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Offene Posten Liste richtig nutzen und Liquidität verbessern

Von Jörgen Erichsen
Aktualisiert am: 21.02.2018

Als offene Posten werden noch nicht ausgeglichene Buchungen auf einem Konto bezeichnet. Es gibt debitorische und kreditorische offene Posten. Nicht ausgeglichene Buchungen entstehen beispielsweise, wenn ein Unternehmen einem anderen eine Rechnung stellt. Solange die Rechnung nicht bezahlt wird, bleibt der Rechnung stellenden Firma eine Forderung, dem anderen Betrieb eine Verbindlichkeit in der Liste. Mit Bezahlung und Geldeingang werden die offenen Posten ausgeglichen. Da es in fast allen Firmen viele offene Posten gibt, werden diese in einer "Offene Posten Liste" (OPL) geführt.

Darum ist eine gut geführte Offene Posten Liste auch für die Liquidität wichtig

Offene Posten haben direkten Einfluss auf die Liquidität eines Unternehmens. Zahlt man seine eigenen Rechnungen z.B. immer pünktlich, achtet aber nicht so strikt darauf, dass das auch die Kunden tun, geht das zu Lasten der Liquidität. Grundsätzlich gilt: je weniger offene Posten, desto besser die Liquidität. Steigt die Zahl offener Posten und wird nichts dagegen getan, kann das zu Zahlungsengpässen und sogar in die Insolvenz führen. Die ständige Überwachung und Pflege der Offene Posten Liste ist für jeden Unternehmer daher zwingend notwendig.

Je nachdem, ob es sich bei den offenen Posten um debitorische (Kundenforderungen) oder kreditorische (Lieferantenverbindlichkeiten) Geschäftsfälle handelt, sollte der Unternehmer andere Ziele verfolgen:

**Forderungen (debitorisch)**
Forderungen (debitorisch) Verbindlichkeiten (kreditorisch)
Abgleich der Zahlungseingänge mit den ausgestellten Rechnungen Überwachung der Einhaltung der gewährten Zahlungsziele
Rechtzeitige Reaktion (Mahnung) bei ausbleibenden Zahlungen Vermeidung von Verzugszinsen, Mahngebühren und anderen negativen Folgen, z.B. nur noch Lieferung gegen Barzahlung oder Nachnahme
Sicherstellung der Einzahlungsströme und damit der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens Ausschöpfen von Skonto durch fristgerechte Zahlung

So behält man die Übersicht über seine offenen Posten

Der beste und auch in vielen kleineren Betrieben übliche Weg, seine Offene Posten Liste zu erstellen, ist die sogenannte Offene Posten Buchführung. Alle aus- und eingehenden Rechnungen werden auf entsprechenden Debitoren- und Kreditorenkonten erfasst. Geht die jeweils zugehörige Zahlung ein- bzw. aus, wird eine Gegenbuchung für die Konten erfasst (ausgeziffert). Die Offene Posten Liste ergibt sich aus den noch nicht ausgeglichenen Buchungen auf den Debitoren- und Kreditorenkonten.

Alternativ ist für kleine Betriebe die Offene Posten Verwaltung (OPV) möglich: Beim Ausstellen einer Rechnung geht eine Kopie der Rechnung in einen Wiedervorlageordner mit Fächern für jeden Tag. So lässt sich tagesgenau prüfen, welche Rechnungen fällig sind. Sobald eine Zahlung eingeht, wird das auf der Rechnungskopie vermerkt und diese in den Monatsordner verschoben. Die verbleibenden Rechnungskopien in der Wiedervorlagemappe sind überfällig und müssen angemahnt oder eingetrieben werden. Der Vorteil für kleine Firmen: In der Buchhaltung tauchen keine Buchungssätze zur Offene Posten Verwaltung auf. Die Zahlungen werden direkt auf Erfolgskonten gebucht, ohne dass Debitoren- und Kreditorenkonten berührt werden.

Wichtig: Die Offene Posten Verwaltung ist für Einnahmen-Überschussrechner möglich; sie müssen keine Offene Posten Buchhaltung führen. Besteht Buchführungspflicht, z.B. bei GmbHs, müssen die offenen Posten zumindest zum Jahresabschluss listenmäßig erfasst werden, um den gesetzlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen.

