Selbstmanagement: Die effektivsten Methoden

Die Situation kommt wohl vielen bekannt vor: gleich ein Termin mit einem Mitarbeiter, später das Quartalsmeeting und im Anschluss muss noch die Präsentation für nächste Woche werden. Und dazwischen E-Mails, die beantwortet werden müssen und ein Kollege, der Hilfestellung bei einer Aufgabe braucht. Im Arbeitsalltag stehen meist unzählige Aufgaben an, sodass man manchmal kein Land mehr sieht. Dabei ist es nicht immer so einfach, sich nicht ablenken zu lassen und am Ball zu bleiben, um alles rechtzeitig abzuarbeiten. Genau jetzt ist effektives Selbstmanagement gefragt. Zum Glück gibt es Strategien und Instrumente, mit denen Sie Ihren Arbeitstag einfach organisieren können. Lesen Sie jetzt, welche Methoden es gibt und warum optimales Selbstmanagement so wichtig ist.

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Frau zeigt auf ein beschriftetes Flipchart
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 |  Zuletzt aktualisiert am:18.10.2023

Was ist Selbstmanagement?

Im Grunde handelt es sich beim Selbstmanagement um die Fähigkeit, mit deren Hilfe Sie effizienter arbeiten, um Ihre gesteckten Ziele zu erreichen. Sie optimieren sich selbst, um das Beste aus Ihnen herauszuholen.  

Im Arbeitsalltag ist vieles zu planen und umzusetzen. Um nicht den Überblick zu verlieren und um effizient zu arbeiten, setzen dabei viele durchgetaktete Managementmethoden ein.  So ist es beispielsweise Ziel eines persönlichen Zeit- und Selbstmanagements, auf Basis eines strukturierten Alltags, Tätigkeiten mit hoher Priorität zu planen und durchzuführen. Verinnerlichen Sie Methoden für ein effektives Selbstmanagement, so sparen Sie dabei Zeit und Nerven. Dabei spielt auch das Zeitmanagement eine entscheidende Rolle. Hier die Begriffe und ihre jeweilige Definition: 

  • Zeitmanagement: Beim Zeitmanagement geht es darum, anfallende Aufgaben und Termine effizient auf die vorhandenen Stunden aufzuteilen. Dabei kann die verfügbare Arbeitszeit je nach Jobbereich und Projekt variieren. Im Prinzip geht es nicht darum, mehr Zeit zu generieren, sondern die zur Verfügung stehenden Stunden gut zu nutzen. Wichtig ist: Zeit ist eine fixe Größe. 

  • Selbstmanagement: Im Vergleich dazu beschreibt die Definition von Selbstmanagement die Fähigkeit, die jeweiligen Aufgaben erfolgreich in der verfügbaren Zeit zu erledigen. Essenzielle Kompetenzen für Selbstmanagement sind neben gutem Zeitmanagement auch Organisation, Planung und Motivation. 

Somit hängen Selbstorganisation und Zeitmanagement eng miteinander zusammen. Ohne Zeitmanagement bringt Ihnen die beste Selbstorganisation nichts, umgekehrt gilt das genauso. Fürs Zeit- und Selbstmanagement gibt es verschiedene Methoden und Techniken, um Aufgaben zu meistern, Prioritäten zu setzen und die eigene Produktivität zu steigern.

Was ist der Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement?

  • Zeitmanagement: Beim Zeitmanagement geht es darum, anfallende Aufgaben und Termine effizient auf die vorhandenen Stunden aufzuteilen. Dabei kann die verfügbare Arbeitszeit je nach Jobbereich und Projekt variieren. Im Prinzip geht es nicht darum, mehr Zeit zu generieren, sondern die zur Verfügung stehenden Stunden gut zu nutzen. Wichtig ist: Zeit ist eine fixe Größe. 
  • Selbstmanagement: Im Vergleich dazu beschreibt die Definition von Selbstmanagement die Fähigkeit, die jeweiligen Aufgaben erfolgreich in der verfügbaren Zeit zu erledigen. Essenzielle Kompetenzen für Selbstmanagement sind neben gutem Zeitmanagement auch Organisation, Planung und Selbstmotivation. 

Somit hängen Selbstorganisation und Zeitmanagement eng miteinander zusammen. Ohne Zeitmanagement bringt Ihnen die beste Selbstorganisation nichts, umgekehrt gilt das genauso. Fürs Zeit- und Selbstmanagement gibt es verschiedene Methoden und Techniken, um Aufgaben zu meistern, Prioritäten zu setzen und die eigene Produktivität zu steigern.

