Die klassische Rechnungsvorlage

So erfüllen Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben
Aktualisiert am: 14.01.2016

Täglich werden in Unternehmen, Firmen und Büros viele Rechnungen geschrieben und an Kunden und Geschäftspartner verschickt. Auch wenn Rechnungen schreiben für viele Unternehmer lästige Pflicht ist, ist es eine der tragenden Liquiditätssäulen jeder Firma. Ohne Rechnung kein Geldeingang, So lässt jede geschriebene Rechnung Ihren Umsatz wachsen. Unsere Rechnungsvorlage für eine klassische Rechnung beinhaltet alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben.

Rechnungsvorlage: allgemeine Pflichten der Rechnungsstellung

Jeder Unternehmer, der Waren und Leistungen anbietet, ist verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Für die Rechnungsstellung gibt es zahlreiche Regeln und Pflichten. Ist man als Unternehmer ungenau bei der Erstellung, der Umsatzsteuerausweisung oder den Fristen, führt das nicht selten zu unangenehmen Rückfragen vom Finanzamt. Diese Rückfragen lassen sich leicht verhindern. Wenn alle Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sind und die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist, sind Sie steuerlich auf der sicheren Seite.

Besonders wichtig: Eine Rechnung muss binnen 6 Monaten nach der Ausführung der Leistung ausgestellt werden, mit allen erforderlichen Angaben.
Eine rechtsichere Rechnungsvorlage, die alle Pflichtangaben enthält, können Sie hier herunterladen.

Pflichtangaben einer Rechnung – Rechnungsvorlage (mit USt)

Jede ausgestellte Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten. Die Pflichtangaben für Rechnungen sind im Umsatzsteuergesetz §14 verankert.

Pflichtangabe
Pflichtangabe Erklärung
Rechnungssteller vollständiger Name und vollständige Adresse des Unternehmers
Rechnungsempfänger vollständiger Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer einmalige Nummer, die einem Nummernkreis angehört, z.B. RG-2016-12345
Rechnungspositionen inklusive Menge und Artikelbezeichnung
Leistungs- und Lieferdatum
Netto-Betrag (ohne Steuersatz)
Umsatzsteuer Ermäßigter Steuersatz für Lebensmittel und Bücher: 7%/ Normalsteuersatz: 19%
Steuerbetrag
Grund einer eventuellen Steuerbefreiung Kleinunternehmer müssen zum Beispiel keine Umsatzsteuer ausweisen
Aufbewahrungspflicht ausgestellte Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden/ bei umsatzsteuerpflichtigen Werkleistungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss der Rechnungsempfänger die ausgestellte Rechnung 2 Jahre aufbewahren

Rechnungen komfortabel erstellen

Mit dem Rechnungsprogramm Lexware faktura + auftrag können Rechnungen, Aufträge und Angebote für nur 7,90 € pro Monat komfortabel erstellt werden. Mit dieser Software-Lösung werden alle Aufträge und Rechnungen nach Kunden und Lieferanten sortiert verwaltet. Alle wichtigen Daten können jederzeit von unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet abgerufen werden.

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer (ohne USt)

Einzelunternehmer können bei geringen Umsätzen als Kleinunternehmer umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer registrieren lassen. Bei geringen Umsätzen bietet diese Option den Vorteil, dass auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgezeichnet werden muss. Das ist nur möglich, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr nicht höher als 17.500 € war und Ihr Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € beträgt.

Treffen diese Einkommensgrenzen auf Ihr Unternehmen zu, sind Sie nicht verpflichtet, die Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen auszuweisen. Für diesen Fall, finden Sie hier eine passende Rechnungsvorlage. Wenn Sie ganz sicher sein wollen, vermerken Sie auf der Rechnung folgenden Hinweis: "Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer enthalten."

Eine rechtsichere Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer, die alle Pflichtangaben enthält, finden Sie hier.

Kleinbetragsrechnung – die Ausnahme für jede Unternehmensgröße

Die Möglichkeit der Kleinbetragsrechnungen ist für jede Unternehmensgröße gegeben. Eine Kleinbetragsrechnung kann ausgestellt werden, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung nicht größer als 250 Euro ist (Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer). Im Gegensatz zu den klassischen Rechnungen muss in einer Kleinbetragsrechnung anstatt des Umsatzsteuerbetrags, nur der Steuersatz (19% oder 7%) angegeben sein. In der Kleinbetragsrechnung sind die folgenden Angaben erforderlich:

  1. der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers; der Leistungsempfänger muss nicht angegeben werden,
  2. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung und 
  3. das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag), anstatt des Umsatzsteuerbetrags muss nur der Steuersatz angegeben sein; es muss der nach dem Gesetz vorgeschriebene Steuersatz angegeben sein (19 % oder 7 %), die bloße Angabe des Umrechnungsfaktors (15,97 % bzw. 6,54 %) berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug; die Vorsteuer ist mit dem angegebenen Steuersatz aus dem Bruttobetrag herauszurechnen, 
  4. im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, 
  5. das Ausstellungsdatum.

Im Alltag ist eine Kleinstbetragsrechnung ein Kassenbeleg, der nach dem Kauf Kunden, bzw. Käufern direkt mitgegeben wird. Alle oben genannten Angaben müssen enthalten sein. 

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