Typische Probleme mit der Offene Posten Liste und wie man sie lösen kann

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass es Schwierigkeiten mit der Offene Posten Liste gibt und damit u.a. unnötige Liquiditätsprobleme auftreten. Einige Beispiele:

**Problem**
Problem Lösungsansatz
Liste wird nicht regelmäßig gepflegt und mit dem Bankkonto abgeglichen. Die Liste muss monatlich oder wöchentlich mit dem Bankkonto abgeglichen werden; bei Unklarheiten sollten Debitoren / Kreditoren kontaktiert werden. Pflegt man die Liste nicht, gibt es schnell u.U. hunderte offene Posten, von denen nicht klar ist, ob sie tatsächlich offen sind. Die nachträgliche Korrektur / Bereinigung kann mehrere Wochen (!) Arbeit bedeuten.
Mehrere Rechnungen werden von Debitoren zusammengefasst und als Summe bezahlt, sodass Einzelbeträge nicht mehr oder nur mit großem Zeitaufwand zuzuordnen sind. Betroffene Debitoren um Zahlungs-Avise mit Einzelaufstellung bitten. Wenn selbst Positionen zusammengefasst werden, Avis an Lieferanten schicken um unnötige Rückfragen zu vermeiden.
Rechnungen bzw. Beträge werden nach Erfassung in der Liste geändert, und es gibt keine Rückinformation an die Buchhaltung. Kommunikation verbessern und jede Veränderung über die Buchhaltung laufen lassen.
Nach Ablauf der Fälligkeit wird nicht gemahnt, die Positionen bleiben offen. Mahnwesen einführen bzw. intensivieren, klare Regeln für Überschreitungen von Zahlungszielen festlegen.
Es werden keine klaren Zahlungsziele mit Debitoren vereinbart. Standardisierte Zahlungsziele vorgeben, z.B. 30 Tage, ggf. individuelle Vereinbarungen mit großen Kunden.
Mängel bei der Stammdatenpflege, z.B. falsche/unvollständige Angaben bei Namen, Adressen, Zahlungsbedingungen sowie fehlerhafte Rechnungen (z.B. keine eindeutige Rechnungsnummer oder doppelte Vergabe). Stammdaten regelmäßig pflegen und prüfen, System mit eindeutiger, einmaliger Rechnungsvergabe nutzen, alle Bestandteile des § 14 Umsatzsteuergesetz beachten.
Doppelbuchungen, Buchungsfehler Stammdaten (Kunden-, Lieferantendaten) pflegen und aktuell halten, regelmäßig nach Fehlern und Doppelerfassungen suchen, neue Stammdaten mit Bestand abgleichen.
Anzahlungen werden als Rechnungen (Umsätze) erfasst. Reine Anzahlungen in keinem Fall berücksichtigen, sie stellen Verbindlichkeiten dar und gehören in die Bilanz.
Bei OPV: Es wird vergessen, Belege einzusortieren oder bei Bezahlung herauszunehmen. Systematisch und täglich Aktualisierungen und Kontrollen vornehmen sowie täglichen Kontenabgleich vornehmen.

Praxis-Tipp: Moderne Buchhaltungs- und ERP-Systeme sind in der Lage, die meisten offenen Posten automatisch einer Rechnung zuzuordnen, solange eine eindeutige Kennung, z.B. Rechnungsnummer, Kundennummer, vergeben wird. Damit muss nur noch für wenige Fälle manuell geprüft werden, ob weiter offene Posten bestehen, z.B. wenn mehrere Rechnungen zu einer Summe zusammengefasst werden.

Offene Posten Liste als wesentlicher Bestandteil des Forderungsmanagements

Die Offene Posten Liste (debitorisch) gibt einem Unternehmen also einen Überblick darüber, ob bzw. welche Rechnungen noch offen sind, ob sie fällig sind oder ob die Fälligkeit überschritten ist. Damit das funktioniert, muss je Kunde festgelegt werden, welche Zahlungsziele er hat. Nur dann weiß das System, wann die Rechnung fällig wird und wann eine Überschreitung vorliegt. Gleichzeitig kann man mit dem System mögliche Mahnstufen (z.B. 1 = Zahlungserinnerung, 2 = kostenpflichtige Mahnung) einrichten. Unternehmer bzw. Buchhaltung müssen dann aktiv werden und mit dem Kunden Kontakt aufnehmen, wenn das nicht automatisch erfolgt bzw. erfolgen soll.

Oft ist es besser, einen Kunden zunächst persönlich zu kontaktieren und zu fragen, warum er nicht pünktlich zahlt. Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis als sehr erfolgreich herausgestellt. Hingegen werden automatisch generierte Zahlungserinnerungen oder Mahnungen ohne Mahnkosten von einigen Kunden auch gerne „übersehen“. Wie Sie bei einem solchen Mahngespräch am besten vorgehen, erfahren Sie in der Checkliste: "Forderungsmanagement - Vorbereitung Mahngespräch".

Zusätzlich kann man bei schwierigen Kunden, die Zahlungsziele häufiger überschreiten, die Kreditlimits (Bis zu welchem Betrag darf ein Kunde auf Rechnung kaufen?) kürzen oder streichen und auf Vorkasse oder (Firmen-)Lastschrift bestehen. Bei einer Offene Posten Verwaltung muss der gesamte Vorgang manuell erfolgen.

Insofern ist eine gut gepflegte, aktuelle Offene Posten Liste wichtiger Teil des Forderungsmanagements. Sie hilft, Zahlungsverzögerungen vorzubeugen und trägt wesentlich zur Verbesserung der Liquiditätslage bei.


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