Darum ist gutes Selbstmanagement so wichtig

Bevor wir uns den Methoden für erfolgreiches Selbstmanagement widmen, beleuchten wir die Vorteile, die geübte Selbstmanager haben. Wie in fast allen Lebensbereichen lässt sich etwas nur dann erfolgreich umsetzen, wenn man die Bedeutung dahinter versteht. Hier einige Beispiele, was Selbstmanagement und Zeitmanagement Positives bewirken können: 

  • Produktivität: Eine gute Zeitplanung hat den Vorteil, dass Sie beim Arbeiten produktiver werden. Verschwenden Sie keine wertvolle Zeit und bleiben dabei fokussiert, führt das zu schnelleren und besseren Ergebnissen

  • Mehr Freizeit: Vermeiden Sie Ablenkung und steigern dabei Ihre Produktivität, haben Sie infolgedessen mehr Zeit für Freunde, Familie und Freizeit. Dies fördert eine ausgewogene Work-Life-Balance

  • Stressreduktion: Die Kombination aus Produktivität und mehr Freizeit reduziert gleichzeitig das Stresslevel. Dank des verbesserten Selbstmanagements können Sie nach der Arbeit leichter abschalten und damit die mentale Gesundheit fördern. Durch weniger Stress beugen Sie außerdem die Entwicklung von Krankheiten wie Burnout, Depressionen und Herz-Kreislauf-Probleme vor. 

  • Motivation: Selbst- und Zeitmanagement zu lernen, ist unabdingbar um den Erfolg voranzutreiben, und gleichzeitig die Motivation hochzuhalten. Je entspannter Sie sind und je mehr Spaß Sie an der Arbeit haben, desto motivierter sind Sie letztlich auch. Diese Energie werden Sie im Arbeitsleben brauchen: Hinter der Aussage, dass das Arbeitsleben ein Marathon und kein Sprint ist, steckt tatsächlich viel Wahrheit. 

In Sachen Zeitmanagement Vorbild sein

Auch als Führungskraft sollte man gutes Selbst- und Zeitmanagement beherrschen. Nur so wird sicher, dass die Verantwortungsbereiche im Team sinnvoll verteilt und die personellen Ressourcen gut genutzt werden.

Tipp

Wie lassen sich Störungen vermeiden?

Wer für verschiedene Unternehmen arbeitet, erhält zwangsläufig viele E-Mails, Chatnachrichten oder Anrufe. Diese reißen Sie allerdings immer wieder aus einer Aufgabe heraus. Um das zu vermeiden und Konzentrationsphasen zu erhalten, empfiehlt es sich, bewusste Arbeitsphasen ohne Unterbrechungen einzuplanen. Konkret heißt das:

  • das Mailprogramm für eine bestimmte Zeit schließen
  • das Handy auf „stumm“ schalten
  • im Chatmodul, über das Sie mit Ihren Auftraggebern vernetzt sind, anzeigen, dass Sie gerade nicht gestört werden wollen

     

8 Methoden für besseres Selbstmanagement

Um die passende Methode für effektives Zeit- und Selbstmanagement zu finden, müssen Sie sich erst mal ausprobieren und verstehen, was bei Ihnen, als Selbstmanager, am besten funktioniert. Möchten Sie besser mit Ihrer Zeit umgehen, werden Sie mit Sicherheit Ihren bisherigen Rhythmus anpassen müssen – das braucht etwas Eingewöhnungszeit. Wir haben sieben der bekanntesten Methoden für Zeit- und Selbstmanagement zusammengestellt:

1. Das erprobte Eisenhower-Prinzip

Fällt es Ihnen manchmal schwer, zu entscheiden, wo Sie anfangen sollen? Dann ist auch privates Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip genau das Richtige für Sie. Dafür bilden Sie ein Koordinatensystem, das auf den Achsen der Dringlichkeit und Wichtigkeit basiert. Die Aufgaben werden in vier Quadranten eingeteilt: 

  • A-Aufgaben (dringend, wichtig): Aufgaben, die dringend und wichtig sind, sollten Sie sofort erledigen, um Probleme und Stress zu vermeiden. 

