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Mit aktueller Software auf der sicheren Seite

Von Thomas Schirmer
Aktualisiert am: 16.10.2017

Eine Selbstverständlichkeit, die gar nicht genug betont werden kann, ist, dass rechtssicheres Arbeiten und die erforderliche Regeltreue (neudeutsch: Compliance) nur mit aktueller Software möglich ist. Betroffen vom Compliance-Gebot sind alle Kapitalgesellschaften – also auch kleine GmbHs –, da hier ja Geschäftsführer und Vorstände persönlich für die Einhaltung gesetzlicher Regelungen haftbar gemacht und strafrechtlich verfolgt werden können ("Geschäftsführer-Haftung").

Gesetzliche Rahmenbedingungen und Sozialversicherungsbeiträge

Programme, die in Unternehmen und Betrieben eingesetzt werden, müssen alle gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen und Änderungen zum Zeitpunkt ihres Inkrafttretens berücksichtigen. Mindestlohn, Abschreibungen, Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen können genau wie alle anderen rechtlichen Rahmenbedingungen nur dann korrekt ausgewiesen und für Berechnungen verwendet werden, wenn die Software aktuell ist und mit den aktuellen Daten arbeiten kann. Programme, die mit veralteten Angaben und ungültigen Fristen arbeiten, können außer zusätzlicher Arbeit und Forderungsausfall auch Strafzahlungen in Form von Versäumniszuschlägen und Mahngebühren verursachen.

Für die Versäumniszuschläge, die das Finanzamt festlegt, gelten ab 2019 verschärfte Regeln: Wer Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen verspätet abgibt, zahlt in jedem Fall einen Zuschlag von 0,25 Prozent der Steuer (abzgl. Vorauszahlungen und Abzugsbeträge), mindestens aber 25 EUR monatlich. Hinzu kommen Mahngebühren und evtl. Zinsforderungen von 0,5 Prozent pro Monat.

Gleiches gilt natürlich für den gesamten Bereich der Kranken- und Sozialversicherungen: Regelmäßige Änderungen von Beiträgen und Zusatzbeiträgen sowie Rentenanpassungen machen aktuelle Software für jeden Arbeitgeber zu einem Muss. Eine besondere Herausforderung für die Softwarehersteller sind dabei die Krankenkassen- und Umlagebeiträge, die erst kurz vor Weihnachten beschlossen werden und bereits ab dem 1. Januar gelten.

Betriebsprüfungen besser überstehen

Betriebsprüfungen, die korrekt als Außenprüfungen bezeichnet werden und normalerweise in den Geschäftsräumen eines Unternehmens stattfinden, sind gefürchtet, aber nicht zu vermeiden. Irgendwann ist jedes Unternehmen davon betroffen und muss darauf vorbereitet sein. Mit aktueller Software lassen sich jedoch Außenprüfungen durch das Finanzamt und Sozialversicherungsträger besser überstehen. Wer mit aktueller Software arbeitet, kann beruhigt davon ausgehen, dass die Berechnungsgrundlagen stimmen und Steuern und Sozialabgaben korrekt berechnet und abgeführt wurden. Stimmen die Berechnungsgrundlagen nicht, könnte dies gravierende Folgen haben: Abgesehen vom Nachberechnungsaufwand, zusätzlichen Prüfterminen und Nachzahlungen, drohen sogar Auflagen, Bußgelder und Strafzahlungen.

Steht im Steuerbescheid der Satz "Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig" oder der Satz "Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig", ist dies ein Signal für eine bevorstehende Außenprüfung durch das Finanzamt.

Datenschutz und Datenhaltung

Eine Vielzahl von gesetzlichen Regelungen und Forderungen hat direkte Auswirkungen auf die Struktur und Organisation des Computersystems eines Unternehmens. Zum Schutz personenbezogener Daten müssen insbesondere das Telekommunikationsgesetz (TKG), das Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und ab dem 25. Mai 2018 die Regelungen der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung EU DSGVO beachtet werden, die dann das BDSG ablöst, verschärft und Unternehmen zwingt, den regelkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten nachzuweisen.

Zusätzlich beachtet werden müssen in jedem Fall auch die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Sie regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter elektronischer Daten sowie den elektronischen Zugriff auf diese Daten durch die Finanzverwaltung. Sämtliche Buchungen müssen z. B. manipulationssicher erfolgen und Barerlöse lückenlos und nachprüfbar nachgewiesen werden.

Die GoBD sind seit dem 1. Januar 2015 gültig und vereinheitlichen die bis dahin geltenden "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) und die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchungssysteme" (GoBS).

Gerade in kleineren Unternehmen sind Geschäftsführer häufig überfordert und nicht in der Lage, für die notwendige Regeltreue und den regelkonformen Einsatz des Computersystems (IT-Compliance) zu sorgen. Das ist ja auch kein Wunder. In Großunternehmen sind dafür komplette Abteilungen zuständig, in denen entsprechend qualifizierte Wirtschaftsfachleute, Juristen und IT-Spezialisten beschäftigt sind. In Kleinunternehmen wird die IT-Compliance normalerweise nicht mutwillig außer Acht gelassen. Die Geschäftsleitung unterschätzt oft die Komplexität der Bereiche IT-Compliance/IT-Sicherheit und ist sich manchmal gar nicht bewusst, dass gesetzliche Vorgaben missachtet werden.

Der Einsatz aktueller Software schafft dieses Grundproblem nicht aus der Welt, hilft aber dabei, dass z. B. personenbezogene Daten den Vorgaben des BDSG bzw. der EU DSGVO entsprechend verarbeitet und gespeichert werden. Auch sollte damit der Nachweis des regelkonformen Umgangs mit personenbezogenen Daten kein Problem sein. Aktuelle Buchungsprogramme befolgen i. d. R. auch die GoBD-Grundsätze und berücksichtigen Neuregelungen automatisch, wenn sie entsprechend aktualisiert werden.

Sicheres und regelkonformes Arbeiten nur mit aktueller Software

Nicht nur aus Sicherheitsgründen, sondern aus technischer, unternehmerischer und rechtlicher Sicht ist es für Unternehmen jeder Art und Größe schlicht unumgänglich, mit aktueller Software zu arbeiten. Nur aktuelle Software kann die ständigen Angriffe mit Viren und anderen Schadprogrammen unbeschadet überstehen und reibungslos mit anderen Programmen und externen Geräten zusammenarbeiten. Ebenso wichtig ist aber auch, dass die Inhalte der Software immer auf dem neuesten Stand sind und man sich auf die Informationen, Berechnungen und Auswertungen verlassen kann. Sichergestellt wird dies durch Softwareupdates, die von den Herstellern zur Verfügung gestellt und möglichst zeitnah installiert werden sollten. Software, die betrieblich eingesetzt wird, muss außerdem regelkonform sein und die geltenden gesetzlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen beachten. Dies ist nur möglich, wenn die Software aktuell ist und regelmäßig aktualisiert wird.


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