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Gehaltsrechner für Arbeitgeber: So geben Sie rechtssichere Lohnauskünfte

Gehaltsauskunft mit dem Lohnrechner und Gehaltsrechner
Von Lexware Redaktion
Aktualisiert am: 11.02.2019

Die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören mit Sicherheit nicht zu den angenehmsten Pflichten für Arbeitgeber. Immer wieder müssen neue Gesetzesvorgaben dabei genauso berücksichtigt werden wie Veränderungen im Privatleben des Mitarbeiters (z. B. Hochzeit, Scheidung oder die Geburt eines Kindes). Hier erfahren Sie, wie Sie mit dem Gehaltsrechner der Online-Datenbank Lexware gmbh wissen schnell eine rechtssichere Lohnauskunft für Ihre Mitarbeiter erstellen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Ihre Pflichten als Arbeitgeber

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gilt es einiges zu beachten. Tun Sie dies nicht, kann das unangenehme Folgen haben. Ihre GmbH haftet nämlich für eine korrekte Abrechnung – gegenüber den Finanzbehörden, den Sozialversicherungsträgern und dem Mitarbeiter.

Ihre Pflichten im Zusammenhang mit der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind vielfältig. Unter anderem müssen Sie:

  • die Sozialabgaben (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) berechnen und überweisen
  • den Mitarbeiter bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse an- und abmelden
  • den Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden (Berufsgenossenschaft)
  • die Versicherungspflicht des Mitarbeiters prüfen
  • Arbeitsunterbrechungen an die Rentenversicherung und an die Krankenkasse melden.

Die korrekte Form und Übergabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ihr Mitarbeiter hat in Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Holschuld. Das bedeutet, dass Sie nicht aktiv auf den Mitarbeiter zugehen müssen, um ihm seine Abrechnung zu geben. Stattdessen könnten Sie damit im Prinzip warten, bis er diese einfordert. In der Regel wird es aber in der Praxis so gehandhabt, dass der Mitarbeiter seine Gehaltsabrechnung von der GmbH erhält, ohne dass er sie aktiv einfordern muss.

Sie müssen dem Mitarbeiter die Abrechnung entweder schriftlich aushändigen oder ihm elektronisch zur Verfügung stellen. Im zweiten Fall muss für ihn jedoch die Möglichkeit gegeben sein, diese auszudrucken.

Alles, was Sie über die Lohn- und Gehaltsabrechnung wissen müssen, erfahren Sie im Lexware gmbh wissen – der Online-Wissensdatenbank für GmbH-Geschäftsführer und -Gesellschafter. Hier finden Sie auch einen Gehaltsrechner für Arbeitgeber, mit dem Sie sehr schnell und einfach eine rechtssichere Lohnauskunft für Ihre Mitarbeiter erstellen.

Mit dem Gehaltsrechner für Arbeitgeber im Handumdrehen eine Lohnauskunft erstellen

Mit dem Gehaltsrechner im Lexware gmbh wissen erstellen Sie eine Brutto-Netto-Berechnung inklusive aller gesetzlichen Abzüge. Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit dem Gehaltsrechner alle gesetzlich geforderten Angaben enthält, können Sie Ihrem Mitarbeiter damit eine rechtssichere Lohnauskunft erteilen.

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, geben Sie in den Gehaltsrechner das Bruttogehalt des Arbeitnehmers ein und wählen den Sozialversicherungsstatus aus.

Lohnrechner und Gehaltsrechner

Der Gehaltsrechner für Arbeitgeber bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl Monatsabrechnungen als auch Jahresabrechnungen zu erstellen. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter nicht den vollen Monat gearbeitet hat, können auch Teilmonate berechnet werden. Die Berechnungen sind dabei für das laufende Jahr sowie für zurückliegende Jahre möglich.

Je nach Jahr sind immer der aktuelle Lohnsteuertarif und die entsprechenden Sozialversichungsgrenzwerte und Beitragssätze enthalten.

Lohnrechner und Gehaltsrechner

Anschließend geht es um die steuerliche Berücksichtigung der persönlichen Lebensumstände Ihres Mitarbeiters. Hierfür wählen Sie im Gehaltsrechner neben der entsprechenden Steuerklasse aus, wie viele Kinder Ihr Mitarbeiter hat und ob er Kirchensteuer zahlen muss oder nicht. In diesem Abschnitt des Lohnrechners geben Sie auch den individuellen Lohnsteuer-Freibetrag des Mitarbeiters ein. Diesen können Sie über die sogenannte elektronische Lohnsteuerkarte (eigentlich: Elektronische Lohnsteuer-Abzugsmerkmale – ELStAM) abrufen, wenn Sie Ihren Mitarbeiter dort angemeldet haben.