  • B-Aufgaben (nicht dringend, wichtig): Ist etwas wichtig, aber nicht dringend, tragen Sie dafür einen Termin ein. An diesem Datum wird es zur A-Aufgabe. 

  • C-Aufgaben (dringend, nicht wichtig): Zu den Zeitfressern gehören Angelegenheiten, die zwar dringend, aber nicht sonderlich wichtig sind – beispielsweise das Beantworten von E-Mails. Optimal ist es, wenn Sie diese an Mitarbeiter oder Kollegen delegieren

  • D-Aufgaben (nicht dringend, nicht wichtig): Nicht wichtige und auch nicht dringende Aufgaben können Sie für die To-do-Liste ignorieren

2. Mehr Struktur mit der Alpen-Methode

Gut strukturiertes Zeitmanagement ist mit der ALPEN-Methode gut umzusetzen, um den Tag zu organisieren. Der Begriff ALPEN ist ein Akronym für die folgenden Ausdrücke: 

  • A – Aufgaben aufschreiben: Schreiben Sie auf, welche To-dos anstehen und im Kopf herumschwirren. 

  • L – Länge einschätzen: Jetzt versehen Sie jede Aufgabe mit einem geschätzten Aufwand. Haben Sie die in der Vergangenheit schon einmal durchgeführt, nehmen Sie die Erfahrung als Richtwert. 

  • P – Pufferzeit einplanen: Gelegentlich dauern Dinge nicht nur länger, während des Tages kommen außerdem unvorhergesehene Anrufe, E-Mails und weitere Tätigkeiten dazwischen. Um Überstunden und Stress zu vermeiden, sollten Sie genug Pufferzeit einplanen – circa 40 Prozent der Arbeitszeit

  • E – Entscheidungen treffen: Jetzt entscheiden Sie, was Sie heute erledigen möchten. Hierfür lässt sich das Eisenhower-Prinzip gut anwenden. 

  • N – Nachkontrolle durchführen: Nach Feierabend kontrollieren Sie, was Sie geschafft haben. Die nicht erledigten Punkte werden für den Folgetag priorisiert, um so die Planung schrittweise zu optimieren. Bei Bedarf erstellen Sie für ein effektives Zeitmanagement einen Wochenplan, um nicht täglich aufs Neue zu strukturieren. 

3. Vorzüge der SMART-Methode

Eine weitere beliebte Methode für effektives Zeitmanagement ist die SMART-Methode. Sie wird gerne in Unternehmensbereichen wie dem Projektmanagement angewandt. SMART ist ebenfalls ein Akronym und steht für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Ein Tages- oder Wochenplan sollte diese Punkte erfüllen, um effektiv zu sein. Wichtig ist hierbei jedoch sich realistisch Ziele zu setzen, um die eigene Produktivität und die Motivation nicht zu beeinträchtigen. 

4. Arbeiten nach dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip liefert keine genauen Tipps für das Selbstmanagement. Vielmehr will es verdeutlichen, wie bedeutend die richtige Einschätzung der Aufgabenpriorisierung ist. Das Pareto-Prinzip besagt nämlich, dass mit 20 % der Zeit 80 % der Ergebnisse erzielt werden. Im Gegensatz dazu bedarf es für die restlichen 20 % ganze 80 % des Aufwands.  

5. Kurz und knackig – die Getting-Things-Done-Methode

Vereinfacht gesagt, geht es bei diesem Zeitmanagement-Modell darum, im ersten Schritt alle To-dos aufs Papier zu bringen. Ziel ist es dabei, den Kopf zu leeren und Hintergedanken zu eliminieren. Im Anschluss gehen Sie diese Liste durch und entscheiden, was Sie selbst erledigen müssen bzw. verschieben oder delegieren. Die reduzierte Liste ordnen Sie dann in verschiedene Kategorien wie „Besprechen“, „Erarbeiten“ und „Beantworten“ ein. Vor der Arbeit schauen Sie sich die Wochenübersicht noch einmal an und entscheiden, ob die integrierten Punkte sinnvoll sind. 

