Risikomanagement im Unternehmen (1): So erkennen Sie gefährliche Abhängigkeiten

So erkennen Sie gefährliche Abhänigkeiten in Ihrem Unternehmen
Aktualisiert am: 06.06.2017

Risiken und Chancen gehören zum unternehmerischen Handeln. Wichtig ist aber, dass Sie Chancen und Risiken erkennen, richtig bewerten und bewusst eingehen. Die Grundlage dafür ist ein funktionierendes Risikomanagement. Wie Sie gefährliche Abhängigkeiten in Ihrem Unternehmen zuverlässig erkennen und gegebenenfalls gegensteuern können, erfahren Sie im ersten Teil unserer Risikomanagement-Reihe.

Nur die systematische Suche nach Abhängigkeiten stellt sicher, dass gefährliche Entwicklungen zuverlässig erkannt werden. Große Konzerne verfügen zu diesem Zweck über eigene Risikomanagementsysteme und ganze Abteilungen. Für kleine Unternehmen ist das natürlich überdimensioniert. Hier reicht es, sich die wesentlichen Entwicklungen regelmäßig (z. B. jährlich) anzusehen. Dabei sollten Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Zu Beginn werden mögliche Abhängigkeiten mit einer (mathematischen, z.B. ABC-Analyse) Analyse festgestellt.
  • Das Ergebnis wird durch eine menschliche Einschätzung überprüft. Dabei wird der Kreis der Abhängigkeiten in der Regel verkleinert.
  • Maßnahmen zum Umgang mit dem Risiko werden vorbereitet.

Grundsätzlich gibt es eine Vielzahl von Abhängigkeiten und damit Risikofaktoren in einem Unternehmen. Gerade bei Kleinunternehmen sind es häufig allerdings immer wieder ähnliche, oft grundlegende Risiken, die Unternehmen in Schieflage oder sogar in die Insolvenz bringen. Wir haben die häufigsten Risikofaktoren für Sie aufbereitet.

Abhängigkeit des Unternehmens von einem Rohstoff oder einem Bauteil

Viele Unternehmen stellen nach einer ersten Analyse fest, dass sie sehr stark von der Verfügbarkeit einzelner Rohstoffe oder Bauteilen abhängig sind. Werden z. B. Teile für die Produktion knapp, erhöht sich deren Preis. Gleichzeitig kann die Belieferung mit ausreichenden Mengen nicht sichergestellt werden. Das führt zu höheren Herstellkosten und/oder Lieferproblemen.

  • In der mathematischen Analyse wird der Anteil der einzelnen Rohstoffe und Kaufteile am gesamten Einkaufsvolumen (in Euro) berechnet. Mindestens 10, höchstens 20 führende Artikel sollten als kritisch eingestuft werden. Gleichzeitig müssen die Teile als kritisch eingeordnet werden, die zwar wesentlich für die eigene Fertigung sind, aber einen geringen Euro-Wert haben.
  • In einer menschlichen Analyse wird das Risiko einer Verknappung der kritischen Artikel bewertet. Kommen Sie dabei zum Ergebnis, dass die Wahrscheinlichkeit für mögliche Beschaffungsprobleme und/oder Preisanstiege groß ist, sollten Sie die möglichen Auswirkungen anhand eines Szenarios durchspielen.
  • Gegebenenfalls sollten Sie Lagerbestände für kritische Artikel aufbauen und dafür bewusst Liquiditätsnachteile in Kauf nehmen; oder Sie entwickeln alternative Stücklisten und bereiten sich so mit einem Plan-B-Szenario auf den Eintritt des Risiko-Szenarios vor.

Abhängigkeit des Unternehmens von einem Lieferanten

Die Konzentration auf wenige Lieferanten ist betriebswirtschaftlich häufig richtig, weil sie Kosten spart und Konditionen verbessert. Gleichzeitig erhöht sie aber die Abhängigkeit. Fällt ein wichtiger Lieferant aus, stoppt zunächst der Warenstrom in das Unternehmen.

