Aufgrund des Coronavirus ist auch die Gefahr gestiegen, dass die Unternehmensführung krankheitsbedingt ausfällt. In diesem Fall muss ein Stellvertreter umgehend die Geschäfte übernehmen. Am besten gelingt dies mithilfe einer Notfallakte, in der Vollmachten und alle wichtigen Informationen enthalten sind, damit die Geschäfte weiterlaufen können. In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Notfallakte enthalten muss und welche Vorkehrungen Unternehmer für den Ernstfall treffen müssen.
Notfallakte für den Fall der Fälle
Das sollte die Notfallakte beinhalten
In der Notfallakte sollten Sie alle wichtigen Fakten rund um die Geschäftstätigkeiten des Unternehmens und das notwendige Hintergrundwissen festhalten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Stellvertretung auf Anhieb alle anliegenden Geschäfte überblickt. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die unterschiedlichen Inhalte, die eine Notfallakte enthalten sollte:
1. Vollmachten
Ein wichtiger Bestandteil der Notfallakte sind notwendige Vollmachten, damit Ihre Stellvertretung die Legitimation zum Handeln nachweisen kann. Gerade in solch unsicheren Zeiten, wie wir sie momentan durch die Corona-Pandemie erleben, ist es dabei wichtig, nicht nur eine Person, sondern mehreren Personen Vollmachten zu erteilen. Denn es ist nicht ausgeschlossen, dass gleichzeitig mehrere Personen kurz- oder mittelfristig ausfallen und nicht handlungsfähig sind. Halten Sie in der Akte auch fest, welchen Personen Sie welche Vollmachten gegeben haben.
Wenn Sie eine Liste der in ihrer Firma und im Privatbereich erteilten Vollmachten erstellen und der Notfallakte beifügen, erleichtern Sie Ihrem Stellvertreter die Arbeit ebenfalls sehr – und können diesen vor unangenehmen Überraschungen bewahren. Für ein kleineres Unternehmen reicht eine Liste aus, in der alle Vollmachten – sowohl die für den Normalbetrieb als auch die für den Notfall – aufgezählt werden. Denken Sie auch hier unbedingt daran, die Angaben regelmäßig zu aktualisieren.
2. Organisationshilfen
Damit Ihr Vertreter einen möglichst umfassenden Einblick erhält, was wann zu tun ist und welche Personen über was zu informieren sind, sollten Sie außerdem folgende Dokumente in die Notfallakte legen:
To-do-Liste
Erstellen Sie eine To-do-Liste, die vorgibt, welche Maßnahmen zeitnah zu erledigen sind, wenn ein Stellvertreter Ihren Platz einnimmt. So weiß Ihre Vertretung sofort, welche Schritte sie zuerst angehen muss.
Fristen und Termine
Sie sollten auch eine Liste mit den wichtigsten Fristen und Terminen anlegen. Diese ergeben sich einerseits aus Gesetzen, zum Beispiel wenn es darum geht, wann die Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben sind. Andererseits ergeben sie sich aus vertraglichen Regelungen, beispielsweise zu einem vereinbarten Liefertermin.
Halten Sie aktuelle Fristen und Termine in einem eigens dafür vorhandenen Kalender fest, der im Vorsorgefall Ihrem Stellvertreter zugänglich gemacht werden muss. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Termine und Fristen, die nicht im aktuellen Kalender auftauchen, in Form einer Liste zu dokumentieren. Dabei ist zwischen den Fristen und Terminen, die die Firma einzuhalten hat, und solchen, die von Dritten gegenüber dem Unternehmen zu wahren sind, zu unterscheiden.
Kontaktpersonen und Ansprechpartner
Erstellen Sie eine Übersicht über die wichtigsten im Notfall anzusprechenden Kontaktpersonen und Ansprechpartner. Damit bekommt Ihr Stellvertreter einen Überblick darüber, welche Personen in welchen Fällen angesprochen werden können. Halten Sie in diesem Dokument auch besondere Anmerkungen zu den Kontaktpersonen fest, etwa wenn gegenüber einer Person bestimmte Informationen nicht preisgegeben werden sollen.
Vereine und Verbände
Auch über die Zugehörigkeit zu Vereinen und Verbänden und der von Ihnen eventuell ausgeübten Funktionen sollten Sie Ihre Vertretung in der Notfallakte informieren. So weiß sie Bescheid, wenn der Verein oder Verband eine Anfrage stellt.
3. Informationen zu den Mitarbeitern des Unternehmens
Die Mitarbeiter einer Firma können der neu bestellten Geschäftsführung wichtige Unterstützung bieten. Im Notfall können sie mit ihren Kenntnissen dazu beitragen, den Betrieb vorläufig aufrechtzuerhalten. Geben Sie deshalb in der Notfallakte Ihrem Stellvertreter einen Überblick über die Mitarbeiterstruktur sowie über die Kenntnisse, Aufgabengebiete und Kompetenzen der Mitarbeiter.
Außerdem ist es für Ihren Stellvertreter wichtig zu wissen, wer als Angestellter tätig ist und wer als freier Mitarbeiter, wo die Arbeitsverträge hinterlegt sind und wann Lohn- und Honorarzahlungen fällig werden. Über diese und ähnliche Angelegenheiten muss sich Ihr Stellvertreter zügig einen Überblick verschaffen können.