6. Hoch geschätzt – die ABC-Analyse

Eines der bekanntesten Tools für Zeitmanagement ist die ABC-Analyse. Hier schreiben Sie zunächst alle To-do's auf und versehen sie dann mit dem geschätzten Stundenaufwand sowie der Wichtigkeit von A bis C mit absteigender Relevanz. Im Idealfall verwenden Sie für die wichtigsten Aufgaben (A) etwa 60 % der Arbeitszeit, für die weniger wichtigen (B) circa 25 % und schließlich 15 % für die unwichtigen Aufgaben (C). In der Realität halten sich die meisten aber unverhältnismäßig viel mit den C-Aufgaben auf. Diese sollten idealerweise delegiert werden beispielsweise das Telefonieren und Bearbeiten von E-Mails. 

7. So funktioniert die Pomodoro-Technik

Diese Selbstmanagement-Methode lässt sich hervorragend mit anderen Zeitmanagement-Techniken kombinieren. Ziel ist es dabei, genügend Pausen in den Arbeitsprozess einzubinden, um die Konzentration und Produktivität auf einem konstanten Level zu halten. Haben Sie sich für eine Aufgabe entschieden, stellen Sie einen Timer für 25 Minuten und arbeiten daran ohne Unterbrechung und Ablenkung. Dann machen Sie fünf Minuten Pause, um durchzuatmen, sich ein wenig zu bewegen oder auf Toilette zu gehen. Wiederholen Sie anschließend diese Schritte viermal und gönnen sich dann eine 30-minütige Pause.

8. Mit AMORE ans Ziel

Bei der AMORE-Technik geht es darum, seine Ziele realistisch, aber dennoch ambitioniert zu formulieren. Die Buchstaben stehen dabei für Ambitioniert, Motiviert, Organisiert, Realistisch und Echt – alles Aspekte, die bei der Zielsetzung berücksichtigt werden müssen. Um die ambitionierten sowie realistischen Ziele zu erreichen, braucht es Motivation, eine gute Organisation und Echtheit, also dass Sie immer bei sich selbst bleiben und sich Ihrer Stärken bewusst sind. Die Schwierigkeit hierbei liegt darin, das richtige Gleichgewicht zu finden.

Tipp

Holen Sie sich Hilfe und Unterstützung

Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Aus diesem Grund gibt es für Selbstmanagement entsprechende Trainings, Seminare und Coachings. Experten unterstützen Sie dabei, vorhandene Probleme zu erkennen und durch den richtigen Selbstmanagement-Ansatz Erfolge zu erzielen.

Erfolgreiches Selbstmanagement durch klare Prioritäten

Ihre tagtäglichen Aufgaben sind vielfältig und anspruchsvoll. Dies wird nicht einfacher, sobald Angestellte dazukommen Folgende vier Regeln zum richtigen Selbstmanagement können Ihnen den Arbeitsalltag aber erheblich erleichtern: 

  • Menschen vor Sachen
    Entscheidungen werden in der Regel unter sachlichen Gesichtspunkten gefällt. Oft sind davon allerdings Personen betroffen. An diese Seite sollte der Chef denken.  

  • Gewinn vor Umsatz
    Vergessen Sie nicht die Aufwendungen, die mit dem Umsatz verbunden sind. Eine Steigerung des Umsatzes ist wünschenswert, allerdings nicht zu jedem Preis. Unternehmensziel muss es immer sein, Gewinn zu erwirtschaften. Verzichten Sie lieber auf Wachstum, wenn das Ihren Gewinn dauerhaft senkt. 

  • Liquiditätvor Rentabilität
    Wer die Finanzen vergisst, gerät schnell in eine Liquiditätsfalle. Dann drohen Zahlungsunfähigkeit oder sogar der schnelle Konkurs. Im Zweifel sollten Sie also ein Geschäft mit hoher Zahlungssicherheit (und normaler Rendite) einem Auftrag mit hoher Rendite (und höherem Zahlungsrisiko) vorziehen. 

  • Bestandssicherung vor Expansion
    Wer zu schnell wächst, bekommt die Rechnung oft durch ebenfalls schnell wachsende Folgekosten serviert. Wachstum ist ein Unternehmensziel - aber nicht zu jedem Preis. Kritisch wird es auch dann, wenn Ihre Organisationsstrukturen oder Kapazitäten in der Unternehmensführung nicht mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten oder gar zusammenbrechen (z. B. Versand- oder Produktionslogistik). 

