Rechnungen schreiben: So erstellen Sie Rechnungen richtig

Was Sie bei der Rechnungserstellung beachten müssen
Aktualisiert am: 14.01.2016

Falsch ausgestellte Rechnungen sind kein Kavaliersdelikt. Fehlen Angaben oder sind Pflichtangaben falsch, führt das nicht nur zu nervigen Zahlungsverzögerungen, sondern auch zu Stress mit dem Finanzamt. Diese Folgen lassen sich durch korrekt ausgestellte Rechnungen vermeiden. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Rechnungen richtig schreiben und alle steuerlichen Pflichtangaben korrekt integrieren.

Was ist beim Rechnungen schreiben zu beachten?

Grundsätzlich ist bei der Rechnungserstellung zu beachten, dass alle benötigten Pflichtangaben enthalten sind. Es ist absolut empfehlenswert, bei der Erstellung von Rechnungen sehr genau zu arbeiten, da das Finanzamt bei fehlerhaften Rechnung keinen Spaß kennt. Arbeiten Sie beim Erstellen der Rechnungen sorgfältig und fügen alle Pflichtangaben ein – so sind Sie auf der sicheren Seite.

Folgende Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten:

Pflichtangabe
Pflichtangabe Erklärung
Rechnungssteller vollständiger Name und vollständige Adresse des Unternehmers
Rechnungsempfänger vollständiger Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer einmalige Nummer, die einem Nummernkreis angehört, z.B. RG-2016-12345
Rechnungspositionen inklusive Menge und Artikelbezeichnung
Leistungs- und Lieferdatum
Netto-Betrag (ohne Steuersatz)
Umsatzsteuer ermäßigter Steuersatz für Lebensmittel und Bücher: 7%/ Normalsteuersatz: 19%
Steuerbetrag
Grund einer eventuellen Steuerbefreiung Kleinunternehmer müssen zum Beispiel keine Umsatzsteuer ausweisen
Aufbewahrungspflicht ausgestellte Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden/ bei umsatzsteuerpflichtigen Werkleistungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss der Rechnungsempfänger die ausgestellte Rechnung 2 Jahre aufbewahren

Rechnungen schreiben: elektronische Rechnung vs. klassische Papierrechnung

Auch für Kleinunternehmer kann es sich lohnen, auf elektronische Rechnungen umzusteigen. Warum? Elektronische Rechnungen vereinfachen Geschäftsprozesse, sichern eine schnellere Zusendung an den Kunden und senken dazu noch Ausgaben für Porto, Archivierung und Buchhaltung.

Der Gesetzgeber hat im Jahr 2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. Das bedeutet, dass die rechtlichen Voraussetzungen nahezu identisch sind:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung 
  • Unversehrtheit des Inhalts 
  • Lesbarkeit des Inhalts 

Mehr Informationen zu elektronischen Rechnungen und der Umstellung im Unternehmen lesen Sie hier.

Rechnungen schreiben – was muss ich beim Vorsteuerabzug beachten?

Auch wenn Sie als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, heißt das leider noch lange nicht, dass Ihnen das Finanzamt die Umsatzsteuer erstattet. Wenn beispielsweise die Angaben in Ihren Rechnungen fehlerhaft oder unvollständig sind, verweigert das Finanzamt die Auszahlung. Sie sollten bei der Erstellung von Rechnungen sorgfältig vorgehen, da Sie, als Unternehmer, dem Finanzamt gegenüber keinen Vertrauensschutz genießen. Hat das Finanzamt nur den kleinsten Verdacht, dass Rechnungen fehlerhaft ausgestellt wurden, ist der Vorsteuerabzug erstmal zurückzuzahlen. Der Vorsteuerabzug wird Ihnen erst zurückerstattet, wenn dem Finanzamt die berichtigte Rechnung vorliegt. In diesen Fällen droht Unternehmern nicht nur das Zinsrisiko, sondern auch ein sehr hohes finanzielles Risiko. Je nach Umfang der fehlerhaft ausgestellten Rechnungen kann die unverzügliche Rückforderung durch das Finanzamt existenzbedrohende Auswirkungen auf kleine Unternehmen haben.

Die gute Nachricht ist, dass diese drastischen Konsequenzen bei richtig ausgestellten Rechnungen nicht eintreten. Da es für die Erstellung von Rechnungen eindeutige Richtlinien gibt, ist es als Unternehmer einfach, sich an diese zu halten.

Lesen Sie hier weiter zum Thema Vorsteuer, speziell für Unternehmer.

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