Das Alter Ihres Mitarbeiters können Sie in diesem Bereich ebenfalls erfassen. Dies ist wichtig, da Arbeitnehmer über 64 Jahre einen Altersentlastungsbetrag erhalten. Dessen Höhe ist abhängig von den Einkünften und dem Kalenderjahr, das auf den 64. Geburtstag Ihres Mitarbeiters folgt.

Lohnrechner und Gehaltsrechner

Im letzten Abschnitt erfassen Sie die Versicherungsdaten für Ihren Mitarbeiter. Zunächst wählen Sie die Krankenkasse aus. Die gültigen Umlagesätze zur Umlage U1/U2 und den kassenindividuellen Zusatzbeitrag können Sie ganz einfach zuordnen. Für privat Krankenversicherte geben Sie im Lohnrechner die Höhe der bescheinigten Prämien ein, die sowohl steuerlich als auch hinsichtlich der Beitragszuschussermittlung berücksichtigt werden. Bei gesetzlich Krankenversicherten bietet der Rechner die Möglichkeit auszuwählen, ob mit dem allgemeinen oder dem ermäßigten Beitragssatz gerechnet werden soll. Der ermäßigte Beitragssatz trifft zu, wenn der Mitarbeiter keinen Anspruch auf Krankengeld hat.

Anschließend wählen Sie im Lohnrechner /Gehaltsrechner den Status der Renten- und der Arbeitslosenversicherung Ihres Mitarbeiters aus. Bei der Rentenversicherung kommt es darauf an, ob Ihr Mitarbeiter voll rentenversicherungspflichtig ist (Normalfall), ob nur Arbeitgeberbeträge anfallen (beschäftigte Altersrentner oder Bezieher einer Rente wegen voller Erwerbsminderung in einer anderen ausgeübten Beschäftigung) oder ob er komplett davon befreit ist (z. B. weil er Mitglied in einem berufsständischen Versorgungswerk ist).

Lohnrechner und Gehaltsrechner

Bei der Arbeitslosenversicherung können Sie im Lohnrechner /Gehaltsrechner ebenfalls angeben, ob Ihr Mitarbeiter voll versicherungspflichtig ist oder ob nur Arbeitgeberbeträge anfallen. Die Voraussetzungen hierfür sind genau wie bei der Rentenversicherung. Die einzige Ausnahme ist, dass auch bei Beschäftigten, die zwar noch keine Altersrente beziehen, aber die Altersgrenze dafür erreicht haben, nur der Arbeitgeberanteil anfällt. Falls Sie Ihren Mitarbeiter vor dem 1.1.2008 eingestellt haben und er damals schon älter als 55 Jahre war, wird dagegen nur ein Arbeitnehmeranteil fällig. Für geringfügig beschäftigte Schüler und Studenten fällt keine Arbeitslosenversicherung an.

Abschließend erfassen Sie, ob bei Ihrem Mitarbeiter die Voraussetzungen für einen Zuschlag zur Pflegeversicherung anfallen. Dies ist dann der Fall, wenn er keine Kinder hat und älter als 23 Jahre ist. Diesen Zuschlag trägt der Mitarbeiter allein.

Anhand dieser Daten erstellt der Gehaltsrechner die Lohnabrechnung. Darin sind alle einzelnen Beitragsposten übersichtlich dargestellt. Diese Abrechnung können Sie ausdrucken und dem Mitarbeiter bei Bedarf aushändigen.

Lohnrechner für Minijobber

Lohnrechner und Gehaltsrechner für Minijobber

Für den Fall, dass Sie in Ihrer GmbH auch Minijobber auf 450 EUR-Basis beschäftigen, stellt Ihnen das Lexware gmbh wissen zusätzlich einen speziellen Lohnrechner für Minijobber zur Verfügung. Hier geben Sie einfach die Bruttovergütung ein. Anschließend ermittelt der Rechner die Pauschalbeiträge und -steuern automatisch. Alle Beträge werden übersichtlich dargestellt – inklusive aller Umlagen. Dabei ist es möglich, zwischen der Arbeitgeber- und der Arbeitnehmersicht zu wechseln.
Ein professionelles Lohnprogramm nimmt Ihnen übrigens nicht nur die Brutto-Netto-Berechnug ab, sondern unterstützt Sie auch bei der Auszahlung oder bei der Abrechnung von Kurzarbeit.


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