Das eigene Selbstmanagement reflektieren

Sie sollten sich von Zeit zu Zeit einen Moment nehmen, um Ihr eigenes Selbstmanagement zu reflektieren. Berücksichtigen Sie hierbei nicht nur die klaren Fakten, die Sie schwarz auf weiß auf Papier haben. Reflektieren Sie ebenfalls die eigenen Strukturen und Handlungen – mit anderen Worten: Besinnen Sie sich Ihres Selbstmanagements und überlegen Sie sich, ob Sie dieses zielführend umgesetzt haben.

Tipp

Selbstmanagement für bessere Work-Life-Balance

Ziehen Sie nicht nur beruflich eine Bilanz. Selbstmanagement verhilft Ihnen zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Gerade Jungunternehmer und Selbstständige neigen häufig dazu, ihren beruflichen Alltag dem Privatleben überzuordnen und vergessen sich dabei oft selbst.

Gedankenimpulse zur Reflexion

Beim Revue Ihrer Leistung und Ihres Selbstmanagements sollten Sie Antworten auf folgende Fragen finden: 

  • Was ist Ihnen besonders gut gelungen? 

  • An welchen Stellen können oder wollen Sie etwas verbessern

  • Setzen Sie sich konkrete Unternehmensziele für die kommende Zeit.  

  • Haben Sie sich auch bewusst die Zeit genommen, um private oder berufliche Erfolge zu genießen

  • Haben Sie gehandelt, als Sie Gefahr liefen, ein Ziel nicht zu erreichen? 

Private und Unternehmensziele setzen

Damit es in Zukunft noch besser für Sie läuft, setzen Sie sich möglichst konkrete berufliche und private Ziele. Halten Sie je 3-6 für Sie besonders wichtige Ziele schriftlich fest, und versuchen Sie, Messgrößen und Prüftermine zumindest für die beruflichen Ziele zu finden. Im Privaten sollten Sie hierauf verzichten, weil der Privatbereich möglichst nicht so streng geplant und kontrolliert werden soll wie die beruflichen Dinge. Selbstmanagement ist wichtig, sollte allerdings nicht in einen Zwang ausarten.

Tools, die beim Selbstmanagement unterstützen

Wer wollte nochmal was und wann? Es gibt einige Hilfsmittel, mit denen solche Fragen gar nicht erst aufkommen. Diese müssen nicht einmal teuer sein. Wir haben ein paar Tools zusammengetragen, die Ihnen Ihren Arbeitsalltag direkt erleichtern:

  • Digitale Kalender leisten wertvolle Dienste: Hier lassen sich Aufgaben tageweise einplanen und automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts in Vergessenheit gerät. Die meisten Kalender synchronisieren sich über mehrere Geräte hinweg, damit haben Sie Ihre Termine immer dabei.
  • Kundentermine online vergeben: Ein erheblicher Teil Ihrer Zeit entfällt auf Terminabstimmungen mit Kunden? Dann ist ein Tool wie eTermin die smarte Lösung für Sie. So können Ihre Kunden bequem online einen Termin bei Ihnen buchen – ohne lange Abstimmung.
  • Professionalisieren Sie Ihr Projektmanagement: Bei vielen unterschiedlichen Projekten können Sie schonmal den Überblick verlieren. Mit einem kostenlosen Tool wie Trello können Sie alle Prozesse in einem Board erfassen. Wenn Sie noch eine Schippe draufsetzen möchten, dann nutzen Sie ein Tool wie awork. Dies umfasst neben einer Zeiterfassung ein detailliertes Projektmanagement, mit dem Sie To-dos, Abstimmungen und vieles mehr zentral erfassen können.

Tipp

Selbstmanagement Schritt für Schritt

Selbstmanagement beginnt mit kleinen Dingen: Einer aufgeräumten Ablage, einer groben Priorisierung Ihrer Aufgaben oder das Aufbringen der notwendigen Konzentration, um in den Tag zu starten. Diese Schritte weden langsam zu Gewohnheiten - das Zauberwort ist hier Konsequenz. Es kommt nicht darauf an, dass Sie von Anfang an alle Aufgaben sofort erledigen. Wichtiger ist, dass Sie eine Methode finden, die zu Ihnen passt und diese stringent durchziehen. Die Planung, Entwicklung und Umsetzung von Entscheidungen erfolgen in Ihrem Rhythmus. Vergessen Sie das nicht. Je konzentrierter Sie arbeiten, umso schneller und effizienter werden Sie mit der Zeit arbeiten und Dinge zu Ende bringen. Somit beweisen Sie Ihre Leistungsfähigkeit - auch unter Druck.

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