  • Die ABC-Analyse aus dem Einkauf erkennt die Lieferanten, deren Anteil am gesamten Einkaufsvolumen besonders hoch ist.
  • Weitere kritische Partner werden erkannt, wenn wichtige Rohstoffe und Bauteile von kleineren Lieferanten bezogen werden.
  • Zweitlieferanten für die wichtigsten Kaufteile erhöhen die Sicherheit, sind aber in kleinen Unternehmen aufgrund der geringen Mengen oft unwirtschaftlich. Die Alternativlieferanten sollten aber zumindest bekannt sein.

Abhängigkeit des Unternehmens von einem Kunden

Große Kunden lasten die Kapazitäten aus und ermöglichen Größeneffekte. Wenn diese Kunden zu hohe Preiszugeständnisse fordern oder sich einen anderen Lieferanten suchen, fällt sofort ein beträchtlicher Teil des Umsatzes weg. Weil aber Kundenwachstum grundsätzlich ein gewollter Effekt ist, entsteht eine Abhängigkeit von großen Kunden meist unbemerkt.

  • Die ABC-Analyse im Vertrieb macht die Kunden sichtbar, die einen großen Umsatzanteil haben. In der Praxis wird ein Umsatzanteil eines Kunden von mehr als 10 % Gesamtumsatz als kritisch gesehen.
  • Die endgültige Einordnung als kritischer Kunde erfolgt nach einer Beurteilung durch den Menschen. So können Kunden mit 15 % Umsatzanteil als unkritisch gesehen werden, wenn z.B. ein langjähriges Vertrauensverhältnis besteht, oder gar langfristige Lieferverträge zu guten Konditionen etc.
  • Es muss versucht werden, andere Kunden zu fördern und ebenfalls zum Wachstum zu bewegen.
Abhängigkeit des Unternehmens von einer Geschäftsidee

Vor allem kleine Unternehmen bauen meist auf eine Geschäftsidee oder ein Produkt. Damit sind sie vollständig abhängig von der Marktentwicklung, die sich für diese Leistung ergibt.

  • Pro Produkt wird der Anteil des Umsatzes am Gesamtumsatz festgestellt. Die Betrachtung des Deckungsbeitragsanteils ist aussagefähiger, verursacht allerdings höheren Aufwand. Solange der Anteil eines Produkts am Gesamtumsatz bzw. am Gesamtdeckungsbeitrag 15 % nicht überschreitet, ist das Risiko hier mathematisch gering. Liegt der Anteil höher, sollten Sie sich die Situation genauer ansehen und entsprechend bewerten.
  • Besonders kleine Unternehmen sind mit der Konzentration auf ein Produkt erfolgreich; in diesem Fall ist die Abhängigkeit von diesem einen Produkt gleichermaßen Chance und Risiko. Umso wichtiger ist es, sich dessen bewusst zu sein: Suchen Sie gezielt nach möglichen Gefährdungen: Drängen neue Mitbewerber in die gefundene Marktnische? Gibt es gesetzliche Vorgaben oder gesellschaftliche Regeln (Modeerscheinungen), die Ihr Geschäftsmodell beeinflussen? Können Sie sich darauf vorbereiten oder Ihre Idee weiterentwickeln/verfeinern etc.?
  • Alternativen zum bisherigen Produkt müssen entwickelt, Wachstum in anderen Märkten gefördert werden.
Abhängigkeit des Unternehmens von einer Maschine

Vor allem Spezialmaschinen, die selbst entwickelt und gebaut oder individuell angefertigt wurden, garantieren häufig eine wirtschaftliche Fertigung. Fallen diese Maschinen aus, können Produkte nicht hergestellt werden.

  • Analysieren Sie die Maschinen, die nicht durch Standardmaschinen (z.B. überschaubarer Preis, keine langen Lieferzeiten) ersetzt werden können. Es wird festgestellt, welche Verkaufsprodukte Teile enthalten, die auf der jeweiligen Maschine gefertigt werden. Der bei einer Störung wegfallende Umsatz oder Deckungsbeitrag kann als Maßstab für die Abhängigkeit verwendet werden.
  • Manuell muss eingeschätzt werden, mit welcher Wahrscheinlichkeit ein signifikanter Ausfall (Dauer?) der jeweiligen Maschine erwartet wird. Dabei können Sie kurzfristige Ausfälle ohne Auswirkung auf die Lieferbereitschaft unberücksichtigt lassen.
  • Eine optimale Wartung der Maschine reduziert das Ausfallrisiko. Lagerbestände von Bauteilen aus dieser Maschinen reduzieren die Auswirkungen, wenn das Risiko eintritt.
Abhängigkeit des Unternehmens von Mitarbeitern

