgende Beträge bis zum Datum, um weitere Unannehmlichkeiten zu ersparen:

Rechnungsbetrag ... Euro

  • Verzugszins ... Euro
  • Mahngebühren ... Euro
  • Gesamtbetrag: … Euro

Falls Sie diesen Zahlungstermin nicht einhalten, werden wir Ihnen Kosten des Mahnverfahrens und Verzugszinsen in Rechnung stellen müssen.

Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.

 

Mit freundlichen Grüßen,

Musterfirma"

3. Mahnung: Mahnung mit Zieldatum

 

"Sehr geehrte/r Frau/Herr Muster,

Unsere Rechnung … war am … zur Zahlung fällig. Leider konnten wir bislang weder einen Zahlungseingang feststellen noch haben wir eine Reaktion auf unsere 2. Mahnung vom … erhalten. Deswegen müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, soweit der offene Betrag nicht bis zum … beglichen wird. Folgende Beträge stehen aus:

  • Rechnungsbetrag ... Euro
  • Verzugszins ... Euro
  • Mahngebühren ... Euro

Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von … Euro bis spätestens bis zum Datum.

Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.

 

Mit freundlichen Grüßen,

Musterfirma" 

Tipp

Bankverbindung angeben

Falls die Bankverbindung nicht auf dem Briefbogen steht, geben Sie diese im Text der Mahnung an.

Zahlen aus der betroffenen Rechnung

Auf der Mahnung werden alle Positionen aufgeführt, die fällig, aber nicht ausgeglichen sind. Dazu gehören auch eventuell noch nicht verrechnete Gutschriften oder Teilzahlungen. Nur der fällige offene Saldo wird angemahnt. Pro Rechnung wird deren Nummer und Datum, der Betrag und das Fälligkeitsdatum angegeben.

Es hat sich bewährt, auch eventuell vorhandene aber noch nicht fällige Rechnungen in der Mahnung anzugeben. Diese sind dann aber eindeutig als noch nicht fällig zu kennzeichnen.

Mahngebühren und Verzugszinsen

Falls gewünscht, können auch die Mahngebühren und die bisher angefallenen Verzugszinsen aufgeführt werden. Wenn die Kosten an den säumigen Schuldner berechnet werden sollen, muss das vorher so vereinbart gewesen sein. Das kann z. B. im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geschehen. Auch eine Androhung der Kosten ab der nächsten Mahnung ist möglich. Für Verzugszinsen, die ab Fälligkeit entstehen, ist eine Verankerung in den AGB ebenfalls sinnvoll.

Die Mahngebührsoll die Kosten decken, die durch das Mahnungsschreiben und Versenden der Mahnung entstehen. Beträge zwischen 2,50 und 5,00 Euro erscheinen angemessen.

Verzugszinsen werden ab dem Datum der Fälligkeit berechnet, also nicht erst ab dem Mahndatum. Die Höhe ist abhängig von dem aktuellen Zinsniveau und dem Schuldnertyp. In der Regel wird eine maximale Höhe in den AGB angedroht. Berechnet wird dann ein Basiszinssatz plus 5 % (bei privaten Verbrauchern) bzw. plus 8 % (bei juristischen Personen) und ein Zinssatz von 9 % bei Unternehmen. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank veröffentlicht. Er beträgt aktuell 3,12 % pro Jahr. Kann der Gläubiger nachweisen, dass er höhere Zinsen an seine Bank zahlt, darf er auch diese berechnen.

Info

Mit lexoffice sind Mahnungen im Nu erstellt

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FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Mahnungen

Kann man Mahngebühren bei der ersten Mahnung geltend machen?

 

Bei der ersten Mahnung fallen für den Angemahnten keinerlei Gebühren an. Erst ab der zweiten Mahnung können Sie diese ausweisen und für jede weitere geltend machen.

Ist eine Mahnung ohne Unterschrift gültig?

 

Eine Mahnung ist, wie eine Rechnung auch, ohne Unterschrift gültig. Da das Ausstellen einer Mahnung für den Kläger nicht verpflichtend, sondern eher eine Serviceleistung und Kundenbindungsmaßnahme ist, gilt diese Regelung bei Mahnungen besonders verstärkt.

Wer muss den Mahnungszugang beweisen?

 

Die Beweispflicht liegt in der Regel beim Kläger. Es kann durchaus vorkommen, dass der Schuldner darauf beharrt, das Schreiben bzw. die Mahnung nicht erhalten zu haben. Das ist rechtserheblich, weshalb der Kläger den Zugang beweisen muss.

Fazit zur Mahnung

 

Ausbleibende Zahlungen können die Liquidität von Unternehmen stark belasten. Daher ist ein gut strukturiertes und funktionierendes Mahnwesen mit festem Ablauf, welches eng mit der Buchhaltung verknüpft ist, unerlässlich. Rechtliche Grundlage sollte dafür immer eine schriftliche Mahnung sein, auf die Sie sich im Nachhinein berufen können. In einem zusätzlichen persönlichen Gespräch oder Telefonat haben Sie aber die Möglichkeit, Ihrem Kunden den Sachverhalt zu schildern. Auch Ihr Gegenüber kann sich erklären. Vielleicht gibt es einen einfachen Grund dafür, warum eine Rechnung nicht beglichen wurde. Daher sollten Sie mit rechtlichen Schritten zunächst vorsichtig sein. Ein Gerichtsverfahren verärgert nicht nur Ihren Kunden, sondern kann für Sie auch mit hohen Kosten verbunden sein. 
Um von vorneherein Zahlungsausfälle zu verhindern, halten Sie sich an folgende Punkte:

  • Definieren Sie einen festen Zeitpunkt, bis zu welchem die Rechnung beglichen werden muss.
  • Formulieren Sie Verträge und AGB klar und verständlich.
  • Zeichnen Sie alle geschäftlichen Vorgänge auf.
  • Stellen Sie Rechnungen stets zeitnah.
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