Ebenfalls notwendig ist es, Informationen über solche Regelungen mit Mitarbeitern niederzulegen, die nicht im Arbeitsvertrag erfasst sind: Etwa wenn Sie einem Mitarbeiter ein Darlehen zur Verfügung gestellt haben, einer Mitarbeiterin und ihrer Familie besondere Vergünstigungen oder Rabatte gewährt werden oder einem Mitarbeiter ein Dienstwagen gestellt wird.
Praxistipp: Mitarbeiter im Homeoffice
Haben Sie Mitarbeiter im Homeoffice beschäftigt, legen Sie auch eine spezielle Liste mit diesen Mitarbeitern an. Neben den Kontaktdaten sollte hier auch aufgelistet werden, welche Zugänge eingerichtet wurden, welche Aufgaben zu erledigen sind und wie die betreffende Person mit dem Unternehmen vernetzt ist.
4. Vertrauliche Informationen und Schlüsselordnung
Für den Stellvertreter ist es wichtig, Zugang zu Codes, Kennwörtern und ähnlichen Informationen zu haben, um zum Beispiel Online-Überweisungen vornehmen zu können oder Zugang zu geschützten Daten und Dokumenten zu erhalten. Allerdings sollten Sie diese eventuell nicht direkt in die Notfallakte übernehmen. Denn Sie sollten beachten, dass Ihre Notfallakte auch in falsche Hände geraten kann, etwa infolge eines Einbruchs in Ihrer Firma oder bei der Person, bei der die Notfallakte hinterlegt ist.
Nehmen Sie daher in Ihre Notfallakte keine Liste mit Kennwörtern, Codes und anderen vertraulichen Informationen auf, sondern geben Sie darin nur Hinweise, wo diese zu finden sind. Wenn Sie eine Schlüsselordnung erstellt haben, gilt das Gleiche. Arbeiten Sie auch hier mit mindestens zwei Listen.
Bewahren Sie die Liste mit den eigentlichen Informationen so sicher wie möglich auf. Hinterlegen Sie sie zum Beispiel in einem Banksafe oder bei einer besonders vertrauenswürdigen Person, etwa bei einem Rechtsanwalt oder Steuerberater. Hier kann Ihr Vertreten die Liste dann in Empfang nehmen.
Praxistipp: Mehrfach absichern
Beachten Sie, dass es aufgrund der Corona-Infektion auch dazu kommen kann, dass Bankfilialen, Rechtsanwälte oder Steuerberater für eine gewisse Zeit geschlossen werden können. Deshalb sollten Sie sich in der aktuellen Situation mehrfach absichern.
5. Betrieblicher Vermögensstatus
Um sich schnell einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens zu verschaffen, benötigt Ihr Stellvertreter eine Zusammenstellung des vorhandenen Vermögens und der Verbindlichkeiten. Deshalb sollten Sie in der Notfallakte auch Ihre jährliche Bilanz bzw. EÜR und am besten auch Ihre monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) hinterlegen.
Praxistipp: Angaben zu betrieblichen Wirtschaftsgütern
Angaben zu betrieblichen Wirtschaftsgütern lassen sich auch in der jährlich zu erstellenden Abschreibungstabelle finden, in der das betriebliche Anlagevermögen erfasst wird. Fügen Sie diese Abschreibungstabelle ebenfalls der Notfallakte bei.
6. Bankverbindungen
Wenn der Notfall eintritt, muss Ihr Stellvertreter auch einen Einblick in die Liquidität des Unternehmens erhalten. Außerdem muss er in der Lage sein, eventuelle Verbindlichkeiten fristgerecht auszugleichen. Das ist nur möglich, wenn die entsprechenden Kontoverbindungen bekannt sind und entsprechende Kontovollmachten vorliegen. Aus diesem Grund sind die Bankverbindungen besonders sorgfältig zu dokumentieren und stets aktuell zu halten – am besten in digitaler Form.
Praxistipp: Kontovollmacht
Damit Ihr Stellvertreter im Fall der Fälle Zugriff auf die Bankkonten des Unternehmens hat, sollten Sie es auf keinen Fall versäumen, ihm auch Kontovollmachten zu erteilen. Andernfalls kann es lange dauern, bis über die Konten verfügten werden kann. Um sicherzustellen, dass die Bank die Vollmacht auch anerkennt, sollten Sie sie entweder gleich in notarieller Form erteilen lassen oder mit der Bank abklären, in welcher Form sie eine Vollmacht anerkennt.
7. Informationen über betriebliche Versicherungen
Als Geschäftsführer werden Sie in der Regel eine Fülle von privaten und betrieblichen Versicherungen abgeschlossen haben. Listen Sie diese getrennt voneinander auf, vor allem wenn Sie unterschiedliche Personen als Vorsorgebevollmächtigte für den privaten Bereich einerseits und den betrieblichen andererseits eingesetzt haben.
Praxistipp: Im Zweifel den Steuerberater fragen
Manchmal ist nicht auf den ersten Blick erkennbar, ob eine Versicherung dem privaten oder dem geschäftlichen Bereich zuzuordnen ist. So handelt es sich bei der Krankenversicherung des Gesellschafter-Geschäftsführers einer GmbH in der Regel um eine private Versicherung. Anders ist es bei einer Fremdgeschäftsführung, da die Krankenversicherungsbeiträge in einem solchen Fall in der Regel Lohnbestandteil und damit betrieblicher Natur sind. Wenn Sie Zweifel haben, fragen Sie Ihren Steuerberater um Rat.