Fällt im Kleinunternehmen ein Mensch unerwartet aus, wird häufig eine wesentliche Abhängigkeit sichtbar. Betroffen sind häufig Entwicklung, Fertigung oder Verkauf. Risiken treten vor allem dann auf, wenn sich wesentliches Wissen auf eine Person konzentriert. Der Unternehmer hat wichtige Beziehungen zu Partnern und Kenntnisse über Produkte und Abläufe, und gehört sehr oft selbst in den zu untersuchenden Kreis der Mitarbeiter.

  • Eine Liste mit allen Mitarbeitern des Unternehmens wird durch die von den Personen wahrgenommenen Aufgaben ergänzt. Wird diese Liste nach Aufgaben sortiert, können einfach besetzte Aufgaben, die bei Bedarf nicht problemlos jemand anderem zugeordnet werden können, erkannt werden.
  • Der individuelle Teil der Analyse ermittelt die Ausfallwahrscheinlichkeit des Mitarbeiters.
  • Durch bewusstes Wissensmanagement oder den Aufbau von Wissensdatenbanken/Prozessdokumentationen etc. kann die Abhängigkeit von bestimmten Personen reduziert werden. Auch neue Vertretungsregeln oder Jobrotation können das Risiko verringern.
Beispiel aus der Praxis

Die Aquapumpen GmbH erreichte in der lukrativen Nische für Aquarienpumpen sehr gute wirtschaftliche Erfolge. Hergestellt wurden die Pumpen aus Bauteilen eines großen Pumpenherstellers, die dieser für seine Produkte in großen Mengen produzierte. Die Risikoanalyse zeigte für die Gesellschaft mit ihren 50 Mitarbeitern gefährliche Abhängigkeiten auf:

  • Der Markt für Aquarienpumpen ist sehr speziell und begrenzt. Aktivitäten von Mitbewerbern führen zu starken Absatzschwankungen. Diese Abhängigkeit wird als unabänderlich angesehen.
  • Die Abhängigkeit von der Produktgruppe Innenpumpen ist sehr groß. In den letzten Jahren hat es eine stetige Nachfrageverschiebung hin zu den Außenpumpen gegeben. Das Risiko wird bereits minimiert, da seit der Risikoidentifikation eine neue Serie von Außenpumpen entwickelt wird.
  • Das gesamte Unternehmen ist mit allen Produkten abhängig von der Zulieferung der Bauteile des großen Pumpenherstellers. Auch dies erschien zunächst unabdingbar, da nur von dieser Quelle preiswerte Bauteile eingekauft werden konnten. Dennoch hat der Unternehmer das Risiko durch verschiedene Maßnahmen reduziert.

Die Abhängigkeit vom Lieferanten der Bauteile für die Aquarienpumpen wurde dem Unternehmen schmerzlich bewusst, als der Partner plötzlich die Preise unerwartet stark anhob. Gleichzeitig wurden am Markt Aktivitäten bekannt, die auf eine zukünftige eigene Produktreihe für Aquarienpumpen schließen ließ. Der Unternehmer hatte bereits Maßnahmen ergriffen, um die erkannte Abhängigkeit zumindest zu reduzieren. Die neuen Außenpumpen sind so konstruiert, dass die eigentlichen Pumpenkomponenten für die Fertigung ausgetauscht werden können. Flexible Fertigungsanlagen sind nicht mehr nur für die bisherigen Bauteile einsetzbar, sondern können auch auf andere Teile umgerüstet werden. Nicht zuletzt hatte der Unternehmer selbst bereits Kontakte zu Lieferanten in Asien geknüpft, die jetzt schnell intensiviert werden konnten. Noch ist das Unternehmen für ca. die Hälfte seiner Produkte auf die Lieferungen des Pumpenkonzerns angewiesen. Doch die Abhängigkeit wird immer geringer.

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