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Pflichtangaben für Rechnungen

Von Lexware-Redaktion
Aktualisiert am: 15.01.2016

Fehlerhafte Rechnungen sind ärgerlich, kosten Zeit und manchmal auch Geld. Denn wenn wichtige Pflichtangaben in der Rechnung fehlen, verweigert das Finanzamt den Vorsteuerabzug. Besonders ärgerlich wird es, wenn fehlerhafte Rechnungen erst Jahre später bei einer Betriebsprüfung auffallen. Dann ist es häufig zu spät für eine Korrektur – mit unangenehmen Folgen. In diesem Beitrag lesen Sie, welche Pflichtangaben in jede Rechnung gehören und worauf Sie unbedingt achten sollten.

Checkliste Rechnungen

Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers 
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer 
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung 
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung 
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt 
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts 
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie ggf. ein Hinweis auf Steuerbefreiung 

Rechnungen können Sie entweder selbst in Word (oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm) erstellen – oder eine professionelle Software nutzen. Ab einer bestimmten Zahl an Rechnungen macht es Sinn, auf Software zu setzen. Der Grund: Eine Rechnungssoftware übernimmt viele Angebots- oder Kundendaten automatisch in die Rechnung, wenn sie an die jeweiligen Systeme angeschlossen ist. Außerdem passieren Ihnen mit einer Rechnungssoftware automatisch weniger Fehler als beim manuellen Schreiben von Rechnungen. Als Rechnung gilt übrigens auch eine Gutschrift. Unser Tipp: Aufträge und Rechnungen mit Lexware auftrag+faktura erstellen.

Checkliste Kleinbetragsrechnung

Beachten Sie bitte: Die vorstehende Checkliste ist für Rechnungen mit einem Betrag von mehr als 250 € brutto gültig. Für Rechnungen mit einem Betrag von weniger als 250 € brutto gelten Erleichterungen. Bei solchen sogenannten Kleinbetragsrechnungen können Sie z.B. auf die Umsatzsteueridentifikationsnummer verzichten. Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung 
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung 
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe 
  • Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt 

Im Versandhandel findet die Kleinbetragsrechnung keine Anwendung!

Ergänzende Hinweise zu Angaben einer Rechnung

Steuernummer und USt-IdNr.
Sie müssen entweder Ihre Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesene Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) auf der Rechnung angeben.

Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmens und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmens anzugeben.

Rechnung in fremdem Namen
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab, muss er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers angeben.

Rechnungsnummer
Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass jede vom Unternehmer erstellte Rechnung nur einmal ausgestellt wird. Das bedeutet: jede Rechnungsnummer muss einmalig sein und darf nicht doppelt vergeben werden. Wie sich die Rechnungsnummer zusammensetzt, ist Ihnen überlassen.

Hinweis: Der Vorsteuerabzug geht bei fehlerhafter Rechnungsnummer nicht verloren. Vorausgesetzt der Leistungsempfänger konnte dies nicht erkennen.

Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Dienstleistung
Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen (ermäßigter Satz oder voller Satz der Umsatzsteuer).

Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung
Hier ist die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind.

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